Post on 11-Aug-2015
Universidad Católica
Santo Toribio de Mogrovejo
Ing. Jessica Navarro Vásquez
Instituto de Idiomas y Cursos Complementarios
Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Contenido
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Filtros de datos
Subtotales
Validación de datos
Ordenación de listas
Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
INTRODUCCIÓN
• Las tablas o listas de datos son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma rápida y muy cómoda.
• Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
– Ordenar la los registros.
– Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
– Crear un resumen de los datos.
– Aplicar validaciones a los datos, entre otros
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ESTRUCTURA DE LAS TABLAS O LISTAS DE DATOS
Filas o registros
Columnas o campos 1rª Fila: Encabezados o rótulos de columna
Observaciones: No puede haber filas o columnas totalmente vacías
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Ordenar una lista de datos
• Ordena los datos de una lista en base a una o mas columnas (no necesariamente consecutivas) en base a un criterio: Ascendente o Descendente
• Se encuentra en la pestaña “Inicio”
La ordenación puede ser Ascendente “A a Z”.
La Ordenación puede ser Descendente “Z a A”
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Ordenar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar las siguientes ordenaciones
1. Ordenar la Lista de pedidos por Cliente de manera ascendente
2. Ordenar la Lista de pedidos por fecha de entrega. Queremos observar la última fecha de entrega
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Ordenar una lista de datos
Ordenación Personalizada. • Cuando queremos ordenar por mas de una columna
no consecutivas y además por diferente criterio de ordenación
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Ordenar una lista de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar
las siguientes ordenaciones 1. Ordenar País y Nombre de
Cliente. País ascendente y cliente descendente.
2. Ordenar por idPedido, Vendedor, País y establecer el orden de los criterios. Puede colocar todos en un solo criterio
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
8
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VALIDACIÓN DE DATOS
• La validación de datos tiene una función muy concreta y es verificar el ingreso de un dato a una celda y comparar en base a un criterio si es válido o no; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso en caso de no serlo.
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Mensaje de Error: Mensaje que aparece cuando se ingresa un dato que no cumple el criterio de validación.
Configuración: Seleccione el tipo de dato a validar.
Mensaje de entrada: Mensaje que aparece al seleccionar la celda.
VALIDACIÓN DE DATOS
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Estilos de Mensaje de Error
ICONO
TIPO
SE USA PARA
Detener
Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.
Advertencia
Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.
Información
Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.
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Validación de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar las
siguientes validaciones 1. El cargo de los productos pedidos debe
ser un número entero superior a cero. 2. IdPedido debe tener una longitud
máxima de 5 caracteres. 3. El descuento de los productos debe ser
hasta 25%. 4. La fecha de envío puede ser cualquier día
entre los años 1994 a 1996. 5. Fecha de pedido no debe ser menor a la
fecha actual. 6. Realizar una lista de los vendedores para
que solo puedan ser ingresados dichos vendedores.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Subtotales
• Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de subtotales y totales en una lista. Los subtotales se calculan por columna.
• Se puede calcular los siguientes subtotales:
Suma. Cuenta Promedio. Max Min
Producto Contar números, etc.
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Subtotales
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
Ejercicios • Mostrar el promedio de los cargos que ha pagado cada cliente por todos sus pedidos realizados.
• Mostrar la máxima venta realizada por cada vendedor
• Por país, cuantos pedidos se han atendido.
• Mostrar por forma de envío, cual es el total de cargo que han obtenido dichas empresas.
• En cada País cuanto vendió cada uno de los vendedores.
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Que es un filtro de datos
• Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
• El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Datos Filtrados
Filtro
LISTA DE DATOS
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Filtrar una lista de datos
AUTOFILTROS
Se puede aplicar autofiltros desde la pestaña INICIO o desde DATOS.
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Filtrar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros
1. Mostrar a todos los clientes de Suiza. 2. Mostrar a todos los clientes atendidos
por Nancy Davolio. 3. Mostrar al cliente France restauration
cuyos pedidos hallan sido transportados a través de la compañía Speedy Express.
4. Mostrar los clientes que son de Portugal o de Brasil.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Filtrar una lista de datos
Cuando se requiera aplicar filtros, en donde los datos ya no se puedan seleccionar directamente, utilizaremos la personalización de los filtros.
FILTROS PERSONALIZADOS
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Filtrar una lista de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos,
realizar los siguientes filtros 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos
por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000.
2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México.
3. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos sean los 5 más altos.
4. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Filtrar una lista de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos,
realizar los siguientes filtros 5. Mostrar a todos los clientes cuyo
nombre comienza con la letra “A”. 6. Mostrar a todos los clientes cuya segunda
letra sea “E” 7. Mostrar a todos los clientes cuyo nombre
la penúltima letra sea “I”. 8. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos
no estén entre 500 a 1000.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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FILTRAR UNA LISTA DE DATOS
FILTROS AVANZADOS Los filtros avanzados, permiten resolver los mismos casos que un autofiltro, con la diferencia, que nos ofrece la oportunidad de filtrar a un lugar diferente de la tabla.
Pasos: 1. Establecer el criterio del filtro. 2. Seleccionar una celda (cualquiera) dentro de la lista. 3. Hacer clic en filtros avanzados. 4. Configurar los parámetros establecidos de la ventana de diálogo
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CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.
• Condiciones Y
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Campo 01 Campo 02
Valor 01 Valor 02
Campo 01 Campo 01
Valor 01 Valor 02
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en Excel y sean del grupo III
Curso Grupo
Excel III
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que en el curso de Excel tengan notas entre 16 y 20
Nota Nota
>=16 <=20
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CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.
• Condiciones O
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Campo 01 Campo 02
Valor 01
Valor 02
Campo 01
Valor 01
Valor 02
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en administración o sean de la XIII promoción
Especialidad Promoción
Administración
XIII
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que de Administración o de Contabilidad Especialidad
Administración
Contabilidad
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Filtrar una lista de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los
siguientes filtros avanzados 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos
por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000.
2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México.
3. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%.
4. Mostrar a todos los clientes cuya segunda letra sea “E”
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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