GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS

PROYECTO Es un esfuerzo Temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Que es lo que define un proyecto

Temporal : Cada Proyecto esta limitado en el Tiempo, es decir tiene un comienzo y un final definido. El proyecto finaliza cuando se han logrado los objetivos.

Producto, Servicio o Resultado Único : es cuando un equipo de proyecto produce resultados únicos.

• Producto : Es un Elemento Tangible, un Objeto (Una Grúa, Central Hidroeléctrica) • Servicio: Es la capacidad desarrollada (por el Proyecto) de servir o brindar un beneficio intangible. (Desarrollo sitio Internet)

• Resultado: Son las conclusiones de investigaciones y/o análisis

( resultado de Censo, Estudio de Población).

Alguna vez…

¿Terminaste más tarde tu proyecto?

¿Gastaste más de lo estimado?

¿No realizaste todo el alcance?

¿Quedó un cliente insatisfecho?

FRACASOS DE PROYECTOS 1. Planificación Inadecuada 2. Problemas con Recursos Humanos 3. Controles Inapropiados 4. Factores Externos

¿Qué tienen en común los proyectos exitosos? • Definieron un Alcance • Fijaron Objetivos (claros, medibles) • Implementaron una Estrategia • Administración Eficiente

La Profesión de la Dirección de Proyectos Es el liderazgo de un equipo de personas hacia la concreción de objetivos y requisitos del proyecto utilizando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas.

Direccion de proyectos

Responsabilidad Social y Profesional

Grupos de Proceso

Iniciacion Planificacion

Ejecucion Seguimiento y Control

Cierre

Areas de Conocimiento

Integracion Alcance Tiempos Costos Riesgos Calidad

Recursos Humanos Adquisiciones

Comunicaciones Stakeholder

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Time

Proceso de Cierre

Proceso de Control

Proceso de Ejecución

Proceso de Planificación

Proceso de Iniciación

Final de Fase

Inicio de Fase

Procesos del Área de Conocimiento

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

Gestión de Integración del Proyecto

*Acta constitución

*Plan de Gestión de Proyecto *Gestionar la Ejecución de Proyecto

*Supervisar y Controlar el Trabajo. *Control de cambio

*Cierre del Proyecto

Gestión de Alcance *Recolectar requerimientos *Definir Alcance *Estructura desglose trabajo

*Verificar el Alcance *Controlar el Alcance

Gestión de Tiempo *Definir Las Actividades *Secuencia de Actividades *Estimar Recursos * Estimar Duración de Actividades *Desarrollo de Cronograma

*Controlar Cronograma

Gestión de Costos *Estimación Costos * Presupuesto

*Controlar Costos

Gestión de Calidad *Planificar la Calidad * Aseguramiento de la Calidad

*Control de Calidad

Procesos del Área de Conocimiento

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

Gestión de Recursos Humano

*Identificar los Stakeholders

*Planificar Recursos Humanos * Adquirir el Equipo del Proyecto *Desarrollar el Equipo del Proyecto *Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestión de Comunicaciones

*Planificar las Comunicaciones *Distribuir la Información *Gestionar expectativas de Interesados

* Informar sobre Rendimiento

Gestión de Riesgos *Planificar la Gestión de Riesgos * Identificar los Riesgos * Análisis de Cualitativo * Análisis Cuantitativo * Planificar Respuestas al Riesgo

*Seguimiento y Control de Riesgos

Gestión de Compras *Planificar las Compras *Realizar las Adquisiciones

*Administrar Adquisiciones

* Cierre de las Adquisiciones

El Gerente de Proyectos : Responsabilidades y Características: - Liderazgo - Planificación - Organización - Ejecución - Control de las Operaciones

Pero También es necesario tener conocimiento de las siguientes disciplinas: - Finanzas - Compras y Adquisiciones - Ventas y Comercialización - Contratos y Derecho - Fabricación - Logística y Cadena de Suministro - Planificación Estratégica y Operativa - Recursos Humanos - Prácticas Sanitarias y de Seguridad - Software de aplicación

Finalmente es necesario gestionar relaciones Interpersonales - Comunicación Efectiva - Influencia en la Organización para lograr

“que las cosas se hagan” - Liderazgo

oDesarrollar una visión y una Estrategia omotivar a las personas para lograr altos

rendimientos - Negociación y Resolución de conflictos - Resolución de Problemas

Por lo que el Gerente de Proyecto debe ser una persona que: - Conoce y Entiende del Negocio, así como la

visión Técnica - Impacto positivo en la Calidad del Trabajo - Flexible y Abierto frente a los cambios - Buen Comunicador - Trabajar en un ambiente multicultural - Desafío de realizar y mantener compromisos - Motivar y liderar equipos

Contexto Organizacional - Estructura Proyectizada - Estructura Matricial - Estructura Funcional

Procesos de Planificación

Procesos de Iniciación

Procesos de Control

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Las Flechas representan el flujo de documento y entregables

- Procesos de planificación

Procesos centrales

o Planificación del alcance (dejar por escrito como base de las futuras decisiones del proyecto)

o Definición del alcance ( subdividir el proyecto en entregables de componentes mas pequeños)

o Definición de actividad (actividades especificas que deben ser realizadas)

o Secuencia de actividades (identificar y documentar las dependencias interactivas)

o Estimación de la duración de las actividades (estimar el n° de periodos que será necesario para completar las actividades individuales)

- Procesos de planificación Procesos centrales oDesarrollo del cronograma ( análisis de la

secuencia de actividades, duración de las tareas y requerimiento de recursos para crear el cronograma)

o Planificación de recursos ( determinar que recursos ( personas, equipos, materiales y en que cantidad de cada uno debe ser considerado para realizar la tarea)

- Procesos de planificación

Procesos centrales o Estimación de costos ( estimación de los

costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto)

oAsignación de costos ( asignar los costos estimados a los ítems individuales)

oDesarrollo del plan de proyecto (tomar los resultados de los otros procesos de planificación poniendo todos en documento consistente único)

Planificación Alcance

Definición del Alcance

Definición de las

Actividades

Planificación Recursos

Secuencias de

Actividades

Estimación Duración de Actividades

Estimación de Costos

Desarrollo Cronogramas

Elaboración Costos

Desarrollo Plan de Proyecto

Desarro

o P

an de Proyec

o

Procesos de auxiliares - Planificación de calidad ( identificar los

stds de calidad que sean relevantes para el proyecto)

- Planificación Organizacional ( identificar, documentar y asignar los roles del proyecto, responsabilidades y relaciones)

- Adquisición de Staff ( conseguir los recursos humanos)

Procesos de auxiliares - Planificación de comunicaciones (determinar la información y las necesidades de comunicación de los stakeholders, quien necesita que información, cuando y como debe ser entregada) - Identificación de riesgos ( determinar que

riesgos pueden afectar el proyecto)

Procesos de auxiliares - Cuantificación de Riesgos ( evaluación de

riesgos e interacciones para determinar el rango de posibles perdidas)

- Responsables de desarrollo de Riesgos (definir los pasos para oportunidades y respuestas para las perdidas)

- Planificación de compras (cuando y que comprar)

Planificación Calidad

Planificación Organizacional

Planificación Comunicaciones

Adquisición Staff

Identificación de Riesgos

Planificación Compras

Cuantificación de Riesgos

Planificación Pedidos

- Procesos de ejecución

Plan Ejecución

de Proyectos

Distribución de Información

Verificación del Alcance

Cotizaciones

Aseguramiento de Calidad

Administración de Contratos

Desarrollo de Equipos

Procesos de control

Plan Ejecución

de Proyectos

Distribución de Información

Verificación del Alcance

Cotizaciones

Aseguramiento de Calidad

Administración de Contratos

Desarrollo de Equipos

Cierre Administrativo

Cierre del

Proyecto

- Procesos de cierre

Manejo integral del proyecto Desarrollo del plan del proyecto • Guía del plan de proyecto (PEP) • Asunciones en la planificación • Decisiones respecto a las alternativas • Facilita la comunicación • Define la Gestión • Provee las bases para la medición

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento

y Control Cierre

*Acta constitución

*Plan de Gestión de Proyecto

*Gestionar la Ejecución de Proyecto

*Supervisar y Controlar el Trabajo. *Control de cambio

*Cierre del Proyecto

Gestión del alcance del proyecto Herramientas y técnicas para la planificación del alcance

1. Análisis del producto, estudiar el producto 2. Análisis de costo/beneficio 3. Identificación de alternativas, 4. Análisis de expertos * Técnicas y Herramientas para la definición del alcance * Verificación del alcance

Definición del alcance La definición del alcance es subdividir los entregables mas grandes en mas pequeños, componentes mas manejables, en orden de: • Mejorar la precisión del costo y estimación de

recursos • Definir la base para la medición de la

performance y control • Facilitar una asignación de responsabilidades

clara

Gestión del Tiempo del proyecto Actividad La definición de actividad involucra la identificación y documentación de las actividades especificas que deben ser realizadas en orden de producir entregables e identificación de sub-entregables identificados en la apertura estructural del trabajo.

Gestión del Tiempo del proyecto Secuencias de Actividad Incluye la identificación y documentación de dependencias interactivas. Las actividades deben ser secuenciales en orden de soportar el desarrollo de un cronograma real y alcanzable.

Gestión del Tiempo del proyecto Herramientas y Técnicas para la secuencia de actividades AOA (Actividad en el arco): las actividades se representan con flechas y los nodos circulares son los eventos AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos y las flechas muestran las relaciones de precedencia

Estimación de la duración de Actividad • Estimación de un experto, la duración es difícil de

estimar porque hay un número de factores que pueden influir (nivel de los recursos y productividad de los recursos)

• Estimación por analogías, se usa duraciones reales de actividades previas o similares y se toman como base para el nuevo proyecto.

• Simulaciones. Incluye el cálculo de duraciones múltiples con diferentes juegos de suposiciones. El mas común es el Análisis de Monte Carlo

Desarrollo del Cronograma Significa determinar las fechas de inicio y finalización para las actividades del proyecto. Si estas fechas no son reales, el proyecto es improbable que termine como figura en el cronograma.

Técnicas y Herramientas para desarrollo del cronograma • Cálculo teórico del comienzo mas temprano y el

mas tardío, y las fechas de finalización de todas las actividades del proyecto.

• Metodo de Camino Critico • Red lógica y estimación de la duración de la

actividad. • redes lógicas secuenciales de duraciones

promedio estimadas para calcular la duración del proyecto.

2. Comprimir la duración. • Crashing en el cual los costos y las

modificaciones del cronograma son analizados para obtener la mayor compresión con el costo incremental mas bajo. Este análisis no siempre produce una alternativa viable y a menudo resulta en incrementos de costo.

• Fast Tracking. Hacer actividades en paralelo que normalmente se hacen secuencialmente, a menudo resulta en re-trabajos y usualmente incrementa el riesgo.

Muchas Gracias

Contactos Ing Mario Soruli Tel : (+54) 0261 152441360

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