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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
Tema: Metodologa y Etapas de la preparacin del Presupuesto
Tabla de contenido
METODOLGICA PARA LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO ....................................................... - 3 -
1. OBJETIVOS ............................................................................................................................... - 3 -
2. Marco conceptual: ................................................................................................................. - 4 -
3. Labor de concientizacin:........................................................................................................ - 4 -
4. Determinacin de las Caractersticas Empresariales .................................................................. - 5 -
- Situacin Financiera: ........................................................................................................... - 5 -
- Eficiencia y Productividad: .................................................................................................. - 6 -
- Actualizacin y Tecnologa: ................................................................................................. - 6 -
- Polticas Gerenciales: .......................................................................................................... - 6 -
- Evaluacin del Entorno: ...................................................................................................... - 6 -
5. ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL ....................................................................... - 8 -
5.1 En empresas pequeas y medianas: ............................................................................... - 8 -
5.2.- Empresas grandes: .............................................................................................................. - 9 -
6. ETAPAS DE LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO ................................................................ - 10 -
6.1 Primera Etapa: Pre iniciacin. ................................................................................. - 10 -
6.2 Segunda Etapa: Elaboracin del Presupuesto ...................................................... - 11 -
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6.3 Tercera Etapa: Ejecucin .......................................................................................... - 12 -
6.4 Cuarta Etapa: Control ................................................................................................ - 13 -
6.5 Quinta Etapa: Evaluacin .......................................................................................... - 13 -
Bibliografa ................................................................................................................................... - 14 -
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METODOLGICA PARA LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO
1. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar pautas general y los pasos
para elaborar el presupuesto y
compromisos que asumen los diferentes
niveles de la organizacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Describir los pasos en los planes empresariales
Destacar las etapas del proceso presupuestal
Presentar las relaciones de cordinacin en la preparacion del
presupuesto
Relacionar las fuentes internas y externas en el aspecto funcional
Sealar como los presupuestos funcionales integran el presupuesto global y proyecta estados financieros
Enunciar y explicar las funciones del comite de presupuesto y del jefe
Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuesto
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2. Marco conceptual:
Es indispensable establecer la responsabilidad de los encargados de la labor
presupuestal, especificar los formatos a utilizar en la consolidacin de los
presupuestos y definir criterios claros sobre la recepcin y los suministro de
informacin.
3. Labor de concientizacin:
3.1 Operativo: Este recae en la ejecucin de la direccin en materia fabril y
comercial.
3.2 Administrativo: Los gerentes deben tener claras las ventajas de la adaptacin
de un sistema presupuestal.
LABOR DE CONCIENTIZACIN
NIVEL OPERATIVO
EJECUCION DE LOS PLANES DE LA
DIRECCION
NIVEL ADMINISTRATIVO
DEFINE EL HORIZONTE COMERCIAL Y
FINANCIERO DE LA EMPRESA, FACILITA EL
CONTROL
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En la fase de concientizacin son importantes las siguientes pautas:
Los objetivos trazados por la direccin de la empresa tienen que ser
cuantificables, claros y alcanzables.
Quienes plantean la ejecucin presupuestal deben proponer un conjunto de
alternativas, para poder estudiar o seleccionar las ms favorables y evaluar
su efecto en el mercado.
Los planes no deben sobrepasar el potencial productivo, comercial y
financiero de la empresa.
La planeacin y los presupuestos no pueden ser inflexibles que daen la
iniciativa de sus ejecutores, y tampoco presentar mrgenes de error
excesivo.
Los planes deben generar el compromiso de quienes participan en la
organizacin. Con el objetivo de utilizar de manera correcta los recursos
disponibles.
4. Determinacin de las Caractersticas Empresariales
Para un diagnostico interno que garantice que los planes tengan dimensiones
cuantitativas y monetarias se necesita de lo siguiente:
- Situacin Financiera: el estado financiero con respecto a los
endeudamientos, la liquidez, la valorizacin de propiedades y los ndices de
rentabilidad, influyen sobre la posibilidad de captar capitales, conseguir
crditos o plazos para la cancelacin de obligaciones.
La imagen consolidada que presenta la empresa hacia las instituciones
financieras, inversionistas y proveedores, permite la obtencin de fondos
que sumados a la generacin interna de recursos condicionan las
decisiones a tomar en reas como la investigacin, acuerdos de proyectos
y el estudio de las oportunidades de crecimiento.
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- Eficiencia y Productividad:
La eficiencia comprende las actividades o acciones que se realizan para
minimizar el tiempo entre la adquisicin de insumos y comercializacin de
los productos los que estn relacionados con los procesos administrativos
implementados por la empresa
La productividad, se expresa como la produccin por hora/hombre u
hora/mquina, los resultados dependen de la capacidad tecnolgica, mano
de obra calificada.
La eficiencia y productividad implementada en el desarrollo de actividades
tienen influencia directa en los costos de produccin de bienes y servicios
y por consiguiente en la fijacin de precios de venta.
- Actualizacin y Tecnologa: el desarrollo tecnolgico industrial, la
eficacia de los reprocesos ( accin tomada para que un producto cumpla
con los requerimientos de calidad) y la calidad de los productos influye en
los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y
calidades.
- Polticas Gerenciales: las empresas para el desarrollo de sus
actividades, toman polticas ( cursos de accin), relacionadas como por
ejemplo:
Para las operaciones normales o expansin de actividades: se
elabora el presupuesto considerado formas de financiacin,
amortizacin de capitales, pago de dividendos e intereses.
Para los inventarios: se realiza el presupuesto de compras y
produccin.
Para los salarios: el presupuesto de mano de obra.
- Evaluacin del Entorno:
Las empresas consideran las caractersticas de su entorno, relacionadas
con desempeo de sus competidores, condiciones impuestas por los
proveedores, instituciones financieras, inflacin, devaluacin, tasas de
inters, polticas gubernamentales en materia tributaria, salarial, seguridad
social y comercio exterior, gustos y preferencias de los consumidores,
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calidad y precios, cuotas de mercado y prestigio de la empresa, lo que da
lugar a las dos clases de variables:
1. Las variables que dependen de la administracin, denominadas
controlables.
2. las variables que no dependen de la administracin, son denominadas no
controlables y requieren mucha atencin ya que representan graves
riesgos o amenazas para la empresa
Las variables enunciadas comprenden el diagnstico de las fortalezas y
debilidades (factores internos) y oportunidades y amenazas (factores
externos), como se ilustra en el siguiente cuadro:
VARIABLES CONTROLABLES VARIABLES NO CONTROLABLES
Objetivos
Estrategias competitivas
Polticas gerenciales
Proyectos de inversin
Calidad del producto
Gustos de los consumidores
Disposiciones gubernamentales
Inflacin y devaluacin
Tasas de inters
Estabilidad poltica
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Canales de distribucin
Campaas promocionales
Sistemas de Produccin
Ingreso per cpita del consumidor
Acciones de la competencia
Tendencias demogrficas
5. ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL
5.1 En empresas pequeas y medianas: el presupuesto es realizado por el
Departamento de contabilidad, cumple las siguientes funciones
Sostiene reuniones con la direccin general y con las jefaturas de cada
departamento.
Revisa el sistema de contabilidad de costos para disear los mtodos y
formatos que se aplicar en las fases de preparacin y control.
Difundir la tcnica de elaboracin de presupuestos en los niveles operativos
y administrativos.
Armar el presupuesto.
Preparar informes sobre las tendencias de ventas y costos.
ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL
DEFINE LAS ACTIVIIDADES QUE DEBEN REALIZAR LOS PARTICIPANTES EN LA
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO
PRECISA NORMAS EN EL FLUJO DE INFORMACIN,
SECUENCIA Y COORDINACIN.
PARA GARANTIZAR LA ELABORACIN EN EL TIEMPO
ESTABLECIDO
ASEGURARB LA INTERVENCIN DE LOS NIVELES
ORGANIZACIONALES EN LA LOBOR PRESUPUESTARIA
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Presentar informes peridicos que permitan comparar los resultados
previstos y los reales.
5.2.- Empresas grandes: en las grandes empresas, la preparacin del
presupuesto est a cargo del departamento de presupuestos o a fines, cuyas
funciones son:
Recibir los presupuestos parciales de cada departamento para analizarlos y
plantear las observaciones necesarias.
Aprobar el presupuesto general de la empresa.
Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez que se
inicien las operaciones que se generaron.
Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y su
ejecucin.
En este caso las responsabilidades del director de presupuestos, son:
Preparar el manual de presupuestos.
Reunir la informacin de las diferentes gerencias, divisiones o
departamentos y someterlos a la aprobacin del mximo organismo de la
empresa (la Junta General de Accionistas).
Informa oportunamente a cada nivel de la organizacin, sobre los cambios
operados por la Junta General.
Conseguir datos financieros que auspicien el anlisis del comportamiento
presupuestal en todos los campos.
Recibir los datos estimados de las jefaturas y dar a conocer a los niveles
organizaciones correspondientes.
Preparar los anlisis especiales de la ejecucin presupuestal que sean
requeridos por la gerencia general o jefaturas.
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6. ETAPAS DE LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO
La preparacin del presupuesto comprende las siguientes etapas:
6.1 Primera Etapa: Pre iniciacin.
En esta etapa se evalan los resultados de perodos anteriores, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestin
gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de
utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la evaluacin
de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el
comportamiento de la empresa. Este diagnstico contribuye a sentar los
fundamentos del planeamiento, estratgico y tctico de manera que exista
objetividad al tomar decisiones en:
Seleccin de las estrategias competitivas: liderazgo en costos o diferenciacin
Seleccin de las opciones de crecimiento: intensivo o diversificado.
Las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la
naturaleza de los objetivos generales y especficos determinados por la direccin.
A continuacin unos ejemplos.
Objetivos Generales
Colocar productos en los canales de comercializacin previstos que posean
calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan
mrgenes de utilidad apropiados.
Incrementar la cobertura geogrfica de los mercados, mediante el aumento de
las zonas de distribucin de los productos.
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Consolidar la participacin en el mercado, con productos de calidad,
campaas promocionales y ventas capacitadas.
Establecer mecanismos que auspicie la construccin de una empresa
dinmica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales.
Crear y mantener un clima organizacional en el cual se relacionen las metas
empresariales con objetivos de los que laboran en las empresas
Objetivos Especficos
Alcanzar un crecimiento del x% en el volumen anual de ventas, expresado en
un y%, por variacin de precios y en un z% por captacin de mercados.
Obtener un rendimiento sobre la inversin promedio antes del pago de
impuesto
Financiar las operaciones normales de la empresa con los fondos monetarios
generados por el giro interno de los negocios.
Una vez asignados los objetivos especficos, se asigna los recursos,
especialmente cuando debe emprenderse proyectos de inversin, y se establece
las estrategias y polticas que contribuirn con el logro de los objetivos propuestos.
6.2 Segunda Etapa: Elaboracin del Presupuesto
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa de la elaboracin del presupuesto durante la cual los planes adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales, para lo que puede considerarse, los siguientes criterios:
En el campo de las ventas: su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomarn decisiones inherentes de los medios de distribucin, los canales promocionales y la poltica crediticia.
En el frente productivo o rea de produccin: se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de venta y las polticas de inventarios de productos terminados.
Las compras: se calculan en trminos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de produccin y a las polticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes
La jefatura de Talento Humano o de Relaciones Industriales: debe preparar el presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada
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jefe de rea y de acuerdo con los criterios de remuneracin y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garanta que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.
Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos.
Es competencia de los encargados de la elaboracin del presupuesto recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.
El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo.
6.3 Tercera Etapa: Ejecucin
La ejecucin es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente inters de
alcanzar los objetivos trazados. El comit de presupuestos se debe constituir
como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos
cuando se busca empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos
colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas
propuestas.
En esta etapa, el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar
colaboracin a las jefaturas, con el fin de asegurar el logro de los objetivos que se
consagraron en los planes. Igualmente, debe presentar informes de ejecucin
peridicos, de acuerdo con las necesidades de cada rea y con sus metas
propuestas.
Ejecucin
Conjunto de acciones destinadas
al buen uso de los recursos.
Se contraen compromisos y
obligaciones.
Base para la programacin de
ejecucin del gasto.
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6.4 Cuarta Etapa: Control
El presupuesto es una especie de medidor en la ejecucin de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, seguimiento y acompaamiento en tiempo real, se puede determinar hasta qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Se comparan los pronsticos con la realidad, se llevan a cabo las siguientes actividades:
Preparar informes de ejecucin del presupuesto, por reas y acumulados, que comparan numrica y porcentualmente lo real de lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas entre lo previsto y lo ocurrido.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, cambios intempestivos de las tasas de inters o de los coeficientes de devaluacin.
Se realiza en tiempo REAL
6.5 Quinta Etapa: Evaluacin
Al finalizar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se prepara un
informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones
sino el comportamiento de todas y cada una de las actividades empresariales. Es
necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los
logros. Esta retroalimentacin es muy importante para las reas, as sern
conscientes de su desempeo y podrn tomar las medidas necesarias.
La evaluacin presupuestaria sirve para:
a) Retroalimentar el ciclo presupuestario en curso
b) Analizar las variaciones detectadas mediante el control y determinar sus
causas.
c) Analizar la ejecucin presupuestaria.
La evaluacin es una etapa del ciclo presupuestario que se lleva a cabo durante
todo el ao fiscal, con responsabilidades de producir informes en fechas
especficas, se nutre de reportes que pueden ser trimestrales que las instituciones
deben remitir evaluando su gestin y eventos relevantes, metas alcanzadas y las
causas de posibles desviaciones, logrando de esta manera advertirlas y
corregirlas durante el ejercicio fiscal.
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Bibliografa
Burbano, J. (2011). PRESUPUESTOS.- Un esfoque de Direccionamiento
Estratgico, Gestin y Control de Recursos. McGraw Hill.
WELSCH, G. y. (2005). PRESUPUESTOS, Planificacin y control. Mxico:
PEARSON EDUCATION.
wikispaces. (s.f.). wikispaces. Obtenido de
http://presupuestojennyb.wikispaces.com/PRESUPUESTO-
+Proceso+Presupuestario+-+Clasificaci%C3%B3n
DIGEPRES. (s.f.). Obtenido de http://www.digepres.com:1515/wp-
content/uploads/2013/03/Etapas-del-ciclo-presupuestario.pdf
http://www.digepres.com:1515/wp-content/uploads/2013/03/Etapas-del-ciclo-
presupuestario.pdf
http://presupuestojennyb.wikispaces.com/PRESUPUESTO-
+Proceso+Presupuestario+-+Clasificaci%C3%B3n