Uni

dad

III

Mapeo de informaciónMapeo de información

48

D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

Esquema conceptual: Unidad III

Definición

Fundamentos

1. Conceptos básicos

Concepto

Elementos

Organización

Componentes

Tamaño

Reglas de formato

Fragmentación

Relevancia

Etiquetado

Consistencia

Gráficas integradas

Detalle accesible

Jerarquía de fragmentos

y etiquetas

2. Principios del mapeo de información

3. Unidades de información

UNIDAD IIIMapeo de información

Concepto

Componentes

Características y ventajas

Proceso de información

Reglas de formato

Estructura visible

4. Mapeo de información

Tipo de etiquetas

Reglas para etiquetar

Etiquetas independientes

del tema

Etiquetas específicas del

tema

Etiquetas combinadas

5. Etiquetas de bloques

Mapas de procedimiento

Mapas de proceso

Mapas de estructura

Mapas de concepto

Mapas de principio

Mapas de hecho

Mapas de clasificación

6. Tipos de información y bloques clave

7. Ilustraciones

Tipos

Manejo de ilustraciones

Dibujos de líneas

Fotografías

Definición

Clasificación

Espaciamiento

Modificaciones usuales

Medidas

Formato

Interlineado

Reglas tipográficas

8. Tipografía

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

Sem

ana

6 Presentación

Hay situaciones en que la escritura tradicional o la literaria no satisface las ne-cesidades que han aparecido con la revolución de información, por lo que

ha surgido una nueva manera de organizar y presentar la información, basada en principios experimentales de la comunicación clara. A esta técnica se le ha llamado mapeo de información, uno de los elementos primordiales para realizar la docu-mentación técnica. El mapeo se basa principalmente en principios, unidades, eti-quetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía.

III.1 Conceptos básicos

II. Mapeo de información

Tema y subtemas

III

Objetivos específicos

• El alumno definirá los principios básicos del mapeo de información e identificará la importancia de cada uno de éstos en la documentación técnica.

III.2 Principios del mapeo de información

50

D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

Definición del mapeo de información

Fundamentos del mapeo de información

III.1 Conceptos básicos

El Mapeo de Información (mi) significa convertir el documento en un verdade-ro mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido.

La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información.

El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documen-to y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La no-tación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el uso de la tipografía.

Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es de-cir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está presentado.

III.2 Principios del mapeo de información

La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930 de la siguiente forma:

• 1930:Documentaciónmilitareinformaciónclasificada.• 1940:Documentacióndeprocesosdemanufactura.• 1950:Teoríasadministrativas.• 1960:Documentacióntécnicadeequiposdecómputo.• 1970:MapeodeInformación-UniversidaddeStanford.• 1980:Certificacionesiso.• 1990:Producciónmasivadeaplicacionesparacomputadoraspersonales.• 2000:Documentoselectrónicos.

En1974,RobertE.Horn,enlaUniversidaddeStanford,creólatécnicadeMa-peo de Información tomando como base estudios psicológicos sobre la percepción y las ciencias cognoscitivas.

El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la comuni-cación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura

Antecedentes del mapeo de información

Características del mapeo de información

Creador del mapeo de información

Los siete principios del mapeo de información

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

Concepto de límite de fragmentación

que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos principios son:

1. Principiodefragmentación2. Principioderelevancia3. Principiodeetiquetado4. Principiodeconsistencia5. Principiodegráficasintegradas6. Principiodeldetalleaccesible7. Principiodejerarquíadefragmentosyetiquetas

El principio de fragmentación

El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la in-formación en unidades pequeñas y manejables.

Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el límite de fragmentación.

Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 4 han demostrado que la gentepuedeprocesaryrecordarmejorhasta7más/menos2piezasounidadesdeinformación a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos). Esto es entre9(7+2)y5(7–2)unidadesdeformasimultánea.

Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmenta-ción disminuye, es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será necesario hacer menos fragmentos.

Los escritores deben crear unidades de información que no excedan del límite de fragmentación. Este límite se aplica a todos los niveles de un documento.

Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión así como la velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores pue-denretenermejorde5a9piezasdeinformaciónenlamemoriadecortoplazo,comprenden más rápida y completamente el material que ha sido fragmentado.

Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de infor-mación, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada.

La mente humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en catego-rías. Un escritor debe asegurarse de que el lector agrupe las unidades como él lo hizo, a través del principio de fragmentación.

Fundamento del principio de fragmentación

4Miller,G.(1956).Psychological Review.Consultadoen01deoctubrede2009enhttp://www.well.com/user/smalin/miller.html

Justificación del principio de fragmentación

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D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

Porejemplo:eldirectordeunaempresadividióunmanualqueconteníavein-ticinco políticas en las siguientes tres categorías:

• Parte1:PolíticasFinancieras• Parte2:PolíticasdeSeguridad• Parte3:PolíticasdeOrganización

El principio de relevancia

El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en supropósitoofunciónparaellector.Paralograrlosedebe:

• Colocarjuntaslasideassimilares.• Eliminardecadafragmentolasideasquenotenganrelaciónentresí.

Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola clasedeinformación.Todaslasoracionesodiagramasdeunfragmentodebenpertenecer a un solo tema. Además, se debe eliminar la información irrelevante. Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos.

El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los contenidos.

En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar tiempo durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información en particular.

Sienunfragmentohaysolamenteinformacióndeunamismaclase,loslecto-res no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una unidad de información.

Siseincluyeinformaciónnorelevante,loslectorestienenqueimaginarporqué está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte pertenece. Esto es un trabajo extra y reduce la velocidad del lector.

Porejemplo:cuandounequipodeescritoresestádesarrollandounmanualdeusuario para una computadora personal sería conveniente que utilizaran el princi-pioderelevancia.Porloquelosescritoresdebenasegurarsedesepararlainforma-ción en cómo usar el sistema y en cómo funciona el sistema.

Un escritor escribió el siguiente borrador:

Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.

Implicaciones del principio de relevancia

Ejemplo del principio de fragmentación

Ventajas del principio de relevancia

Ejemplo del principio de relevancia

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo.

El escritor revisó el borrador y al aplicar el principio de relevancia, escribió la información en dos fragmentos:

Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.

Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo.

En tus palabras, ¿cuál es la diferencia entre el principio de fragmentación y el de relevancia?

El principio de etiquetado

El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones rela-cionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la comprensión y el acceso a la información.

La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la informa-ción más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de información. Es un avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y per-mite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la información que necesitan.

De acuerdo con el ejemplo anterior, el escritor creó dos fragmentos de infor-mación,unoparaladefiniciónyotroparaelejemplo.Siseaplicaelprincipiodeetiquetado quedaría así:

Definición Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.

Ejemplo Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo.

El siguiente ejemplo describe gráficamente los títulos y etiquetas. El docu-mento muestra algunas páginas de un manual, escritas con el método de mapeo de información.

Ejemplo del principio de etiquetado

Justificación del principio de etiquetado

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D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

El principio de consistencia

Consiste en que los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organiza-ción y secuencias similares para temas semejantes.

La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:

• Encontrarrápidamentelainformaciónquenecesitan.• Localizarlainformaciónsemejanteyevitarlaambigüedad.• Concentrarseenelcontenidoynoenlaforma.

Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los es-critores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de sinónimos. Sinembargo,alescribirdocumentostécnicosydenegocios,lacalidadsemanifiestaenla capacidad del lector para usar el documento en la realización de su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de facilitar el trabajo.

Este documento se ha escrito de acuerdo con los principios del mapeo de in-formación.Sehanutilizadolasideasguíacomoetiquetasdeciertospárrafos.Lainformación se ha organizado de la misma manera en cada tema y subtema. Ade-más, se ha redactado cada principio como un enunciado que explica lo que debe y no debe hacer el escritor técnico. Estos ejemplos ilustran la consistencia en los niveles de las palabras, en las etiquetas, en los formatos y en la organización.

El principio de gráficas integradas

Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escri-bir. En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto.

Ventajas del principio de consistencia

Cómo usar la tarifa de recolección y entrega

Cuándo usar

Propósito

Procedimiento

Diagrama

Tarifasdeentrega

Definición

Ejemplo

Contraejemplo

Políticadeapoyo al cliente

Política

Justificado

Tarifadeentrega

Introducción

ComentarioManual de recolección y entrega de carga

arérea

1

5

4

3

2

Evitar la variedad en los documentos técnicos

Descripción del principio de gráficas

integradas

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

Justificación del principio de gráficas integradas

Lainvestigaciónindicaqueaproximadamenteel50%delosadultosapren-den mejor si se apoya de ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras.Silasgráficascomodiagramas,ilustracionesytablasrepresentanunaparte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan.

Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el escritor contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas gráficas pue-den ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos. Porejemplo:enlaredaccióntradicional,suelenaparecerenunpárrafodosomásenunciadosdelaforma“Si...Entonces...”comosemuestraacontinuación:

Ofrecemos crédito a clientes establecidos que han girado, en el pasado, órdenes con nosotros. Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($250) o menos, esperamos el pago inmediato de la orden porque el costo de papelería es demasia-do alto para justificar que el crédito se otorgue. En órdenes de doscientos sesenta ($260) a cinco mil pesos ($5000), otorgue el crédito si no hay pagos vencidos. Las órdenes por más de cinco mil pesos deben ser remitidas a un supervisor.

A continuación se presenta la misma información con gráficas integradas. En estecaso,unatablaquellamamos“Tabladedecisión”.

Ejemplo del principio de gráficas integradas

Descripción del principio del detalle accesible

Justificación del principio del detalle accesible

Aplicación del principio de gráficas integradas

Si las órdenes son... y... Entonces...

$250.00 o menos _ _ _ rechace la solicitud

$260.00 a $600.00 no hay pagos vencidos autorice el crédito

más de $5000.00 _ _ _ remítala al supervisor

¿Un documento técnico puede estar compuesto sólo de gráficas?

El principio del detalle accesible

Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo necesita.Sedeben incluir visionesgenerales, resúmenes,descripciones,diagra-mas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abs-tracta. Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del texto que ilustran.

El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejem-plos concretos.

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D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos. TalcomoestápuedeserútilsolamenteparapersonasconexperienciaenelusodeWord XP o más reciente.

A continuación se presenta el ejemplo del mismo procedimiento escrito con más detalle para personas con poca experiencia en el uso del programa.

Pasos para modificar el estilo Normal en Word XP

Paso Procedimiento

1 Seleccione Formato›Estilos y formato.

2 Elija el estilo Normal.

3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios necesarios

Paso Procedimiento

1 Seleccione Formato›Estilos y formato.Diagrama:

2 Elija el estilo Normal del lado derecho de la pantalla.Diagrama:

3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios necesariosDiagrama:

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetasLos escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en for-ma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y recor-dar la información.

La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que contengan de7más/menos2elementosencadauno.Loslectorestambiénleenyencuentranmás rápidamente la información si además cada elemento está etiquetado.

Porejemplounescritorcreóunprocedimientoparadarmantenimientoalaunidad de procesamiento central (cpu) de una mini computadora. Al momento decompletarelprocedimiento,eltécnicodeservicioteníaqueseguir25pasos.Eldiagrama es el siguiente:

Descripción del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas

Justificación del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas

Ejemplo del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas

1.- 6.- 11.- 16.- 21.-

2.- 7.- 12.- 17.- 22.-

3.- 8.- 13.- 18.- 23.-

4.- 9.- 14.- 19.- 24.-

5.- 10.- 15.- 20.- 25.-

El escritor se dio cuenta de que el material excedía del límite de fragmentación yqueseríadifícilparaloslectoresentenderlainformación.Porello,buscórelacio-nes entre los pasos, los reagrupó en unidades separadas dentro de diferentes pro-cedimientos y etiquetó cada uno de ellos para que los lectores pudieran encontrar la información específica.

El escritor combinó unidades individuales de información para aplicar los principios de fragmentación y relevancia y creó la siguiente unidad en orden jerár-quico, en seguida etiquetó cada una de las nuevas unidades.

Acceso a la unidad

1.

2.

3.

Quitar tarjeta

1.

2.

3.

Quitar disco

1.

2.

3.

Otroejemplosucediócuandounescritorcreóalgunos fragmentosacercade la ausencia por maternidad. Después organizó los fragmentos de acuerdo con el principio de la jerarquía en dos grupos que se referían a las etapas previa y

Otro ejemplo del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas

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D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

Qué hacer antes de la ausencia por maternidad

Qué hacer después de la ausencia por maternidad

posterior a la ausencia por maternidad. Aplicando el principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas resultó lo siguiente:

Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la mente puede manejar menos fragmentos a la vez. Así pues, si el material con el que se está trabajando es complejo, abstracto o detallado, se puede separar hasta cinco fragmentos en dos grupos.

¿En cuántos grupos se recomienda organizar la información?

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

Reactivos de autoevaluación

Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, Fpara falso y V para verdadero.

1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos claros y señalamientos adecuados. _____

2. Elmapeodeinformaciónsebasaenestudiosacercadeloqueleeyescribelagente. _____

3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará. _____

4. Son7losprincipiosenlosquesebasaelmapeodeinformación. _____

5. Elprincipiodefragmentaciónconsisteenorganizarlainformaciónenunidades pequeñas y manejables. _____

6. Elprincipioderelevanciaconsisteenquecadafragmentodeinformacióndebe contener varias de las ideas centrales del texto. _____

7. Enelprincipiodeetiquetadoseestablecequenodebenetiquetarselasunidades de información ya que el lector podría confundirse. _____

8. Elprincipiodeconsistenciadetallaquesedebenusarpalabras,etiquetas,formatos, organización y secuencias similares para temas diferentes. _____

9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. _____

10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. _____

11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. _____

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D o c u m e n taci ó n t é cn i ca

GlosarioCertificaciones iso:Resultadoque seobtienecuandounaorganizacióncum-

ple con las normas de tipo iso(OrganizaciónInternacionaldeNormaliza-ción) para su gestión de calidad.

Relevancia: Que tiene importancia para algo. Cualidad o condición de relevante, importancia, significación.

Consistencia:Propiedaddeloqueesduradero,estableosólido.Uniónyrelaciónadecuada de todas las partes que forman un todo.

Fuentes de información

González,M.(2005).Documentación. México:UNID.

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U n i da d I I I . M a p e o d e i n f o r m aci ó n

V

F

V

V

V

F

F

F

V

V

V

Panel de verificación

Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, Fpara falso y V para verdadero.

1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos claros y señalamientos adecuados. _____

2. Elmapeodeinformaciónsebasaenestudiosacercadeloqueleeyescribelagente. _____

3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará. _____

4. Son7losprincipiosenlosquesebasaelmapeodeinformación. _____

5. Elprincipiodefragmentaciónconsisteenorganizarlainformaciónenunidades pequeñas y manejables. _____

6. Elprincipioderelevanciaconsisteenquecadafragmentodeinformacióndebe contener varias de las ideas centrales del texto. _____

7. Enelprincipiodeetiquetadoseestablecequenodebenetiquetarselasunidades de información ya que el lector podría confundirse. _____

8. Elprincipiodeconsistenciadetallaquesedebenusarpalabras,etiquetas,formatos, organización y secuencias similares para temas diferentes. _____

9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. _____

10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. _____

11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. _____