III Jornada de Gerencia de III Jornada de Gerencia de Proyectos de TIProyectos de TI

Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005

Gerencia del Cambio Gerencia del Cambio Tecnológico Tecnológico

Las implicaciones de ejecución de Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organizaciónproyectos de TI en una organización

GLORIA GUEVARA RUEDAGLORIA GUEVARA RUEDAIng. Sistemas, MSc, MBAIng. Sistemas, MSc, MBA

guevaragloria@yahoo.comguevaragloria@yahoo.com

“… “… Lo único Lo único constante es el constante es el

cambio …”cambio …”

“… “… La especie que La especie que sobrevive, no es la mas sobrevive, no es la mas

fuerte ni la mas fuerte ni la mas inteligente, sino la que inteligente, sino la que se adapte al cambio …”se adapte al cambio …”

El único cambio El único cambio que le gusta al que le gusta al

ser humano es el ser humano es el del pañal …del pañal …

ContenidoContenido

IntroducciónIntroducción El CambioEl Cambio Proyectos de TIProyectos de TI Cultura OrganizacionalCultura Organizacional El gerente de TIEl gerente de TI Gestionar el cambioGestionar el cambio

El cambioEl cambio

Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Academia EspañolaAcademia Española

Dejar una cosa o situación para tomar otra.Dejar una cosa o situación para tomar otra.

Convertir algo en otra cosa.Convertir algo en otra cosa.

Modificar la apariencia, condición o Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo.comportamiento de algo.

… … Quitar el pañal a un bebé y ponerle Quitar el pañal a un bebé y ponerle

uno uno limpiolimpio

Los proyectos de TILos proyectos de TI

Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …

No existen objetivosNo existen objetivos claros claros de negociosde negocios

Falta de liderazgoFalta de liderazgo y/o y/o apoyo de las directivasapoyo de las directivas

Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …

Carencia de metodologíaCarencia de metodología o o poca adherencia a éstapoca adherencia a ésta

Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …

Débil comunicaciónDébil comunicación

Resistencia al Resistencia al cambio cambio

Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …

Falta preparaciónFalta preparación de la de la organización para asumir el organización para asumir el cambio.cambio.

Mental Mental HabilidadesHabilidades ConocimientoConocimiento

No apropiaciónNo apropiación del nuevo del nuevo sistema por parte de los sistema por parte de los usuariosusuarios

Factores de éxitoFactores de éxito

Integración con otros sistemas Integración con otros sistemas

Factores de éxitoFactores de éxito

Apoyo de los directivos Apoyo de los directivos

Factores de éxitoFactores de éxito

Integridad de datosIntegridad de datos

Factores de éxitoFactores de éxito

Adecuado manejo del Adecuado manejo del cambiocambio

Apropiación del sistema Apropiación del sistema por parte de los por parte de los usuariosusuarios

La Cultura OrganizacionalLa Cultura Organizacional

Conjunto de Conjunto de significados significados compartidoscompartidos

(… formal o (… formal o informalmente)informalmente)

El área de TI en la organizaciónEl área de TI en la organización

TI

TI

En tiempos En tiempos normalesnormales

En tiempos de En tiempos de

proyectosproyectos

TI

Servicio

Garantizar Información

Momentos de verdadMomentos de verdad

La gente quiere estar La gente quiere estar informadainformada

La gente quiere que La gente quiere que se tenga en cuenta y se tenga en cuenta y valore su opinión valore su opinión y/o y/o su necesidadsu necesidad

La gente de sistemas requiere ser:La gente de sistemas requiere ser:

Buenos profesionales Buenos profesionales

BuenosBuenos negociadores negociadores

Primeros en asumir el Primeros en asumir el cambiocambio

Llega el proyecto de TILlega el proyecto de TI

Sistemas se convierte en:Sistemas se convierte en:

LíderLíder

Foco atenciónFoco atención

Centro de recepciónCentro de recepción

Punto de “dolor” / “alegría”Punto de “dolor” / “alegría”

Alabanzas / CríticasAlabanzas / Críticas … …

entre otrosentre otros

GESTION DEL CAMBIOGESTION DEL CAMBIO

PREPARAR

EJECUTAR

MANTENER

PREPARAR

Desde “mucho” antes …Desde “mucho” antes … Sinergia Sinergia Colaboración Colaboración ComunicaciónComunicación

Desde “un poco” antes …Desde “un poco” antes … DivulgaciónDivulgación Intercambio opiniones y necesidadesIntercambio opiniones y necesidades

En el arranque …En el arranque … Coordinación ejecución de cambiosCoordinación ejecución de cambios

PreparaciónPreparación

Determinar visión y los Determinar visión y los objetivos del cambioobjetivos del cambio

Lograr liderazgo por parte de Lograr liderazgo por parte de la Dirección General de la la Dirección General de la organización, a través del organización, a través del área de TIárea de TI

PreparaciónPreparación

Analizar la cultura organizacional Analizar la cultura organizacional

… … entenderla, para gestionarla!entenderla, para gestionarla!

Creación del planCreación del plan

Determinación de objetivos concretosDeterminación de objetivos concretos1. Especificación de tareas a realizar1. Especificación de tareas a realizar

2. Plazos y recursos necesarios2. Plazos y recursos necesarios

Planes de acción en diferentes frentesPlanes de acción en diferentes frentes

Plan de comunicaciónPlan de comunicación

Creación de equipos de trabajoCreación de equipos de trabajo

Plan de comunicaciónPlan de comunicación

1.1. Plasmar la visión del Plasmar la visión del proyectoproyecto

2.2. ComunicarlaComunicarla

Todos sepan lo que está sucediendo y su Todos sepan lo que está sucediendo y su impactoimpacto

Integración de todos en la Integración de todos en la organizaciónorganización

Tener punto de partida y Tener punto de partida y llegadallegada

Controlar y monitorear el Controlar y monitorear el alcance de los objetivosalcance de los objetivos

QUÉ QUÉ

PARA QUÉPARA QUÉ

POR QUÉPOR QUÉ

… … Cómo afecta sus Cómo afecta sus condiciones personales y condiciones personales y

profesionales!profesionales!

Los equipos de trabajoLos equipos de trabajo

MultiplicadoresMultiplicadores, encargados , encargados de transmitir a toda la de transmitir a toda la organización toda la organización toda la información …información …

FuncionesFunciones ResponsabilidadesResponsabilidades IntegrantesIntegrantes Dedicación cada uno al equipoDedicación cada uno al equipo LíderLíder Frecuencia de reunionesFrecuencia de reuniones

EJECUTAR

Dinámica y Dinámica y ejecución de las ejecución de las tareas de los tareas de los equipos de trabajo equipos de trabajo

Determinar si se Determinar si se hace prueba pilotohace prueba piloto

Mostrar resultados Mostrar resultados tangiblestangibles

Motivar Motivar

MANTENER

Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los monitorear y medir el cumplimiento de los alcances.alcances.

Apoyar la organización hasta que se engrane bien Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola.y pueda seguir sola.

Algunas Algunas conclusionesconclusiones

Alinear expectativas a todos los Alinear expectativas a todos los niveles de la organización.niveles de la organización.

Establecer una estrategia de Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo.un plan de comunicación efectivo.

Establecer una estrategia para Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y definición de nuevos roles y capacidades.capacidades.

Establecer una estrategia de Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y transferencia de conocimiento y entrenamiento.entrenamiento.

Establecer estrategia para medir y Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo.administrar la resistencia al cambo.

GRACIASGRACIAS