Post on 26-Jun-2015
Instrumentos de Catalogación
Guía
Vicenta Cortés, “la guía jerarquiza el valor de los documentos entre sí, sitúa los
fondos estableciendo su sistemática estructuración dentro del conjunto de un
archivo en particular o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto de
archivos en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto
más amplio como puede ser el ámbito regional o nacional”.
E. Taillemite, “las guías pueden ser geográficas si cubren una región; metódicas
si se centran en un depósito; y de depósito si se refieren a un archivo”.
Manuel Vázquez, define a la guía como “una visión sinóptica de los fondos y
grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar
su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas
ideas de la archivalia. Si son por temas pueden ser generales, si se centran en
uno o más archivos; y especiales, si se refieren a un tema determinado”.
Schellenberg, “las guías pueden ser sumarias o descriptivas dependiendo de la
amplitud con que se describen los fondos”.
Francois Hildesheimer, “habrá guías por institución de archivo, guías
acumulativas para los archivos de una región o país, guías temáticas según se
trate de un tema o tipo documental, y guías de un fondo o sección”.
Haciendo una comparación de los tipos señalados por Hildesheimer y
Schellenberg, las dos últimas pueden incluirse en la categoría de guías
descriptivas enunciadas por Schellenberg y las dos primeras en la de sumarias.
Para Cruz Mundet “por lo menos, existen: el censo guía que informa sobre una
gran cantidad de archivos; la guía de fuentes cuyo objetivo es recopilar datos de
todos los fondos documentales que tengan información sobre un solo tema o un
área geográfica determinada; la guía orgánica en donde se incluye información
sobre los archivos que fueron generados por un organismo en particular”.
Inventarios
Para Cruz Mundet, “existen dos tipos que resumen las características de todos
los inventarios: el inventario somero y el inventario analítico”.
Instrumentos de Catalogación
Para Antonia Heredia, es “El instrumento que describe todas las series
documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su
origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de
instalación en el depósito.
Blanca Castro Badillo, lo define como “un listado completo del contenido y
localización de los documentos”.
El Archivo General de la Nación se definen los inventarios como:" ”Instrumentos
de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten
su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia), o
baja documental (inventario de baja documental).
Rousseau Jean Yves y Couture Carol, mencionan que el inventario “es un
instrumento que más se extiende en la descripción de un fondo de archivos, ya
que su unidad de descripción en la pieza”.
Aurelio Tanodi, concuerda con los autores anteriores en que el inventario “es una
descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo”.
Catálogos
Antonia Heredia lo define, “catálogo es el instrumento que describe
ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades
archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas
una relación o unidad tipológica, temática o institucional”.
J.R. Cruz Mundet define el catálogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas
documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),
seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico, para su
exposición, publicación). Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse
necesariamente a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que
sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés
especial (mapas, sellos, pergamino) y limitados a un periodo cronológico concreto.
Instrumentos de Catalogación
Manuel Vázquez, considera que es una visión sinóptica de los fondos y grupos
documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor
y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos
María Rosa Garrido. La catalogación es el proceso de descripción de los
elementos informativos que permiten identificar un documento y establecer los
puntos de acceso que van a permitir su recuperación. Por tanto, su fin es facilitar
la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo, actuará
de intermediario entre los usuarios y el fondo bibliográfico
Ana María Cordero.La catalogación es la operación por la cual se describe el documento en función
de sus características formales y externas, como el autor, el título, el lugar de
edición, el editor, el año de publicación, las características físicas, etc. Se trata de
una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia
extensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser
intercambiables y comprensibles a todos los niveles.
Instrumentos de Catalogación
Concepto Características Nivel de descripción Autor País
Guía La guía es el instrumento más general, lo mismo
puede hacerse de un fondo de archivo que de
todos los fondos que lo incluyan, podría hacerse
también de la totalidad de archivos de una nación
o de una región.
Su objetivo principal es el de brindar un panorama
general sobre el contenido del archivo destacando
lo más importante. Suele incluirse el desarrollo
histórico de los fondos, la manera como llegaron al
archivo, la relación entre los fondos y las
ausencias documentales, el tipo de servicios que
ofrece el archivo, los horarios y condiciones para
solicitar información.
Jerarquización del valor de los
documentos entre sí
Vicenta Cortés
AlonsoEspaña
Depende del contexto en que se
usan.E. Taillemita España
Ofrece al usuario una idea
general del contenido del archivo
Manuel
VázquezEspaña
Instrumento descriptivo Schellenberg USA
Depende del contexto en que se
usan.
Francois
Hildesheimer
Francia
Inventario Aunque en todos los países existe un consenso en
el sentido de que entre la guía y el catálogo,
necesariamente debe existir un tercero, que no
sea tan general como la guía pero tampoco tan
exhaustivo como el catálogo, que dé oportunidad
al investigador de obtener información suficiente
sobre la documentación conservada, pero al
mismo tiempo que permita una descripción
Inventario somero y el analítico Cruz Mundet España
Partiendo del rechazo total a
admitir que un inventario en un
archivo es una simple lista, su
función orientadora es superior a
la localizadora y de control,
sobre todo cuando estos
instrumentos han sido
completados con cuadros
Antonia
Heredia
España
Instrumentos de Catalogación
uniforme de cada serie documental. su tipología
es muy variada dependiendo de los países. En
Francia, por ejemplo, se habla del repertorio
numérico y el numérico detallado, además del
inventario sumario y el analítico; en Italia:
inventario sumario y analítico. En España, se
presenta mayor variedad: A. Matilla enuncia el
inventario esquemático, el sumario, el analítico y
el analítico de resúmenes; M. C. Pescador hace
referencia a: inventario somero, descriptivo,
analítico y mixto; Antonia Heredia habla
simplemente de inventario.
generales de clasificación del
fondo de que se trate”.
Herramienta para la localización
de documentos, es un listado
Blanca Castro
BadilloMéxico
Descriptivo, para los fondos de
archivos. Su unidad es la
descripción en la pieza.
Rousseau Francia
Couture Carol Francia
AurelioTanodi
Italia
Catálogo El término catálogo es muy utilizado en el contexto
bibliotecario, sin embargo, dentro de la archivística
este término en algunos casos, se utiliza como
sinónimo de la acción descriptiva. Para el
archivista la catalogación será la acción de
elaborar catálogos entendiendo como tal a un
instrumento de descripción que desciende hasta el
nivel de la pieza documental (documento suelto) o
a la unidad archivística (expediente).
Descripción de las piezas
documentales , unidades o
conjunto documental
Antonia
HerediaEspaña
Descripción exhaustiva de las
piezas documentales.
J.R Cruz
MundetEspaña
Visión sinóptica de los fondos
documentales.
Manuel
VázquezEspaña
Identificación de documentos
para su acceso.
María Rosa
Garrido España
Instrumentos de Catalogación
Describe las características
formales y externas.
Ana María
CorderoEspaña
Bibliografía:
ISLAS, María Estela. Teoría Archivística. En: La Archivística en México. México: Serie Formación Archivística, 2003