La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de costes

Aulas Tecnológicas FER

Índice

Definición

Archivo y gestión

Producción

Conclusiones

” El ciclo de vida de un

documento en la empresa,

desde su creación hasta

su destrucción”

Gestión Documental: definición

PRODUCIR

CAPTURAR

ALMACENAR

GESTIONAR

DISTRIBUIR

El ciclo de los documentos

¿Por qué es importante la información para las empresas?

Fuente: What to buy for Business Magazine

Crítica

¿Cuál es la relación entre la supervivencia de una compañía y sus documentos?

Acceso rápido a la información

¿Qué incrementa la velocidad en la toma de decisiones?

Información¿Qué permite tomardecisiones adecuadas?

Entrada SalidaGestión de

procesosGestión del Archivo

Herramientas de

digitalizaciónAutomatización

de procesos

Gestión documental

Gestión de la impresión y de la copia

Las claves actuales para los negocios

Menor gastoHacer más con menos

Mayor productividadDecidir y actuar rápido – proactividad

Trabajar más en equipoCompartir más informaciónDiferentes lugares, trabajadores móviles

Ahorro de costesAumento de la Productividad

Incremento de la seguridad

Respeto al Medio Ambiente

¿Qué retos estamos afrontando?

1-3 % de los ingresos de una Compañía se destina a

la impresión (Gartner)

El 90% de las empresas desconocen su gasto real

en impresión (Buyers Laboratory)

Los profesionales pierden de media hasta 500 horaslaborables/año buscando

documentos *1

IT dedica el 15% de su tiempo a tareas

relacionadas con la impresión (IDC)

El 53% de los empleados han visto documentos confidenciales en

impresoras y copiadoras y el 46% han hablado fuera

empresa (IDC )

España es el único país europeo donde ha crecido el consumo de papel para la impresión36 hojas en 2006 a 41 en 2007 (IDC)

3

ESTRATEGIAEntrada / Gestión procesos/ Gestión del Archivo / Salida

*1-Fuentes: Estudio de Zerocoma basado en informes de Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers ¬ Lybrand, Forrester Research, Ikon Office, Dataquest, Arthur Andersen, Innovasoft, IDC)

ARCHIVO Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Información dispersa en un gran número de librerías, estantes y en múltiples ubicaciones.

Servidores de Ficheros saturados, sin orden

Pérdidas de tiempo en la localización de documentación.

Muchos procesos manuales, y un alto volumen de impresión repetida.

Errores de archivo.

Diferentes criterios de archivo

Costes muy elevados de almacenamiento y búsqueda

El papel no cubre situaciones de desastre

Problemas Generales

¿Dónde está la información?

Al dobleaumenta el

archivo cada 3 años

20%de los registros se

archivan incorrectamente y

se pierden para siempre

Efectos de una gestión ineficiente de los documentos

Retrasos con los clientes

Pérdida de credibilidad

Malas decisiones financieras

Penalizaciones económicas

Clientes insatisfechos

Fuente: AIIM Europe 2009

50 minutosal día

Tardamos en buscar documentos

¿Qué superficie ocupa su

archivo?

¿Qué coste tiene su archivo?

¿Qué coste tiene acceder a la

información?

Si tuviera una Auditoría …

¿cuánto tiempo tardaría en

proporcionarles

información?

más del

de la superficie de las oficinas está

reservada a armarios de archivo de papel

Fuente: AIIM Europe 2009

6,53 €cuesta almacenar un documento según un archivo tradicional

11.000 €coste por espacio en un archivo “tipo” tradicional frente a los 114 € de un sistema electrónico

10,53 €ahorraríamos por cada documento que no se archiva físicamente

Fuentes: Gartner y Arthur Andersen

¿Tiene un sistema seguro

de archivo?

¿Controla el acceso que

tienen sus empleados a la

información?

¿Está seguro de manejar

siempre la información

actualizada?

Ágil, intuitivo y sencillo

Sistema completo

Sistema seguro

Debe permitir la trazabilidad

Recuperación de la documentación incluso fuera de la oficina

Requisitos de un sistema de gestión documental departamental

Flujo de la información departamental

Compartir documentos

Documentos

Imágenes

Escaneo / FAX

Almacenar/Buscar

Combinar / Editar

Enviar por email

Imprimir

Enviar por FAX

FTP / SMB indexado

Requisitos de un sistema de gestión documental corporativo

Arquitectura escalable

Almacenamiento centralizado y seguro

Evolución y capacidad tecnológica.

Control de acceso (DA)

Automatización profesional de procesos indexación

Firma digital cada documento para asegurar su autenticidad

Integración correo electrónico (Exchange, Lotus)

Integración con aplicaciones corporativas, ERP (MS Dynamics NAV, MS Share Point, SAP R/3)

Cumplimiento de la legislación vigente en lo que se refiere a retención de documentos

SDK (desarrollar otras integraciones con software de terceros

Workflow de tareas

… Además

Revisarfactura

Cantidad > 10,000€ y Cliente definido

Supervisorasignado

Supervisorasignado

Supervisor No

asignado

El cliente no está definido

Cantidad < 10,000€ y Cliente definido

Aprobada

Rechazada

Aprobación de

Dirección

Registrar factura

AsignarSupervisor

Fin

Inicio

Pedir factura nueva

Ejemplo Workflow

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS(Impresión/Copia)

El consumo medio de papel por español…

Fuente: Programa Oficina Responsable

¡¡¡ 1 folio necesita medio litro de agua para su

fabricación !!!

Lo que supone…

En 1 año desaparece una cantidad de árboles

maduros igual a los que existen en toda España

En 5 años una superficie equivalente a toda

España

Un oficinista utiliza una media de 10.000 hojas al año

Imprimiendo a doble cara ahorraríamos el

20%Fuentes: Estudio de Telefónica (división de Gestión

Medioambiental de Telefónica I+D); http:// www.reciclapapel.org

Fuego?

NO, GRACIASCon una estrategia de impresión las compañías

pueden recortar la producción de su documentación

10-30%al tiempo que aumentan el

nivel de servicio a los usuarios prestando mayor atención a las MFP y a las impresoras

Fuente: Gartner. Printer and Copier Fleets: The Gold Mine in the Hallway

Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España

Ahorro papel: 39 %

* Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008

Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España

Ahorro anual en emisiones GEI (Gases de

Efecto Invernadero)=

CO2 que absorbe una superficie de bosque

mediterráneo maduro de

¡¡¡ 29 campos de fútbol !!!.

* Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio 2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008

¿Qué coste tiene imprimir en una impresora de cartucho?

Depende de la cobertura del documento

CoberturaBlack: 5%

CoberturaBlack: 20%

COBERTURAS DE COLOR

. Cyan (C): 7,72 %

. Magenta (M): 12,93 %

. Amarillo (Y): 10,69 %

. Negro (K): 9.34 %

TOTAL: 40,68%

COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,1979 €

Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM

Ejemplo de informe

COBERTURAS DE COLOR

. Cyan (C): 12,41 %

. Magenta (M): 14,25 %

. Amarillo (Y): 12,59 %

. Negro (K): 7,74 %

TOTAL: 46,99%

COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,2351 €

Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM

Ejemplo de pagina Web

Costes medios de impresión en color

0,000000 €

0,050000 €

0,100000 €

0,150000 €

0,200000 €

0,250000 €

0,300000 €

0,350000 €

5,0% 7,5% 10,0% 12,5% 15,0% 20,0%

Multifunción color

Impresoras laser color

CENTRALIZACIÓN DE DISPOSITIVOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN Y

COPIA

Ahorro en la producción de documentos

…¿cómo?

Disponer de información

Imprimir de forma eficiente

Seguridad en la impresión

Sistema de gestión de

impresión y copia

Disponer de información

¿QUIÉN HACE QUÉ?¿CUÁNDO?¿CUÁNTO?¿QUÉ COSTE TIENE?

• Contabilidad de impresiones y copias• Elaboración de informes

Imprimir de forma eficiente

• Concienciación• Reglas de trabajo fijas• Reglas de trabajo interactivas• Autorización de trabajos

¿CÓMO?

¿Es seguro su entorno de impresión?

¿Tiene seguridad sobre lo que imprime cada usuario?

¿Qué medidas tienen para asegurar la confidencialidad

y la seguridad de la información impresa?

¿Conoce las implicaciones que tendría para su

empresa la filtración de información?

Seguridad en la impresión

¿QUIÉN?

¿CUÁNDO?

Hace que la información confidencial lo siga siendo

No se pierden los documentos en impresoras

departamentales

Imprime el documento en la impresora que se elije.

El documento te sigue a ti y no tu al

documento

AHORRO DE PAPEL

Conclusiones

… PARA IR A CUALQUIER SITIO SE EMPIEZA DANDO

UN PASO

Reducción costes: ES POSIBLE

Necesidad de un sistema de archivo documental intuitivo, flexible y seguro

Impresiones y copias– Sistema centralizado de dispositivos

– Información y control: herramientas de gestión

No disponer de un sistema de gestión documental hoy es como…

Comencemos

¡Hoy!¿Se ve reflejado en estas situaciones?

¿Cómo gestiona su información hoy?

¿Se enfrenta a retos similares?

¿Cómo podemos ayudarle?

¿Por qué trabajar con Grupo Pancorbo?

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¿Alguna preguntao comentario?

Graciaspor su atención