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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Tema: Metodologa y Etapas de la preparacin del Presupuesto

Tabla de contenido

METODOLGICA PARA LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO ....................................................... - 3 -

1. OBJETIVOS ............................................................................................................................... - 3 -

2. Marco conceptual: ................................................................................................................. - 4 -

3. Labor de concientizacin:........................................................................................................ - 4 -

4. Determinacin de las Caractersticas Empresariales .................................................................. - 5 -

- Situacin Financiera: ........................................................................................................... - 5 -

- Eficiencia y Productividad: .................................................................................................. - 6 -

- Actualizacin y Tecnologa: ................................................................................................. - 6 -

- Polticas Gerenciales: .......................................................................................................... - 6 -

- Evaluacin del Entorno: ...................................................................................................... - 6 -

5. ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL ....................................................................... - 8 -

5.1 En empresas pequeas y medianas: ............................................................................... - 8 -

5.2.- Empresas grandes: .............................................................................................................. - 9 -

6. ETAPAS DE LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO ................................................................ - 10 -

6.1 Primera Etapa: Pre iniciacin. ................................................................................. - 10 -

6.2 Segunda Etapa: Elaboracin del Presupuesto ...................................................... - 11 -

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6.3 Tercera Etapa: Ejecucin .......................................................................................... - 12 -

6.4 Cuarta Etapa: Control ................................................................................................ - 13 -

6.5 Quinta Etapa: Evaluacin .......................................................................................... - 13 -

Bibliografa ................................................................................................................................... - 14 -

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METODOLGICA PARA LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO

1. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar pautas general y los pasos

para elaborar el presupuesto y

compromisos que asumen los diferentes

niveles de la organizacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Describir los pasos en los planes empresariales

Destacar las etapas del proceso presupuestal

Presentar las relaciones de cordinacin en la preparacion del

presupuesto

Relacionar las fuentes internas y externas en el aspecto funcional

Sealar como los presupuestos funcionales integran el presupuesto global y proyecta estados financieros

Enunciar y explicar las funciones del comite de presupuesto y del jefe

Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuesto

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2. Marco conceptual:

Es indispensable establecer la responsabilidad de los encargados de la labor

presupuestal, especificar los formatos a utilizar en la consolidacin de los

presupuestos y definir criterios claros sobre la recepcin y los suministro de

informacin.

3. Labor de concientizacin:

3.1 Operativo: Este recae en la ejecucin de la direccin en materia fabril y

comercial.

3.2 Administrativo: Los gerentes deben tener claras las ventajas de la adaptacin

de un sistema presupuestal.

LABOR DE CONCIENTIZACIN

NIVEL OPERATIVO

EJECUCION DE LOS PLANES DE LA

DIRECCION

NIVEL ADMINISTRATIVO

DEFINE EL HORIZONTE COMERCIAL Y

FINANCIERO DE LA EMPRESA, FACILITA EL

CONTROL

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En la fase de concientizacin son importantes las siguientes pautas:

Los objetivos trazados por la direccin de la empresa tienen que ser

cuantificables, claros y alcanzables.

Quienes plantean la ejecucin presupuestal deben proponer un conjunto de

alternativas, para poder estudiar o seleccionar las ms favorables y evaluar

su efecto en el mercado.

Los planes no deben sobrepasar el potencial productivo, comercial y

financiero de la empresa.

La planeacin y los presupuestos no pueden ser inflexibles que daen la

iniciativa de sus ejecutores, y tampoco presentar mrgenes de error

excesivo.

Los planes deben generar el compromiso de quienes participan en la

organizacin. Con el objetivo de utilizar de manera correcta los recursos

disponibles.

4. Determinacin de las Caractersticas Empresariales

Para un diagnostico interno que garantice que los planes tengan dimensiones

cuantitativas y monetarias se necesita de lo siguiente:

- Situacin Financiera: el estado financiero con respecto a los

endeudamientos, la liquidez, la valorizacin de propiedades y los ndices de

rentabilidad, influyen sobre la posibilidad de captar capitales, conseguir

crditos o plazos para la cancelacin de obligaciones.

La imagen consolidada que presenta la empresa hacia las instituciones

financieras, inversionistas y proveedores, permite la obtencin de fondos

que sumados a la generacin interna de recursos condicionan las

decisiones a tomar en reas como la investigacin, acuerdos de proyectos

y el estudio de las oportunidades de crecimiento.

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- Eficiencia y Productividad:

La eficiencia comprende las actividades o acciones que se realizan para

minimizar el tiempo entre la adquisicin de insumos y comercializacin de

los productos los que estn relacionados con los procesos administrativos

implementados por la empresa

La productividad, se expresa como la produccin por hora/hombre u

hora/mquina, los resultados dependen de la capacidad tecnolgica, mano

de obra calificada.

La eficiencia y productividad implementada en el desarrollo de actividades

tienen influencia directa en los costos de produccin de bienes y servicios

y por consiguiente en la fijacin de precios de venta.

- Actualizacin y Tecnologa: el desarrollo tecnolgico industrial, la

eficacia de los reprocesos ( accin tomada para que un producto cumpla

con los requerimientos de calidad) y la calidad de los productos influye en

los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y

calidades.

- Polticas Gerenciales: las empresas para el desarrollo de sus

actividades, toman polticas ( cursos de accin), relacionadas como por

ejemplo:

Para las operaciones normales o expansin de actividades: se

elabora el presupuesto considerado formas de financiacin,

amortizacin de capitales, pago de dividendos e intereses.

Para los inventarios: se realiza el presupuesto de compras y

produccin.

Para los salarios: el presupuesto de mano de obra.

- Evaluacin del Entorno:

Las empresas consideran las caractersticas de su entorno, relacionadas

con desempeo de sus competidores, condiciones impuestas por los

proveedores, instituciones financieras, inflacin, devaluacin, tasas de

inters, polticas gubernamentales en materia tributaria, salarial, seguridad

social y comercio exterior, gustos y preferencias de los consumidores,

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calidad y precios, cuotas de mercado y prestigio de la empresa, lo que da

lugar a las dos clases de variables:

1. Las variables que dependen de la administracin, denominadas

controlables.

2. las variables que no dependen de la administracin, son denominadas no

controlables y requieren mucha atencin ya que representan graves

riesgos o amenazas para la empresa

Las variables enunciadas comprenden el diagnstico de las fortalezas y

debilidades (factores internos) y oportunidades y amenazas (factores

externos), como se ilustra en el siguiente cuadro:

VARIABLES CONTROLABLES VARIABLES NO CONTROLABLES

Objetivos

Estrategias competitivas

Polticas gerenciales

Proyectos de inversin

Calidad del producto

Gustos de los consumidores

Disposiciones gubernamentales

Inflacin y devaluacin

Tasas de inters

Estabilidad poltica

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Canales de distribucin

Campaas promocionales

Sistemas de Produccin

Ingreso per cpita del consumidor

Acciones de la competencia

Tendencias demogrficas

5. ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

5.1 En empresas pequeas y medianas: el presupuesto es realizado por el

Departamento de contabilidad, cumple las siguientes funciones

Sostiene reuniones con la direccin general y con las jefaturas de cada

departamento.

Revisa el sistema de contabilidad de costos para disear los mtodos y

formatos que se aplicar en las fases de preparacin y control.

Difundir la tcnica de elaboracin de presupuestos en los niveles operativos

y administrativos.

Armar el presupuesto.

Preparar informes sobre las tendencias de ventas y costos.

ORGANIZACIN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

DEFINE LAS ACTIVIIDADES QUE DEBEN REALIZAR LOS PARTICIPANTES EN LA

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

PRECISA NORMAS EN EL FLUJO DE INFORMACIN,

SECUENCIA Y COORDINACIN.

PARA GARANTIZAR LA ELABORACIN EN EL TIEMPO

ESTABLECIDO

ASEGURARB LA INTERVENCIN DE LOS NIVELES

ORGANIZACIONALES EN LA LOBOR PRESUPUESTARIA

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Presentar informes peridicos que permitan comparar los resultados

previstos y los reales.

5.2.- Empresas grandes: en las grandes empresas, la preparacin del

presupuesto est a cargo del departamento de presupuestos o a fines, cuyas

funciones son:

Recibir los presupuestos parciales de cada departamento para analizarlos y

plantear las observaciones necesarias.

Aprobar el presupuesto general de la empresa.

Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez que se

inicien las operaciones que se generaron.

Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y su

ejecucin.

En este caso las responsabilidades del director de presupuestos, son:

Preparar el manual de presupuestos.

Reunir la informacin de las diferentes gerencias, divisiones o

departamentos y someterlos a la aprobacin del mximo organismo de la

empresa (la Junta General de Accionistas).

Informa oportunamente a cada nivel de la organizacin, sobre los cambios

operados por la Junta General.

Conseguir datos financieros que auspicien el anlisis del comportamiento

presupuestal en todos los campos.

Recibir los datos estimados de las jefaturas y dar a conocer a los niveles

organizaciones correspondientes.

Preparar los anlisis especiales de la ejecucin presupuestal que sean

requeridos por la gerencia general o jefaturas.

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6. ETAPAS DE LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO

La preparacin del presupuesto comprende las siguientes etapas:

6.1 Primera Etapa: Pre iniciacin.

En esta etapa se evalan los resultados de perodos anteriores, se analizan las

tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestin

gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de

utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la evaluacin

de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el

comportamiento de la empresa. Este diagnstico contribuye a sentar los

fundamentos del planeamiento, estratgico y tctico de manera que exista

objetividad al tomar decisiones en:

Seleccin de las estrategias competitivas: liderazgo en costos o diferenciacin

Seleccin de las opciones de crecimiento: intensivo o diversificado.

Las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la

naturaleza de los objetivos generales y especficos determinados por la direccin.

A continuacin unos ejemplos.

Objetivos Generales

Colocar productos en los canales de comercializacin previstos que posean

calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan

mrgenes de utilidad apropiados.

Incrementar la cobertura geogrfica de los mercados, mediante el aumento de

las zonas de distribucin de los productos.

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Consolidar la participacin en el mercado, con productos de calidad,

campaas promocionales y ventas capacitadas.

Establecer mecanismos que auspicie la construccin de una empresa

dinmica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales.

Crear y mantener un clima organizacional en el cual se relacionen las metas

empresariales con objetivos de los que laboran en las empresas

Objetivos Especficos

Alcanzar un crecimiento del x% en el volumen anual de ventas, expresado en

un y%, por variacin de precios y en un z% por captacin de mercados.

Obtener un rendimiento sobre la inversin promedio antes del pago de

impuesto

Financiar las operaciones normales de la empresa con los fondos monetarios

generados por el giro interno de los negocios.

Una vez asignados los objetivos especficos, se asigna los recursos,

especialmente cuando debe emprenderse proyectos de inversin, y se establece

las estrategias y polticas que contribuirn con el logro de los objetivos propuestos.

6.2 Segunda Etapa: Elaboracin del Presupuesto

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa de la elaboracin del presupuesto durante la cual los planes adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales, para lo que puede considerarse, los siguientes criterios:

En el campo de las ventas: su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomarn decisiones inherentes de los medios de distribucin, los canales promocionales y la poltica crediticia.

En el frente productivo o rea de produccin: se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de venta y las polticas de inventarios de productos terminados.

Las compras: se calculan en trminos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de produccin y a las polticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes

La jefatura de Talento Humano o de Relaciones Industriales: debe preparar el presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada

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jefe de rea y de acuerdo con los criterios de remuneracin y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garanta que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.

Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos.

Es competencia de los encargados de la elaboracin del presupuesto recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo.

6.3 Tercera Etapa: Ejecucin

La ejecucin es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente inters de

alcanzar los objetivos trazados. El comit de presupuestos se debe constituir

como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos

cuando se busca empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos

colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas

propuestas.

En esta etapa, el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar

colaboracin a las jefaturas, con el fin de asegurar el logro de los objetivos que se

consagraron en los planes. Igualmente, debe presentar informes de ejecucin

peridicos, de acuerdo con las necesidades de cada rea y con sus metas

propuestas.

Ejecucin

Conjunto de acciones destinadas

al buen uso de los recursos.

Se contraen compromisos y

obligaciones.

Base para la programacin de

ejecucin del gasto.

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6.4 Cuarta Etapa: Control

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecucin de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, seguimiento y acompaamiento en tiempo real, se puede determinar hasta qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Se comparan los pronsticos con la realidad, se llevan a cabo las siguientes actividades:

Preparar informes de ejecucin del presupuesto, por reas y acumulados, que comparan numrica y porcentualmente lo real de lo presupuestado.

Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas entre lo previsto y lo ocurrido.

Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, cambios intempestivos de las tasas de inters o de los coeficientes de devaluacin.

Se realiza en tiempo REAL

6.5 Quinta Etapa: Evaluacin

Al finalizar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se prepara un

informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones

sino el comportamiento de todas y cada una de las actividades empresariales. Es

necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los

logros. Esta retroalimentacin es muy importante para las reas, as sern

conscientes de su desempeo y podrn tomar las medidas necesarias.

La evaluacin presupuestaria sirve para:

a) Retroalimentar el ciclo presupuestario en curso

b) Analizar las variaciones detectadas mediante el control y determinar sus

causas.

c) Analizar la ejecucin presupuestaria.

La evaluacin es una etapa del ciclo presupuestario que se lleva a cabo durante

todo el ao fiscal, con responsabilidades de producir informes en fechas

especficas, se nutre de reportes que pueden ser trimestrales que las instituciones

deben remitir evaluando su gestin y eventos relevantes, metas alcanzadas y las

causas de posibles desviaciones, logrando de esta manera advertirlas y

corregirlas durante el ejercicio fiscal.

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Bibliografa

Burbano, J. (2011). PRESUPUESTOS.- Un esfoque de Direccionamiento

Estratgico, Gestin y Control de Recursos. McGraw Hill.

WELSCH, G. y. (2005). PRESUPUESTOS, Planificacin y control. Mxico:

PEARSON EDUCATION.

wikispaces. (s.f.). wikispaces. Obtenido de

http://presupuestojennyb.wikispaces.com/PRESUPUESTO-

+Proceso+Presupuestario+-+Clasificaci%C3%B3n

DIGEPRES. (s.f.). Obtenido de http://www.digepres.com:1515/wp-

content/uploads/2013/03/Etapas-del-ciclo-presupuestario.pdf

http://www.digepres.com:1515/wp-content/uploads/2013/03/Etapas-del-ciclo-

presupuestario.pdf

http://presupuestojennyb.wikispaces.com/PRESUPUESTO-

+Proceso+Presupuestario+-+Clasificaci%C3%B3n