AUDITOR INTERNO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

PROGRAMACION

1. FUNDAMENTOS BASC

2. NORMA BASC

– ESTÁNDARES BASC

3. AUDITORÍA INTERNA

– GENERALIDADES– PROCESO– PRÁCTICA

FUNDAMENTOS BASC

FUNDAMENTOS BASCImportancia del Control y la Seguridad

Progresivo y sostenido crecimiento de grupos que actúan al margen de la ley: Narcotráfico, Terrorismo, Contrabando, Tráfico de armas, etc.

INSEGURIDAD Problema social + Problema económico

Del total de tráfico de drogasSOLO 10 % SE INCAUTA

EL 90%, POR QUE VÍAS SE VA

• Un negocio legalmente constituido puede ser blanco de los carteles de narcotráfico, de los terroristas o de conspiraciones internas.

• Los decomisos de droga perjudican la imagen de la compañía y sus marcas, frente a consumidores, clientes, proveedores, autoridades y accionistas.

El comercio legal es utilizado también por otras formas de crimen, incluidas: tráfico de armas, terrorismo y lavado de dinero.

BASC

SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD

AREAS Y PROCESOS LOGISTICOS DE COMERCIO EXTERIOR

MINIMIZAR RIESGOS DE CONTAMINACION ACTIVIDADES ILICITAS

Seguridad (protección)

Información

Logística

InfraestructuraFísica

Personal

Interés:Clientes, Proveedores,Alianzas

¿ QUÉ ES BASC ?

BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE

ALIANZA EMPRESARIAL PARA UN COMERCIO SEGURO

Programa de cooperación entre el sector privado empresarial y organismos nacionales y extranjeros, apoyado por el Servicio Aduanero de los EEUU, creado para fomentar un comercio internacional seguro.

Programa voluntario que busca, promueve y apoya el fortalecimiento de los estándares de seguridad en la cadena logística de comercio exterior para minimizar el riesgo de contaminación de la carga.

Producción Producción y Empaquey Empaque

Cargue de Cargue de MercancíaMercancía

Inspección Inspección PreembarquePreembarque

Cargue al Cargue al Medio de Medio de

TransporteTransporte

Transporte Transporte Interno en Interno en

DestinoDestino

Recibo Recibo de lade laMercancíaMercancía

Transporte Transporte InternoInterno

TransporteTransporteInternacionalInternacional

Puerto Puerto DestinoDestino

11 22 33 44 55

6677991010 88Inspección Inspección

ReciboRecibo

CADENA LOGISTICA SEGURA

PARTICIPANTES EN BASC

Operadores LogísticosOperadores Logísticos

Líneas NavierasLíneas NavierasLíneas NavierasLíneas Navieras

Operadores MarítimosOperadores Marítimos

Puertos MarítimosPuertos Marítimos

Zonas FrancasZonas Francas

Importadores. Importadores.

Agentes de AduanasAgentes de Aduanas

Agentes NavierosAgentes Navieros

AlmacenadorasAlmacenadorasAlmacenadorasAlmacenadoras

TransportadoresTransportadores

Consolidadores de CargaConsolidadores de Carga

ExportadoresExportadores

Aerolíneas y AeropuertosAerolíneas y AeropuertosAerolíneas y AeropuertosAerolíneas y Aeropuertos

Empresas de SeguridadEmpresas de SeguridadTransporte de valoresTransporte de valores

Organización Mundial BASCDelaware, E.U.A

Julio 2003

O M B

MISION:MISION:Facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística, en asociación con gobiernos, autoridades y empresas a nivel

mundial ..

MEXICOCiudad de MéxicoGuadalajaraREP. DOMINICANASanto DomingoCOSTA RICASan JoséEL SALVADORSan SalvadorGUATEMALACiudad de GuatemalaPANAMACiudad de PanamáVENEZUELACaracas

COLOMBIAAntioquiaBarranquillaBogotáCafeterosCaldasCartagenaCentro OccidenteOrienteSanta MartaSur OccidenteECUADORPichinchaGuayaquilUmiñaAzuayPARAGUAYAsunciónPERULima

CAPITULOS

ESPAÑA

ITALIA

FRANCIA

ESTADOS UNIDOS

MEXICO

NICARAGUA

EL SALVADOR

COSTA RICA

MEXICO

PANAMA

VENEZUELA

COLOMBIA

ECUADOR

BOLIVIA

PARAGUAY

URUGUAY

ARGENTINA

REP. DOMINICANA

ADUANAS

•Organización Mundial de Aduanas

•Cámara de Comercio Internacional

•Oficina de las Naciones Unidas contra las Drogas y el Delito

•Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (OEA/CICAD)

•Asociación Latinoamericana de Logística

•Cross Border Research Institute

•Cámaras Americanas de Comercio

•Consejo de Seguridad Marítimo

ORGANISMOS INTERNACIONALES

OMB

BASCNACIONAL

BASCECUADOR

BASCNACIONAL

BASCREGIONAL

AZUAY

BASC REGIONAL

GUAYAQUIL

BASCREGIONAL

UMIÑA

BASC REGIONALPICHINCHA

ASAMBLEA

JD

ASAMBLEA

CD

SISTEMA DE GESTION

EN CONTROL Y SEGURIDAD

SGCS

SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

POLÍTICA DE

CONTROL Y SEGURIDAD

PLANEAR

ACTUAR

VERIFICAR

HACER

SGCS

MANUALDE CONTROL Y

SEGURIDAD

REQUERIMIENTOS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

ALTERNATIVAS

COMERCIOSEGURO

CERTIFICACION BASC

•Compromiso de la Alta dirección

•Alcance del SGCS

•Nombrar Representante de la Dirección (RAD)

•Equipo de trabajo con autoridad

•Apoyo externo de ser necesario

•Sensibilización a la empresa

•Asignar recursos

•Integración con otros Sistemas de Gestión

CONSIDERACIONES PREVIAS A LA IMPLEMENTACION

PASOS PARA LA CERTIFICACION BASC

1

2

3

4

5

6

7

8

MESES3 4 5 6

1. AFILIACION Envío de Requisitos – Aprobación Directorio Capítulo

2. PCI Programa Capacitación Inductivo

3. CONSTRUCCION SGCS, revisión de requerimientos vs. procesos y áreas y desarrollo documentación4. IMPLANTACION DEL SGCS

5. AUDITORIA INTERNA

6. AUDITORIA DE PRECERTIFICACION

7. CONSOLIDACION DEL SISTEMA

8. AUDITORIA DE CERTIFICACION

1 2

Auditoría Complementaria(en caso de No ConformidadesMayores)

CERTIFICADO

OMB

BASC ECUADOR

BASCCAPITULO

AZUAY

BASC CAPITULO

GUAYAQUIL

BASCCAPITULOPICHINCHA

Empresa Empresa Empresa

BASCCAPITULO

UMIÑA

Empresa

BUREAU OF CUSTOMSAND BORDER PROTECTION

BASCNACIONAL

Empresa

NORMA Y

ESTANDARESBASC

NORMA BASC

Y

ESTANDARES DE SEGURIDAD

•MARCO DE ESTANDARESOrganización Mundial de Aduanas

•Código PBIP Organización Marítima Internacional

•CTPATBuró de Aduanas y ProtecciónFronteriza de los Estados Unidos

NORMA BASC1. OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD SGCS

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD SGCS

– Generalidades

– Política de Control y Seguridad

– Planeación

– Implementación y Operación

– Verificación

– Mejoramiento Continuo del SGCS

ESTANDARES DE SEGURIDAD

MATRIZ CONSTRUCCION SGCS

1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIOS2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO,

SUBCONTRATADO Y TEMPORAL5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS6. SEGURIDAD FÍSICA7. SEGURIDAD EN LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y

CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS

AUDITORIA INTERNA

GENERALIDADES¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?

Examen sistemático, objetivo e independiente para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

GENERALIDADES¿PARA QUÉ AUDITAR? OBJETIVO DE

LA AUDITORIA

• Conocer la capacidad del SGCS para

cumplir con los requisitos

• Evaluar fortalezas y debilidades del SGCS

• Evaluar el compromiso del RRHH con

su SGCS

• Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos

GENERALIDADES

TIPOS DE AUDITORIA

• Primera parte

• Segunda parte

• Tercera parte

AUDITORIA DE PRIMERA PARTE

Auditorias internas para cubrir el SGCS de su propia organización.

AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE

Auditorias al SGCS de sus asociados de negocios críticos.

AUDITORIA DE TERCERA PARTE

Auditorias para otorgar y mantener la certificación, llevadas a cabo por un organismo de certificación, sobre un SGCS, dentro de un período de tiempo acordado.

GENERALIDADESTERMINOLOGIA

• Objetivo• Alcance• Evidencia• Criterio• Hallazgo• Conclusiones

EVIDENCIA Y HALLAZGO

• EVIDENCIA

- Registro

- Verbal

- Observación

• HALLAZGO/EVIDENCIA

Se tiene que mantener la integridad de los contenedores y remolques para protegerlos contra la introducción de materiales y/o personas no autorizados.

En el punto de llenado tiene que haber procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y remolques de envío. Se debe aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques cargados.

En la entrevista efectuada al jefe de exportaciones, se evidenció que no se coloca un sello de alta seguridad en los contenedores y se verificó que el área de parqueo del contenedor, es en la calle.

GENERALIDADESEL/LA AUDITOR/A

COMPETENCIA

Atributos

personales

Conocimientos

Educación y formación

Experiencia laboral y como auditor

GENERALIDADESEL/LA AUDITOR/A

• Preparado/a

• Puntual

• Insistente

• Seguro/a

• Decidido/a

• Felicitar

• Ético/a

• Mente abierta

• Diplomático/a

• Observador/a

• Perceptivo/a

• Versátil

• Tenaz

PROCESO AUDITORIA

PASOS

1. Planificación

2. Realización

3. Presentación del Informe

4. Actividades Complementarias

INICIO•Auditor•Objetivo•Alcance•Criterio

•Viabilidad•Contacto auditado

REVISIONDOCUMENTACION

•Manual de Seguridad•Auditorias anteriores

•Ley aplicable

PREPARACION•Plan Auditoria

•Herramientas Auditoría•Listas de verificación

•Equipo Auditor

REALIZACION•Reunión de apertura

•Recopilación y verificación•Generación de hallazgos

•Conclusiones de la Auditoría•Redacción de No Conformidades

•Reunión de cierre

PRESENTACION DEL REPORTE

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

PL

AN

IFIC

AC

ION

REUNION DE APERTURA

• Presentación de participantes• Confirmación agenda acordada• Confirmación auditado será informado

de hallazgos• Proceso presentación reporte• Explicación de calificación cuantitativa

y cualitativa• Recolección información encabezado

del reporte• Solución de inquietudes• Requisitos de confidencialidad

RECOPILACION Y VERIFICACION FUENTES DE INFORMACION

MATRIZ DE EVIDENCIAS

EN ESTE MOMENTO EMPEZAMOS A BUSCAR EVIDENCIAS. LAS PERSONAS, EL AMBIENTE, EL ORDEN, ETC. REVISAMOS REGISTROS, DOCUMENTOS.

1. ENTREVISTAS

2. OBSERVACION Personas (actitud) Ambiente de Trabajo Condiciones del medio

3. DOCUMENTOS Manual SGCS Procedimientos Instrucciones Licencias y permisos La ley

RECOPILACION Y VERIFICACIONOBTENIENDO INFORMACION

4. REGISTROS

Listas de chequeo Actas de reunión Informes de auditorias anteriores Ingresos de vehículos Ingresos de visitantes

5. INDICADORES

RECOPILACION Y VERIFICACIONMÉTODOS

• Muestreo

• Seguimiento de la muestra

• Verificación completa

El auditor tiene siempre que escoger la muestra

Estar preparados:

• Auditados

– Tímido

– Agresivo

– Distraído

– Evasivo

• Otros

– Muestras preparadas

– Aspectos locales (cultura)

– Chantaje emocional

Evidencia vs. Criterio

Generación Hallazgo

Conclusión de la Auditoría¿Es una no conformidad?

Documentar el hallazgo

GENERACION DE HALLAZGOS

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

NO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito:

- Norma o estándares- Política de la organización- Procedimiento

REQUISITO INCUMPLIDO= NO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDAD MAYOR “M”

• Falla total de un proceso o procedimiento crítico

• Ausencia total de un requisito

• Numerosas no conformidades menores que al unirse constituyen una falla importante

• Una no conformidad menor de una auditoria anterior que no se haya cerrado

NO CONFORMIDAD MENOR “m”

• Una deficiencia no grave

• Incumplimiento parcial de un proceso, requisito o procedimiento

OBSERVACION “O”

• Oportunidad de mejora

• Sugerencias para mejorar el sistema

FORTALEZA “F”

• Cumplimiento superlativo de un estándar que rebasa los condicionamientos básicos.

• Una superpráctica de seguridad

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

• 0 M comentario

• 3 m - M comentario

• 5 O-F-N comentario

MATRIZ DE AUDITORIAS

REDACCION DE HALLAZGOS

• EVIDENCIA

- Registro

- Verbal

- Observación• HALLAZGO

Evidencia vs. Criterio

• CONCLUSION

Incumplimiento de un requisito o no

CRITERIO“Tiene que haber procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.”

En la entrevista efectuada al jefe de exportaciones, se evidenció que no se realizan inspecciones a los contenedores, aunque se evidencia que existe el procedimiento.

REDACCION DE NO CONFORMIDADES

Qué pasa si…

• La no conformidad se corrige antes de terminar la auditoria?

• El guía o acompañante se va y no regresa?

• No hay cooperación o ambiente para la auditoria?

REDACCION NO CONFORMIDAD

EJEMPLOPRACTICO

REUNION DE CIERRE

• Presentación de los resultados de la auditoría:

• Procesos auditados

• Hallazgos y conclusiones de la auditoría.

• Grado de conformidad (%)

• Relevante

• - Fortalezas

• - NC Mayores

• Fecha envío de informe

• SAC Solicitud de acción correctiva

• Fechas tentativas para acciones correctivas

PREPARACION INFORME DE AUDITORIA

1. CONTENIDO RESPONSABLE: Auditor Líder DATOS GENERALES (Portada):

Objetivo, alcance, criterios Fechas y lugares Elementos auditados Persona de contacto

2. RESUMEN GERENCIAL (Opinión del Auditor): fortalezas, observaciones especiales, grado de cumplimiento del SGCS, etc.

3. MATRIZ DE AUDITORIA

PREPARACION INFORME DE AUDITORIA

LO QUE NO DEBE INCLUIR:• Opiniones subjetivas

• Información confidencial

• Crítica a individuos

• Declaraciones ambiguas

• Detalles triviales

• Observaciones, hallazgos, no conformidades que NO fueron discutidos en la reunión de cierre

PREPARACION INFORME DE AUDITORIA

INFORME FINAL DE AUDITORIA

PORTADA

Y

RESUMEN GERENCIAL

MATRIZ REPORTE

ESPECÍFICO DE

AUDITORIA

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

• VERIFICACION DE ACCIONES TOMADAS

• VERIFICAR LAS RESPUESTAS A LAS SAC´S

• ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

• VERIFICAR LA EFICACIA DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS PROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

9

8

7

12

3

4

5

6

Documentación

Verificación en campo

Implementación de la solución

Análisis de la situación

Identificación del problema

Observación

Análisis de causas

Plan de acciónA PHV

Evaluación control de cambios

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ¿CÓMO IDENTIFICAR LAS CAUSAS?

Identificar cuál es la causa principal que se debe tener presente para ejecutar un mejoramiento

La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.

El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:Mi auto no arranca. (el problema)1. ¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.2. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.3. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.4. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado.5. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante.

Evidentemente, este ejemplo podría seguirse más aún, con más preguntas. Esto sería correcto, ya que el "cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias iteraciones para encontrar la causa raíz.

www.basc-pichincha.org

GRACIAS