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Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
Yolanda Cagigas Ocejo
Encuestas de situación de los archivos universitari os, años 1999, 2001, 2003, 2005, 2008, 2010:
http://cau.crue.org/Quehacemos/encuestas/
Fuentes
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
Universidades con Archivo
Organización de los archivos: categoría, dependenci a, normativa
Recursos humanos e infraestructura: plantilla, pres upuesto, instalaciones
Tratamiento de la documentación
Servicios
Fondos documentales
Gestión y tratamiento documental
Documentos electrónicos
Informatización
Asistencia técnica externa
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
Desde la constitución de la CAU (1994-2010) se han creado 29 nuevos archivos universitarios.
En ese tiempo se han creado 34 nuevas universidades
En 1994 el 42% de las universidades no tenía archivo
En la actualidad, el 29% de las universidad no tienen archivo
Universidades con Archivo
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
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0
10
20
30
40
50
60
70
80
1994 1997 1999 2001 2003 2006 2008 2010
Universidades y Archivos universitarios
Universidades
Univ. con archivo
Universidades con Archivo
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
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En 2003, el 29% de los archivos universitarios tenían categoría de Servicio. En 2010, lo tienen el 57%
Los archivos han mejorado su posición en la estructura administrativa:favoreciendo su capacidad de iniciativa y actuaciónmostrando un mayor reconocimiento institucional
Organización de los archivos: categoría
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Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
En las universidades ha sido una tendencia creciente que el Archivo dependa del Secretario/a General
En la actualidad dependencia orgánica del Secretario/a General: 68%dependencia funcional del Secretario/a General: 60%
La dependencia de Biblioteca ha experimentado un espectacular retroceso hasta quedarse en algo exiguo
Organización de los archivos: dependencia
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
50
27,835,42
12,5
56,1
14,63
68,29
7,32
70
12,5
68,5
3
010203040506070
1999 2001 2003 2006 2008 2010
Porcentaje dependencia orgánica de los archivos
Secretario General
Biblioteca
Gerencia
Otros
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
Organización de los archivos: dependencia
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
41,6733,33
37,5
27,08
56,1
14,63
53,66
21,95
57,5
20
60
17
0
10
20
30
40
50
60
1999 2001 2003 2006 2008 2010
Porcentaje dependencia funcional de los archivos
Secretario GeneralBibliotecaGerenciaOtros
Organización de los archivos: dependencia
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
25
56,25 63,41
21,95
68,29
29,27
67,5
32,5
83
17
0
20
40
60
80
100
2001 2003 2006 2008 2010
Presencia del Archivo en los Estatutos
SíNoNC
Ha sido muy notable la creciente presencia de los archivos en los estatutos de las universidades: ha pasado del 25% (en 2001) al 83% (en 2010)
Organización de los archivos: normativa
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En la actualidad, el 80% de los archivos cuentan con algún tipo de regulación del sistema archivístico, cuya fórmula habitual es la del
reglamento.
Organización de los archivos: normativa
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2010: media de 4,6 personas x archivo (3,3 en 2008)
Las necesidades de personal son muy distintas según tamaño e historia de la Universidad, funciones y proyectos
el 51,4% de los archivos que contestan la encuesta en 2010 tienen una plantilla entre 1 y 3 personas:
un buen número de archivos sigue careciendo de la plantilla mínima necesaria
Recursos humanos e infraestructura: plantilla
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30
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50
Año 2001 Año 2003 Año 2006 Año 2008 Año 2010
Recursos Humanos por Grupos: Evolución 2001 a 2008
Grupo A1/IGrupo A2/IIGrupo C1/IIIGrupo C2/IVGrupo E/V
Se mantiene tendencia de predominio del Grupo A2 (plantillas de funcionarios)y del Grupo III (plantillas de laborales)
Recursos humanos e infraestructura: plantilla
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6
27
5
34
8
29
12
28
15
25
17 18
05
101520253035
1999 2001 2003 2006 2008 2010
Archivos con presupuesto propio
SíNo
Creciente tendencia de archivos con presupuesto propioPero aún sólo el 48,5% lo tienen (en 2010)
Recursos humanos e infraestructura: presupuesto
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Número de depósitos 2,7
Metros cuadrados de depósito 580,7
Metros cuadrados de servicios técnicos 72,7
Metros cuadrados de sala de consulta 31,2
Las dimensiones de instalaciones son muy disparesse aportan los valores medios en 2010
Recursos humanos e infraestructura: instalaciones
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Serviciopara las consultas y préstamos: incremento del correo electrónico; disminución del correo postal (11%), surgimiento de los sistemas de gestión documental
28,1929,09
17,27
25,45
30,3
25,25
17,17
27,2728,7
25,7
14,9
30,7 30,4
25,7
11,4
32,3
26
23
11
29
5
2
0
5
10
15
20
25
30
35
2001 2003 2006 2008 2010
Evolucion medios de consulta y préstamos (%)Consulta directaTeléfonoCorreo postalCorreo electrónicoSistema de gestión documentalOtros
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Informe de la situación de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas
0
5
10
15
20
25
30
35
2006 2008 2010
Personal Docente
Personal Administración (PAS)
Estudiantes
Investigadores
Otros
ServicioEl personal de administración y servicios (PAS), que consulta documentación activa y semiactiva, es el usuario más habitual (en 2010: 34%). En segundo lugar, los investigadores que consultan documentación histórica (en 2010: 22%).
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Informe de la situación de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas
La mayoría de los archivos realizó en 2010 entre 1 y 5 actividades de formación.
Se dirigen mayoritariamente al personal de administración y servicios
70%
74,36%
70%
74%
67%
68%
69%
70%
71%
72%
73%
74%
75%
2003 2006 2008 2010
Evolución del número de archivos con actividades de formación (%)
Servicio
Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
ServicioEn 2010 más del 70% de los archivos realizaron actividades de difusión, en contraste con el decrecimiento de los años anteriores.
60%48,70%
43%
74%
0%
20%
40%
60%
80%
2003 2006 2008 2010
Evolución del número de archivos con actividades de difusión (%)
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Tendencia positiva: la gestión integral de la documentación universitaria.
2225
22
2628
2001 2003 2006 2008 2010
Tipo de documentación sobre la que interviene el Archivo
Toda la documentaciónDoc. ActivaDoc. Activa/SemiactivaDoc. Semiactiva/InactivaSin tratar o sin contestar
Fondos documentales
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100%91,00%
49%
3%
Admva Histórica Don/Leg Otros
Naturaleza de los fondos en los archivos universitarios (%)
Fondos documentales
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0
5
10
15
20
1
evolución documento electrónico
Año 2001Año 2003Año 2006Año 2008Año 2010
Fondos documentales
cada vez será más frecuente que las universidades oferten un mayor número de procedimientos total o parcialmente electrónicosLey 11/2007 (de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos)
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El 80% cuenta con cuadro de clasificación funcional
22
8
24
5
0
5
10
15
20
25
2008 2010
Evolución de los tipos de cuadro de clasificación
FuncionalOrgánico-funcionalOrgánicoOtros
Gestión y tratamiento documental: clasificación
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Gestión y tratamiento documental: descripción
0
5
10
15
20
25
30
2008 2010
Evolución de los instrumentos de descripción
Registro de transferenciaGuíaInventarioCatálogo
El inventario es el instrumento de descripción más utilizado
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9
22 21
10
0
5
10
15
20
25
2008 2010
Evolución de las normas internacionales de descripción
Sí totalmenteSí parcialmenteNo
Gestión y tratamiento documental: descripción60% de los archivos usan normas internacionales de descripción para toda su documentación
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Comisión de valoración
2003 2006 2008 2010
SI 18 24 24 24
NO 17 16 16 11
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crecimiento positivo
de los archivos
que realizan valoración20 19
28
11
0
5
10
15
20
25
30
2008 2010
Evolución de los archivos con calendarios de conservación
SíNo
Gestión y tratamiento documental: valoración
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No34%
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2010SI
56%
NO 44%
2008
Administración electrónica
Evolución positiva (aunque insuficiente) de la part icipación de los archivos en las comisiones de Administración Electr ónica, 2008: 56%; 2010: 66%
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
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0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
67%61%
56%
89%
17%
Funciones de los archivos en la Administración Electrónica
Configurar gestor doc.
Configurar Archivo elec.
Formación personal
Definir metadatos
Otros
Administración electrónicanuevas competencias que está adquiriendo el personal adscrito al servicio de Archivo
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
35Sin datos
1115NO
2120SI
20102008Firma electrónica
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Administración electrónica
47Sin datos
2121NO
1012SI
20102008Registro electrónico
En 2010: 21 universidades tienen firma electrónica y 10 registro electrónico
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
Plataforma de Administración Electrónica (%)
11%
43,00%46%Si
No
NS/NC
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Administración electrónica
Aplicaciones disponibles en la Plataforma de Administración Electrónica
27%
59%14%
Gestor documental
Archivo electrónico
Otros
En 2010: el 43% dispone de plataforma de AE
De los que disponen de plataforma, el 59% tiene gestor documental y el 14% archivo electrónico
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Informatización
89%
11%
SI
NO
El 89% aplican tecnologías de la información en los procesos de trabajo del Archivo
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0
5
10
15
20
25
Niveles de información de los archivos universitarios 2010
Captura/creaciónC. ClasificaciónC. SeguridadÍndices catálogoDescripción u. doc.RecuperaciónTransferenciasCalendariosConsultas/PréstamosGestión depósitosGestión usuariosOtros
Informatización
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Informatización
El 74% de los archivos realiza digitalización de documentos.La mayoría la llevan a cabo como complemento del documento original en papel, como parte de un programa de gestión de documentos o para difundir sus fondos documentales
74%
26%
SI
NO
La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011
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62%
43%
14%
24%
10%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Sistemas de almacenamiento 2010
ServidoresSoportes portablesAlmacenamiento externoRepositorios Otros
InformatizaciónEl sistema de almacenamiento de documentos electrónicos de conservación permanente más generalizado son los Servidores
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54%
20%
12%
14%
SI
NO
No estudiado
NS/NC
solo un 54% dispone de un plan de protección de documentos esenciales.
Informatización
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Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos
En 2010, el 43% de los archivos externaliza alguna actividad. Las más habituales son: digitalización, reprografía y restauración. Hay una tendencia de reducción del resto de servicios externos.
Externalización
Tipo de asistencia externa 2003 2006 2008 2010Reprografía 4 6 2 4
Digitalización 3 8 8 6
Tratamiento documental 0 1 1 3
Vigilancia 0 2 5 2
Organización exposiciones 0 1 1 0
Visitas escolares 0 1 0 0
Restauración 1 2 3 4
Gestión salas de consulta 0 1 0 0
Depósito de documentación
3 2 2 1
Otros - - - 2
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