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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria
Universidad de Caldas, mayo de 2013
1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria
SOSTENIBILIDAD
Factores Externos
Entidades Vinculadas
RecursoHumano
No. de: programas académicos
estudiantes
profesores
empleados administrativos
Infraestructurafísica y
tecnológica
CALIDAD
PRESUPUESTO
CRECIMIENTO
PLANEACIÓN
Desafíos Institucionales
Organización
Actividades ACADÉMICAS
Actividades delMEDIO UNIVERSITARIO
(MU)
Actividades ADMINISTRATIVAS
Docencia
Investigación
Servicio
Principios Compañía de Jesús
Comunidad Educativa
Bienestar Integral
Asuntos económicos
Asuntos laborales
Asuntos de Infraestructura
PUJ Actividades
Asuntos de Infraestructura
Vicerrectoríade Extensión y
Relaciones Interinst.
Consejo Directivo Universitario
Consejo Académico
Consejo Académico
Consejo del Medio Universitario
Consejo Administrativo
VicerrectoríaAcadémica
Vicerrectoríadel Medio
Universitario
Rectoría
VicerrectoríaAdministrativa
Vicerrectoríade
Investigación
Apartes Organigrama PUJ – Sede Central
Profesores, Empleados Administrativos
y Estudiantes
1.4201.420
2.2532.253
N° de profesores de plantaN° de profesores de planta
N° de profesores de hora cátedraN° de profesores de hora cátedra
18.12018.120N° de estudiantes de pregradoN° de estudiantes de pregrado
3.7333.733N° de estudiantes de posgradoN° de estudiantes de posgrado
1.7161.716N° de empleados administrativosN° de empleados administrativos
Cifras del año 2012
Ingresos e Inversiones
410.303410.303
42.27142.271
IngresosIngresos
InversionesInversiones
Cifras del año 2012
232232
2323
TRM del 31 de diciembre de 2012 $1.768,23
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
AdmisionesAdmisionesComunidad EstudiantilComunidad Estudiantil
Planes de EstudioPlanes de Estudio
Registro EstudiantilRegistro EstudiantilConsejería AcadémicaConsejería Académica
AutoservicioAutoservicio
Sistema de Administraciónde Estudiantes - SAE
Inicio: agosto 2002Inicio: agosto 2002Salida en producción: enero 2005
1998 … 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 …2002 20052003 2004
1998 … 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 …2004 2006
Sistema de Administraciónde Proyectos - SIAP
Inicio: febrero 2004Inicio: febrero 2004Salida en producción: abril 2006
2005
Registro, aprobación y seguimiento de propuestas deinvestigación
Manejo de convocatorias
Sistema Consultorías - SIAP
Inicio: enero 2009Inicio: enero 2009Salida en producción: septiembre 2009
1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2009
Registro de oportunidades y de proyectos deconsultoría
Workflow para seguimiento aprobación de propuestas
Seguimiento básico de consultorías
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
3. Planeación Estratégica Institucional3. Planeación Estratégica Institucional
� Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de InformaciónAdministrativos� Vertiginoso desarrollo académico últimos años� Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y
Biblos)
� Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos yfinancieros
� Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareasmanuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones.
� Necesidad de integrar los sistemas
Planeación EstratégicaRol de TIC en la Universidad
� Diagnóstico situación experto externo (oct. 2006 – mayo 2007)
� Propósito 7 “Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestiónuniversitaria”
� Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucionaladquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para eldesarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en lavirtualidad y la gestión universitaria.
Planeación EstratégicaRol de TIC en la Universidad
� Planeación Institucional Universitaria 2007 – 2016
� Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico
� TIC aplicadas a la docencia (virtualidad)
� TIC para la gestión universitaria
�Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología – (Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007)
� Fortalecimiento Infraestructura TIC
� Construcción Centro de Cómputo (2008-2009). Inversión $7.100millones (US $3.7)
� Implementación Mesa de Servicios
Planeación EstratégicaRol de TIC en la Universidad
� Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) –(Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007)
� Centro de servicios de infraestructura compartidos . Acuerdo sobre nivelesde servicio
� Corto plazo: integración de los sistemas de información administrativos (Bogotá y Cali)
� Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)
PROYECTO PRISMA
Efectividad -cobertura
Oportunidad
Confiabilidad
Modernización Administrativa
TOMA DE
DECISIONES
Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y
Sistemas de Información en la Universidad
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
Sistemas de Información Administrativos
Sistema integrado gestión académico-administrativaPUJ
Herramienta de clase mundial apoyo procesosacadémico-administrativos de la Universidad
Adoptar las mejores prácticas administración recursoshumanos, procesos de compras y gestión financiera
Objetivos
1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008
Sistemas de Información Administrativos
� Oportunidad y confiabilidad de la información
� Procesos eficientes
� Mayor cobertura servicios universitarios
� Disminución integraciones no naturales entre sistemas
� Menor redundancia en la información
� Crecimiento servicios y funcionalidades acorde evolución y dinamismo natural Universidad
� Cimientos sólidos implementación futura capa de inteligencia de negocios – toma de decisiones
Beneficios esperados
1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008
Alcance
1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008
Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras
Cuentas por pagar y cobrar
Facturación CajaFinanzas
estudiantiles
Mantenimiento de activos
Inventarios
Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento de Activos e Inventarios
Alcance
1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008
Liquidación de Nómina
Selección ContrataciónGestor de posiciones
Ausencias y Vacaciones
Higiene y Seguridad
Perfiles Libranzas
Registro Académico de Profesores -RAP (Vicerrectoría Académica)
Alcance Recursos Humanos
Inicio proyecto: junio 2008
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
Inteligencia de Negocios
Contar con información de fácil acceso para apoyarlos procesos de toma de decisiones
Disponer de información bajo diferentes criterios,facilitando su visualización y comprensión
Dar valor a la información transaccional
Objetivos
1998 … 2002 … 2009 2010 2011 2013 20142012 20152013 20142012 2015
Desempeño Administrativo
y Financiero
� Analíticos Financieros� Analíticos de Compras� Analíticos Gestión Humana� Analíticos de Proyectos
Desempeño Académico
� Analíticos Docencia� Analíticos Investigación� Analíticos Profesorado� Analíticos Estudiantes
Planeación
� Planeación y Medición Estratégica
� Planeación Financiera Largo Plazo
� Presupuesto
Costeo y Márgenes
� Modelo de Costos� Modelos de Márgenes de
Contribución� Analíticos de Costos y
Márgenes
CRM
� Perfil Sociodemográfico(Vista 360)
� Campañas y Promoción� Centro de Servicios
Seguimiento de Proyectos
� Gestión de Recursos� Gestión de Programas
BI: Inteligencia de Negocios CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente
Enfoque estratégico
Alto
Esfuerzo para Ganar
Complejidad de Implementación
Ben
efi
cio
s
Ganancia Rápida
Baja Alto
Bajo
DesempeñoAcadémico
Planeación
Desempeño Administrativo y Financiero
Costeo y Márgenes
CRM
Seguimiento de Proyectos Planta Física
Retrasar Cambiar
Inteligencia de Negocios
Agosto 2013 Julio 2014Agosto 2012 Julio 2013
Evaluación de Desempeño Institucional
BI Administrativo y Financiero
BI Académico
Planeación Financiera
Presupuesto
Compensación Auto-Servicio
Plan de Sucesión basado en Desempeño
Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras
Gestión de Donantes
Cliente Único CRM
Gestión de Proyectos
Gestión de Identidades
Preparación ambientes y
datos
Agosto 2014 Julio 2015
Módulos Oracle PeopleSoft
Tecnología Hyperion
Tecnología Oracle BI
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro
ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS
Perspectiva de futuro
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
TIC para el desarrollo artístico,
científico y tecnológico
PORTALES DE INFORMACIÓNECONOMÍA DIGITAL
BPM PROYECTOS
Sistemas de InformaciónApoyo estratégico
1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2009 2010 20112009 … 20122008
�Compromiso Alta Dirección
�Rediseño de Procesos
�Gestión de cambio - incorporación
�Capital Humano formado ( líderes funcionales )
�Calidad de información - proceso
�Gestión basada en información.
�Gestión de Proyectos ( Alcance, costo, tiempo, riesgos )
Sistemas de InformaciónApoyo estratégico
1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2009 2010 20112009 … 20122008
�Mejores prácticas (Flexibilidad /Adaptabilidad /Crecimiento)
�Mesa de servicios: punto único de atención
�Transferencia de tecnología: técnica y funcional
�Plan de Desarrollo de Tecnología
�Modelo de operación estándar y documentado
�Organización dinámica ( entorno dinámico )
�Gestión de Calidad ( Posicionamiento )
¿Preguntas?
FinFin
¡Muchas Gracias!
Luis Francisco Martínez
Director de Tecnologías de Información
(l-martinez@javeriana.edu.co)