Gestión de Servicios FarmacéuticosMódulo de Gestión del Suministro de Medicamentos

GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Departamento de FarmaciaII Semestre de 2015

Temario

•Componentes del Sistema de Gestión de Inventarios–Contexto

–Modelo y sus componentes

–Concepto de Nivel de Servicio

–Modelos basados en frecuencias de pedidos

–Modelos de cálculos

•Aplicaciones

Selección

Clasificación dePrioridades

Estimación deCantidadesRequeridas

Conciliar las Necesidades con

los Fondos

Seleccionar elMétodo deAdquisición

Localizar ySeleccionar

Proveedores

Especificar losTérminos deContratación

Recibir, Inspeccionar y Almacenar

los Medicamentos

Dispensación/Distribución

Evaluación delUso de

Medicamentos

Control deInventarios

Monitorizarel Estado delos Pedidos

RELACIÓN DE FUNCIONES EN EL CICLO DE GESTIÓN DEL SUMINISTRO

Sistema de Gestión de EXISTENCIAS

1. Definición del contexto

2. Definición de tipos de registros e informes

3. Variables del modelo de Control de Inventarios

4. Mantenimiento de equilibrio apropiado entre Niveles de Servicio y existencias

5. Adopción de un modelo de frecuencia de pedido

6. Identificación y control de los costos variables de gestión de inventarios

Cinco Preguntas Básicas

1. ¿Por qué mantener inventarios?

2. ¿Cuáles productos mantener?

3. ¿Qué tantas existencias se requieren?

4. ¿Qué tan frecuente se deben realizar los pedidos?

5. ¿Qué cantidad pedir?

El Por Qué de los Inventarios

Selección de Productos a tener Disponibles en Inventarios

Razones:

o Garantizar disponibilidad

o Conservar confianza en el sistema

o Disminuir costo unitario

o Evitar costos extras por desabastecimiento

o Reducir costos de pedidos

o Reducir costos de transporte

o Compensar fluctuaciones en la demanda

El Problema del Inventario

La Gestión del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Boston, 2002, p. 251

El Problema del Inventario de Medicamentos

• ¿Qué tan constante/predecible es la demanda/consumo de medicamentos?

• ¿Qué tan constante/predecible es la provisión de medicamentos del(los) proveedor(es)?

• Importancia de pedir antes que se agoten los inventarios. Necesidad de existencia de reserva/colchón/seguridad.

• ¿Cómo pronosticar cuánto se requiere de esta reserva de existencias?

Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario

PR

ES

CTR

Pedido PedidoRecepción

Pedido

TR

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

Recepción

Pedido

Q

Pendiente = Tasa de demanda

Demanda constante

y predecible

(Q+ES)/2

Inventario

Promedio

Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario

Consideraciones:

1. Medicamentos se entregan en respuesta a demanda.

2. Las existencias disponibles disminuyen continua y constantemente hasta alcanzar el nivel de seguridad (ES).

3. El proveedor responde en el tiempo acordado (TR).

4. Se reciben las cantidades pedidas.

5. Las existencias retornan al punto máximo inicial (Q + SS).

Variables Requeridas

1. Nivel de ServicioEstimado por consideraciones de prioridad

2. Consumo promedio (Cp)Basado en estimación razonada, no simplemente en promedio matemáticos

3. Tiempo de reposición (TR) del proveedor– Idealmente por proveedor por pedido– ¿Registro?

4. Variación del consumo promedio (DS Cp)– Histórico– Estimado razonado

5. Variación del tiempo de reposición del proveedor (DS TR)– Histórico

Nivel de Servicio

Concepto:

•Desde el punto de vista de quién distribuye:–Porcentaje de artículos distribuidos a un

cliente que se entregan efectivamente.

•Desde el punto de vista de quien recibe:–Porcentaje de artículos recibidos

efectivamente de un proveedor.

Nivel de Servicio (cont.)

•¿Cuánto (en porcentaje) se desea siempre disponer del producto cuando lo soliciten?

•“Debe basarse en las expectativas del cliente”

•¿Cuáles deben ser estas expectativas?

•Relación con el término estadístico de Factor de Seguridad.

Factor de Seguridad

•Dato probabilístico de porcentaje de demanda normal.– A mayor Nivel de Servicio esperado,

mayor factor de seguridad.

– Menor posibilidad de desabastecimiento

– Mayor inventario disponible…

Relación Factor de Seguridad, % Nivel de Servicio y % Desabastecimiento

Relación Nivel de Servicio y Factor de Seguridad

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Nivel de Servicio (%)

Capacidad de cumplir con la demanda de un pedido

Facto

r d

e S

eg

uri

dad

Schroeder RG. Operations management decision making in the operation

function. Independent-demand inventory. New York: McGraw-Hill; 1985:383-420

Modelos de Control en Base a Frecuencia de Pedidos

•Periódico: Se efectúan pedidos en un tiempo fijo que establece el usuario, independiente del nivel de inventarios, correspondiente a la diferencia entre el nivel máximo y el nivel actual del inventario.

•Perpetuo: Se efectúan pedidos cuando se llega a un nivel de inventario de Punto de Reposición, independiente del tiempo transcurrido.

Frecuencia de Pedido PeriódicoTR fijo y consumo variable (probabilístico)

ES

Pedido

Fijo 1

Recepción

TR

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

RecepciónPedido

Fijo 2

TRTR

Pedido

Fijo 3

Recepción

Q1

Q2

Q3

Modelo de Pedido PeriódicoParámetros a Calcular

1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.

2. Frecuencia de pedidos suplementarios o Periodo de compra (PC)Período entre pedidos

3. Existencia Máxima (SMax)Existencia máxima permisible

4. Cantidades a solicitarNúmero de unidades en cada pedido

Frecuencia de Pedido PeriódicoTR variable (TR2 > TR1, TR3 < TR1) y consumo fijo

ES

Pedido

Fijo 1

Recepción

TR1

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

RecepciónPedido

Fijo 2

TR2TR3

Pedido

Fijo 3

Recepción

Q1Q2

Q3

Efecto de la Variabilidad Probabilística

Operations Management, 2007

La Gestión del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Bos-ton, 2002, p. 257

Criterios para Establecer Tiempos Fijos de Pedidos

1. Conciliación de aspectos administrativos, financieros, logísticos, regulatorios y de recursos de: espacio de inventario, sistemas de información y personal.

2. Los productos más importantes en costos (distribución ABC) deben rotar más.

3. Uso de productos de comportamiento estacional.

Frecuencia de Pedido PerpetuoTR fijo y consumo variable (probabilístico)

PR

ES

CTR

Pedido PedidoRecepción

Pedido

TR

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

Recepción

Pedido

Q

Pedido

TR

Recepción

Pedido

TR

Mayor

demanda

Menor

demandaQ

Q

Modelo de Pedido PeriódicoParámetros a Calcular

1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.

2. Punto de Reorden (PR)Existencias a las cuales solicitar pedidos

3. Cantidades a solicitar (Q)Número de unidades en cada pedido

Rol de las Existencias de Seguridad en Demanda Probabilística

Cuando la demanda y/o el tiempo de reposición son inciertos, la estimación

probabilística de la Existencia de Seguridad es determinante.

Operations Management, 2007

Frecuencia de Pedido Periódico

Ventajas Desventajas

Carga de trabajo más predecible Menor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda.

Inventario se realiza periódicamente, sólo cuando se coloca el pedido.

Mayores niveles de existencias de seguridad y costos de inventarios.

Más fácil para programar despachos y transportes a otros centros.

Menores costos de compras por menor frecuencia de compras.

Frecuencia de Pedido Perpetuo

Ventajas Desventajas

Mayor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda

Más intensivo en trabajo. Requiere revisión continua de niveles de inventario, pero se facilita con sistemas.

Menores costos de inventario. Se requiere menor nivel de existencias de seguridad.

Requiere registro de inventarios precisos y un eficiente proceso de compras.

Requiere flexibilidad de proveedores y menor tiempo de reposición.

Mayores costos de compras por mayor frecuencia de compras.

Aplicaciones

1. Distribución por producto de aplicación de modelos.

a) Periódico o perpetuob) Con sistemas: perpetuo

2. Información confiable sobre comportamientos históricos por producto y proveedores de:

a) Demanda/Consumob) Tiempos de reposición de proveedores

3. Definición de un Factor de Seguridad

4. Técnica para los cálculos

5. Aplicación de ecuaciones para los modelos

Técnica en los Cálculos

•Modelos Determinísticos–Proceso en los cuales un conjunto de sucesos

variables produce exactamente los mismos valores cada vez que el proceso se repite.

•Modelos Probabilísticos–Métodos cuantitativos para predecir el

comportamiento de un proceso continuo de sucesos.

Consideraciones para las Aplicaciones

•Los modelos matemáticos son guías, no pronósticos precisos.

•Aunque teóricamente no debería ser así, la mayoría de los productos de un Servicio. Farmacéutico son de demanda y tiempos de reposición probabilísticos con distribución normal.

•La experiencia es importante.

•Considerar presupuesto disponible.

Consideraciones en la Aplicación (cont.)

•Conciliación entre la presentación del producto y el pedido mínimo permisible por el proveedor

•Cambios de precio

•Cambios en costos de entrega

•Cambios en tendencias:– Cobertura de atención (contrataciones, servicios de

atención, etc.)– Cambios en hábitos de prescripción (médicos, nuevos

medicamentos, etc.)– Cambios de proveedores

•Descuentos financieros

•Productos de baja rotación

Costos Totales de Gestión de Inventarios

1. Costos de adquisición

2. Costos de mantenimiento del inventario

3. Costos de la función de compras

4. Costos por falta de existencias

Costos Totales de Gestión de Inventarios (cont.)

1. Costos de adquisición– Costos netos de compras– Costos de envíos– Costos de seguros

2. Costos de mantenimiento del inventario– Costo de oportunidad financiera = Costo promedio de

inventario x tasa media de interés– Costo por pérdidas• Deterioro, expiración, robos

– Costos de gestión de almacenamiento:• Personal, áreas, procedimientos, equipos

– Costos de transporte: en cadenas

Costos Totales de Gestión de Inventarios (cont.)

3. Costos de la función de compras– Personal, áreas, procedimientos, equipos

4. Costos por falta de existencias– Compras urgentes

– Incremento de morbi-mortalidad asociada

– Pérdida de confianza, imagen, compromiso

Control de Costos Variables Totales (CVT)

• Definición:

CVT = Costo total de compras (Ct) + costo de mantenimiento (Cm) + costo del proceso de

compras (Cr) + compras por desabastecimiento (agotamiento, Ca)

• Lo importante es controlar los CVT y no sólo el costo total de las compras.

Influencia del Tamaño del Inventario en CVT

Tipo de Costo

Inventario

Incrementado

Inventario

Disminuido

Compras Alto Bajo

Mantenimiento Alto Bajo

Proc Compras Bajo Alto

Agotamiento Bajo Alto

Curva de Costos Totales de InventariosC

ost

o (

$)

Volumen del Pedido (Unds)

Cm

CadqCantidad de

Pedido Económico