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ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRÓN
Código: DC-I.01 Pág. 1 de 13
Versión: 01
Fecha de Aprobación: 30/12/2020
DIRECCIÓN DE CALIDAD
Proceso: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
INSTRUCTIVO:
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO:
MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA
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DIRECCIÓN DE CALIDAD
Proceso: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Estandarizar los criterios básicos para la identificación, elaboración, y codificación de los documentos
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con el fin de unificar los parámetros de estructura de la
documentación creada por la Alcaldía Municipal de Girón, en cumplimiento a los lineamientos
establecidos por la normatividad vigente.
2. ALCANCE
El presente instructivo aplica para toda la documentación de los procesos inmersos en el MIPG, desde
la presentación de los documentos en estructura general hasta la conservación de la información por
los líderes de procesos.
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Todos los Servidores Públicos de la entidad: Elaborar los tipos documentales, Son responsables de
la producción documental, como lo establece el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de
Archivos) y los artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación.
Director Administrativo de Calidad: Revisar todos los diferentes tipos documentales que conforman el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, generando acciones de mejora desde su producción
hasta su implementación, Efectuando su respectiva codificación para la estandarización y control de los
mismos.
NOTA: El documento solo puede ser utilizado e implementado y ejercerá efectos legales y fiscales, una
vez el Líder del proceso lo apruebe o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en este último
caso la aprobación se realizará mediante acta de reunión o Acto Administrativo y la Dirección de calidad
lo divulgue, socialice y publique para su implementación y trámites pertinentes.
Líderes de Procesos: Aprobar y velar por el cumplimiento, aplicación y definir las directrices para su
proceso y a su vez gestionarlo para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y efectividad del mismo. En
el MIPG de la Alcaldía Municipal de Girón este rol lo desempeñan los Secretarios de Despacho, Jefes de
Oficinas y Directores de unidades administrativas de la entidad.
NOTA: Siendo estos los Responsables de la implementación de sus procesos, tendrán la potestad de
aprobar los tipos Documentales correspondientes a Procedimientos, Formatos, Instructivos, Manuales,
Matrices, Caracterizaciones, Planes, Informes, Programas y Documentos específicos.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Aprobar los diferentes tipos documentales que
conforman el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en las sesiones a través de Acta de
Reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Acto Administrativo según lo considere; En
el MIPG de la Alcaldía Municipal de Girón este rol lo desempeñan el Alcalde Municipal (Quien lo preside)
los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficinas.
NOTA: Siendo este Comité conformado por la Alta Dirección y cuya función se centra en Asegurar el diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG- en los diferentes niveles de atención de la Entidad, así mismo, tendrán la potestad de aprobar y convalidar los tipos Documentales correspondientes a Procedimientos, Formatos, Instructivos, Manuales, Matrices, Caracterizaciones, Planes, Informes, Programas y Documentos específicos que son
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transversales o tienen una responsabilidad compartida, través de Acta de Reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Acto Administrativo según lo considere. 4. DEFINICIONES
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma.
El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra
patrón o una combinación de estos.
Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se denominan
“documentación”.
ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento
documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba), o con productos (por
ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano).
INFORMACIÓN: Datos que poseen significado.
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO: Actividad que certifica la conveniencia y la adecuación de las
actividades contenidas en el documento revisado previamente para su uso y aplicación.
ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTO: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG de la Alcaldía; Originado por optimización de una
actividad, por cambios legales o planes de mejoramiento en los procesos-procedimientos.
ELIMINACIÓN DE UN DOCUMENTO: Actividad que se lleva a cabo cuando el documento pierde su
funcionalidad y vigencia dentro del MIPG se convierte en un documento obsoleto se elimina del sitio de
publicación del documento para evitar su uso.
DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que producto de un cambio o actualización pierde su
vigencia y se elimina del punto de uso de los documentos del MIPG
DOCUMENTO TRANSVERSAL: Documento de aplicación transversal a varios de los procesos de la
Alcaldía Municipal de Girón.
DOCUMENTO ESPECÍFICO: Documento de aplicación particular a un proceso o dependencia de la
Alcaldía Municipal de Girón. Ejemplo (Políticas Institucionales, Fichas técnicas, etc)
DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -
MIPG, En la Implementación de la Alcaldía Municipal de Girón, como: manual, procedimiento, formato,
instructivo, documento especifico, matriz, caracterización, Plan/ Informe/Programa, entre otros.
DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entidades externas a la Alcaldía Municipal de
Girón pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos,
entre otros.
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FORMATO: Plantilla destinada a un procedimiento para la anotación de datos y permita generar un
registro de evidencia un procedimiento.
INSTRUCTIVO: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de
manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.
MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre un aspecto determinado. Es
un compendio de información fácilmente accesible.
PROCEDIMIENTO: Documento que establece la secuencia de actividades estandarizadas para la
realización de un proceso.
MATRIZ: modelo representativo para analizar y especificar las actividades o lineamientos en diversas
variables.
CARACTERIZACIÓN: Documento que tiene como finalidad describir cada proceso, estableciendo entre
otros, el objetivo, alcance, responsables, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para
garantizar su control.
PLAN/INFORME/PROGRAMA: Es un modelo general utilizado por la Alcaldía, donde se describe el
conjunto de actividades, objetivos, metas de la administración, incluida su planificación en el tiempo,
ejemplo el programa de mantenimiento, el plan de austeridad, los informes de las dependencias, entre
otros.
PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada
en resultado.
REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados
alcanzados.
REGLAMENTO: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para
el desarrollo y cumplimiento de una norma superior.
MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión
CIGD: Comité Institucional de Gestión y Desempeño
CMGD: Comité Municipal de Gestión y Desempeño
5. CONDICIONES GENERALES
Los documentos de los archivos de gestión son parte integral del patrimonio documental de la Alcaldía
Municipal de Girón, lo que genera la obligación por parte de los Servidores Públicos responsables de su
manejo, de organizar y mantener en buen estado los documentos que lo integran, aplicando para ello las
Tablas de Retención Documental.
5.1 TIPOS DE DOCUMENTACIÓN
Los tipos de documentos que se han identificado son: manual, procedimiento, formato, instructivo,
documento especifico, matriz, caracterización, Plan/Informe/Programa. Como se determina en la
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siguiente matriz relaciona tipos de documentos a implementar según sus elementos para su aplicación,
presentación y contenido.
SIGLA
IDENTIFICACIÓN
TIPO
DOCUMENTAL
M Manual
P Procedimiento
F Formato
I Instructivo
D Documento Especifico
Z Matriz
C Caracterización
X Plan/ Informe/Programa
Se elaboran documentos cuando se presenta:
Cumplimiento de un requisito legal, reglamentario o contractual.
Su ausencia pueda afectar la Calidad del servicio prestado dentro de la entidad.
Exista riesgo de insatisfacción de la comunidad por falta de claridad en la gestión de un funcionario
público o riesgo económico en la administración.
Cuando se comprometa la eficacia y eficiencia de algún proceso de la entidad.
Lo requiera la complejidad de los procesos.
SIGLA DE IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA
DEPENDENCIA SIGLAS PROCESO TIPO DE
PROCESO
DESPACHO DEL ALCALDE DP GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTRATÉGICO
Oficina de Contratación OC GESTIÓN Y DESARROLLO
DE LA CONTRATACIÓN APOYO
Oficina de Control Interno CI
GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EVALUACIÓN
Y CONTROL
Oficina de Control Interno Disciplinario CD GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Oficina de Jurisdicción coactiva CO GESTIÓN DE COBRO
COACTIVO APOYO
SECRETARIA PRIVADA PR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTRATÉGICO
Dirección Administrativa de Revisión de Documentos RD
Dirección de Control Documental CL
Dirección de Gestión Social GS
SECRETARIA DE GESTIÓN HUMANA GH
GESTIÓN HUMANA APOYO Dirección Administrativa de Talento Humano TH
Dirección del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SS
SECRETARIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD GD
GESTIÓN DOCUMENTAL APOYO Dirección de Ventanilla Única y Correspondencia VU
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Dirección de Calidad DC MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA ESTRATÉGICO
SECRETARIA DE RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIO RF
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIOS
APOYO
Dirección de Inventarios IS
SECRETARIA DE FAMILIA IN
GESTIÓN DE INTEGRIDAD DE LA FAMILIA
MISIONAL
Dirección del Sistema de Familia DF
Comisarías de Familia (4) CF
Dirección de primera infancia, infancia y adolescencia PA
Dirección de la Mujer, equidad y género MG
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA IF GESTIÓN Y DESARROLLO DE LA INFRAESTRUCTURA
Dirección Proyectos de Infraestructura PI
Dirección Operativa de Infraestructura OI
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL DS
GESTIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
Dirección de Productividad y competitividad PO
Dirección de Juventudes JV
Dirección de Familias en Acción FA
Dirección de minorías MI
Dirección de víctimas post conflicto y Derechos Humanos VI
Dirección del SISBEN SI
SECRETARIA LOCAL DE SALUD SA
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN SALUD
Dirección de Salud Pública SP
Dirección de Autoridad Sanitaria AS
Dirección de Salud Ambiental AL
Dirección de Poblaciones Vulnerables PV
Dirección de Aseguramiento DA
Dirección de Planeación en Salud PN
SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE ST
GESTIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE
Dirección de Movilidad y control vial MC
Dirección del Sistema de Inspecciones de Tránsito y Transporte TT
Inspecciones de Tránsito y Transporte (3) IT
SECRETARIA DE EDUCACIÓN ED
GESTIÓN DE EDUCACIÓN Dirección de Acceso y permanencia Escolar AP
Dirección de Inspección y Vigilancia Educativa VE
SECRETARIA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL PL
GESTIÓN DE CONTROL TERRITORIAL
MISIONAL
Dirección de Planeación Urbanística UD
Dirección de Control de Ordenamiento Territorial OT
Inspecciones de Policía Urbano 2ª Categoría con funciones especiales en control Urbano (2) IP
Dirección de Catastro y Tierras BT
SECRETARIA JURÍDICA Y DEFENSA JUDICIAL JU
GESTIÓN JURÍDICA Y DEFENSA JUDICIAL
APOYO
Dirección de Defensa Judicial DJ
SECRETARIA DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE AM
GESTIÓN AMBIENTAL Y DE DESARROLLO SOSTENIBLE
MISIONAL
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Dirección Operativa Ambiental OA
SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL AG
GESTIÓN DE AGRICULTURA Y
DESARROLLO RURAL Dirección Operativa de Asistencia Técnica AT
Dirección de Infraestructura del Sector Rural SR
SECRETARÍA DE HACIENDA HA
GESTIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
ESTRATÉGICO
Dirección de Tesorería TE
Subdirección de Ingresos IG
Subdirección de Egresos EG
Dirección de Presupuesto PT
Dirección de Contabilidad CN
Dirección de Fiscalización y otros impuestos FI
Dirección de Predial PE
Dirección de Industria y Comercio IC
Dirección de Informes y Estadística IE
Dirección Plan de Desarrollo y Banco de Proyectos PD
SECRETARIA DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO VV
GESTIÓN DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO
MISIONAL
Dirección de Proyectos de Vivienda DV
SECRETARIA DE DEPORTE Y RECREACIÓN DE
GESTIÓN DEL DEPORTE Y RECREACIÓN
Dirección Operativa de Deportes OD
SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO CT GESTIÓN DE CULTURA Y TURISMO Dirección de Turismo DT
SECRETARIA DE LAS TIC TI
GESTIÓN MANEJO DE TECNOLOGÍAS, INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
APOYO
SECRETARIA DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA Y GESTIÓN DEL RIESGO SE
SEGURIDAD Y GESTIÓN DEL RIESGO
MISIONAL
Dirección del Sistema Policivo PS
Inspecciones de Policía Urbano 2ª Categoría (3) PU
Dirección de Gestión del Riesgo GR
Dirección del Espacio Público EP
Dirección de Participación Ciudadana PC
SECRETARIA DEL ADULTO MAYOR AD GESTIÓN DE BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR Dirección de Colombia Mayor CM
SECRETARIA DE COMUNICACIONES CU GESTIÓN DE PRENSA Y
COMUNICACIONES APOYO
SECRETARIA DE POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD DI
GESTIÓN DE LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD
MISIONAL
Dirección Operativa de Discapacidad DD
5.2 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
Los lineamientos establecidos para la normalización de documentos tienen como fundamento facilitar el
control de los mismos, por lo cual los aspectos considerados se complementan con el Procedimiento
Producción Documental implementado en el MIPG.
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ENCABEZADO
La identificación de los documentos se realiza mediante la presentación del Encabezado de cada
documento, en cada página de los documentos que lo requieran se mantiene un encabezado con la
siguiente información:
PARA TODOS LOS DOCUMENTOS ESTANDAR
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Código: SIGLA OFICINA – TIPO DOCUMENTO.0n
Pág. 1 de N
Versión: 00
Fecha de Aprobación: dd / mm / yy
DEPENDENCIA
Proceso: (NOMBRE DEL PROCESO)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
- Logo de la Alcaldía (Ajustado a espacio disponible)
- Nombre de la Alcaldía (Negrilla, Mayúscula, Tamaño Arial 11 a 20)
- Código: (Mayúscula, Arial 9 a 12)
- Página: Establece el número de hojas que contiene el documento (Arial 9 a 12)
Ejemplo Pág. 1 de N
- Versión: (Arial 10 a 16)
- Fecha de Aprobación: (Arial 10 a 16) día / mes / año
- Dependencia: (Mayúscula, Arial 10 a 16)
- Proceso:(NOMBRE DEL PROCESO): (Mayúscula, Arial 10 a 16)
- Nombre del documento (Negrilla Mayúscula, Arial 10 a 16)
MÁRGENES DEL TEXTO:
- Encabezado: 1,5 cm
- Margen Superior: 2,0 cm
- Margen Inferior: 2,5 cm
- Margen Derecho: 1,5 cm
- Margen Izquierdo: 2,0 cm
CUERPO TEXTO:
- Fuente: Arial Tamaño 11
- Interlineado: Sencillo
- Espaciado Anterior y Posterior: 0 pto
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Los códigos de los documentos del MIPG se componen de 3 campos, mediante Nomenclatura que
permite identificar rápidamente la oficina productora, el tipo de documento y secuencia del documento
logrando estandarizar la codificación de los mismos.
- ESCUDO: se visualiza el escudo de la entidad (Ajustado a espacio disponible) con el nombre ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRÓN (Ajustado a espacio disponible)
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Para todos los documentos se emplea una nomenclatura alfanumérica, donde las letras son escritas en
mayúsculas sostenidas como se demuestra a continuación.
- CÓDIGO: La codificación de los documentos se asigna de la siguiente manera de acuerdo a la
Oficina que pertenece el documento Estructura del Código: SIGLA OFICINA – TIPO DOCUMENTO.0n
Donde:
SIGLA OFICINA: Representa dos iniciales de identificación de la Oficina al que pertenece el documento,
definidos en el cuadro (SIGLA DE IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA)
TIPO DOCUMENTAL: Representa la sigla de identificación del tipo del documento si es:
M manual
P procedimiento
F formato
I instructivo
D documento especifico
Z matriz
C caracterización
X Plan/Informe/Programa
SECUENCIA 0n: Número consecutivo correspondiente del documento de acuerdo al Listado de
Documentos registrado por el MIPG. 01, 02, 03,….nn
Ejemplo de Identificación de Código:
DC – P.01
DC Sigla de la Dirección de Calidad
P Tipo de Documento, procedimiento P
.01 Numero consecutivo según el listado de documentos de la Dirección de Calidad.
- VERSIÓN: El manejo de versiones se establece para identificar y controlar las modificaciones,
cambios y actualizaciones que ha tenido el documento. La versión de un documento inicia en
todos los casos con 00.
- FECHA DE APROBACIÓN: Se registra el día / mes / año, de la fecha de aprobación por parte
del líder del proceso a través de confirmación de correo electrónico o por el Comité Institucional y
Desempeño a través del Acta de reunión o Acto administrativo en la cual se aprueba la
documentación según lo considere.
- DEPENDENCIA: Nombre de la Oficina/Secretaria/Dirección a la que pertenece el documento.
- NOMBRE DEL PROCESO: Nombre del proceso al que pertenece el documento, según el mapa
de procesos de la entidad
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- NOMBRE DEL DOCUMENTO: Nombre del manual, procedimiento, formato, instructivo,
documento especifico, matriz, caracterización, Plan/ Informe/Programa a implementar en el
Proceso.
5.3 CONTENIDO DE DOCUMENTOS El contendió de los documentos varía según el tipo de documento, a continuación, se representa gráficamente el contendió de los diversos documentos:
Estructura Manual(M) Procedimiento(P) Formato(F) Instructivo(I) Documento especifico
(D)
Plan/Informe/ Programa(X)
Encabezado SI SI SI SI SI SI
Pie de Pagina +/- NO NO NO +/- +/-
Tabla de Contenido SI NO NO NO +/- +/-
Objetivo SI SI +/- SI +/- SI
Alcance SI SI +/- SI +/- SI
Responsable SI SI +/-I SI +/- SI
Definiciones SI SI +/- SI +/- +/-
Condiciones Generales SI SI +/- SI +/- +/-
Normatividad SI SI +/- SI +/- +/-
Desarrollo/ Procedimiento/Metodología
SI SI +/- SI +/- SI
Registros NO SI NO SI NO +/-
Historial de Cambios SI SI SI SI SI SI
Elaboro,Revisio,Aprobo SI SI SI SI SI SI
Paginación SI SI SI SI SI SI
Anexos +/- +/- +/- +/- +/- +/-
Conversión +/-: Opcional/si lo amerita
NOTA: El control de cambios y la aprobación de los Formatos se realiza en el formato DC-F.01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS con el fin de llevar la trazabilidad de los Documentos, de modo que se aproveche al máximo la hoja del formato. Seguidamente, se describen cada uno de los parámetros anteriormente enunciados: Tomando como
ejemplo la aplicabilidad a los procedimientos:
DC-P.02 PLANTILLA PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Descripción específica, que finalidad tiene la elaboración del procedimiento, se expondrá la actividad o
actividades que se describen en el documento.
2. ALCANCE
Se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas del objeto
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Funcionario encargado del cumplimiento del procedimiento, son los responsables de los distintos
intervinientes en los diferentes aspectos que se contemplen en el documento, las responsabilidades se
asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente. La explicación de estas responsabilidades debe ser
clara, concreta y sucinta.
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4. DEFINICIONES
Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya
interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se
considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir
esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.
5. CONDICIONES GENERALES
Se definen las políticas o criterios de desarrollo del procedimiento o documento, qué condiciones se
deben tener en cuenta antes de iniciar a desarrollar las actividades de gestión del procedimiento.
6. NORMATIVIDAD
Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad,
procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del
documento.
7. PROCEDIMIENTO / DESARROLLO
Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades
que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a
utilizar, calificación del personal; si procede.
Nº ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE EVIDENCIA
1 Nombre de la
actividad Describe la actividad
¿Quién? Responsable de
realizar la actividad. Describe el Cargo
Establezca el Formato que
evidencia dicha actividad Si Aplica
N
Diagramas de flujo de procesos No es necesario diagramar todos los procedimientos de la entidad, ya que se estaría cometiendo un error relacionado con la intención de reducir la complejidad y brindar fácil comprensión a aquel que busque familiarizarse con él. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo de procesos es la siguiente:
Inicio – Fin
Decisión
Dirección del Flujo
Operación
Documento físico
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Conector de Actividades
Conector de pagina
Nota. Arial Cuerpo tamaño 9 a 10, interlineado sencillo. La herramienta ofimática necesaria para el desarrollo de diagramas de flujos y mapeos en general es Microsoft Visio.
8. REGISTROS
Son todos los formatos o documentos de evidencia de cada una de las actividades registradas en el
procedimiento como soporte de su ejecución.
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
(Se indicará el número de las revisiones del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado y las
causas del cambio.)
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA
00 Implementación Inicial
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre:
firma
Nombre:
firma
Nombre:
firma
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA
6. NORMATIVIDAD
Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo
Acuerdo 038 de 2002 del AGN sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y
archivos.
Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.
Acuerdo 42 de octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplan funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23, 26, de la Ley 594 de 2000.
Tablas de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Girón.
Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015
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8. REGISTROS
DC-F.02 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
DC-F.06 CONTROL DE CAMBIOS PARA FORMATOS
GD-F.01 CARTA
GD-F.03 ACTO ADMINISTRATIVO
GD-F.05 ACTA DE REUNION
DC-I.01 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL POR DEPENDENCIAS
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA
00 Implementación Inicial 05/10/2020
01
Se actualizo criterio con respecto al rotulo de los
documentos del MIPG referente al remplazo de la
casilla TRD por Pág. 1 de N y se eliminó los códigos
de TRD mencionados en la tabla (SIGLA DE
IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA)
30/12/2020
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Marlon Steveen Aguilar Rincon
Nombre: Marlon Steveen Aguilar Rincon
Nombre: Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Cargo: Director Administrativo de calidad
Cargo: Director Administrativo de calidad
Cargo: Comité Institucional de Gestión y desempeño
Fecha: 29/12/2020 Fecha: 29/12/2020 Fecha: 30/12/2020