En el día a día del almacénsurgen, inevitablemente,incidencias. Saberreconocerlas, pero, sobretodo, saber cómo resolverlases básico para el perfectofuncionamiento de lainstalación. Mecalux Newsle explica los contratiemposmás habituales y cómoenfrentarse a ellos con éxito.

CASO ALGO MÁS QUE CAPACIDAD

PROBLEMA: pensar sólo en términos de capa-cidad puede producir diseños ineficaces.SOLUCIÓN: análisis previo de las necesidadesde la empresa teniendo en cuenta la mercan-cía, los flujos previstos y los procesos internos.

a mayor parte de los mercados europeosse encuentran actualmente en una eta-

pa de madurez, tanto por el elevado desarrollode la competencia como por el alto grado de co-nocimiento del producto y de exigencia de susclientes. Las empresas que actúan en estosmercados se ven por ello obligadas a buscarventajas competitivas en todos los eslabonesde la cadena de suministro para sobrevivir. Esen este contexto donde el almacén, como unode los últimos eslabones de la cadena, se con-vierte en una pieza estratégica para la compe-titividad empresarial.

En efecto, en los últimos tiempos asistimos a uncambio sustancial de mentalidad en la gestiónde almacenes. Se ha pasado de la época domi-nada por el principio de "cuanto más grande,

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Soluciones a las incidencias más habitualesque se producen en el almacén

¡Eureka!Por: IMANOL LETAMENDIA/FEDERICO BAREA*

mejor", donde las empresas disponían de insta-laciones con capacidad suficiente para el fun-cionamiento de toda la cadena de suministro,argumentando que los elevados gastos de in-ventario se verían compensados por las ventas,a un tiempo en el que un exceso de mercancía enla instalación supone una pérdida de recursoseconómicos, físicos y humanos que limitan elcrecimiento y la competitividad de la organiza-ción. Por todo ello, las compañías dedican hoyen día un gran empeño a la implantación de tec-nologías y procesos que optimicen el espacio ylos recursos disponibles en la planta.

Pese a los esfuerzos, el almacén sigue generan-do una serie de problemas que dificultan la ac-tividad diaria. A los factores coyunturales, seunen, en el día a día, las peculiaridades propiasde la mercancía que se gestiona, así como las

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complicaciones derivadas de los procesos quese desarrollan en el almacén.

Diseño deficienteEl objetivo que se plantea a continuación es ana-lizar dichos factores para determinar la direc-ción en la que se debe trabajar para mejorar lasprestaciones de una instalación de almacenaje.

El primer foco destacable de contratiempos loconstituyen las limitaciones edificativas deri-vadas del diseño del almacén. La construcciónde un nuevo recinto implica un proceso previode diseño que, teniendo en cuenta las caracte-rísticas de la carga, el volumen de flujos previs-tos y los procesos internos, ayude a determinarla organización, el espacio y los mecanismos dealmacenaje idóneos para la actividad.

No cabe duda de que un estudio riguroso evitaráen el futuro innumerables problemas. Sin embar-go, en muchos casos, el almacén es la herencia dela mentalidad inicial comentada anteriormenteen la que se construyeron naves enfocadas a pro-porcionar gran capacidad de almacenaje sin te-ner en cuenta los criterios logísticos esencialespara el desempeño de las operaciones.

De nada sirve poseer una gran cantidad de mer-cancía almacenada, si se es incapaz de gestionar-la con la rapidez y eficacia que exige el mercado.De esta forma, resulta habitual encontrar navescon gran capacidad de almacenaje pero con pla-yas y espacios de maniobra tan reducidos que im-posibilitan el correcto flujo de materiales. Esteproblema se agrava si se incorporan obstáculosconstructivos en los recorridos internos tales co-mo pilares situados en zonas de paso, losas decalidad deficiente, que provocan irregularidades

en el piso, rampas y muelles de acceso estrechosy en número insuficiente, etc. El resultado es unalmacén con procesos de entrada y salida lentos,que alarga los plazos de entrega a los clientes.

Nuevo modelo de negocioPor otro lado, la "gran capacidad de almacena-je" pensada en el momento de la construcción,pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguienteobstáculo al que se enfrenta el almacén: la evo-

El primer foco importante de problemas lo constituyen las limitaciones constructivas derivadas

del diseño del almacén

dicionalmente productiva han pasado a ser, enpocos años, distribuidores de artículos adqui-ridos en mercados con condiciones productivasinfinitamente más ventajosas que las locales.

Esta situación obliga a las empresas a producirdonde es más barato y a vender donde resultemás rentable hacerlo, sin importar las distan-cias, lo que implica mayor necesidad de capaci-dad, principalmente por dos motivos.

lución del modelo de negocio inicial para el quefue diseñado. No cabe duda de que en los últi-mos tiempos la globalización de los mercadosha transformado los modelos implantados enEuropa. Muchas firmas con una estructura tra-

CASO EL VALOR DE LOS DATOS

PROBLEMA: referencias dispares, variablescondicionantes de las mercancías y relacio-nes entre ellas (pesos, fechas de caducidad,incompatibilidades, seguridad...).SOLUCIÓN: calidad en los datos relativos a lamercancía y uso de bases informáticas parasu tratamiento.

El primero es que se trabaja con proveedoresmás lejanos, con mayores plazos de entrega, loque obliga a comprar lotes bastante más gran-des para cubrir la demanda durante todo el pe-riodo de aprovisionamiento.

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La diversificación de la actividad de la empresa multiplica las referencias que hay

que gestionar, lo que puede provocar errores en la previsión de la demanda.

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Si a este maestro se añaden criterios de rotación yde evolución histórica de las ventas, se estará faci-litando la solución al que tal vez sea el problemamás grave al que se enfrentan diariamente los al-macenes: la generación de obsoletos y acumula-ción de artículos de baja rotación, que impiden lacorrecta gestión de las referencias más rentables.

CASO PRODUCTOS DEBAJA ROTACIÓNPROBLEMA: generación de obsoletos y acu-mulación de productos de baja rotación. SOLUCIÓN: control y contabilización de cadaartículo y análisis de los datos para una ópti-ma gestión en los departamentos de aprovi-sionamiento y compras.

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En segundo término, se diversifican las activi-dades multiplicándose el número de referen-cias que hay que gestionar, lo que conlleva unmayor error de previsión de demanda, que seincrementa al tratarse de artículos en los quese tiene menor experiencia. Dicho error se cu-bre con mayores stocks de seguridad.

Todo esto se traduce inevitablemente en un au-mento del stock medio necesario para la ges-tión diaria y por consiguiente en un mayor gra-do de saturación del almacén.

La solución pasa por la creación de una base dedatos que registre e informe de todas estas sin-gularidades. No es habitual que las empresas dis-pongan de un registro de datos logísticos de cadauno de sus artículos, aun así, y pese a la carga detrabajo que ello pueda suponer en un principio,una buena calidad en los datos es sinónimo deéxito empresarial. De esta forma, un maestro deartículos que incorpore datos logísticos fiables yactualizados se revelará como una fuente decompetitividad cuando llegue la hora de invertiren equipamientos y sistemas de almacenaje.

Buscar la rotaciónEn los mercados actuales, la máxima rotaciónde los productos es el factor que genera renta-bilidad, ya que los márgenes con los que seopera son cada vez más reducidos. Con un ade-cuado sistema de gestión, que permita conta-bilizar y controlar cada artículo en particularcuando llega o sale del almacén, se obtendráuna imagen precisa de todo lo que hay en la ins-talación. Si se analizan los movimientos, el al-macén puede convertirse en la fuente de infor-mación que posibilite a los departamentos de

Hay que tener muy presente que el almacén actual, para resolver sus problemas,debe pasar de ser un ente aislado, pensado para absorber las ineficiencias de la cade-na de suministro, a convertirse en un eslabón estratégico que, además de interac-tuar con los demás departamentos de la empresa, faculte la integración de los esla-bones externos por medio del intercambio de información.

Aliado tecnológicoEn este sentido, las nuevas tecnologías apuntan a convertirse en el aliado logísticoindispensable para gestionar adecuadamente este factor competitivo tan importanteen la actualidad. Gracias al control de la información, la instalación debe aportar valorañadido para la empresa, convirtiéndose en un cuadro de mando que permita medir laeficiencia de la gestión a través de parámetros tan fundamentales como la rotacióndel inventario, el volumen de stock o el nivel de servicio percibido por el cliente.

Dificultades diariasEn este entorno problemático surgen una todauna serie de dificultades operativas ligadas alas actividades cotidianas, como vamos a ver acontinuación. Se trata de inconvenientes im-portantes, bien es verdad, pero que tienen unasolución muy efectiva.

La propia tipología de la mercancía que hay quealmacenar es fuente de innumerables doloresde cabeza para sus gestores. De ahí que carac-terísticas tales como los diferentes volúmenesy pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas decaducidad, las cuarentenas, la incompatibi-lidad de ciertos materiales y las normas de se-guridad ligadas a características especiales dealgunos materiales generen dificultades ope-rativas si no se toman las medidas correctas yapropiadas para gestionarlas.

EL ESLABÓN MÁS FUERTE DE LA CADENA

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aprovisionamiento y compras hacer una ges-tión mas eficiente que evite la acumulación deobsoletos y productos de baja rotación.

Del mismo modo, un sistema de gestión quemejore la comunicación con el departamentode marketing de la sociedad permitiría con-certar las políticas de actuación consiguiendoeliminar excedentes de stock por medio de pro-mociones, o mejorar las condiciones de alma-cenaje, proponiendo modif icaciones en los

embalajes y adaptándolos a las condiciones dealmacenamiento y transporte existentes.

La interacción del almacén con otros departa-mentos de la compañía es por tanto vital para laeliminación de los escollos más comunes. Si-guiendo esta línea, cabe pensar que llevando lainteracción fuera de las puertas de la empresa,es decir, a proveedores, distribuidores y clien-tes se obtendrá una gestión más eficiente. Cier-tamente, integrando el almacén en la cadena desuministro mediante sistemas de gestión quepermitan una visión total del flujo de materia-les en toda la cadena, se resolverán problemastan habituales hoy en día como la heterogenei-dad de las unidades de carga manipuladas, eletiquetado de las referencias o la necesidad devolver a envasar o encajar ciertos productos. Es-tas tareas las harán proveedores tanto internoscomo externos, que dispondrán de la informa-ción necesaria para efectuarlas correctamente.

Ahorro de costesLa integración supondrá ahorros de costes glo-bales, que deberán repartirse entre proveedor ycliente para que el proceso prospere. Es funda-mental que la comunicación sea lo más fluidaposible para facilitar la planificación y equili-brar el flujo de materiales. Un sistema de ges-tión de almacén informatizado, que trabaje entiempo real y con capacidad para interconectar-se, tanto con el proveedor como con el cliente,se convierte en una herramienta idónea para lagestión logística actual.

Para optimizar el flujo de mercancías, toda lainformación debe nacer paradójicamente en eldestino final de la cadena de suministro, estoes, en el cliente. Conociendo los comporta-mientos diarios en el punto de venta, el alma-cén podrá reaccionar mas rápidamente, tantopara satisfacer necesidades del usuario comopara reponer sus propias necesidades optimi-zando el stock.

En este terreno se puede aventurar que las nue-vas tecnologías de identif icación por radio-frecuencia (RFID), que ofrecen información entiempo real sobre los consumos en el punto deventa, desarrollan un papel del todo decisivopara la adecuada gestión del flujo de ma-

teriales, desde la producción hasta el cliente fi-nal, pasando, lógicamente, por el almacén. Es-ta operativa, basada en la gestión de datosactualizada al instante, ayudará en problemascomo la falta de espacio, la generación de obso-letos, los errores de preparación o las roturas destock, a la vez que permitirá asumir nuevos re-tos generados por el continuo incremento delnivel de exigencia de los clientes, que efectúanpedidos cada vez más atomizados y con meno-res plazos de entrega.�

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CASO FUERA EXCEDENTES

PROBLEMA: excedentes de stock.SOLUCIÓN: un sistema de gestión del almacénen comunicación con el departamento demarketing que permita lanzar promociones,así como packaging más acordes con las po-sibilidades de almacenaje.

CASO LA DEMANDA ORDENA

PROBLEMA: flujos de mercancías lentos.SOLUCIÓN: sistemas de comunicación de da-tos desde el punto de venta para conocer la de-manda y ajustar el stock. La RFID será esen-cial para esta cuestión.

El problema más grave alque se enfrentan diariamente

los almacenes es la acumulación de artículos

de baja rotación

En los mercados actuales, la máxima

rotación de los productos es el principal

factor que genera rentabilidad.

*Imanol Letamendia y Federico Barea,departamento de automatización dealmacenes, Mecalux, SA.fbarea@mecalux.com

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