Post on 15-Sep-2015
COSTOS Y PRESUPUESTOS UAP - EPIC
MARCO TEÓRICO.GASTOS GENERALES.- Se denominan gastos o costes generales, en inglés
overhead (abreviado de overhead cost o overhead expense), al gasto por el mero
hecho de tener una actividad en funcionamiento. Ejemplos de ello son los costos de
gas, electricidad, limpieza, alquiler o el sueldo de los trabajadores. El término se
suele utilizar para englobar los gastos necesarios para no cesar la actividad, pero
que no están directamente relacionados con los productos o servicios que se
ofrecen; es decir, no aumentan los beneficios de la empresa.
Los gastos generales son costos sobre el estado de resultados, con excepción del
trabajo directo, materiales directos y gastos directos. Los gastos generales incluyen
gastos de contabilidad, depreciación, seguros, intereses, tarifas legales,
reparaciones, alquiler, materiales adquiridos, impuestos, facturas de teléfono,
gastos utilitarios y viajes.
Los Gastos Generales son aquellos costos indirectos relacionados a la ejecución
de la obra, que no intervienen directamente en el proceso constructivo pero que
sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta u objetivos y pueden ser
ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones ajenas a ella, y son
derivados de la propia actividad empresarial o de administración, por lo que no
pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos.
Los gastos generales pueden ser gastos fijos y gastos variables. El presupuesto de
gastos generales que se considera en el Expediente Técnico no puede ser usado
para gastos de materiales deconstrucción y otros gastos faltantes para la ejecución
de la obra como es el caso dela supervisión y/o liquidación. Cabe agregar que
cuando se elabora un expediente técnico se debe considerar los costos directos
(insumos o servicios que intervienen en el proceso constructivo de la obra y se
clasifican en mano de obra, materiales, equipos y herramientas) y los gastos
generales; adicionalmente al monto total de la obra, deben considerarse los gastos
de supervisión y de liquidación, los cuales no forman parte de la partida de gastos
generales. Los gastos generales para una obra por administración directa están
referidas a todos los costos indirectos cualquiera que sea su denominación, no
previstos y que posibiliten la continuidad de la obra (son aquellos relacionados a la
ejecución de la obra, que no intervienen directamente en el proceso de
construcción, pero que sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta del
proyecto y pueden ser ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones
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ajenas a ella). En cuanto a financiar los materiales de construcción que se requiere
para la culminación de la obra, esto tendría que ver con la sustentación que se
realice explicando los motivos de la necesidad de una mayor cantidad, no
programada. Lo que podría dar lugar a un reajuste del presupuesto, si existieran
saldos o de lo contrario la solicitud de un presupuesto adicional para resolver dicho
problema. Por lo general los Gastos Generales se consideran como un porcentaje
de los costos directos, que varían entre el 5% al 10%. Las municipalidades deberán
instituir buenas prácticas para evitar problemas en la ejecución y control
presupuestal y financiero de la obra. Como punto de partida, se debe proceder a
una correcta definición de las partidas degasto del proyecto en el Expediente
Técnico, el cual debe contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:1) Los
cálculos de la estructura del presupuesto del proyecto debe cumplir el siguiente
esquema: + Costo Directo:(Materiales, equipos, herramientas y Mano de Obra
calificada y no calificada). + Gastos Generales Variables (Administrativos:
Administrador de Obra, Almacenero, Guardián y Asistencia técnica: Residente de
Obra y/o Maestro de Obra vinculados al plazo de ejecución). + Gastos Generales
Fijos (Financieros no vinculados al plazo de ejecución). = Costo de Obra (Para el
caso de ejecución por administración directa) Si la obra es ejecutada por contrata
se debe añadir: + Utilidad + IGV = Costo de Obra (Presupuesto Base para el caso
de ejecución por contrata) + Costo de Supervisión +Costo de Liquidación = Costo
Total del Proyecto de Inversión. El Expediente Técnico es el documento que
permite una adecuada ejecución de un proyecto.
GASTOS INDIRECTOS FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES
Los gastos indirectos pueden ser fijos o variables, dependiendo del gasto en
particular. Los gastos fijos incluyen aquellos que no varían dentro del calendario del
año fiscal, tales como alquiler, seguros y salario del gerente. Los gastos variables
cambian dependiendo de la producción y pueden incluir gastos tales como
reparaciones, servicios públicos y los gastos de envío. Algunos gastos indirectos
pueden considerarse mixtos, o semivariables. Estos normalmente tienen dos
componentes: un gasto fijo, como una tarifa de conexión de servicios públicos y un
costo variable, como la tarifa por el uso de la electricidad, misma que podría
cambiar dependiendo de la tasa de producción.
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COSTOS DIRECTOS, GASTOS GENERALES Y UTILIDAD.
El penúltimo párrafo del artículo 175 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, estipula que “las
ampliaciones de plazo en contratos de bienes o para la prestación de servicios
darán lugar al pago de los gastos generales debidamente acreditados.” Marca de
esta manera una diferencia con el penúltimo párrafo del artículo 232 del antiguo
Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 084-2004-PCM, para el que “las
ampliaciones de plazo en prestación de servicios darán lugar al pago de los costos
directos y gastos generales, además de la utilidad.”
En realidad hay un par de modificaciones entre uno y otro texto, al margen de
aquella elemental que en un caso alude tanto a bienes y servicios y en el otro sólo
a servicios, error en el que incurrió el Reglamento derogado pese a ubicar el
artículo, como es lógico, en el capítulo destinado a fijar las normas especiales
aplicables a bienes y servicios.
Un primer cambio, que es el resultado de reproducir en bienes y servicios las
equivocadas normas aplicables a obras que se establecen en el artículo 202 del
Reglamento, con lo que el dislate se duplica, es la de restringir el reconocimiento
de los gastos generales únicamente a los que sean “debidamente acreditados”, lo
que presupone que estos pueden ser demostrados como si se fuesen gastos
reembolsables y eso no es así y pone en evidencia, más bien, el desconocimiento
en el que con frecuencia se incurre en esta materia.
Los gastos generales, según la definición que el propio Reglamento recoge, son
“aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecución de la
prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no
pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del
servicio.” La norma no explica cuáles son esos costos indirectos ni en obras ni en
servicios y esa, sin duda, es una tarea pendiente que deberá acometer el
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) porque se suele
confundir unos y otros y como consecuencia de ello es frecuente querer aplicar los
gastos generales de obras a los servicios y eso no es posible. En uno y otro caso,
empero, los gastos generales están representados por un porcentaje que se aplica
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sobre el costo directo o sobre una parte de él. En obras se aplica sobre el íntegro.
En servicios sobre los honorarios y sus costos laborales. En las bases de los
procesos de selección que se convocan tanto para la ejecución de obras como
para la prestación de servicios, específicamente de consultoría de obras, eso por
fortuna está claro. Falta precisar conceptos y fijar porcentajes.
El Reglamento incluye las definiciones de gastos generales fijos y variables. Pero
se limita a señalar que los primeros “son aquellos que no están relacionados con el
tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista”, en tanto que los
segundos “son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de
ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de
ejecución de la prestación a cargo del contratista.” De ambos conceptos se puede
colegir que estos últimos, o sea los gastos generales variables, sólo se aplican en
la ejecución de obras en tanto que los otros, o sea los gastos generales fijos, se
aplican en todos los casos. Ello, no obstante, ni estas definiciones ni ninguna otra
disposición identifican los gastos generales ni permiten descubrir la forma de
acreditarlos con lo que el reconocimiento de aquellos en la ampliación del plazo
contractual se torna aún más complicado.
La solución, naturalmente, es, en primer término, regresar a la redacción del
anterior Reglamento que no los restringía, al menos para bienes y servicios, y que
abría la posibilidad al reconocimiento de todos los gastos generales comprendidos
en la extensión, en forma proporcional a su respectiva duración. En segundo
término, determinar cuáles son y establecer un porcentaje aplicable a todos los
casos, o establecer cómo se calculan y con qué porcentajes tanto en obras como
en los demás contratos para cuyo efecto será de mucha utilidad el estudio que el
Colegio de Ingenieros del Perú ha difundido este año sobre el particular y del que
nos hemos ocupado ampliamente. En ese documento se demuestra que el
contratista reparte sus gastos generales entre todas sus operaciones de forma tal
que, según su volumen, tiene un porcentaje fijo que habitualmente carga en cada
uno de sus presupuestos y aplica a sus clientes. ¿Cómo probarlo? Es virtualmente
imposible hacerlo, salvo que presente toda su contabilidad y todas las operaciones
matemáticas que conducen a ese porcentaje y eso no es lo que pretende la norma
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porque tal obligación constitucionalmente sólo cabe en materia tributaria y laboral y
en circunstancias perfectamente establecidas en la ley.
Hay, sin embargo, otra diferencia entre el penúltimo párrafo del artículo 175 del
Reglamento vigente y el penúltimo párrafo del artículo 232 del que lo precedió. Este
señalaba, como queda dicho, que las ampliaciones acarreaban el pago de costos
directos, gastos generales y utilidad. En la norma actual sólo se hace referencia a
los gastos generales y no a todos, como se acaba de revisar, sino sólo a los
debidamente acreditados. Pero sólo a los gastos generales. ¿Y los costos directos
y la utilidad? ¿Ya no se reconocen? Si fuese así se trataría de una modificación
sustancial que habría cambiado toda la manera de abordar el asunto de las
ampliaciones de plazo. No es así, felizmente.
Y no lo es por varias razones. De un lado, porque si la ampliación se genera por un
adicional que afecta el plazo, por atrasos o paralizaciones no atribuibles al
contratista o expresamente atribuibles a la entidad o por caso fortuito o fuerza
mayor que son las cuatro causales que considera el artículo 175, es obvio que no
es posible obligar al contratista a continuar prestando el servicio, ejecutando la
obra, suministrando los bienes o lo que fuese, durante la prórroga, sin pago alguno.
Por si hubiera alguna duda basta recordar que el artículo 23 de la Constitución
preceptúa que nadie está obligado a trabajar sin retribución o sin su libre
consentimiento.
El principio rige aún en la eventualidad de que el contrato haya sido suscrito a
suma alzada, sistema que se aplica cuando las cantidades, magnitudes y calidades
de la prestación están totalmente definidas en las especificaciones técnicas, en los
términos de referencia o en los planos y en el que el postor formula su propuesta
por un monto fijo y por un determinado plazo, según lo dispuesto en el inciso 1 del
artículo 40 del Reglamento. En la suma alzada si el objeto o el plazo se modifica,
por causas ajenas a la responsabilidad del contratista, necesariamente tiene que
cambiar también el monto que sólo es fijo en tanto se mantengan inalterables, y por
tanto también fijos, esos otros dos componentes o esas otras dos de las tres patas
de la mesa que dan forma a la suma alzada, tal como lo graficamos en su
momento.
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En el caso de que el contrato haya sido suscrito a precios unitarios, tarifas o
porcentajes, el principio rige más claramente porque, como se sabe, este sistema
se aplica cuando la naturaleza de la prestación no permite conocer con exactitud o
precisión las cantidades o magnitudes requeridas y en el que el postor formula su
propuesta ofertando, como su nombre lo indica, precios unitarios, tarifas o
porcentajes en función de las partidas o cantidades referenciales contenidas en las
bases y que se valorizan en relación a su ejecución real y por un determinado plazo
de ejecución, según lo dispuesto en el inciso 2 del ya citado artículo 40. En este
sistema no interesa mucho si ese plazo de ejecución se extiende porque se paga
de acuerdo a lo avanzado, previa aprobación del inspector o supervisor
naturalmente. Por consiguiente, si hay prórrogas, no atribuibles al contratista, sólo
se le retribuye más de lo originalmente pactado en la hipótesis de que haya mayor
trabajo.
¿Y la utilidad? La utilidad sigue la misma suerte del costo directo. Los artículos 13 y
14 del Reglamento la ubican dentro del valor referencial de cada proceso. Forma,
por tanto, parte del precio. De lo que corresponde pagar. Resulta improcedente
pensar que en el caso de la ampliación del plazo contractual, por causas no
atribuibles al contratista, se le pretenda resarcir sólo con el costo directo y no con la
utilidad. Si la ampliación se produce por razones por completo ajenas a él y tiene
que quedarse más tiempo que el previsto en el trabajo es perfectamente lógico que
se le reconozca la parte proporcional de la utilidad por esa extensión. En el fondo,
el contratista debería estar en libertad de quedarse o de irse. A él se le contrata por
un plazo determinado, que puede ser fijo o referencial. Si hay prórrogas que no son
de su responsabilidad no se lo puede obligar a seguir. Es muy posible que tenga
otros compromisos y que no pueda quedarse. En la eventualidad de que continúe,
¿cuál es su beneficio? ¿Lo tiene que hacer gratis? ¿Sólo se le van a pagar los
costos directos? Si es así, ¿para qué se queda? Sólo pensarlo, es absurdo.
La interpretación más generalizada es que en adición a los costos directos y la
utilidad, se le reconocerán al contratista sólo los gastos generales debidamente
acreditados. No está demás, sin embargo, retornar a la redacción del antiguo
Reglamento y precisar que se le reconocerán en todos los casos los costos
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