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Formación de Auditores Internos en las normas

ISO 14001: 2015 ISO 45001: 2018

¿Qué es una auditoría?

Un proceso...

Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en

resultados.

ProcesoEntradas Resultados

¿Qué es una auditoría?

...sistemático, ...

La auditoría se realiza de manera ordenada, de acuerdo a un método establecido.

•Se garantizan los objetivos

•Es posible comparar resultados

AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018

¿Qué es una auditoría?

...independiente...

La auditoría debe ser llevada a cabo por personas que aseguren la objetividad e imparcialidad de la misma.

•Resultados objetivos•Resultados completos

¿Qué es una auditoría?

...y documentado

El proceso de auditoría se recoge en un procedimiento escrito y sus resultados deben registrarse.

DefinicionesNorma ISO 19011:2018

Criterios de auditoría

Conjunto de requisitos usados como referencia frente a lacual se compara la evidencia objetiva.

DefinicionesNorma ISO 19011:2018

Registros, declaraciones de hechos u otra información que es pertinente para los

criterios de auditoria y que es verificable.

DefinicionesNorma ISO 19011:2018

DefinicionesNorma ISO 19011:2018

Descripción de las actividades y de los

detalles acordados de una auditoría

Acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

DefinicionesNorma ISO 19011:2018

Primera ParteAuditoría interna: Auditores de la propia organización

evalúan su propio sistema de gestión.

Segunda ParteAuditoría en la que un cliente audita a un proveedor ó

proveedor potencial para dictaminar la capacidad de

cumplir las condiciones contractuales.

Tercera ParteAuditorías realizadas por organizaciones auditoras

independientes, tales como autoridades reglamentarias

o aquellas que proporcionan la certificación

Inte

rnas

Exte

rna

s

a) Integridad

b) Presentación imparcial

c) Debido cuidado profesional

d) Confidencialidad

e) Independencia

f) Enfoque basado en la evidencia

g) Enfoque basado en riesgos

Principios de auditoría

Principios de auditoría

a) Integridad: el fundamento de la profesionalidad.(Ético, honesto, responsable Solo hacer auditorías si se tiene la competencia)

b) Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud(Información veraz y exacta, Informar obstáculos de auditoría, Informar opiniones divergentes; es objetivo.

c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.( Juicios razonables Dar importancia a la tarea Cumplimiento de la oferta Atento a las necesidades del auditado)

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Principios de auditoría

d) Confidencialidad: seguridad de la información(Discreción en el uso Protección de la información adquirida Tratamiento adecuado de información sensible y confidencial).

e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. (Independientes de la actividad auditada Libre sesgo y conflicto de interés.)

f) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

g) Enfoque basado en el riesgo: un enfoque de auditoría que considera riesgos y oportunidades.

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Objetivos del

programa

Establecer Programa• Responsable• Alcance• Riesgos• Procedimientos• Recursos

Implementación• Obj., alcance y criterios• Métodos• Asignar Equipo Auditor• Auditor líder del equipo• Gestión del resultado• Registros

Seguimiento del

programa

Revisión y Mejora

del programa

Realización de

Auditoria

Competencia

de Auditores

Objetivos del Programa

• ¿Qué se quiere lograr? ¿Para qué se hace?

Alcance del Programa

• Evaluación previa y definición de ¿Qué se incluye?

• Consideración del Alcance del Sistema de Gestión

Riesgos relacionados con el Programa

• Evaluación de riesgos asociados a la planificación,

los recursos, la selección del equipo auditor, la

implementación, los registros, el seguimiento, la

revisión y la mejora del programa

Programa de Auditoría--------------------------------------------

◼Definición de los objetivos, alcance y

criterios para una auditoría individual;

◼Selección de los métodos de auditoría;

◼Selección de los miembros del Equipo

auditor;

◼Asignación de responsabilidades al líder

del equipo auditor;

◼Criterios de auditoría

Requisitos para un Programa de Auditoría

--------------------------------------------

Normas

PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES

• Revisar los documentos relevantes para la

preparación

• Preparar el plan de auditoría

• Asignar las tareas a los integrantes del equipo

auditor

• Preparar los documentos de trabajo

Plan de auditoría

Establecimiento de un Plan de Auditoría

--------------------------------------------

• Descripción de las actividades y de los detalles acordados

de una auditoría.

ISO 19011:2018

Preparación del Plan de Auditoria Interna.

Establecimiento de un Plan de Auditoría

--------------------------------------------

Lo prerapa el Auditor

líder.

Debe reflejar el campo de aplicación y complejidad.

Hacerlo flexible para

permitir eventuales cambios.

Composición del equipo

auditor.

Contenido del Plan de Auditoria Interna:

◼ Objetivos y Alcance.

◼ Criterios.

◼ Equipo auditor e interlocutores en cada área auditada

◼ Identificación de las áreas a auditar.

◼ Fecha, lugar de la auditoría y duración prevista para cada

actividad principal de auditoría.

◼ Calendario de reuniones a celebrar con los

representantes las áreas auditadas.

◼ Reuniones de enlace y retroalimentación.

◼ Designación de responsabilidad

Contenido del Plan de Auditoria Interna:

✓ El plan debe ser conocido con antelación

por los auditores y auditados.

✓ Debe ser flexible para permitir cambios

basados en el desarrollo de la auditoría.

Ver.:

00PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

Fecha:

01 / 05 / 2020

AUDITOR

LÍDER:LUGAR /

FECHAS:

EQUIPO

AUDITOR:OBSERVADO-

RES:

OBJETIVO DE

LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE

LA AUDITORÍA

ÁREA /

PROCESOFECHA HORA

RESPONSABL

E DE

PROCESO

AUDITOR

CLÁUSULAS

Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------

REUNIÓN DE APERTURA

◼ Presentación de los auditores.

◼ Confirmación de objetivos, alcance y criterios.

◼ Metodología de la auditoria.

◼ Confirmar el plan de auditoria.

◼ Confirmar los acompañantes de la auditoria.

◼ Disposiciones logísticas.

◼ Métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar la

presencia de auditores.

◼ Confidencialidad y seguridad de información.

◼ Proc. Relevantes de Seguridad, salud y emergencia para

equipo auditor.

◼ Informar sobre método de reporte de los hallazgos.

◼ Informar acerca de las condiciones en que se dará por

finalizada una auditoria.

◼ Informar el idioma.

◼ Informar acerca de la reunión de cierre.

Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------

REUNIÓN DE APERTURA

FUENTE DE INFORMACIÓN

RECOPILACIÓN MEDIANTE MUESTREO

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

EVALUACIÓN FRENTE A LOS

CRITERIOS

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

REVISIÓN

CONCLUSIONES

RUTAS DE AUDITORÍA

Métodos para recolectar información incluye lo

siguiente:

◼ Entrevistas.

◼ Observaciones de actividades.

◼ Documentos (políticas, planes, procedimientos, contratos,

etc.).

◼ Registros.

◼ Resumen de datos.

◼ Indicadores.

◼ Informes de otras fuentes: clientes, clasificación de

proveedores, etc.

RECOJO DE INFORMACIÒN

◼ Preguntas abiertas.

◼ Preguntas cerradas en los momentos

que se requiera.

◼ Entonación adecuada.

Técnicas de entrevista en una Auditoría

--------------------------------------------

Técnicas de entrevista en una Auditoría

--------------------------------------------

◼ Cómo.

◼ Dónde.

◼ Cuándo.

◼ Porqué.

◼ Quién.Preguntas

abiertas!!!!

TÉCNICA DE

ENTREVISTA

Abierta

Generan una respuesta amplia, larga y detallada.

Cerrada

Empiezan por verbo o pronombre y generan una respuesta acotada si /no. Se utilizan para verificar suposiciones

HIPOTÉTICA

Hace suposición para valorar el conocimiento

de los documentos del Sistema

Ejem: “Supongamos que se da una NC en su proceso. ¿Qué procedimiento seguiría para obtener una A.C.?”

DIRECTA

Pregunta a una persona concreta para probar sus

conocimientos.

Ejem: ““¿Qué procedimiento usa para esta actividad?”

LISTA DE

VERIFICACIÓN• Herramienta del equipo auditor.

Preparación de la auditoría

ISO 45001 ISO 9001

ISO 14001

Antes de la Auditoría

LISTA DE

VERIFICACIÓN

1. Tener siempre presente el criterio sobre el cual se realizará la auditoría

2. Tenga presente los requisitos y/o numerales a aplicar dentro de un proceso( se debería realizar una preparación previa y revisión de la documentación), evitando así improvisaciones y pérdidas de tiempo.

3. Conozca previamente la documentación del proceso, entre estos: Pagina web, manuales, procedimientos, indicadores, mapas de riesgo, entre otros.

Es recomendable que en la lista de verificación registre en tema y durante la auditoría realice las preguntas. Es decir, no necesariamente deben estar las preguntas previamente, con esto podrá abarcar más preguntas de un mismo tema, obtener más evidencia y optimizar el tiempo.

LISTA DE

VERIFICACIÓN

Durante la Auditoría

Es posible que como auditor realice preguntas muy específicas en términos del sistema de gestión y que el auditado no entienda, en esos casos podría considerarse realizar preguntas objetivas.

LISTA DE

VERIFICACIÓN

Durante la Auditoría

Sea claro en la evidencia que recoja. Es necesario identificar el criterio. Adicionalmente es necesario identificar adecuadamente la evidencia, esto en razón que es sobre la evidencia donde se toman las correcciones (en caso de presentarse algún incumplimiento.

Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------

◼ Se realiza con la dirección del auditado o con

los responsables de las funciones a auditar.

◼ Confirmar el acuerdo del plan

◼ Presentar al equipo auditor

◼ Asegurar que se puede llevar a cabo

las actividades.

REUNIÓN DE APERTURA

ACTUACIÓN DE LOS AUDITORES

Crear el clima :

•Espacio

•Tiempo

•Contacto visual

•Lenguaje verbal

•Lenguaje corporal

•Sensibilidad cultural

◼Permanecer seguro.

◼Administrar el tiempo

adecuadamente.

◼Ser detallista y

eficiente.

◼Ser observador.

◼Evitar apartarse del

tema.

NO

PREJUZGA

ACTUACIÓN DE LOS AUDITORES

◼ Ser negativo.

◼ Ser crítico.

◼ Caer en disputas.

◼ Discutir personalidades.

◼ Comparar al auditado.

◼ Ser sarcástico.

◼ Ser ofensivo.

◼ Hacer sentir mal al auditado.

Actitudes que deben ser evitados

Comunicación no verbal

EVIDENCIA

CRITERIO

HALLAZGO

Conformidad

No Conformidad

ObservacionesOportunidades

de Mejora

GENERACIÓN DE HALLAZGOS

AUDITOR INTERN ISO 45001:2018

◼No conformidad:

Incumplimiento de un

requisito.

La redacción de las No

Conformidades debe

considerar:

Redacción de no conformidades

MAGNITUD DESCRIPCIÓN EVIDENCIA

En algunos

casos

en contra de lo establecido en el P-

24 se encuentran pedidos a

proveedores no aprobados

Por ejemplo: Pedidos

12520, 15420.

En 5 pedidos

de los 10

revisados

en contra de lo establecido en la

IT-30, no se presenta evidencia de

la aceptación del cliente del nuevo

plazo de entrega comunicado.

Por ejemplo: Pedido

2015/15, pedido

1970/15

MAGNITUD + DESCRIPCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO + EVIDENCIA

▪ Deben estar respaldadas por evidencia objetiva

del incumplimiento de un requisito

▪ Deben ser revisadas en conjunto con el

auditado para asegurar su comprensión y

obtener su conformidad

• Requiere una descripción clara (expresiones

concretas y precisas)

Redacción de no conformidades

• Hacer referencia a los hechos puntuales comprobados

(evidencias obtenidas: eventos, procesos, documentos,

casos, sitios, fechas, etc.) que se emplean como ejemplo

para señalar el desvío.

• Indicar cual es el requisito incumplido.

• Tener presente que el texto debe permitir que, aún una

persona que no hubiera estado presente en la auditoria,

debe poder entender la situación y que es lo que el

auditor valoró para señalar la No Conformidad.

Cómo documentar las No Conformidades

Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo

SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)

TIPO: CORRECTIVA Nº: 01

PREVENTIVA

PROCEDENCIA : AUDITORÍA INTERNA HALLAZGO DE PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS: ……………………………………………………………………

SECCION 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NO CONFORMIDAD

Norma / Requisito: ISO 45001:2018 / 10.2.2 Investigación de Incidentes

Documento de Referencia / Nº de Revisión: GC-00-MAN-06 Procedimiento ante incidentes/Rev.00

Se encontró que en los trabajadores de mantenimiento no registran todos los datos relacionados a los incidentes que se producen en el área de trabajo.

FECHA: 01/09/08 EMISOR: Ollantay Umala FIRMA:

GERENCIA/AREA: Alambres RESPONSABLE: Coordinador de Alambres FIRMA:

SECCION 2: ANALISIS DE CAUSAS

Nº Descripción Responsable

FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: FIRMA:

SECCION 3: ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA

Nº Descripción Plazo

FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: FIRMA:

SECCION 4: VERIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

FECHA: EMITIO LA SACP: FIRMA:

¿ESTA BIEN

REDACTADA LA NO CONFORMIDAD

Realización de Actividades de Auditoría

15.02.19

Caso:

Durante la auditorìa realizada en el mes de junio, a la Alta

Direcciòn, al revisar los objetivos del SGI establecidos por la

organizaciòn, el auditor solicita el Programa establecido para ello

y resultados del avance a la fecha.

La Alta Direcciòn le muestra el Programa 2021, el cual sòlo

incluye la descripciòn de los Objetivos, y plazo de cumplimiento.

Indica que no tienen avance de los resultados dado que los

objetivos son de cumplimiento anual y la data se obtiene al final

del año.

El auditor preguntò tambien si tenìan indicadores, y la AD señalò

que aùn no los habìan elaborado, pero que la gestiòn va bien en

la empresa.

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REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FECHA: 20.06.2018 NC N° 02/05

PROCESO: PLANIFICACION SGI

ACTIVIDAD REVISADA ALTA DIRECCIÒNDOCUMENTO DE

REFENCIA14001, 45001 Req. 6.2.2

AUDITOR LÍDER GUIOVANNY SÀNCHEZ AUDITOR ---

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD (describa lo que debe haber sucedido y luego lo que realmente sucedió)

LA NORMA ESTABLECE QUE: AL PLANIFICAR COMO LOGRAR SUS OBJETIVOS DE SST, LA ORGANIZACIÓN DEBE DETERMINAR:

- QUÈ SE VA A HACER.

- QUÈ RECURSOS SE REQUERIRAN.

- QUIÈN SERA RESPONSABLE.

- CUÀNDO SE FINALIZARA.

- COMO SE EVALUARAN LOS RESULTADOS, INCLUYENDO LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO.

SE EVIDENCIÒ QUE EL PROGRAMA SGI 2020 NO INCLUYE , LOS RESPONSABLES, LOS RECURSOS Y LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO DE LOS

AVANCES DE LOS OBJETIVOS DEL SGI ESTABLECIDOS PARA EL AÑO 2020

FIRMA DEL AUDITOR: GUIOVANNY SÀNCHEZ FIRMA DEL AUDITADO: JOSE PEÑA

20.06.2020

Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo

Análisis de caso:

Proceso: Gestión Administrativa y Económica(Oficina de abastecimiento y adquisiones )

Durante la auditoría realizada en Julio , se auditó al proceso a cargo de la revisión de los proveedores, y entre algunos proveedores, se tienen:-Geotom S.A - Proveedor de servicios de Mantenimiento y calibración -LABORYS - Laboratorio de Calidad, y Equipos de medición de monitoreos ambientales y ruido.

El auditor vio que el procedimiento señala que al evaluar a los proveedores se registran en la Fichade proveedores, y que se deben evaluar anualmente.

El auditor pidió las fichas para estos dos proveedores, a lo que el responsable del proceso le mostrólas fichas de proveedor evaluado del año 2019, indicándole, que son buenos proveedores, no hantenido quejas de ellos, y por eso continúan trabajando desde el 2016 a la fecha.

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REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FECHA: NC N°

PROCESO:

Gestión Administrativa y

Económica(Oficina de abastecimiento y

adquisiones)

ACTIVIDAD REVISADA Gestiòn de proveedoresDOCUMENTO DE

REFENCIA

AUDITOR LÍDER AA1 AUDITOR ---

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD (describa lo que debe haber sucedido y luego lo que realmente sucedió)

.

FIRMA DEL AUDITOR: FIRMA DEL AUDITADO:

AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018

• La reunión de cierre, facilitada por el líder del equipo

auditor, debería realizarse para presentar los hallazgos y

las conclusiones de la auditoría.

• Entre los participantes en la reunión de cierre debería

incluirse a los representantes de la dirección del auditado y,

cuando sea apropiado, a aquellos responsables de las

funciones o procesos que se han auditado, y también

puede incluirse al cliente de la auditoría y otras partes.

REUNIÓN DE CIERRE

AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018

Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo

Si está definido en el sistema de gestión o por acuerdo con elcliente de la auditoría, los participantes deberían acordar elperiodo de tiempo para un plan de acción.

• El grado de detalle debería ser coherente con la familiaridaddel auditado con la auditoría.

REUNIÓN DE CIERRE

•Agradecer.

•Presentar al equipo auditor.

•Recordar el objetivo, alcance y criterios.

•Presentación de los resultados Fortalezas /Debilidades.

•Explicar con exactitud las no conformidades.

•Estar preparado para justificar las no conformidades.

•Dar oportunidad al auditado de explicar informacióndiscrepante.

•Informar que el proceso es por muestreo.

•Alcances sobre el seguimiento.

•Agradecer atenciones.

REUNIÓN DE CIERRE

◼ Alcance y objetivos de auditoria.

◼ Identificación de los auditores.

◼ Personas contactadas.

◼ Fecha de la auditoria.

◼ Normas de referencia.

◼ Eficacia del sistema para el cumplimiento de los

objetivos de auditoria.

INFORME DE AUDITORIA

◼Fortalezas y debilidades.

◼Los hallazgos de la auditoria y evidencia

relacionada.

◼Adjuntar SAC y observaciones.

◼Conclusiones de la auditoria.

INFORME DE AUDITORIA