Post on 22-Jul-2015
DE CORRESPONDENCIA
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Ante las perentorias exigencias constitucionales y
legales se deben establecer métodos y
procedimientos de trabajo que permitan tener
registros al ingresar los documentos recibidos por
una organización, y que la moderna labor
archivística la dote de herramientas para atender
cualquier situación de índole documental.
ORGANIGRAMA DE CORESPONDENCIA
VICERECTORIA
SECRETARIA DE CEDE
SECCION
DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
JEFE DE SECCION
UNIDAD DE ARCHIVO UNIDAD DE MENSAJERIA
FUNCION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA:
Controlar el recibo, trámite y despacho de lacorrespondencia que llega y sale.
MANUAL DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:
El Manual de Archivo y Correspondencia nace ante lanecesidad de crear un documento en el que seencuentren plasmadas las normas vigentes y losprocedimientos que se deben aplicar para el desarrollode las funciones relacionadas con el archivo y lacorrespondencia.
UNIDADES DE CORRESPONDECIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el
cargo del funcionario, y no generan trámites para las
instituciones.
Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar al
archivo los documentos que sean de esta dependencia,
estos documentos son de suma importancia tanto como
para personas naturales como personas jurídicas.
FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, launidad de correspondencia que gestione de manera centralizada ynormalizada, los servicios de recepción, radicación
La distribución de sus comunicaciones, debe ser de forma clara de talmanera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo delprograma de gestión documental y los programas de conservación, laintegrándose a los procesos que se llevarán en los archivos degestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades decorrespondencia en cada una de sus sedes y si existen variassucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme asus necesidades.
Se centralizan en una de ellas la recepción de las comunicacionesoficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Entodo caso, se debe propender por el control y normalizaciónunificado en cada entidad.
COMUNICAIONES OFICIALES:
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. Las
comunicaciones oficiales recibidas que contengan
peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en
la forma y el plazo que para tales casos establezcan las
normas vigentes al momento de su radicación. Los
términos dentro de los cuales se deberán responder estos
tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a
partir del día siguiente al de su radicación.
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
A-Z TAMAÑO OFICIO HUELLEROCAJONERACOMPUTADORIMPRESORAFAXTELEFONOFOTOCOPIADORA COSEDORASCANNERPERFORADORAFORMATO DVDSELLOSSOBRE MANILA TAMAÑO CARTA / OFICIOSOBRE BLANCO
DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y
SUS CLASIFICACIONES:
Definición y unificación de presentación de los
documentos que se elaboran en la entidad a partir de las
normas internacionales o nacionales que existan en cada
país.
Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad
para la firma de los documentos.- Procedimientos para el
recibo, registro y distribución de la correspondencia
externa; controles de respuesta y procesos de despacho de
las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio
interno y/o al externo.
Manejo, uso y control del fax institucional, definición
de legalidad o no de los documentos recibidos por este
sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir
con la correspondencia de tipo “personal” de los
funcionarios.
Definición del concepto de archivo y sus componentes
de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
Estructuración del sistema de ordenamiento para la
clasificación de los documentos de archivo.
Definición del procedimiento y papelería usada para
la conservación de documentos de archivo, y de los
medios reprográficos (como la fotocopiadora).
Definición de los tiempos de conservación de los
documentos enmarcados en la TRD, previamente
elaborada y aprobada por el comité de administración
de documentos.
Métodos y procedimientos autorizados para laconservación permanente de documentos de acuerdocon las tecnologías disponibles. Microfilmación, discoóptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
Métodos y procedimientos autorizados para ladestrucción de los documentos de archivo.-Metodologías y procedimientos para la realización,revisión y publicación del manual de correspondenciay archivo, y definición de los integrantes del comitéde administración de documentos.
CONCLUSIONES
Podemos concluir que este tema es muy importante ya que semaneja toda la correspondencia que se recibe y que se envía ala entidad y además se lleva un control de todas ellas, para queasí no halla ningún problema en cuanto a los documentos quese generen
Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todaslas dependencias y/o personas que trabajan en la empresa .
Se maneja de manera organizada toda la documentación en laentidad y su radicación es en forma consecutiva de losdocumentos con el fin de no mantener errores.
Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen aldestino por el cual llegaron a la empresa ósea su respectivadependencia.
GRACIASKELLY MARTINEZ
JANSON LEON
GUZTAVO ZARATE
YEISON BONILLA
JORGE SERNA