TEMA 9.-SELECCIÒN Y CONTROL

DE PROVEEDORES

TEMA 9

• 9.1.-INVESTIGACIÒN DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS

• 9.2.-INTEGRACIÒN DEL BANCO DE INFORMACIÒN DE PROVEEDORES Y USO DE SOFTWARE

• 9.3.-SELECCIÒN DE PROVEEDORES Y COTIZACIONES

• 9.4.-ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS

• 9.5.-PONDERACIÒN DE FACTORES

• 9.6.-DETERMINACIÒN DE FACTORES DE DESEMPEÑO

• 9.7.-.MEDICIÒN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

• 9.8.-EVALUACIÒN DEL PROVEEDOR Y USO DE SOFTWARES

9.1.-INVESTIGACIÒN

DE PROVEEDORESNACIONALES Y EXTRANJEROS

FUENTES LOCALES DE ABASTECIMIENTOS

• SERVICIO MÀS CONFIABLE

• ENTREGAS A TIEMPO

• REDUCE EL RIESGO DE INTERRUPCIÒN EN EL TRANSPORTE

• LA EMPRESA LE DEBE A LA COMUNIDAD REGIONAL Y PARTE DE LAS VENTAS PROVIENEN DE LA LOCALIDAD

VERIFICAR:

• QUE ESTE LEGALMENTE CONSTITUIDO

• CERTIFICACIÒN ISO

• MORALIDAD DEL PROVEEDOR

• QUE SISTEMA DE CALIDAD TIENE

• TIPO DE INSTALACIONES

• SI TIENE PROBLEMAS

SINDICALES

• AL CORRIENTE CON SUS PAGOS FISCALES

• VERIFICAR SU CAPACIDAD DE PRODUCCIÒN

AGENTE DE COMPRAS

• RETO CONTINUO EN LA SELECCIÒN DE FUENTES DE ABASTECIMIENTOS

ES SUDERECHO Y

RESPONSABILIDAD

9.2.-INTEGRACIÒN DE BANCOS DE INFORMACIÒN DE PROVEEDORES Y USOS

DE SOFTWARE

• SON HERRAMIENTAS DE TRABAJO QUE AGILIZA EL PROCESAMIENTO DE DATOS, SU ALMACENAMIENTO Y GENERA TOMA DE DICISIONES

SOFTWARE

SOFTWARE

• MRPII

• MRP

9.3.-SELECCIÒN DE PROVEEDORES Y COTIZACIONES

FUENTES

CATÀLOGOS

LOS CATÀLOGOS DE LAS FUENTES, COMÙNMENTECONOCIDOS POR ABASTECIMIENTOS QUE CUBREN LA MAYOR PARTE DE LOS MATERIALES IMPORTANTES, EN LOS CUALES ESTÀ INTERESADA LA COMPAÑÌA,SON CONSIDERADOS INDISPENSABLES EN CUALQUIEROFICINA DE COMPRAS BIEN ADMINISTRADA. SU VALOR DEPENDE DE CÓMO SE PRESENTAN, SU USO Y EL MATERIAL QUE CONTIENEN.

EXPEDIENTE EN MICROPELICULA

VARIAS COMPAÑÌAS HAN EMITIDA CATÀLOGOS DEPROVEEDORES CON TODA LA INFORMACIÒN REGISTRADA EN UNA MICROPELÌCULA. EL SERVICIO SE HA INCLUÌDO EN UN SISTEMA DE ARCHIVO CONPRENSIBLE, UN DISPOSITIVO PARA LEER LAS PELÌCULAS Y UN IMPRESOR QUE PERMITE LA REPRODUCCIÒN DE LA INFORMACIÒN CONTENIDA EN LA PELÌCULA EN UNA HOJA TAMAÑO NORMAL.

REVISTAS DE COMERCIO

SON UNA VALIOSA FUENTE DE INFORMACIÒN SOBREPROVEEDORES POTENCIALES, LA LISTA DE TALESPUBLICACIONES ES DESDE LUEGO MUY EXTENSA Y LOS ARTÌCULOS INDIVIDUALES EN ÈL VARÌAN CONSIDERABLEMENTE EN SU CONTENIDO, ÈSTAS REVISTAS SE UTILIZAN EN DOS FORMAS: EN UN ESTUDIO DEL TEXTO, PUES SUGIERE NUEVOS PRODUCTOS Y MATERIALES SUSTITUTOS Y EL DE PUBLICIDAD.

PUBLICIDAD INDUSTRIAL

LA PUBLICIDAD INDUSTRIAL TIENE SU VALOR, YA QUE LOS COMPRADORES LA LEEN Y SON INCONSCIENTEME-NTE INFLUIDOS POR ELLA.

DIRECTORIOS COMERCIALES• SE ENLISTAN

REGISTROS COMERCIALES O DIRECTORIOS, SE ANUNCIAN LOS FABRICANTES LÌDERES SUS DOMICILIOS, EL NÙMERO DE FILIALES,

• CONTIENEN LISTAS CLASIFICADAS DE MATERIALES

• EQUIPO Y OTROS ARTÌCULOS OFRECIDOS EN VENTA Y BAJO CADA UNO DE ELLOS SE PROPORCIONA EL NOMBRE Y LOCALIZACIÒN DE LA FUENTE FABRICANTE

• SE PUEDEN CONSULTAR POR ARTÌCULO, POR EL FABRICANTE O POR EL NOMBRE COMERCIAL.

DIRECTORIOS COMERCIALES

EJEMPLOS

MERCAMETRICA

• IndTam2008.pdf

DIRECTORIOSCOMERCIALES

REPRESENTACIÒN DE VENTAS

• PUEDE CONSTITUIR UNA DE LAS FUENTES MÀS VALIOSAS DE INFORMACIÒN CON LAS QUE SE DISPONE CON REFERENCIA A LA PROCEDENCIA DE LOS ABASTECIMIENTOS, TIPOS DE PRODUCTOS E INFORMACIÒN SOBRE COMERCIO

ARCHIVO DE VENDEDORES

• TODA INFORMACIÒN DE CUALQUIER FUENTE , SI TIENE VALOR DEBE SER REGISTRADA, ESTE ES EL ÌNDICE QUE ACOMPAÑA AL ARCHIVO DE CATÀLOGOS

DATOS:

NOMBRE DEL

VENDEDOR

DIRECCIÒN ÒRDENES

ANTERIORES ASIGNADAS

DATOS

REFERENTES

A LA IDONEIDAD

CONFIABILIDAD DEL VENDEDOR

BUENA

DISPOSICIÒN

EN ATENCIÒN

MATERIAL CLASIFICADO EN BASE A PRODUCTO

PASADO:

PRECIO

PAGADO

PUNTO

DE

EMBARQUE

VISITAS A LOS PROVEEDORES

• SON ESPECIALMENTE ÙTILES CUANDO NO SE PRESENTAN DIFICULTADES QUE DISCUTIRSE, COMO VISITA AMISTOSA, PUES PUEDE ENTERARSE DE PLANES A FUTURO QUE DE OTRA FORMA NO SE HUBIERA ENTERADO

MUESTRAS

• ADEMÀS DE LA INFORMACIÒN USUAL RESPECTO

• AL PROVEEDOR• POTENCIAL Y UNA

VISITA ALA PLANTA, SE PUEDEN ANALIZAR MUESTRAS DEL PRODUCTO VENDEDOR

DIRECCIONES DE INTERNET

• ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, EN LO QUE SE REFIERE A CONSULTA DE PROVEEDORES Y DESCRIPCIÒN DE PRODUCTOS

FIGURAS DE DESCRIPCIONEVALUACIÒN DE COTIZACIONES

TABULACIÒN

• LISTA DE• RECORDATORIO• O TABULACIÒN• MINIMIZARÀ LOS

RIESGOS DE COMPROMISO QUE SE HAYAN OLVIDADO

• ÙNICO METÒDO SEGURO PARA

• COMPARAR COTIZACIONES

• COMPLICADAS QUE INVOLUCRAN DIFERENCIAS APRECIABLES EN LOS PRODUCTOS OFRECIDOS

FACTORES DE COSTO

PRECIO COSTO

DE TRANSPORTE

COSTO DE

INSTALACIÒN SI LO HAY

HERRAMIENTAS Y OTROS COSTOS DE PREPARACIÒN

IMPUESTOS DE VENTAS O COMERCIALES QUE DEBEN AGREGARSE

TÈRMINOS DE

PAGO, DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

BASE DE PRECIO: SI HAY ENTREGAS MÙLTIPLES

VIGENCIA

DE PRECIO

PROTECCIÒN DE PRECIO: FIRME PROTEGIDO CONTRA BAJA, O SUJETO A ESCALA

ENTREGA: FACTORES DE DISEÑO O ESPECIFICACIÒN

• CUMPLIMIENTO

CON LA ESPECIFICACIÒN

• DESVIACIÒN

DE LA ESPECIFICACIÒN

• VENTAJAS DE LA ESPECIFICACIÒN

• DIMENSIONES IMPORTANTES

• PESOS

FACTORES LEGALES

• GARANTÌAS• CUMPLIMIENTO CON• LAS LEYES Y • REGLAMENTOS • FEDERALES

• PROVISIONES• DE• CANCELACIÒN

• PROTECCIÒN • DE PATENTES

• PROTECCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DE COMPENSACIÒN A EMPLEADOS

EVALUACIÒN

• AL EVALUAR LAS COMPRAS COMPLEJAS O ALTAMENTE COMPETITIVAS,

• ES ÙTIL EN OCASIONES ASIGNAR PESOS (PONDERAR) A LOS FACTORES QUE SE COMPARAN

• Y CALIFICAR A CADA PROVEEDOR POTENCIAL EN CUANTO A SU POSICIÒN COMPETITIVA EN ESE FACTOR

REGISTRO DE COTIZACIONES

• LOS REGISTROS DE COTIZACIONES PASADAS, ACTUALES Y DE LA DECISIÒN TOMADA SON UN ACTIVO DEFINIDO PARA UNA OPERACIÒN DE COMPRAS

• QUE SE CONVERTIRÀ EN UNA NECESIDAD CONFORME UNA ACTIVIDAD PEQUEÑA SE CONVIERTA EN ALGO MÀS GRANDE.

• LA ECONOMÌA DE ESFUERZOS SUGIERE EL USO SIMULTÀNEO DE DOS MÈTODOS PARA MANTENER TALES REGISTROS DE COTIZACIÒN:

USO DE DOS MÈTODOS PARA MANTENER EL REGISTRO DE

COTIZACIONES

• TARJETA DE ARTÌCULO

• EXPEDIENTE DE ARTÌCULO

IDENTIFICACIÒNSIMPLE DE UN

PRODUCTO ESTÀNDAR DE

CATÀLOGO REPETITIVAMENTE

COMPRADO

REGISTRO SOFISTICADODE LAS COMPRAS DEUN VALOR GRANDEEN DINERO, DISEÑO ESPECIAL, ARTÌCULOS REQUERIDOS CONTINUAMENTEPARA EL PRODUCTO FINAL GRANDES INVERSIONES EN EQUIPO DE CAPITAL

MODO DE CLASIFICAR EL ARCHIVO

• SECUENCIA ALFABÈTICA DE GRUPOS DE ARTÌCULOS Y SUBGRUPOS

• SISTEMA DE CODIFICACIÒN NÙMERICA DE PARTES

PROVEEDOR01011100

TAMAÑO

PRODUCTOCOLOR, TEXTURA

SOLICITUD Y EVALUACIÒN DE COTIZACIONES

• UN VENDEDOR GENERALMENTE COTIZA SUS PRECIOS POR PROPIA INICIATIVA

• ASÌ LOS COMPRADORES TIENEN DISPONIBLES LOS MEDIOS PARA MANTENERSE INFORMADOS EN EL MERCADO DE CIERTOS BIENES

CUIDADO

INVITACIÒN A COTIZAR

CANTIDAD REQUERIDA

DESCRIPCIÒN Y ESPECIFICACIONES DEL ARTÌCULO

PUNTO DE ENTREGA

TIEMPO REQUERIDO DE ENTREGA

MÈTODO DE TRANSPORTE

FECHA DE RECEPCIÒN DE COTIZACIONES

CONDICIONES ESPECIALES QUE AFECTEN AL PRECIO

EJ. MATERIAL O INFORMACIÒN PROPORCIONADO

DESCRIPCIÒN DE HERRAMIENTAS DISPONIBLES Y PATRONES PARA EL PROVEEDOR QUE EJECUTE

UNIFICACIÒN DE INCLUSIÒN DE SUBCONTRATISTAS, CUANDO

EXISTAN

CUALQUIER OTRO REQUIRIMIENTO ESPECIAL, TANTO LA ENTREGA O INSTALACIÒN EN UN FIN DE SEMANA O DÌA DE DESCANSO

BASE DEL PRECIO CON RELACIÒN AL NÙMERO Y PERIODICIDAD DE LAS ENTREGAS

PERIODO POSTERIOR A LA FECHA DE OFERTA PARA LA CUAL LOS PRECIOS OFRECIDOS SON FIRMES

BASE DEL PRECIO EN RELACIÒN CON LA AMPLITUD DE LA CANTIDAD A QUE SE APLICA

CUALQUIER EXCEPCIÒN O EVENTO QUE PUEDA INVALIDAR LOS PRECIOS CONTRATADOS

INCLUIR DATOS IMPRESOS DE LOS TÈRMINOS Y CONDICIONES UNIFORMES DEL COMPRADOR

INVITACIÒN A COTIZAR

• ¿Cuál es el Procedimiento para determinar los criterios y mecanismos de evaluación?

• 1. Definir el Objetivo del proceso de compra• 2. Conformar un equipo evaluador• 3. Establecer los indicadores o variables relevantes para la

evaluación• 4. Definir un porcentaje de ponderación de la variable con

respecto al total (en total,• las variables evaluadas deben sumar 100%) Uno de estos

criterios debe ser el precio de las ofertas. • Recuerde que al menos se debe establecer dos variables o

criterios de evaluación que en conjunto sumen 100%

• 5. Establecer una meta deseada para cada indicador o variable

• 6. Definir los rangos de evaluación para los indicadores o variables relevantes

• 7. Siempre considerar a la oferta económica como una variable de evaluación

ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS

ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS

ASPECTOS A EVALUAR

PROVEEDOR CALIDAD TIEMPO DE ENTREGA

FACTORES FINANCIEROS

PRECIO

PROVEEDOR A

PROVEEDOR B

PROVEEDOR C

MAYORPESO

PESO DE LA CALIDAD

CALIDAD SUPERIOR A LAS ESPECIFICACIONES

100 PUNTOS

CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES AL 100%

100 PUNTOS

NO CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES, CUBRIENDO LOS MÌNIMOS REQUERIMIENTOS DE LA NORMA

80 PUNTOS

DEL MISMO MODO SE APLICARIA UNA PONDERACIÒN POR LOS DEMAS ELEMENTOS A EVALUAR

DETERMINACION DE FACTORES DE DESEMPEÑO

EfectivaRespuesta

CondicionesPara

Evaluar respuesta

AtenciónEficiente

De Todos los

RequerimientosDe compras

FACTORES DE DESEMPEÑO

• TOTAL DE REQUISICIONES RECIBIDAS

_______________=100%

• REQUISICIONES

ATENDIDAS

• DE IGUAL FORMA PODREMOS EVALUAR:

• SATISFACCIÒN DE ÀREAS REQUIRIENTES

• TIEMPOS DE RESPUESTA DE NUESTRO DEPARTAMENTO A LAS REQUISICIONES

• CAPACIDAD DE SOLUCIONES FUERA DE PROGRAMA

FACTORES DE DESEMPEÑO

• EN SEGUNDO TÈRMINO SE CONSIDERARÀN LAS ECONOMÌAS QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS GENERA A LA ORGANIZACIÒN

FACTORES DE DESEMPEÑO

FACTORES DE DESEMPEÑO

• PRESUPUESTO ANUAL DE $200,000.000.00

EJERCIDO REAL:

$199,000.000.00

1507 Otras prestaciones.          

2000MATERIALES Y SUMINISTROS.          

2100

MATERIALES Y ÚTILES DE ADMINISTRACIÓN Y DE ENSEÑANZA.          

2101Materiales y útiles de oficina.          

2102 Material de limpieza.          

2103 Material didáctico.          

2300

HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y ACCESORIOS.          

2400

MATERIALES Y ARTÍCULOS DE CONSTRUCCIÓN.          

2401.  Materiales de construcción          

2404.  Material eléctrico y electrónico          

2500

MATERIAS PRIMAS DE PRODUCCIÓN, PRODUCTOS QUÍMICOS, FARMACÉUTICOS Y          

LA ECONOMÌA DEL DEPARTAMENTO ESTARÀ REPRESENTADA POR UN 0.0995% DE EFICIENCIA

MEDICIÒN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

CALIDAD

TRATO

PRECIO

SOLIDEZ

CUMPLIMIENTO

ENTREGADEL BIEN

TIEMPOSDE

ENTREGA

PRESTIGIO

SERVICIOTOTAL

ACTITUDANTE

NUESTROSREQUERIMIENTOS

9.3.-EVALUACIÒN DEL PROVEEDOR Y USO DE SOFTWARES

FUTURO

DESEMPEÑOESPERADO

SE MATERIALIZA

SUPERVISADOS

EVALUACIÒN DE PROVEEDORESACTUALES

BANCO DE INFORMACIÒN

ACTIVIDADCONSTANTE

REPETIRNEGOCIOS

UN PROVEEDORACTUAL

ES QUIÈN YATIENE POR LO MENOS

UNA ORDEN

PROVEEDORESESTABLECIDOS

EVALUACIÒN FORMAL E INFORMAL DE LOS PROVEEDORES ACTUALES

• FORMALES:• SE SUSTENTA EN DATOS

Y ANÀLISIS CONTRA ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO Y ESTÀNDARES DE ACTUACIÒN

• INFORMALES:• SE REALIZA

TOMANDO EN CUENTA ASPECTOS SUBJETIVOS DEL TRATO, ACTITUD, PRESENCIA Y OTRAS

EVALUACIÒN INFORMAL

• EVALUACIÒN INFORMAL

• SE VALORAN CONTACTOS PERSONALES ENTRE EL VENDEDOR Y EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÒN COMPRADORA EN TODAS LAS FUNCIONES EN LAS QUE HAY CONTACTO

Y TAMBIEN FUERA

DISCUSIONES DE EJECUTIVOS DE ALTO NIVEL

• SE REUNEN ANUALMENTE LOS ADMINISTRADORES EJECUTIVOS DEL VENDEDOR Y DEL COMPRADOR Y ESTÀN LIMITADAS A PROVEEDORES IMPORTANTES DE LOS REQUERIMIEN TOS DE MAYOR RELEVANCIA

SE HABLA DE:

• EXPECTATIVAS FUTURAS• TENDENCIAS SOCIALES, ECONÒMICAS Y

TECNÒLOGICAS• PLANES A LARGO PLAZO• FOMENTA BUENAS INTERRELACIONES

ENTRE EL COMPRADOR Y VENDEDOR DE ALTO NIVEL Y LES PROPORCIONA INFORMACIÒN INVALUABLE

EVALUACIÒN FORMAL DEL VENDEDOR Y SU CLASIFICACIÒN

ALTA CALIFICACIÒN SATISFACE LAS FECHAS DE ENVÌO SIN APRESURAMIENTOS

USUALMENTE ACEPTAN LAS FECHAS REQUERIDAS DE ENVÌO

BUENA SATISFACEN FECHAS DE EMBARQUE SIN SEGUIMIENTO SUSTANCIAL

CON FRECUENCIA ACEPTA LAS FECHAS DE

EMBARQUE QUE SE LE PIDEN

REGULAR ALGUNAS VECES LOS EMBARQUES SON TARDÌOS SE REQUIERE UNA CONSIDERABLE CANTIDAD DE

SEGUIMIENTO

INSATISFACTORIA EMBARQUES USUALMENTE TARDÌOS, RARAMENTE SE CUMPLEN SUS PROMESAS DE ENVÌO SE REQUIERE UN APRESURAMEINTO CONSTANTE

PRECIO• Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o

servicio. Conceptualmente, se define como la expresión del valor que se le asigna a un producto o servicio en términos monetarios y de otros parámetros como esfuerzo, atención o tiempo, etc.

• El precio no es sólo dinero e incluso no es el valor propiamente dicho de un producto tangible o servicio (intangible), sino un conjunto de percepciones y voluntades a cambios de ciertos beneficios reales o percibidos como tales. Muchas veces los beneficios pueden cambiar o dejar de serlo, esto lo vemos en la moda o productos que transmiten status en una sociedad. El trueque es el método por excelencia utilizado para adquirir un producto, pero se entiende el trueque incluso como el intercambio de un producto por dinero.

• En el mercado libre, el precio se fija mediante la ley de la oferta y la demanda. En el caso de monopolio el precio se fija mediante la curva que maximiza el beneficio de la empresa en función de los costes de producción.

• A lo largo del tiempo los precios pueden crecer (inflación) o decrecer (deflación). Estas variaciones se determinan mediante el cálculo del índice de precios, existiendo varios como el denominado Índice de Precios al Consumidor, Índice de Precios de Consumo o Índice de Precios al Consumo (IPC), el (IPI) (Índice de Precios Industriales), etc.

• El producto o servicio que se intercambia tiene valor para el público en la medida que es capaz de brindarle un beneficio, resolverle un problema, satisfacerle una necesidad o cumplirle un deseo; por ello, la palabra clave de esta definición conceptual de precio es valor.

• Analizar la relación que se da entre el valor y el precio permite identificar la estrategia de precio que a largo plazo puede resultar exitosa para una compañía.

• El precio puede estudiarse desde dos perspectivas. La del cliente, que lo utiliza como una referencia de valor, y la de la empresa, para la cual significa una herramienta por la que convierte su volumen de ventas en ingresos.

PRECIO

BULLWHIP

• EFECTO LATIGO• El uso efectivo de la información tiene implicaciones en el

manejo de la cadena de distribución.

• El denominado “bullwhip effect” es mencionado por algunas tiendas por departamento (Simchi-Levi et all, 2000) quienes han observado que mientras la demanda no varia significativamente la fluctuación crece considerablemente a través de la cadena de distribución.

• Un ejemplo clásico es el observado por ejecutivos de Procter and Gamble, (Simchi-Levi et all, 2000) quienes observaron que si bien las ventas de pañales desechables eran constantes, las órdenes de los supermercados a P&G variaban significativamente a través del año lo que implicaba además ampliar la varianza de las órdenes de P&G a sus proveedores.

• Este efecto depende del pronóstico de la demanda, de los modelos de manejo de inventario tradicionalmente aplicados en cada nivel de la cadena de distribución. Por esta razón normalmente se suaviza la demanda promedio, los parámetros se recalculan con la nueva información adquirida lo cual a su vez aumenta la variabilidad de las órdenes en el siguiente nivel.

• Un segundo factor clave es el tiempo de abastecimiento, el cual mientras más largo sea, más grande es el stock de seguridad y más grande es el efecto bullwhip.

BULLWHIP

• Por otra parte, el tamaño de re-orden que indica que mientras más grandes sean las órdenes, se aumenta el efecto bullwhip (Lee et all 1997), ya que el nivel siguiente de la cadena de distribución recibe una orden abultada seguida de varios períodos sin orden, lo que aumenta la variabilidad en las observaciones y hace difícil pronosticar.

• Además, al considerar la fluctuación de precios, se confirma que si el precio de los insumos varía, se tenderá a comprar aprovechando los precios bajos lo que aumenta aún más la variabilidad de las compras. Los precios generalmente varían por ofertas de fin de semestre o bien cuando los insumos están acercándose a su fecha de expiración, los precios tienden también a bajar.

• Por último, las órdenes infladas hacen difícil el correcto pronóstico y sólo aumentan la variabilidad de los pedidos aumentando el efecto bullwhip.

• Para reducir el efecto bullwhip se recomienda que cada etapa de la cadena de distribución use la información de la demanda del cliente

BULLWHIP