Comunicándonos con nuestros usuarios usando Aleph · Comunicándonos con nuestros usuarios usando...

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Comunicándonos con nuestros

usuarios usando Aleph

Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile

Viña del Mar, 26 y 27 de julio

Marcela Rivera C. (mrivera@uc.cl)

Maribel Alvarado A. (malvaraa@uc.cl) Sistema de Bibliotecas

Pontificia Universidad Católica de Chile

¿Cómo nos comunicamos con

nuestros usuarios?

Correos al usuario

Desde Aleph en el módulo de Circulación

Preparando los registros de

Usuario

1. El primer requisito es que cada usuario tenga asociado un

correo electrónico a su registro Z305 en PUC50.

2. Posteriormente se requiere que en el registro Z303 de PUC50,

variable Plain Html, se decida si el mensaje o correo llegará

como adjunto, en el cuerpo del correo o ambos.

3. Además se requiere que la opción “Enviar todas las cartas al

usuario” en Z303 de PUC50, esté seleccionada.

Preparando los registros de

Usuario

Preparando las cartas

Identificar los templates que necesitamos traducir

Ejemplos:

• loan-recall-1-00.xsl & plain-loan-recall-1-00.xsl

• loan-recall-2-00.xsl & plain-loan-recall-2-00.xsl

• loan-recall-3.xsl & plain-loan-recall-3.xsl

• loan-notice-letter-xx

Preparando las cartas

Adecuarlos para responder a nuestros objetivos

Preparando Aleph

Modificar archivo Alephcom, sección [mail].

Cada una de las bibliotecas consideradas Unidades de PIB debe tener asignado un alias de correo UC en su registro del módulo ISOPIB. Por ej. la biblioteca BUCO tiene el alias pibuco@uc.cl, el que es derivado a los correos UC de una lista de personas asociadas a la gestión de los PIB en la respectiva biblioteca.

Cartas generadas desde Aleph

Carta de préstamos

que vencen mañana

Carta de aviso de reserva

Carta de aviso de llegada

de reserva

Carta de aviso de cancela-

ción de la reserva

Carta de aviso de llegada

del material

solicitado en PIB

Carta de aviso de material no dis-ponible

solicitado en PIB.

1. Carta de préstamos que

vencen mañana

El menú de servicios permite enviar correos electrónicos masivos a los

usuarios a través de la parametrización de la función Servicios de cada uno de

los módulos de Aleph.

• Enviar correos electrónicos a los

usuarios avisándoles cuáles préstamos vencen mañana, que el ítem ha sido reservado, que su reserva ha llegado a la biblioteca, entre otros

• Disminuir las sanciones a nuestros usuarios (multas)

OBJETIVOS

Carta de préstamos que

vencen mañana Historia

La Federación de Estudiantes de la UC manifestó la necesidad de que el Sistema de Bibliotecas les avise de los préstamos que vencen, con el objetivo de disminuir el pago por concepto de multas.

Se estudia en la opción de servicios y se acuerda implementar la opción loan-notice-letter o Avisos de Cortesía, identificado en la bitácora de procesos como cir- 10.

Carta de préstamos que

vencen mañana

El objetivo de esta carta es comunicar con un día de anticipación a todos los usuarios que tengan libros en préstamo que su fecha de devolución es el día siguiente. En este correo se entrega la información para poder renovar si es necesario.

El template que corresponde a esta carta es el loan-notice-letter-00.xsl. Que es una forma local de html.

Carta de préstamos que

vencen mañana

• Se usa plantilla:

loan-notice-letter-00

• Se traduce la

plantilla llegando el

siguiente correo:

Carta de préstamos que

vencen mañana

Configuración del Servicio

Elegir el nombre

del archivo

Escoger el tipo de

Usuario al que se

le enviará el

correo electrónico

Seleccionar el

estado de ítem

a incluir

Seleccionar

la biblioteca

del ítem

Si queremos que sea el día

antes de la fecha de

devolución poner 1

Elegir la opción 1

Elegir la base de

datos PUC50

En la bitácora de procesos podemos identificar los procesos

de envío de avisos a los usuarios, por ejemplo:

Carta de préstamos que

vencen mañana

Carta de préstamos que

vencen mañana Puesta en marcha

En septiembre

de 2007 comienza la difusión de este nuevo

servicio.

Inicialmente este proceso era ejecutado

diariamente por el administrador del

módulo de circulación.

El proceso era manual y mientras

se ejecutaba el proceso el PC no estaba disponible

para ninguna aplicación.

Como el proceso debía ejecutarse en

forma diaria el administrador

del módulo debía

conectarse el día domingo o festivos para disparar el proceso.

Posteriormente empezamos a

recibir avisos de los alumnos quienes nos

informaron que los correos o avisos no les

llegaban

Carta de préstamos que

vencen mañana Puesta en marcha

Cómo empezamos:

Una persona ejecutaba el proceso todos los días del año excepto en febrero

Cómo estamos ahora:

Los procesos se ejecutan automáticamente utilizando la funcionalidad “daemon print”. Tenemos dos PC encendidos todo el año y se definió una hora para que se dispare el proceso en forma automática.

Carta de préstamos que

vencen mañana Mejoras

• La Dirección de Informática de la UC y Sistemas Lógicos pone en funcionamiento el Demonio de Impresión, este tiene la posibilidad de disparar los procesos de envío de correos a una hora determinada sin intervención de una persona.

• La Dirección de Informática de la UC y Sistemas Lógicos comienzan a estudiar porqué no llegan todos los correos. Se determina que paquetes de datos se pierden por la gran cantidad de correos que deben enviar los servidores. Se soluciona este problema dividiendo el envío de correos en grupos por biblioteca y por tipo de usuario. Además de dedican dos PC´s para el Demonio de Impresión. Como sistema de control se crea una cuenta de correo que copia cada uno de los correos que se envía. Además de instaura un reporte que indica la cantidad de avisos que salieron.

Automatización del envío de

correos

Carta de préstamos que

vencen mañana

Archivo………….:aviso_venc_bsaj_bor03_item08_20120610.sibuc-02-29-51

Cantidad: 45

Archivo ............: avisos_vencimiento_bor07_20120610.bsaj-02-54-26

Cantidad: 45

Ejemplo de grupos por biblioteca y Usuario

Carta de préstamos que

vencen mañana Ejemplo de Reporte Asunto: Cantidad de E-mails enviados (PALENA) - para la fecha 2012-06-10 Inicio : Sun Jun 10 13:00:00 CLT 2012

Carta de préstamos que

vencen mañana

Si bien el correo es apreciado por los usuarios, estos no cambiaron su comportamiento en relación con las devoluciones fuera de plazo. El porcentaje promedio de atrasos en la devolución de material bibliográfico es de 11,3% desde el año 2002. Después de 2007, el año en que fue menor el porcentaje de atrasos fue el año 2009 con un 10,6%.

% de envíos

Años

Conclusiones

2. Carta de aviso de reserva

Estadísticas:

Se comenzó a utilizar el 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.

El usuario que tiene el ítem en préstamo recibe una carta indicándole que no podrá renovarlo y que debe devolverlo en la fecha de devolución original.

Se genera automáticamente cuando un usuario reserva en el OPAC web un ítem que está en préstamo.

Se genera en promedio 10278 reservas por año.

Carta de aviso de reserva

• Se modificó plantilla:

loan-recall-1-00.xsl &

plain-loan-recall-1-

00.xsl

Ejemplo:

3. Carta de aviso de llegada

de reserva

De las 10278 reservas promedio realizadas se retira un 55,2 % del material reservado antes de que caduque la reserva luego de 24 o 48 horas.

Se comenzó a usar en 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.

El sistema genera la carta para el usuario que reservó indicando que el material llegó a la biblioteca y está disponible para que lo retire.

Se genera cuando un usuario devuelve un ítem reservado.

Carta de aviso de llegada de

reserva

• Se usa plantilla:

hold-request-letter-01-00

Ejemplo:

4. Carta de aviso de

cancelación de la reserva

Estadísticas:

De las 10278 reservas anuales que en promedio se realiza, el 44,8% no se retira.

Se comenzó a utilizar en 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.

Informa al usuario sobre la eliminación de la reserva.

Se genera cuando un usuario no retira la reserva en el plazo estipulado (24 o 48 hrs.)

Carta de aviso de cancelación

de la reserva

• Se usa la plantilla:

hold-delete-letter-00

Ejemplo:

• Este es un servicio apreciado por los usuarios.

• Las cartas enviadas a los usuarios permiten mantener

con ellos un contacto diario.

• Los servicios de avisos que genera el sistema ALEPH

funciona correctamente de acuerdo a nuestra

parametrización.

• Este es un servicio que se automatizó completamente

de acuerdo a los requerimientos del SIBUC.

Conclusiones