Institut Català

de la Salut

Júlia Blasi Torrado Responsable de la Unidad de Soporte a la Gerencia de Compras

La gestión de las incidencias en compras: GIC

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

Institut Català de la Salut

Compra agregada

Operador logístico ÚNICO

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

La Gerencia de Compras es

la central de compras

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

8 hospitales 34 centros de atención primaria

(328 centros)

39.720 profesionales

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

221

expedientes

de compra

agregada

2.052 contratación

menor agregada

55.104 artículos contratados en expedientes

5.679 contractos

activos agregados

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

Antecedentes en la resolución de las incidencias

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

Antecedentes en la resolución de las incidencias

Primer intento de poner orden: unificación de las

vías de comunicación

•portaempresa@gencat.cat

•suport_gerencia_de_compres.ICS@gencat.cat

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

Objetivo del GIC

Tener un único receptor de las incidencias

Requerimientos básicos

Autonomía en la parametrización

Número de petición asignado al gravar el registro

Tipificación de los ímputs

Asignación autónoma y derivaciones entre gestores

Notificaciones automáticas a solicitantes y implicados

Anexión de documentos

Histórico documentado

Acceso a la incidencia sin intermediarios

Informes para la explotación de la información

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

Resultados conseguidos I

Ordenación de los flujos de trabajo Tipo de incidencia Unidad gestora receptora

Minimizar duplicidades Información de incidencias existentes de un mismo código

Reducción de consultas del estado de la incidencia Acceso autónomo a la incidencia

Acceso a toda la documentación de la incidencia

Comunicación automática al cierre de la incidencia

Vincular los documentos y comunicaciones Anexión obligada de documentos al crear la incidencia

Emisión de comunicaciones registradas en la incidencia

- Comunicación automática de cierre

- Comunicaciones masivas de actuaciones a los centros

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Resultados conseguidos II

Opción reclamar/modificar de datos informados Comunicación desde el mismo GIC

Reducción del tiempo de resolución de incidencias El gestor no invierte tiempo en:

- interpretar datos - recopilar documentación

- atender incidencias que no le son propias

- responder consultas no relevantes

Explotación de los datos registrados Detección de incidencias en materiales a licitar

- adjudicaciones erróneas - deficiencias en la calidad de los materiales

Análisis de la gestión: tiempos de respuesta y uso

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Agrupación de tipos de incidencias (6) Variaciones en el pedido Variación en el catálogo Calidad Proveedores Variación en el suministro Comunicaciones especiales

Tipos de incidencias descritas: 50

Motivos: 64

Ejemplo Agrupación: VARIACIONES EN EL PEDIDO Tipo: 010. Errores en precios de materiales Motivos: Error en la interpretación Unidad de medida Error de transcripción Error de precio en la factura Precio del presupuesto aplicado sin IVA Diferencia en el precio

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Usuarios del GIC

Usuarios gestores de las incidencias

42 gestores de la Gerència de Compres:

Usuarios creadores de incidencias:

186 usuarios en los centros

13 usuarios en Logaritme (Operador logístico del ICS)

630 usuarios de proveedores

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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS

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Julia Blasi Torrado

Responsable de Unitat de Suport

Gerència de compres i Contractacions

934824157

jblasi@gencat.cat