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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-04
NOMBRE: VERBAL VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Página 1 de 18
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Fecha de Vigencia: 04 / 01 / 2019
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 • Adopción del procedimiento
2 • Modificación del Numeral 8. Desarrollo del procedimiento
3
• Modificación de la responsabilidad por aplicación de “Dirección de Control Disciplinario Interno” por “Oficina de Control Disciplinario Interno.
• Modificación del Numeral 8. Desarrollo del procedimiento por cambio de nombre de la Oficina responsable de su aplicación.
4 • Modificación de los Documentos Asociados: Se adicionaron nuevos documentos • Modificación de los Registros: Se adicionaron nuevos registros • Modificación del Desarrollo del Procedimiento: Se ajustaron las actividades del flujo
5
• Modificación de los Documentos Asociados Se adicionaron nuevos documentos • Modificación de los Registros Se adicionaron nuevos registros • Modificación del Desarrollo del Procedimiento Se ajustaron las actividades del flujo • Modificación puntos de control
6
• Modificación Alcance: Se incorpora el archivo • Modificación Definiciones (Se realiza un cambio en la normativa citada en la definición del
Funcionario Investigador, se actualiza por la del Decreto 869 del 25/05/2016) y se incorpora en Notificaciones el correo electrónico.
• Modificación de los registros: - Se incorporan los correos electrónicos, base de datos, memorandos y el formato CO-FO-
05. - Notificaciones: Se incorporan las clases de notificación (personal, conducta concluyente,
estado, edicto, correo electrónico) - Se elimina citaciones y edicto
• Modificación Políticas de Operación • Modificación Desarrollo del procedimiento: (Se incorporan los registros) y se actualiza diagrama
de forma general. • Modificación Puntos de control:
- Frecuencia: Se modifica alerta semanal por alerta mensual. - Método de control: Se elimina Instructivo y se agrega:
- Cuestionarios para testigos e investigados para la práctica de pruebas por comisionado - Apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno - Implementación del uso de medios electrónicos para notificaciones, pruebas testimoniales y versión libre desde la Oficina de Control Disciplinario Interno
- Registros: Se incorpora Formato CO-FO-05 y Base de Datos - Descripción del riesgo: Se modifica “Posibles errores en la práctica de pruebas por
comisionado" por “Baja calidad en las pruebas practicadas por comisionados”
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-04
NOMBRE: VERBAL VERSIÓN: 7
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7
• Base Legal – adiciona – “Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
• Actualización de las definiciones de; Comunicaciones, Formulación de cargos, Queja, Quejoso, Recursos
• Registros - elimina “cuadro de datos” e Incluye - Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno
• Se incluyen los Sistemas de información y otros medios electrónicos • Política de operación – adiciona - “En todo procedimiento a cargo de la Oficina de Control
Disciplinario Interno, se tratará la información de las personas involucradas en las quejas, informes o anónimos bajo los preceptos contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas y decretos reglamentarios, referentes al régimen general de protección de datos personales y acorde a la política de tratamiento de información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio (disponible en www.cancilleria.gov.co). Para ejercer los controles pertinentes a los posibles riesgos en el curso del procedimiento “VERBAL” GH-PT-04 los asesores y personal administrativo de la Oficina de Control Disciplinario Interno deben hacer uso de cubículos con seguridad; escanear expedientes por duplicado en caso de pérdida para su reconstrucción total o parcial ordenada por auto. En cuanto a las pruebas practicadas por comisionados los asesores enviaran cuestionarios y formatos para testigos y/o investigados. Se prestará apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno.
• Inclusión de la política de protección al denunciante. • Inclusión de la política de protección al denunciado • Cambio esquema flujograma - Desarrollo del Procedimiento de acuerdo a la nueva
metodología.
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
INDIRA TATIANA RAMÍREZ OCAMPO Auxiliar administrativo 03/01/2019
REVISÓ CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN Coordinadora GIT de Gestión y
Desempeño Institucional 03/01/2019
REVISÓ CARGO FECHA
MARIA EUGENIA GAVIRIA ARANGO Jefe Oficina de Control Disciplinario
Interno 04/01/2019
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 04/01/2019
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para adelantar la acción con el fin de investigar las faltas disciplinarias cometidas en flagrancia, cuando exista confesión o las consagradas en los Artículos 2, 4, 17 al 23, 32,33, 35, 36, 39, 46 al 48, 52, 54, 57 al 59 y 62 de la ley 734 de 2002, en un término relativamente corto, desarrollando los principios de oralidad y concentración, a través de audiencia pública, este procedimiento también se puede implementar para los procedimientos en los que se encuentren reunidos los requisitos para proferir pliego de cargos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Oficina de Control Disciplinario Interno, comprende desde la citación a audiencia hasta la decisión de archivo o fallo sancionatorio o absolutorio y comunicaciones de ley. 3. BASE LEGAL • Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales • Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. • Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, y las demás normas que modifiquen,
reformen o eliminen el presente código. 4. DEFINICIONES ACCIÓN: Derecho subjetivo público que tienen todos los ciudadanos para acudir ante las autoridades judiciales o administrativas para garantizar la preservación de un derecho. ACCIÓN DISCIPLINARIA: Facultad que poseen la propia administración y todos los ciudadanos de acudir ante las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones y se impongan las sanciones legales, contra servidores públicos que cometan irregularidades en el desempeño de la función. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN: Oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo. ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión que hace tránsito a cosa juzgada, a través de la cual se termina el procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad, que en la actuación no podía iniciarse o proseguirse.
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AUTO DE CITACIÓN A AUDIENCIA: Decisión motivada por medio de la cual el operador disciplinario cita a audiencia pública al investigado para adelantar en su contra un proceso disciplinario, esta providencia debe contener la conducta por la que se le investiga, la identificación del investigado, el análisis de la culpabilidad y el procedimiento a aplicar. AUTO O PROVIDENCIA: Decisión proferida por el operador disciplinario dentro de un proceso disciplinario. COMUNICACIONES: Son aquellas que realiza el operador disciplinario a las partes, quejosos o funcionarios que informan las decisiones adoptadas CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO: Potestad de las entidades y organismos del estado para regular el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas y garantizar que el funcionario público las cumpla adecuadamente. DESCARGOS: Pieza procesal en la cual el disciplinado se pronuncia y ejerce su defensa frente a los cargos objeto de acusación, solicitando además la práctica de pruebas. FALTA DISCIPLINARIA: Incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad, que da lugar al adelantamiento de una acción disciplinaria y, consecuentemente, a la imposición de una sanción del mismo tipo. (Artículo 23 de la Ley 734 de 2002) FALLO: Decisión de fondo que se adopta dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, puede ser absolutorio o condenatorio. FORMULACIÓN DE CARGOS: Es una etapa dentro de la investigación disciplinaria definida en el artículo 161 de la Ley 734 de 2002 así: “Decisión de evaluación: Cuando se haya recaudado prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, dentro de los quince días siguientes, el funcionario de conocimiento mediante decisión motivada, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos contra el investigado u ordenará el archivo de la actuación, según corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 156” FUNCIONARIO INVESTIGADOR: funcionario de la Oficina de Control Disciplinario Interno con la facultad ya sea por comisión o por mandato legal, para adelantar las investigaciones disciplinarias contra los funcionarios o ex funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con el artículo 23 del Decreto 869 del 25 de mayo de 2016. INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa que se adelanta dentro del procedimiento ordinario cuando hay duda sobre la procedencia de la investigación disciplinaria, cuya finalidad es, verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizado al autor de la misma. INFORMANTE: Es el servidor público que, al tener conocimiento de una conducta contraria al régimen disciplinario, cumple con el deber de ponerla en conocimiento del competente.
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INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinaria, adelantada cuando se encuentra identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la responsabilidad del investigado. NOTIFICACIÓN: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias adoptadas a los sujetos procesales, pueden ser: personalmente, por estado, por edicto, en estrados, por conducta concluyente o por correo electrónico con previa autorización. OPERADOR DISCIPLINARIO: Servidor público encargado de adelantar la actuación disciplinaria. PRUEBA: Cualquier medio que acredite la certeza de un hecho y constituya presupuesto esencial de una decisión disciplinaria. En materia disciplinaria son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita administrativa, y todas las demás legalmente reconocidas. QUEJA: Es una de las formas en que se acciona o pone en movimiento el aparato disciplinario, proveniente de cualquier persona, contemplada, en el artículo 69 de la Ley 734 de 2002 y constituye un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa. QUEJOSO: Persona que pone en conocimiento de la autoridad competente una presunta anomalía o irregularidad del comportamiento de los servidores públicos, en ejercicio de sus funciones. RECURSOS: Mecanismos de defensa a través de los cuales se faculta a los sujetos procesales, y en algunos eventos al Ministerio Público y al quejoso, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones disciplinarias, para que sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía. Contra las actuaciones disciplinarias procede, reposición, apelación, queja. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS • GH-PT-02 Apertura de indagación preliminar • GH-PT-03 Investigación disciplinaria • Informes, queja o anónimo (según corresponda) 6. REGISTROS
• Autos o providencias: (Ordena la apertura y formula cargos, fallo sancionatorio o absolutorio, incorporación de
pruebas, auto que resuelve la solicitud de pruebas y prórroga de términos, reconocimiento de personería, archiva, resuelve las nulidades y comisiones para práctica de pruebas, resuelve recursos, ejecutorias.
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• Oficios y memorandos: Solicitud de información a otras dependencias, comunicaciones al quejoso. • Notificación (personal, conducta concluyente, estado, edicto, correo electrónico • Correos electrónicos • CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos • Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno
7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS
• Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno • Sala de Videograbación para Audiencias
8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Oficina de Control Disciplinario Interno llevará a cabo el procedimiento verbal atendiendo los lineamientos establecidos en la Ley 734 de 2002 y a las actualizaciones, notificaciones y derogaciones que se le hagan, siendo su aplicación de estricto cumplimiento para todos los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores. En todo procedimiento a cargo de la Oficina de Control Disciplinario Interno, se tratará la información de las personas involucradas en las quejas, informes o anónimos bajo los preceptos contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas y decretos reglamentarios, referentes al régimen general de protección de datos personales y acorde a la política de tratamiento de información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio (disponible en www.cancilleria.gov.co). Para ejercer los controles pertinentes a los posibles riesgos en el curso del procedimiento “VERBAL” GH-PT-04 los asesores y personal administrativo de la Oficina de Control Disciplinario Interno deben hacer uso de cubículos con seguridad; escanear expedientes por duplicado en caso de pérdida para su reconstrucción total o parcial ordenada por auto. En cuanto a las pruebas practicadas por comisionados los asesores enviaran cuestionarios y formatos para testigos y/o investigados. Se prestará apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno. POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizará la recepción de denuncias anónimas, cuando el denunciante desee mantener reserva de su identidad.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizará que no se revele parcial o totalmente información respecto a cualquier actuación disciplinaria, desde el momento de su inicio hasta cuando se formule el pliego de cargos o se ordene el archivo definitivo.
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Cuando se identifica que una denuncia se refiere a hechos que incluyan la competencia de otras entidades, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán que se informará al denunciante y se dará traslado a la entidad que corresponda.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIADO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerá el buen nombre del denunciado y le garantizará el debido proceso durante el curso de la investigación disciplinaria.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
Procedimiento que se tramita en audiencia pública hasta el fallo.
En cualquier momento de la actuación el indagado puede
solicitar abogado de oficio u otorgar poder a
uno de confianza
2 Radicar la queja, anónimo, informe o iniciar de oficio
Secretario (a) / Oficina de Control Disciplinario Interno
Oficio, memorando, correo electrónico
3
Asignar número de proceso y registrar en el Sistema de Procesos
Secretario (a) / Oficina de Control Disciplinario Interno
Sistema de Procesos Oficina
Control Disciplinario Interno
4
Elaborar y Suscribir auto de citación a Audiencia y decreta pruebas
Jefe / Oficina de Control Disciplinario Interno
Auto
4.1
¿la solicitud proviene de una
Indagación Preliminar GH-PT-
02?
Si Auto Continuar con la
actividad 5
No Auto Continuar con la
actividad 3
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5
Citar y notificar al investigado el Auto de citación a Audiencia
Secretario (a) / Oficina de Control Disciplinario Interno
Oficio, memorando, correo electrónico
5.1
¿se presenta el
investigado?
Si Auto Continuar con la
actividad 7
No Auto Continuar con la
actividad 6
6 Nombrar apoderado de oficio
Jefe / Oficina de Control Disciplinario Interno
7 Notificar auto de citación a audiencia
Secretario (a) / Oficina de Control Disciplinario Interno
8 Elaborar
comunicaciones de Ley
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno
Memorandos, oficios
Comunicaciones dirigidas a: - Dirección de Talento Humano -
Procuraduría – Quejoso
9
Incorporar antecedentes
disciplinarios de la Procuraduría General
de la Nación
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno Oficio
10
Constituirse en audiencia. Practicar
pruebas, recibir versión libre
Abogado asignado - Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Interno
Oficios
Memorandos
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10.1
¿requiere comisión?
Si Auto Continuar con la
actividad 11
No Aauto Continuar con la
actividad 13
11
Elaborar y suscribir auto de comisión para práctica de
pruebas
Abogado -Jefe / Oficina de Control
Disciplinario Interno
12 Devolver diligencias
al comitente Funcionario comisionado
13 Recibir versión libre verbal o por escrito
del Disciplinario
Secretario (a) -Jefe Oficina de Control
Disciplinario Interno
14 Analizar descargos,
solicitud de pruebas y nulidades formuladas
Jefe – Secretario (a) / Oficina de
Control Disciplinario Interno Disciplinario
Interno
15 Resolver nulidad Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Interno
16 ¿decreta nulidad?
Si Auto Continuar con la
actividad 17
No Continuar con la
actividad 18
17 Ordena rehacer la
actuación Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Auto
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
correspondiente Interno
18 ¿presenta recurso
de reposición?
Si Continuar con la
actividad 20
No Continuar con la
actividad 22
19 Analiza recurso de
reposición
Jefe - Abogado asignado / Oficina
de Control Disciplinario Interno
20 ¿Prospera recurso
de reposición?
Si Continuar con la
actividad 17
No Continuar con la
actividad 21
21 Confirmar la decisión
de no decretar la nulidad
Jefe – Secretario (a) / Oficina de
Control Disciplinario Interno Disciplinario
Interno
21.1
¿se decretan las pruebas?
Si Continuar con la
actividad 24
No Continuar con la
actividad 22
22 Negar pruebas total o
parcialmente
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
23 Notificar en estrados
la negación de Jefe / Oficina de
Control Disciplinario
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
pruebas total o parcialmente
Interno
24 Practicar las pruebas Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Interno
24.1
¿se comisiona para práctica de pruebas?
Si Continuar con la
actividad 25
No Continuar con la
actividad 27
25 Elaborar y suscribir auto de comisión
Secretario (a) o Abogado asignado / Oficina de Control Disciplinario Interno
Oficio
26
Practicar las pruebas y Devolver las diligencias al
comitente
Funcionario comisionado
27 Practicar pruebas
decretadas
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
27.1
¿interpone recurso de apelación contra auto que niega total
o parcialmente pruebas?
Si Continuar con la
actividad 27.2
No Continuar con la
actividad
27.2 ¿recurso de Si Continuar con la
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
apelación cumple requisitos?
actividad 43
No Continuar con la
actividad 28
28 Rechazar la
apelación en la audiencia
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno Auto
29 Notificar en estrados Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Interno
30 Interponer recurso de
queja Investigado / apoderado
30.1
¿recurso de queja cumple requisitos?
Si Continuar con la
actividad 31
No Continuar con la
actividad 32
31
Remitir expediente al despacho del
Ministro(a) para resolver el recurso de
queja
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno
32 Practicar prueba Jefe / Oficina de
Control Disciplinario Interno
33 Ministro(a) Toma
decisión en segunda instancia
Ministro (a) / Despacho de Relaciones Exteriores
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
33.1
¿prospera el
recurso de queja?
Si Continuar con la
actividad 34
No Continuar con la
actividad 35
34 Ministro(a) resuelve
apelación
Ministro (a) / Despacho de Relaciones Exteriores
35
Ministro(a) confirma decisión que niega total o parcialmente
las pruebas
Ministro (a) / Despacho de Relaciones Exteriores
36
Notificar en estrados al investigado y
practicar las pruebas negadas o decretadas
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
37 Trasladar para
alegatos de conclusión
Jefe - Abogado asignado / Oficina
de Control Disciplinario Interno
38 Suspender audiencia
para proferir fallo
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
39 Notificar al
investigado en audiencia
Jefe - Abogado asignado / Oficina
de Control
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Disciplinario Interno
40 Proferir fallo verbal
de primera instancia
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
41 Notificar en estrados
fallo verbal de primera instancia
Jefe / Oficina de Control Disciplinario
Interno
41.1
¿fallo sancionatorio?
Si Continuar con la
actividad 42
No Continuar con la
actividad 49 y siguientes
42 Interponer recurso de apelación en contra del fallo sancionatorio
42.1
¿recurso de apelación cumple
requisitos?
Si Continuar con la
actividad 43
No Continuar con la
actividad 46
43
Elaborar y Suscribir auto que concede la apelación y remite al Despacho el Ministro
Abogado designado / Jefe
Oficina de Control Disciplinario
Interno
Auto
43.1 ¿Ministro confirma
fallo de primera Si
Continuar con la actividad 44
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
instancia?
No Continuar con la
actividad 45
44 Notifica fallo
sancionatorio de segunda instancia
Funcionario asignado / Oficina
Jurídica Interna
Continuar con la actividad 49
45 Modifica sanción o
absuelve al disciplinado
Continuar con la
actividad 49
46 Elaborar y Suscribir auto que rechaza la
apelación
47 Notificar en estrados
auto que rechaza apelación
47.1
¿interpone recurso
de queja? Si
Continuar con la actividad 48
No Continuar con la
actividad 49
48
Elaborar y suscribir auto que concede queja y remitir al
despacho del Ministro
49 Informar a
Procuraduría General de la Nación
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno Memorando
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VERBAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
50
Informar a la Dirección de Talento
Humano para ejecutar la sanción
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno Memorando
51
Informar sobre el valor de la multa a la
Dirección Administrativa y
Financiera
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno Memorando
52
Registra en sistema de procesos y
escanea la totalidad del expediente
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno
Sistema de Procesos
53 Archivar expediente
físico
Secretario (a) / Oficina de Control
Disciplinario Interno)
54 Finaliza proceso
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10. PUNTOS DE CONTROL
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Todo Proceso
Incumplimiento de los términos
Reunión con cada abogado para hacer
seguimiento.
Alertas sobre el estado de los procesos
1 vez al mes.
Alerta mensual
Abogados y Jefe de Oficina
Acta de reunión
Formato CO-FO-05
Sistema de
Procesos
Oficina
Control
Disciplinario
Interno
Correo electrónico
Todo Proceso
Baja calidad en las pruebas practicadas por comisionados
Cuestionario para testigos e investigados, para la práctica de pruebas por
comisionado.
Apoyo permanente al comisionado por parte de
la Oficina de Control Disciplinario Interno.
Implementación del uso de medios electrónicos
para notificaciones, pruebas testimoniales y versión libre desde la
Oficina de Control Disciplinario Interno
Cada vez que se requiera
Abogados y Jefe
de Oficina
Correo electrónico
Memorando
Oficio
11. ANEXOS
No Aplica