ELABORACION DE DOCUMENTOS WORD

Actualmente la gente que trabaja en la elaboración de documentos, utiliza el sistema llamado procesamiento de palabras. Este sistema automatiza los procedimientos, aumenta la calidad, del trabajo y ahorra tiempo y dinero.

Este concepto apareció a principios de los años 60´S y desde entonces ha cambiado la estructura de cientos de oficinas.

El procesamiento de palabras es una forma diferente de plasmar información en papel ya que su objetivo es el de facilitar las tareas de mecanografiado, revisión y corrección de diversos documentos, como, por ejemplo: libros, folletos, manuales, cartas, etc.

Una vez que se ha capturado la información, ésta queda almacenada en disco así se evita la pérdida de tiempo al volver a escribir el texto por causa de algunos errores o cambios en la redacción, por lo que su uso se ha generalizado tanto en las oficinas como en las escuelas.

Con el procesamiento de palabras, se tiene una opción diferente para trabajar la información de tal forma que facilita la lectura y hace sencilla la captura como si se estuviera utilizando una máquina de escribir convencional.

PROCEDIMIENTOS BASICOS

Un procesador de palabras es una herramienta orientada a la generación de documentos de una manera sencilla y eficiente. Su ventaja principal es que permite hacer cambios al documento sin la necesidad de volver a escribirlo.

Iniciar Word Para iniciar Word dar un clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccionar Programas y después dar un clic en Microsoft Word

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE WORD

Al iniciar Word, muestra en pantalla un documento en blanco con varios botones y menús que se utilizan en la elaboración de un documento.

Partes de la pantalla principal.

A continuación se describen las partes de la pantalla principal.

• 1. Barra de menús: Contiene comandos y están agrupados según su función.

• 2. Barra de herramientas Estándar y Formato: Por medio del ratón, se pueden accesar los comandos que se utilizan con más frecuencia.

• 3. Alineación de tabulación: Permite cambiar la alineación de las tabulaciones.

• 4. Regla: La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías para los párrafos seleccionados, y ajustar el ancho de las columnas. En presentación de diseño de página o en presentación preliminar, se pueden utilizar las reglas horizontal y vertical para modificar los márgenes de la página.

• 5. Punto de inserción: Muestra el lugar donde aparecerá el texto que se escribe.

CREAR UN DOCUMENTO EN WORD

Al iniciar Word, se abre un documento en blanco. Este le asigna un nombre temporal (Documento1, Documento 2, etc.) Para crear otro documento, se pueden realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo Presionar las teclas CTRL + U, Dar un clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo que se presenta, seleccionar el icono Documento en blanco. Si el sistema se encuentra fuera de Word, dar un clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, elegir el comando Nuevo documento de Office y seleccionar el icono Documento en blanco.

ABRIR UN DOCUMENTO DE WORD

Para abrir un documento realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Elegir su nombre al final del menú Archivo, para archivos que se han trabajado recientemente Seleccionar el comando Abrir del menú Archivo, Presionar las teclas CTRL + A Dar un clic en el botón Abrir de la barra de herramientas. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo

Seleccionar la carpeta que contiene el archivo. El contenido de la carpeta seleccionada aparecerá en la parte inferior del cuadro Buscar en: Escribir el nombre del archivo que se desee buscar.

FORMATO DE DOCUMENTOS WORD

• Word permite elaborar documentos con una apariencia profesional, ya que cuenta con herramientas para resaltar el texto con negritas, cursivas, diferentes tipos de letras, tamaños, colores; modificar la alineación de los párrafos, entre otras opciones. A estos cambios en la presentación se le llama FORMATO. En un documento hay formato de caracter y de párrafo.

• Formato de carácter

• El formato de carácter se utiliza para resaltar texto, marcar cambios de edición y crear efectos especiales.

• Los caracteres son letras, signos de puntuación, números, símbolos y signos especiales tales como %, *, y $, que se escriben como texto.

• Word ofrece las siguientes opciones de formato de carácter. Negrita sub índice superíndice

• Cursiva subrayado continuo Espacio entre caracteres

• Subrayado doble MAYUSCULAS/ minúsculas

• Colores subrayado doble Mayúsculas/minúsculas

SELECCIÓN DEL TEXTO

Seleccionar el texto. Si se activa un comando sin antes haber seleccionado el texto, Word aplica el formato en el lugar en donde se encuentra el punto de inserción. El texto que se escriba a partir de dicho punto tiene el nuevo formato, hasta que se vuelva a cambiar. Barra de herramientas Formato

TECLAS DE METODO DE ABREVIATURA

• Teclas de Método abreviado Formato Teclas

• Negrita CTRL +N

• CURSIVA CTRL + K

• SUBRAYADO CTRL + S

• Subíndice CTRL + SHIFT + SIGNO IGUAL

• Cambiar mayúsculas a minúsculas. SHIFT + F3

• Fuente CTRL + SHIFT + F

• Tamaño CTRL + SHIFT + M

• Copiar formato CTRL + SHIFT + C

• Pegar formato CTRL + SHIFT + V

• Revisar el formato del texto SHIFT + F1 (Después dar un clic en el texto cuyo formato desea revisar).

• Eliminar Formato CTRL + BARRA ESPACIADORA

Las Teclas de método abreviado que aplican un determinado formato, sirven para eliminarlo.

SELECCIONAR EL FORMATO DE FUENTE EN DOCUMENTOS WORD

FORMATO DE PÁRRAFO

• Un párrafo es cualquier cantidad de texto, gráficos y la marca de párrafo ( ¶ ) que se presenta al oprimir la tecla de ENTER.

• Word cuenta con las herramientas necesarias para aplicar diferentes tipos de formato al párrafo, como son; alineación, interlineado, espacio entre los párrafos, sangrías, lo que permite darle al documento una presentación agradable.

• Para cambiar el formato de párrafo, seleccionarlo y definir las nuevas características.

• Es recomendable trabajar con las marcas de párrafo en pantalla para evitar eliminar accidentalmente las que contienen el formato para el párrafo.

• Alinear Texto

• La alineación de un párrafo acomoda el texto en el espacio que hay entre el margen izquierdo y el derecho.

• Word está preestablecido para alinear el texto a la izquierda, dejando el borde derecho sin justificar.

• Seleccionar los párrafos que se desean alinear y dar un clic en el botón correspondiente.

INSERCIÓN DE IMÁGENES EN WORD

• En los documentos se pueden insertar o copiar fotografías e imágenes prediseñadas procedentes de muchos orígenes distintos, incluidas las descargadas de un sitio Web que provea imágenes prediseñadas, las copiadas de una página Web o las inserta.

Insertar imágenes prediseñadas

• En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imágenes prediseñadas.

das desde un archivo donde guarde imágenes.

• En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el nombre del archivo de la imagen o parte de él.

• Para acotar la búsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos:– Para limitar los resultados de la búsqueda a una colección de imágenes prediseñadas específica, en el cuadro Buscar

en, haga clic en la flecha y seleccione la colección en la que desea buscar.– Para limitar a imágenes prediseñadas los resultados de la búsqueda, haga clic en la flecha del cuadro Los resultados

deben ser y active la casilla de verificación que aparece junto a Imágenes prediseñadas.

• En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, también puede buscar fotografías, películas y sonidos. Si desea incluir cualquiera de esos tipos de medios, active las casillas de verificación correspondientes a los mismos.

• Haga clic en Buscar.

• En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseñada para insertarla.

TABLAS EN WORD

Mediante el uso de tablas es posible organizar columnas de número y texto en un documento sin necesidad de utilizar tabulaciones. Las tablas también proporcionan una forma adecuada para presentar texto en párrafo lado a lado, como un resumen, o para combinar texto y gráficos.

Crear una tabla

Una tabla está formada por filas y columnas, la intersección entre una fila y una columna se denomina celda, que se puede rellenar con texto y gráficos. Dentro de cada celda, el texto se ajusta igual que entre los márgenes de un documento.

En una tabla se puede tener 32,767 filas y 63 columnas.

Para insertar una tabla, colocar el punto de inserción en donde se va a crear la tabla.

Dar un clic en botón Insertar columnas y arrastrar hacia la derecha para seleccionar el número de columnas y hacia abajo para indicar el número de filas y soltar el botón del ratón.

WORD ART

• Permite crear textos estilizados con varios efectos especiales, tales como texturas, contornos, y otras manipulaciones que no están disponibles a través del formato de fuente estándar. Por ejemplo, uno puede crear sombras, rotar, doblar, anchar , cambiar de color y estirar la forma del texto. WordArt está disponible en 30 diferentes estilos predefinidos en Microsoft Word, sin embargo, es completamente personalizable utilizando las herramientas disponibles en la barra de herramientas WordArt y barra de herramientas Dibujo, o en la pestaña de herramientas WordArt en Office 2007 y 2010 . También está disponible en Microsoft Excel , Microsoft PowerPoint y Microsoft Publisher . WordArt en Microsoft Office 2010, los usuarios pueden aplicar efectos de formato tales como sombra, bisel, iluminado, iluminado degradado, y la reflexión a su texto.

• En Office 2007, WordArt se dio una revisión completa en Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint, con nuevos estilos, nuevos efectos y la capacidad de aplicar WordArt a las cajas de texto normal. Los nuevos estilos se han incluido en Microsoft Word 2010. Además de esto, Office 2010 incluye el nuevo PowerPoint y Excel estilos en Microsoft Word, para sustituir a las viejas versiones.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

• Un encabezado o pie de página está formado por texto o gráficos que se colocan en la parte inferior o posterior del documento. Con definirlos en una página, se presentan en todas las que conforman el documento. En la Vista de Diseño de Página se ven con un tono más claro.

• Estos pueden consistir simplemente en el título del documento y el número de página, pero también es posible crear encabezados y pies de página que contengan gráficos, varios párrafos y campos.

• Se puede definir un encabezado o pie de página diferente para las páginas pares y las impares, o utilizar un encabezado o pie de página diferente para la primera página de una sección o documento.

• Agregar y eliminar encabezados y pies de página

• Seleccionar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver.

• Las áreas de encabezados y pies de página están rodeadas por una línea punteada que no se imprime.

• Para poner un texto definido en Word, dar un clic en el o los botones de la barra de herramientas. El texto y los gráficos del documento aparecerán atenuados es decir en color gris.

Inserta el número de páginas que contiene el documento

1. Permite cambiar el formato del número de la página

2. Inserta la fecha actual (la que tiene el sistema)

3. Inserta la hora actual (la que tiene el sistema)

4. Presenta el cuadro de diálogo para configurar la página

MANEJO DE SECCIONES

Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones y aplicar un formato diferente a cada una de ellas. Por ejemplo, una parte con formato de una columna, luego cambiar a un formato de dos columnas para el resto del documento, o que unas páginas tengan orientación vertical y otras horizontal. Una sección puede ser un párrafo o un documento entero.

Al iniciar un documento nuevo, no se encuentran saltos de sección, porque el documento es una sola. Se puede crear nuevas secciones cuando en una parte específica del documento se cambian cualquiera de los elementos siguientes:

Tamaño, orientación o márgenes del papel.

Número de columnas tipo periódico.

Alineación vertical del texto en la página.

Crear una sección nueva Seleccionar el comando Salto del menú Insertar.

TIPOS DE SECCIONES

Página siguiente : Divide la página e inicia la nueva sección en la página siguiente.

Página impar o Página par : Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par.

CONTINUO

Continuo: Empieza la siguiente sección en la misma página.

• Al oprimir la combinación de teclas CTRL + ENTER se inserta un salto de página.

• En presentación normal, Word inserta una línea doble punteada (esta línea no se imprime) encima del punto de inserción para marcar el final de la sección anterior y desplaza el punto a la siguiente sección.

• Para eliminar un salto de sección, seleccionar el salto y presionar las teclas de RETROCESO o SUPRIMIR.

• Cuando se quita un salto de sección, se elimina el formato del texto que se encuentra encima de el. Ese texto pasa a formar parte de la sección siguiente y adopta su formato.

TABLAS DE CONTENIDO EN WORD

• La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos de nivel de esquema (nivel de esquema: formato de párrafos que puede utilizar para asignar un nivel jerárquico (Nivel 1 a Nivel 9) a los párrafos del documento.

• Por ejemplo, después vez asignados los niveles de esquema, puede trabajar con el documento en la vista Esquema o en el Mapa del documento.) o estilos de título (estilo de título: formato que se aplica a un título. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Título 1 a Título 9.) integrados. Si ya utiliza los formatos de nivel de esquema o estilos de título integrados, siga estos pasos:

• Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.

• En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y tablas.

• Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

• Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.

• Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee.

TABLAS DE CONTENIDO

Permite organizar la información de las tablas por orden alfabético, numérico o por fechas. Ubicar el cursor dentro de la tabla y seleccionar el comando Ordenar del menú Tabla.

• En el cuadro Ordenar por, seleccionar la columna por la cual se desea organizar la información (las columnas se enumeran de izquierda a derecha). Elegir el tipo de dato y la forma en la cuál se va a realizar el ordenamiento. Si la tabla tiene títulos seleccionar la casilla Con encabezado.

• Cálculos dentro de una tabla

• En una tabla se realizan operaciones aritméticas tales como: suma, resta, multiplicación, calcular promedios, porcentajes y valores máximos y mínimos.

• Las celdas de una tabla se designan como A1, A2, B1, B2, etc. La letra representa la columna y el número representa la fila.

A B

1 A1 B1

2 A2 B2

3 A3 B3