III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005.
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III Jornada de Gerencia de III Jornada de Gerencia de Proyectos de TIProyectos de TI
Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005
Gerencia del Cambio Gerencia del Cambio Tecnológico Tecnológico
Las implicaciones de ejecución de Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organizaciónproyectos de TI en una organización
GLORIA GUEVARA RUEDAGLORIA GUEVARA RUEDAIng. Sistemas, MSc, MBAIng. Sistemas, MSc, MBA
[email protected]@yahoo.com
“… “… Lo único Lo único constante es el constante es el
cambio …”cambio …”
“… “… La especie que La especie que sobrevive, no es la mas sobrevive, no es la mas
fuerte ni la mas fuerte ni la mas inteligente, sino la que inteligente, sino la que se adapte al cambio …”se adapte al cambio …”
El único cambio El único cambio que le gusta al que le gusta al
ser humano es el ser humano es el del pañal …del pañal …
ContenidoContenido
IntroducciónIntroducción El CambioEl Cambio Proyectos de TIProyectos de TI Cultura OrganizacionalCultura Organizacional El gerente de TIEl gerente de TI Gestionar el cambioGestionar el cambio
El cambioEl cambio
Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Academia EspañolaAcademia Española
Dejar una cosa o situación para tomar otra.Dejar una cosa o situación para tomar otra.
Convertir algo en otra cosa.Convertir algo en otra cosa.
Modificar la apariencia, condición o Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo.comportamiento de algo.
… … Quitar el pañal a un bebé y ponerle Quitar el pañal a un bebé y ponerle
uno uno limpiolimpio
Los proyectos de TILos proyectos de TI
Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …
No existen objetivosNo existen objetivos claros claros de negociosde negocios
Falta de liderazgoFalta de liderazgo y/o y/o apoyo de las directivasapoyo de las directivas
Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …
Carencia de metodologíaCarencia de metodología o o poca adherencia a éstapoca adherencia a ésta
Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …
Débil comunicaciónDébil comunicación
Resistencia al Resistencia al cambio cambio
Causas de Fracaso …Causas de Fracaso …
Falta preparaciónFalta preparación de la de la organización para asumir el organización para asumir el cambio.cambio.
Mental Mental HabilidadesHabilidades ConocimientoConocimiento
No apropiaciónNo apropiación del nuevo del nuevo sistema por parte de los sistema por parte de los usuariosusuarios
Factores de éxitoFactores de éxito
Integración con otros sistemas Integración con otros sistemas
Factores de éxitoFactores de éxito
Apoyo de los directivos Apoyo de los directivos
Factores de éxitoFactores de éxito
Integridad de datosIntegridad de datos
Factores de éxitoFactores de éxito
Adecuado manejo del Adecuado manejo del cambiocambio
Apropiación del sistema Apropiación del sistema por parte de los por parte de los usuariosusuarios
La Cultura OrganizacionalLa Cultura Organizacional
Conjunto de Conjunto de significados significados compartidoscompartidos
(… formal o (… formal o informalmente)informalmente)
El área de TI en la organizaciónEl área de TI en la organización
TI
TI
En tiempos En tiempos normalesnormales
En tiempos de En tiempos de
proyectosproyectos
TI
Servicio
Garantizar Información
Momentos de verdadMomentos de verdad
La gente quiere estar La gente quiere estar informadainformada
La gente quiere que La gente quiere que se tenga en cuenta y se tenga en cuenta y valore su opinión valore su opinión y/o y/o su necesidadsu necesidad
La gente de sistemas requiere ser:La gente de sistemas requiere ser:
Buenos profesionales Buenos profesionales
BuenosBuenos negociadores negociadores
Primeros en asumir el Primeros en asumir el cambiocambio
Llega el proyecto de TILlega el proyecto de TI
Sistemas se convierte en:Sistemas se convierte en:
LíderLíder
Foco atenciónFoco atención
Centro de recepciónCentro de recepción
Punto de “dolor” / “alegría”Punto de “dolor” / “alegría”
Alabanzas / CríticasAlabanzas / Críticas … …
entre otrosentre otros
GESTION DEL CAMBIOGESTION DEL CAMBIO
PREPARAR
EJECUTAR
MANTENER
PREPARAR
Desde “mucho” antes …Desde “mucho” antes … Sinergia Sinergia Colaboración Colaboración ComunicaciónComunicación
Desde “un poco” antes …Desde “un poco” antes … DivulgaciónDivulgación Intercambio opiniones y necesidadesIntercambio opiniones y necesidades
En el arranque …En el arranque … Coordinación ejecución de cambiosCoordinación ejecución de cambios
PreparaciónPreparación
Determinar visión y los Determinar visión y los objetivos del cambioobjetivos del cambio
Lograr liderazgo por parte de Lograr liderazgo por parte de la Dirección General de la la Dirección General de la organización, a través del organización, a través del área de TIárea de TI
PreparaciónPreparación
Analizar la cultura organizacional Analizar la cultura organizacional
… … entenderla, para gestionarla!entenderla, para gestionarla!
Creación del planCreación del plan
Determinación de objetivos concretosDeterminación de objetivos concretos1. Especificación de tareas a realizar1. Especificación de tareas a realizar
2. Plazos y recursos necesarios2. Plazos y recursos necesarios
Planes de acción en diferentes frentesPlanes de acción en diferentes frentes
Plan de comunicaciónPlan de comunicación
Creación de equipos de trabajoCreación de equipos de trabajo
Plan de comunicaciónPlan de comunicación
1.1. Plasmar la visión del Plasmar la visión del proyectoproyecto
2.2. ComunicarlaComunicarla
Todos sepan lo que está sucediendo y su Todos sepan lo que está sucediendo y su impactoimpacto
Integración de todos en la Integración de todos en la organizaciónorganización
Tener punto de partida y Tener punto de partida y llegadallegada
Controlar y monitorear el Controlar y monitorear el alcance de los objetivosalcance de los objetivos
QUÉ QUÉ
PARA QUÉPARA QUÉ
POR QUÉPOR QUÉ
… … Cómo afecta sus Cómo afecta sus condiciones personales y condiciones personales y
profesionales!profesionales!
Los equipos de trabajoLos equipos de trabajo
MultiplicadoresMultiplicadores, encargados , encargados de transmitir a toda la de transmitir a toda la organización toda la organización toda la información …información …
FuncionesFunciones ResponsabilidadesResponsabilidades IntegrantesIntegrantes Dedicación cada uno al equipoDedicación cada uno al equipo LíderLíder Frecuencia de reunionesFrecuencia de reuniones
EJECUTAR
Dinámica y Dinámica y ejecución de las ejecución de las tareas de los tareas de los equipos de trabajo equipos de trabajo
Determinar si se Determinar si se hace prueba pilotohace prueba piloto
Mostrar resultados Mostrar resultados tangiblestangibles
Motivar Motivar
MANTENER
Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los monitorear y medir el cumplimiento de los alcances.alcances.
Apoyar la organización hasta que se engrane bien Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola.y pueda seguir sola.
Algunas Algunas conclusionesconclusiones
Alinear expectativas a todos los Alinear expectativas a todos los niveles de la organización.niveles de la organización.
Establecer una estrategia de Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo.un plan de comunicación efectivo.
Establecer una estrategia para Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y definición de nuevos roles y capacidades.capacidades.
Establecer una estrategia de Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y transferencia de conocimiento y entrenamiento.entrenamiento.
Establecer estrategia para medir y Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo.administrar la resistencia al cambo.
GRACIASGRACIAS