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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN CAJA MENOR
CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
CAJA MENOR DE LA CUENTA NACIONAL DE LA
CARNE Y LA LECHE (CNCL)
El presente documento tiene como objetivo consolidar y estandarizar el
proceso para el manejo de Caja Menor y a su vez brindar apoyo a la
Coordinación Administrativa.
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN CAJA MENOR
CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2
Suministrar los recursos económicos necesarios para dar cumplimiento al desarrollo de
las actividades que se presenten en la CNCL, en cuanto a gastos de menor cuantía se
refiere y así mismo poder brindar una mejor gestión en el manejo de estos.
El proceso da inicio con el requerimiento generado por los funcionarios de la CNCL,
seguido por la legalización del gasto y finaliza con el reembolso de los recursos a Caja
Menor, una vez alcance el porcentaje establecido.
Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el
Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo
de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura
para el desarrollo del sector pecuario.
Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que “El Gobierno
Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación
Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas
de Fomento Ganadero y Lechero.”
Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que “Si la entidad administradora
no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe
regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir
temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas
contribuciones y efectuar el recaudo.”
Cuarto: A través del artículo 2.10.5.1 del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de
Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración
de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las
cuales se encuentra la siguiente:
“Artículo 2.10.5.1. Razones especiales para la asunción temporal de la administración
de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones
parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: (…)
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. MARCO LEGAL
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los
términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la
modifiquen, deroguen o sustituyan.
Quinto: A través del Auto 400 – 010328 del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia
de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en
un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la
coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A.
Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de
2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del
concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la
ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto 400 – 008393 del 26 de
mayo de 2016, en virtud del cual decretó “la terminación del proceso de reorganización
del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de
Desarrollo Agropecuario S.A. FIDUAGRARIA S.A., que actúa como mandataria del
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”; ordenó “la celebración del acuerdo de
adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado” con la consecuente
cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación
de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en
desarrollo de su objeto social.
Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual “(…) tiene
por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el
recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y
pesquero, en caso de liquidación de un fondo.” Puntualmente el parágrafo del artículo
segundo (2º) del Decreto en cita señala que “En caso de que se ordene la liquidación de
un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el
artículo 2.10.5.3 del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de
liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de
la Ley 1753 de 2015 (…)”
Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016,
el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron
el contrato de encargo fiduciario Nro. 20160655, denominado Cuenta Nacional de la
Carne y la Leche – CNCL MADR, “(…) para recibir el recaudo de la cuota de fomento
ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las
políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en
cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio
de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables.”
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron
la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el
parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral
segundo (2º) así:
“SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes
designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. (…)
PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ:
1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. “
El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en
cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos
necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto
contratado.
Caja Menor: Fondo creado en la CNCL para atender los requerimientos de menor
cuantía solicitados por sus funcionarios.
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
CNLC: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche.
Encargado de Caja Menor: Dentro de la CNCL el Profesional de Almacén, Inventarios
y Servicios Generales es quien maneja la caja menor, vela por el buen uso del efectivo
asignado y da cumplimiento a las normas establecidas.
Formato de reembolso caja menor: Es un formato definitivo que legaliza el recibo
provisional con los soportes necesarios.
Ordenador del Gasto: Representante Legal o quien haga de sus veces, facultado para
crear obligaciones en concreto con cargo a un presupuesto público.
PR-CM01: Procedimiento para la Administración de Caja Menor de la Cuenta
Nacional de la Carne y la Leche.
Responsable de Caja Menor: Dentro de la CNCL el Coordinador Administrativo es el
responsable de autorizar los gastos solicitados por las diferentes áreas.
Recibo provisional: Es un formato temporal que respalda la entrega del dinero.
Relación de gastos: Causación de los gastos a legalizar.
El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, tiene el poder de autorizar o no del
gasto, determinar los reembolsos a que haya lugar y estipular controles internos
5. GENERALIDADES
4. GLOSARIO
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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necesarios para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos. Son motivos
de cierre:
El mal uso, el mal manejo administrativo y financiero; estas faltas serán materia
de investigaciones disciplinarias, fiscal o penal según la normatividad legal
vigente.
Al término del ejercicio fiscal; la legalización definitiva se realiza en la fecha
programada por la Coordinación Financiera para el cierre de cada periodo fiscal,
en el cual se debe reintegrar el saldo y los soportes definitivos de los respectivos
gastos.
Al finalizar cada vigencia; se dará cierre de la caja menor y de igual forma la
apertura de la misma al inicio de la siguiente vigencia.
Por decisión del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, en este caso se
realiza el cierre de la Caja Menor sin importar el efectivo disponible en ese
momento.
El monto determinado para la Caja Menor de CNCL se fija en $ 2.000.000 (DOS
MILLONES DE PESOS).
El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, es el único que puede modificar el
monto establecido anteriormente. Esta modificación debe ser informada por escrito
al Coordinador Financiero, Coordinador Administrativo y Profesional de Almacén,
Inventarios y Servicios Generales.
Se establece como monto máximo a pagar por concepto de cada gasto menor, la
suma equivalente al 10% del monto total de la Caja Menor y dado el caso que se
presente una urgencia solo el Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, puede
autorizar gastos equivalentes a un 20 %.
No es permitido el fraccionamiento de un gasto para efectuar pagos por valores
superiores al límite establecido.
El Coordinador Administrativo vela por el control y cumplimiento de la Caja Menor
autorizada.
El Profesional de Almacén, de Inventario y Servicios Generales son los responsables
del manejo operativo de la Caja Menor.
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REQUISITOS PARA EL MANEJO
La urgencia del gasto es determinado de acuerdo a la solicitud y validado por el
funcionario a cargo de la Caja Menor.
Los recursos económicos deben ser custodiados en una caja de seguridad, que al
finalizar la jornada laboral debe ser guardada por el funcionario a cargo, pues es el
quien debe velar por su seguridad.
Cuando no se encuentre presente el funcionario encargado de la Caja Menor, el
responsable de esta establecerá quien asume el manejo de los recursos.
Cuando se requiera un anticipo para realizar una compra, se debe tramitar un recibo
provisional (FR-ADM-CM01) por el valor autorizado y se deben evidenciar las firmas
del responsable de Caja Menor y el solicitante y/o beneficiario según sea el caso.
Para el trámite de legalización de estos recursos, deberán presentar los respectivos
soportes (factura o documento equivalente) dentro de los 5 días siguientes. La fecha
de los soportes debe ser anterior o igual a la fecha del diligenciamiento del formato
de reembolso de Caja Menor (FR-ADM-CM03).
El total de la solicitud de reembolso debe coincidir con la sumatoria de los valores
registrados en los documentos soporte.
Los recursos solicitados y aprobados podrán ser utilizados para gastos de transporte
y comunicación, fletes, suministros para cafetería y aseo, mantenimiento y papelería.
REQUISITOS PARA PRESENTACION DE DOCUMENTOS
Los recibos de Caja Menor (FR-ADM-CM02) y documentos requeridos para la
legalización de los recursos, deben presentarse en forma original, legible y sin
enmendaduras o tachones.
Todos los recibos de Caja Menor deben estar firmados por el Responsable de Caja
Menor, el solicitante y /o beneficiario según corresponda.
Las fechas de los formatos deben corresponder al periodo vigente.
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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REQUISITOS PARA REEMBOLSOS A CAJA MENOR
En el documento de solicitud de reembolso a Caja Menor se debe evidenciar la firma
del encargado y responsable de esta.
El responsable de la Caja Menor debe gestionar la solicitud de reembolso, cuando
se haya desembolsado aproximadamente el 50% del total de los recursos, siempre y
cuando estos se encuentren previamente legalizados. La solicitud de reembolso se
realiza siguiendo las actividades del Procedimiento de Pagos.
Adjuntar a la orden de pago el memorando solicitando el reembolso debidamente
firmado por el Responsable de la Caja Menor anexando los soportes gastos
generados.
El reembolso sale a nombre del responsable que está a cargo de la caja menor.
REQUISITOS PARA EL ARQUEO
El responsable de Caja Menor deber realizar un arqueo mínimo una vez al mes
utilizando el formato de Arqueo de Caja Menor (FR-ADM-CM04); este formato deber
ser diligenciado correctamente y firmado por el encargado de caja menor y el
funcionario que lo realiza. Se debe conservar copia del formato como evidencia.
Auditoria Interna puede realizar arqueo de Caja Menor en el momento que lo crea
necesario.
Cuando se presente alguna irregularidad en cuanto a algún faltante, sobrante o uso
indebido del dinero, se debe registrar en el formato de arqueo y es el Ordenador del
Gasto o quien haga sus veces el responsable de determinar la acción y medidas a
seguir, con el fin de evitar o prevenir su ocurrencia.
Cuando no se encuentre presente el Encargado de la Caja Menor, deberá realizarse
el arqueo antes y después.
Cuando se cambie al Responsable y/o Encargado de la Caja Menor, se debe dejar
constancia del mismo en el Acta de Entrega de la Caja Menor (FR-ADM-CM05).
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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RETENCIONES
La Coordinación Financiera informará cada año al encargado de la caja menor, las
modificaciones de las bases de retención en la fuente, IVA.
Si los gastos generados en los reembolsos de caja mensual superan las bases de
retención, el funcionario encargado deberá realizar las correspondientes gestiones de
retenciones y reembolsar dichos recursos por concepto de retenciones, a las cuentas
destinadas para tal fin.
Aplicar la retención en la fuente a los servicios generales cuando la base sea igual o
superior al monto informado por la Coordinación Financiera, así:
- Persona natural: 6% de retención. – Persona Jurídica: 4% de retención.
Aplicar la retención del IVA para el régimen común según establecido por el estatuto
tributario.
Aplicar la retención del ICA según lo establecido por el estatuto tributario.
*Nota: En caso que el encargado de caja menor no aplique alguna retención, será
quien asuma el monto de la misma.
PROHIBICIONES
Incorporar dinero proveniente de otras fuentes en la Caja Menor.
Autorizar desembolsos cuando no se disponga de recursos para cubrirlos.
Cambiar cheques o realizar préstamos a funcionarios con recursos de la Caja Menor.
El responsable de la Caja Menor no puede ser el mismo Ordenador del Gasto en
ninguno de los casos.
En caso de efectuarse un pago de propina o pago voluntario, debe ser asumido por
el solicitante.
El Responsable y el Encargado de la Caja Menor, deberán asumir las faltas
disciplinarias, fiscales y penales por el incumplimiento de lo establecido en este
documento.
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO
1. Generar necesidad de un gasto de
menor cuantía o urgencia. Área Solicitante.
2. Autorizar el gasto por parte del jefe
inmediato. Área Solicitante.
Firma del Recibo
provisional.
(FR-ADM-CM01)
3. ¿Requieren recursos de forma
anticipada? Área Solicitante.
4.
Si se requieren recursos de manera
anticipada, elaborar el recibo
provisional por el monto aproximado
del gasto.
Encargado de
caja menor.
Recibo provisional
de caja menor.
(FR-ADM-CM01)
5. Firmar el recibo provisional.
Responsable caja
menor y
solicitante.
Recibo provisional
de caja menor.
(FR-ADM-CM01)
6. Ejecutar el gasto. Solicitante y/o
beneficiario.
7. ¿Se cuenta con soporte? Solicitante y/o
beneficiario.
8. Si cuenta con el soporte del gasto,
legalizar el mismo.
Solicitante y/o
beneficiario.
Factura,
Documento
Equivalente
9.
Si no cuenta con el soporte del gasto,
el encargado de caja menor debe
elaborar el recibo de caja menor.
Encargado de
caja menor.
Recibo de caja
menor.
(FR-ADM-CM02)
10. Registrar los gastos en la planilla para
el detalle del mismo.
Encargado de
caja menor.
Planilla para
Detalle de Gastos
(FR-ADM-CM06)
11. Realizar reembolso al funcionario por el
valor del gasto soportado.
Encargado de
caja menor.
12. ¿Se ha utilizado el 50% de los recursos
de Caja Menor?
Encargado de
caja menor.
13.
Si se ha utilizado el 50% de los recursos
de Caja Menor, se debe solicitar e
informar al responsable la necesidad
del reembolso; adjuntando relación de
gasto con sus respectivos soportes.
Encargado de
caja menor.
Legalización
Reembolso Caja
Menor
(FR-ADM-CM03)
Planilla para
Detalle de Gastos
(FR-ADM-CM06)
6. DESARROLLO
3.
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2
14. Revisar y dar visto bueno a la solicitud
de reembolso.
Responsable de
caja menor.
Legalización
Reembolso Caja
Menor
(FR-ADM-CM03)
Planilla para
Detalle de Gastos
(FR-ADM-CM06).
15. Elaborar Memorando remisorio. Responsable de
caja menor.
Memorando
remisorio.
16. Entregar memorando con soportes a la
Coordinación Financiera.
Responsable de
caja menor.
Legalización
Reembolso Caja
Menor
(FR-ADM-CM03)
Planilla para
Detalle de Gastos
(FR-ADM-CM06).
Memorando
remisorio.
17. Recibir solicitud de reembolso.
Coordinación
Financiera.
Legalización
Reembolso Caja
Menor
(FR-ADM-CM03)
Planilla para
Detalle de Gastos
(FR-ADM-CM06).
Memorando
remisorio.
18.
Adjuntar el comprobante de causación
donde se evidencie las retenciones
aplicadas.
Contabilidad Comprobante
contable.
19.
Solicitar la orden de pago;
diligenciando el formato de orden de
pago y elaborando memorando con la
solicitud.
Tesorería
Orden de Pago
(FR-CF-PG01)
Memorando.
20.
Informar al Encargado de Caja Menor
la confirmación del pago mediante
correo electrónico. Adjuntando PIN.
Tesorería
PIN de pago.
Correo
electrónico.
21. Retornar dinero a Caja Menor. Encargado de
caja menor.
PROCEDIMIENTO
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CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2
- FR-ADM-CM01. Recibo Caja Provisional.
- FR-ADM-CM02. Recibo de Caja Menor.
- FR-ADM-CM03. Legalización Reembolso de Caja Menor.
- FR-ADM-CM04. Arqueo de Caja Menor.
- FR-ADM-CM05. Acta de Entrega de Caja Menor.
- FR-ADM-CM06. Planilla Detalle de Gastos.
- DF-ADM-CM01. Diagrama de flujo.
Descripción del cambio Fecha Modificación Nueva Versión
Versión Inicial 01/10/16 1.0
Para los requisitos de reembolso de
caja menor, el encargado debe
tramitar la solicitud de reembolso
cuando haya utilizado
aproximadamente el 70% del total del
valor de la caja menor, se modifica al
50 %.
02/02/2017 1.1
Se crea e implementa codificación y
versión de los formatos.
Se crea diagrama de flujo del proceso.
Se modifica cuadro de actividades,
aclarando detalladamente paso a
paso.
28/04/17
1.2
Elaborado por:
Lida Ariza Puentes
Ángela Vanessa Sánchez
Profesionales de Gestión
Revisado por:
Henry Martinez Longas
Coordinador
Administrativo
Aprobado por:
Rocío Triana Méndez
Subgerente Admón. y
Financiera
8. ANEXOS
7. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de modificación: 28 de abril de 2017
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