ÍNDICEreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/...no de antisépticos o germicidas se...

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Clave: 2070-003-005

ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 8

7 Diagrama de flujo 15

8 Relación de documentos que intervienen en

el procedimiento Anexos

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Anexo 1. “Formato para la identificación de muestras”

Anexo 2. “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención”

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Procedimiento para la recepción y retención de documentación y muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos

1 Base normativa El presente procedimiento atiende lo dispuesto en:

Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, artículo 82, fracciones IV y XIX. Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas numerales 8.1.3, 8.1.3.5 y 8.1.3.5.4, registrado el 22 de junio de 2017 2 Objetivo Controlar los diferentes tipos de muestras recibidas y almacenadas, a fin de contar con la disponibilidad de las mismas para realizar las evaluaciones solicitadas. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de la Coordinación de Control Técnico de Insumos, División de Medicamentos y Reactivos y División de Material de Curación e Instrumental 4 Políticas 4.1 La entrada en vigor del presente documento actualizará y dejará sin efecto el “Procedimiento para la recepción y retención de documentación y muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos“, clave 2070-003-005 con fecha de registro 02 de abril de 2012. 4.2 La Coordinación de Control Técnico de Insumos será la facultada para actualizar y modificar el presente procedimiento. 4.3 Corresponde a la Coordinación de Control Técnico de Insumos y por medio de la División de Control y Sistemas interpretar, para efectos administrativos, el presente procedimiento y resolver los casos no previstos en el mismo. 4.4 El lenguaje empleado en el presente documento, formatos y anexos, no busca generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos, salvo en aquellos casos en que por la naturaleza de la atención, resulte necesaria la precisión de algún género en particular.

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4.5 El cumplimiento del presente documento observará lo establecido en la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

4.6 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones aplicables al respecto. 4.7 El presente procedimiento atiende el contenido de los siguientes documentos: Ley General de Salud y su Reglamento. Ley del Seguro Social. Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su Reglamento. El Titular de la: Coordinación de Control Técnico de Insumos, División de Medicamentos y Reactivos y División de Material de Curación e Instrumental. 4.8 Serán los facultados en autorizar la salida de las muestras del almacén cuando alguna de sus áreas lo requiera. Responsable del área de Control de la División de Control y Sistemas 4.9 Solicitará la disposición final ante la empresa recolectora autorizada por la SEMARNAT una vez que las muestras hayan cumplido con el período de almacenamiento. Personal de Oficialía de partes de la Coordinación de Control Técnico de Insumos 4.10 Asignará a través del Sistema de Información de la Coordinación de Control Técnico de Insumos, número de folio a la documentación y muestras que ingresen. 4.11 Identificará las muestras de retención que requieren condiciones de refrigeración para su conservación, anotando las siglas “MR” y el número de folio correspondiente asignado por el Sistema de Información de la Coordinación de Control Técnico de Insumos. 4.12 Distribuirá la documentación y las muestras para su evaluación, conforme lo señala el Sistema de Información de la Coordinación de Control Técnico de Insumos y siguiendo los criterios que se detallan a continuación, con excepción de los insumos determinados por cada División:

Grupo de suministro Tipo de producto División

010-040 Medicamentos y fórmulas lácteas Medicamentos y Reactivos 070 Medios de contraste Medicamentos y Reactivos 070 Material radiológico Material de Curación e Instrumental 060 Material de curación Material de Curación e Instrumental 080 Reactivos Medicamentos y Reactivos 080 Material de laboratorio Material de Curación e Instrumental

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535 y 537 Instrumental de cirugía Material de Curación e Instrumental Analista del área de control de la División de Control y Sistemas 4.13 Resguardará una pieza, como muestra de retención en su envase primario original íntegro del lote de producto que ingrese a la Coordinación de Control Técnico de Insumos. Lo anterior, para su evaluación y siempre y cuando su presentación lo permita y se reciba más de una pieza inviolada. 4.14 Conservará y almacenará las muestras de retención y(o) muestras sobrantes del análisis de acuerdo a las condiciones señaladas por el fabricante. 4.15 Mantendrá el orden, limpieza y control del almacén. 4.16 Resguardará las muestras analizadas y retenidas que no cumplan con especificaciones técnicas de calidad durante seis meses y las que cumplan durante dos meses, a partir de su fecha de dictamen y en ausencia de este, a partir de la fecha de recepción en el almacén de la Coordinación de Control Técnico de Insumos. 4.17 Realizará el proceso de baja una vez que las muestras hayan cumplido con el tiempo de resguardo. Analista de la División de Medicamentos y Reactivos y de la División de Material de Curación e Instrumental. 4.18 Entregará al almacén las muestras sobrantes del análisis; cerradas e identificándolas con el “Formato para la identificación de muestras”, clave 2070-009-032, (Anexo 1). 5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 analista: Es el trabajador responsable de la ejecución de los ensayos analíticos en el laboratorio bajo la dependencia jerárquica de sus superiores. 5.2 almacén: Área de la COCTI en donde se conservan y retienen las muestras. 5.3 COCTI: Coordinación de Control Técnico de Insumos. 5.4 DCS: División de Control y Sistemas 5.5 DMR: División de Medicamentos y Reactivos 5.6 DMCI: División de Material de Curación e Instrumental

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5.7 documentación: La integra el Oficio y(o) Reporte de productos que presentan defectos de calidad RQME-1 y(o) demás documentación que acompañe al oficio como puede ser; Registro sanitario, prórroga del registro sanitario, certificados de análisis del producto, etc. NOTA: El formato RQME-1, se encuentra como anexo 1 con clave 2070-009-018, del “Procedimiento para la atención y solución a quejas reportadas por las unidades médicas y áreas usuarias, sobre la calidad de los insumos adquiridos por el IMSS”, clave 2070-003-002. 5.8 fabricante: Empresa que lleva a cabo las operaciones involucradas en la producción de un producto, desde la recepción de materias primas hasta su liberación como terminado. 5.9 inconformidad: Desacuerdo con el resultado que se haya notificado por parte del proveedor. 5.10 insumos para la salud: Son aquellos bienes terapéuticos que se consideran como medicamentos, equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y algunos productos higiénicos, éstos últimos en los términos de la fracción VI del artículo 262 de la Ley General de Salud. 5.11 Instituto o IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.12 instrumental: Se refiere a los instrumentales de cirugía general y de especialidades (Grupos de Suministro 535 y 537). 5.13 lote: Cantidad de un fármaco, medicamento o dispositivo médico, que se produce en un ciclo de fabricación y cuya característica esencial es su homogeneidad. 5.14 material quirúrgico y de curación: Los dispositivos o materiales que adicionados o no de antisépticos o germicidas se utilizan en la práctica quirúrgica o en el tratamiento de las soluciones de continuidad, lesiones de la piel o sus anexos. 5.15 medicamentos: Toda substancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacéutica y se identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas. Cuando un producto contenga nutrimentos, será considerado como medicamento, siempre que se trate de un preparado que contenga de manera individual o asociada: vitaminas, minerales, electrólitos, aminoácidos o ácidos grasos, en concentraciones superiores a las de los alimentos naturales y además se presente en alguna forma farmacéutica definida y la indicación de uso contemple efectos terapéuticos, preventivos o rehabilitatorios. 5.16 muestras de retención (MR): Muestras que se conservan en su envase primario original integro, y que deben resguardarse en el almacén con el propósito de disponer de ellas en caso de existir alguna inconformidad.

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5.17 muestras sobrantes de análisis: Piezas restantes cerradas del análisis documental, por atributos o de laboratorio, de una muestra que se conserva para disponer de ella en caso de existir alguna inconformidad o aclaración. 5.18 número de lote: Combinación alfanumérica que identifica específicamente un lote. 5.19 personal de evaluación: Trabajadores de la COCTI dependientes de la División de Medicamentos y Reactivos o de la División de Material de Curación e Instrumental, que realizan la evaluación de la calidad de los insumos para la salud que les son asignados hasta la emisión del dictamen técnico correspondiente. 5.20 reporte de folio: Listado de folios que ingresan por día en el SICOCTI. 5.21 SEMARNAT: Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. 5.22 SICOCTI: Sistema de Información de la Coordinación de Control Técnico de Insumos.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del procedimiento para la recepción y retención de documentación y muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos

Oficialía de Partes de la COCTI

1. Recibe por parte de los proveedores la “Documentación” y/o solo muestras que ingresan a la COCTI, verifica físicamente lo que recibe con quien entrega, hace en su caso, las observaciones correspondientes (fecha, hora, persona que recibe, condiciones ambientales y otros datos relevantes) con tinta en el documento original sella de recepción y solicita a quien entrega su visto bueno.

NOTA 1: En el caso del formato RQME-1, este únicamente es entregado por personal del área médica. NOTA 2: En el caso de presentar muestras que requieren de refrigeración para su conservación, se toma la temperatura del producto y se da aviso al personal del área de evaluación para que traslade la muestra al refrigerador.

Documentación Original y copia

2. Entrega la “Documentación” al Titular de la Coordinación para su revisión e instrucciones.

Documentación

Titular de la COCTI

3. Recibe y revisa la “Documentación”, determina que División debe atenderla y la regresa a Oficialía de partes.

Documentación


4. Recibe la “Documentación”, captura en el “SICOCTI” la información para que se genere el folio correspondiente y lo anota en la “Documentación” y(o) muestras recibidas.

NOTA 1: Se deberá registrar en la “Bitácora de recepción y entrega de muestras de Oficialía de Partes, la fecha, hora, persona que entrega, condiciones ambientales (temperatura) y datos relevantes de las muestras tales como; si estos se encuentran sucios, deteriorados, rotos o en mal estado. NOTA 2: Aquellas solicitudes derivadas del programa de muestreo, de atención a quejas, de lotes de corrección, de estudios especiales, que se reciban sin muestra, deberán registrarse en el SICOCTI de acuerdo al motivo de envío.

Documentación SICOCTI


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5. Clasifica por División la “Documentación” y(o) las muestras ya sea para retención o análisis.

Documentación

De las muestra para retención

6. Identifica las muestras para retención con las siglas “MR” y número de folio generado por el SICOCTI y las ubica en el anaquel de muestras para su posterior consulta.

Analista del área de Control de la División de Control y Sistemas

7. Realiza consulta de las muestras en retención en el “SICOCTI”, de dos días hábiles anteriores al día de la consulta y recoge del anaquel de muestras las correspondientes a los folios indicados en dicha consulta, para su resguardo en el almacén correspondiente de muestras de retención

NOTA: En el caso de muestras que requieren condiciones de refrigeración para su conservación, verifica que las muestras de retención se encuentren en el refrigerador correspondiente y las identifica con las siglas “MR” y número de folio.

SICOCTI

8. Ubica las muestras en el almacén de acuerdo al número de folio consecutivo, para su resguardo durante el tiempo establecido. NOTA: Estas muestras no se abren a menos que se solicite una impugnación o una aclaración de resultados, conforme al “Procedimiento para atender solicitudes de impugnación a los resultados de análisis emitidos por la Coordinación de Control Técnico de Insumos”, 2070-003-003. Continúa en la actividad 13

Muestra para análisis


9. Envía mediante el “SICOCTI” la “Documentación” y “Reporte de folio” a la Jefatura de División correspondiente y entrega físicamente a la Secretaria de la Jefatura de la División correspondiente, las muestras y la documentación, quien las entrega al Personal

SICOCTI Documentación Reporte de folio


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de evaluación o a quién éste asigne para conservar las condiciones de almacenamiento que requieren.


10. Registra en la "Bitácora de recepción y entrega de muestras de Oficialía de Partes” la fecha, hora, persona que recibe y la cantidad de muestras que entrega.

Bitácora de recepción y entrega de muestras de Oficialía de Partes

Jefatura de División de Medicamentos y Reactivos y(o) de Material de Curación e Instrumental

11. Recibe mediante el “SICOCTI” “Documentación” y “Reporte de folio”, la revisa, da instrucciones y turna al Personal de evaluación.

SICOCTI Documentación Reporte de folio

Personal de evaluación de la División de Medicamentos y(o) de Material de Curación e Instrumental

12. Recibe las muestras y la “Documentación” y registra su recepción en el “SICOCTI”. en el apartado correspondiente a su área.

Documentación SICOCTI

Del ingreso al almacén de muestra cerrada sobrantes derivadas del

análisis de muestreo

Analistas o Personal de Evaluación de la División de Medicamentos y Reactivos y(o) Material de Curación e Instrumental

13. Identifica las muestras sobrantes de análisis utilizando el “Formato para la identificación de muestras” clave 2070-009-032 (anexo 1).

2070-009-032 Anexo 1

14. Solicita al Analista del área de Control de la División de Control y Sistemas el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), registra y entrega las muestras sobrantes del análisis al almacén.

2070-009-020 Anexo 2

Analista del área de control de la División

15. Verifica lo que se señala en el “Formato para la identificación de muestras” clave 2070-

2070-009-032 Anexo 1


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de Control y Sistemas

009-032 (anexo 1) contra el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) y recibe las muestras sobrantes del análisis. NOTA: En caso de no coincidir la información, los formatos se deben corregir con la información correcta.

2070-009-020 Anexo 2

Analista del área de control de la División de Control y Sistemas

16. Firma en el renglón correspondiente del “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) que presento el Analista o Evaluador, como acuse de recepción de la muestra sobrante en el almacén y archiva.

2070-009-020 Anexo 2

17. Registra en la “Base de datos de muestras año” la información de la muestra recibida, de acuerdo a lo señalado en el “Formato para la identificación de muestras” 2070-009-032 (anexo 1), almacena la muestra en el lugar que le corresponda de acuerdo al área que lo analizó y al número de folio consecutivo.

Base de datos de muestras año 2070-009-032 Anexo 1

De la solicitud y retiro de una muestra del almacén en caso de existir impugnación o

aclaración de resultados

Personal de la División de Medicamentos y Reactivos y(o) Material de Curación e Instrumental

18. Solicita por “Correo electrónico” al Responsable del área de control la muestra del folio correspondiente, indica si será analizada o retenida.

Correo electrónico solicitud de folio

Responsable del área de control de la División de Control y Sistemas

19. Recibe “Correo electrónico” e imprime la solicitud al analista de la División de Control y Sistemas para que atienda la solicitud.

Correo electrónico solicitud de folio


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20. Recibe solicitud y localiza en el anaquel la muestra solicitada, registra los datos correspondientes en el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) y entrega dicho formato al solicitante de la División para que gestione la autorización de salida de la muestra.

2070-009-020 Anexo 2


21. Recibe “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), recaba la firma de autorización correspondiente y regresa al Analista del área de control de la División de Control y Sistemas.

2070-009-020 Anexo 2


22. Recibe firmado “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), entrega la muestra correspondiente al Personal de la División y solicita su firma de recepción.

2070-009-020 Anexo 2


23. Recibe muestra y firma de recepción en el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) en el renglón correspondiente.

2070-009-020 Anexo 2

Analista del área de Control de la División de Control y Sistemas

24. Registra la salida de la muestra en la “Base de datos muestras año” como evidencia de la entrega de la muestra al personal de la División y archiva el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) en su “Carpeta”.

Base de datos muestras año 2070-009-020 Anexo 2 Carpeta

De la conclusión del tiempo de resguardo de las muestras


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25. Realiza consulta mensual en el “SICOCTI”, para determinar los folios que serán dados de baja.

Consulta/SICOCTI

26. Integra en un “Documento” la información obtenida de la consulta mensual en el “SICOCTI” y la “Base de datos muestras año” obteniendo los folios que se darán de baja y lo entrega.

Documento con folios para baja Consulta/SICOCTI Base de datos muestras año


27. Recibe “Documento con los folios” que se darán de baja.

Documento con folios para baja

28. Localiza en anaquel las muestras a dar de baja, identifica las bolsas y(o) cajas en donde se depositarán las muestras indicando el año, grupo de suministro y número de bolsa o caja consecutivo y deposita las muestras en dichas bolsas y(o) cajas.

29. Registra en el “Documento con los folios para baja” el número de bolsa o caja que contiene el folio de acuerdo al grupo de suministro.


30. Informa vía “Correo electrónico” al Responsable del área de Control que ya se concluyó con la recolección de muestras y la actualización del documento con folios para baja.

Correo electrónico conclusión de recolección

31. Coloca las muestras que serán susceptibles a baja en bolsas rojas para residuos peligrosos (estas no deben llenarse a más del 75% de su capacidad), en el caso de los medicamentos estos deben colocarse en contenedores rígidos cerrados con una etiqueta que indique que son medicamentos.


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32. Entrega, de acuerdo al programa de recolección, las muestras debidamente separadas al proveedor contratado para su disposición final.

Fin del procedimiento

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7. Diagrama de flujo del procedimiento para para la recepción y retención de documentación y muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos

SICOCTI

ODocumentación

ODocumentación

ODocumentación

O-CDocumentación

OFICIALÍA DE PARTES DE LA COCTI

INICIO a

Recibe por parte de los proveedores la “Documentación” y/o solo muestras que ingresan a la COCTI, verifica físicamente lo que recibe con quien entrega, hace en su caso, las observaciones correspondientes (fecha, hora, persona que recibe, condiciones ambientales y otros datos relevantes) con tinta en el documento original sella de recepción y solicita a quien entrega su visto bueno.

NOTA 1NOTA 2

1

A

Entrega la “Documentación” al Titular de la Coordinación para su revisión e instrucciones

2

TITULAR DE LA COCTI

Recibe y revisa la “Documentación”, determina que División debe atenderla y la regresa a Oficialía de partes.

3

a

Clasifica por División la “Documentación” y(o) las muestras ya sea para retención o análisis

5

OFICIALÍA DE PARTES DE LA COCTI

Para análisisClasificación de muestras

Para retención

Identifica las muestras para retención con las siglas “MR” y número de folio generado por el SICOCTI y las ubica en el anaquel de muestras para su posterior consulta.

ANALISTA DEL ÁREA DE CONTROL DE LA DCS

Realiza consulta de las muestras en retención en el “SICOCTI”, de dos días hábiles anteriores al día de la consulta y recoge del anaquel de muestras las correspondientes a los folios indicados en dicha consulta, para su resguardo en el almacén correspondiente de muestras de retención

NOTA

Ubica las muestras en el almacén de acuerdo al número de folio consecutivo, para su resguardo durante el tiempo establecido.

NOTA

SICOCTI

ODocumentación

Recibe la “Documentación”, captura en el “SICOCTI” la información para que se genere el folio correspondiente y lo anota en la “Documentación” y(o) muestras recibidas.

NOTA 1NOTA 2

4

6

7

8

13

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2070-009-032Anexo 1

Base de datos de muestras

año

2070-009-020Anexo 2

2070-009-020Anexo 2

2070-009-032Anexo 1

2070-009-020Anexo 2

SICOCTI/ Documentación

ODocumentación

SICOCTI/Documentación/ Reporte de folio

Bitácora de recepción y entrega de muestras de Oficialía de partes

SICOCTI/Documentación/ Reporte de folio

ODocumentación

2070-009-032Anexo 1

Envía mediante el “SICOCTI” la “Documentación” y “Reporte de folio” a la Jefatura de División correspondiente y entrega físicamente a la Secretaria de la Jefatura de la División correspondiente, las muestras y la documentación, quien las entrega al Personal de evaluación o a quién éste asigne para conservar las condiciones de almacenamiento que requieren.

9

Registra en la "Bitácora de recepción y entrega de muestras de Oficialía de Partes” la fecha, hora, persona que recibe y la cantidad de muestras que entrega.

10

b

Identifica las muestras sobrantes de análisis utilizando el “Formato para la identificación de muestras” clave 2070-009-032 (anexo 1).

13

b

Solicita al Analista del área de Control de la División de Control y Sistemas el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), registra y entrega las muestras sobrantes del análisis al almacén

11

Verifica lo que se señala en el “Formato para la identificación de muestras” clave 2070-009-032 (anexo 1) contra el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) y recibe las muestras sobrantes del análisis.

NOTA

15


A

B

Recibe mediante el “SICOCTI” “Documentación” y “Reporte de folio”, la revisa, da instrucciones y turna al Personal de evaluación.

14

JEFATURA DMR Y/O DMCI

PERSONAL DE EVALUACIÓN

Recibe las muestras y la “Documentación” y registra su recepción en el “SICOCTI”. en el apartado correspondiente a su área.

12

ANALISTA O PERSONAL DE LA DMR Y/O DMCI

Del ingreso al almacénde muestra cerrada sobrantes derivadas del

análisis de muestreo

Firma en el renglón correspondiente del “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) que presento el Analista o Evaluador, como acuse de recepción de la muestra sobrante en el almacén y archiva.

16

Registra en la “Base de datos de muestras año” la información de la muestra recibida, de acuerdo a lo señalado en el “Formato para la identificación de muestras” 2070-009-032 (anexo 1), almacena la muestra en el lugar que le corresponda de acuerdo al área que lo analizó y al número de folio consecutivo.

17

8

de 19

Clave: 2070-003-005

Carpeta

2070-009-020Anexo 2


año

2070-009-020Anexo 2

2070-009-020Anexo 2

2070-009-020Anexo 2

2070-009-020Anexo 2

Solicitud de folio

De la solicitud y retiro de una muestra del almacén en caso de existir impugnación o

aclaración de resultados

Solicitud de folio

B

Solicita por “Correo electrónico” al Responsable del área de control la muestra del folio correspondiente, indica si será analizada o retenida.

18

c

c

Recibe “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), recaba la firma de autorización correspondiente y regresa al Analista del área de control de la División de Control y Sistemas.

21

22

C


Recibe firmado “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2), entrega la muestra correspondiente al Personal de la División y solicita su firma de recepción.

23

Registra la salida de la muestra en la “Base de datos muestras año” como evidencia de la entrega de la muestra al personal de la División y archiva el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) en su “Carpeta”.

24

PERSONAL DE LA DMR Y/O DMCI

RESPONSABLE DEL AREA DE CONTROL

Recibe “Correo electrónico” e imprime la solicitud al analista de la División de Control y Sistemas para que atienda la solicitud.

19


Recibe solicitud y localiza en el anaquel la muestra solicitada, registra los datos correspondientes en el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) y entrega dicho formato al solicitante de la División para que gestione la autorización de salida de la muestra.

20



Recibe muestra y firma de recepción en el “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención” clave 2070-009-020 (anexo 2) en el renglón correspondiente.


de 19

Clave: 2070-003-005

Conclusión de recolección




año

Consulta /SICOCTI

Consulta /SICOCTI


De la conclusión del tiempo de resguardo de las

muestras

C

Realiza consulta mensual en el “SICOCTI”, para determinar los folios que serán dados de baja.

25

Informa vía “Correo electrónico” al Responsable del área de Control que ya se concluyó con la recolección de muestras y actualización del Documento con folios para baja.

30

d

27

Coloca las muestras que serán susceptibles a baja en bolsas rojas para residuos peligrosos (estas no deben llenarse a más del 75% de su capacidad), en el caso de los medicamentos estos deben colocarse en contenedores rígidos cerrados con una etiqueta que indique que son medicamentos.

Entrega, de acuerdo al programa de recolección, las muestras debidamente separadas al proveedor contratado para su disposición final.

FIN

RESPONSABLE DEL ÁREA DE CONTROL DE LA DCS

Integra en un “Documento” la información obtenida de la consulta mensual en el “SICOCTI” y la “Base de datos muestras año” obteniendo los folios que se darán de baja y lo entrega.

26


Recibe “Documento con los folios” que se darán de baja.

Localiza en anaquel las muestras a dar de baja, identifica las bolsas y(o) cajas en donde se depositarán las muestras indicando el año, grupo de suministro y número de bolsa o caja consecutivo y deposita las muestras en dichas bolsas y(o) cajas.

28

Registra en el “Documento con los folios para baja” el número de bolsa o caja que contiene el folio de acuerdo al grupo de suministro

29

d

31

RESPONSABLE DEL ÁREA DE CONTROL DE LA DCS

32

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la recepción y retención de documentación y muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos

Clave

Título del documento

Observaciones

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Clave: 2070-003-005

2070-009-032

Formato para la identificación de muestras

Anexo 1

2070-009-020

Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y retención

Anexo 2

de 3

Clave: 2070-003-005

ANEXO 1 “Formato para la identificación de muestras”

de 3

Clave: 2070-003-005

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS

UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD COORDINACIÓN DE CONTROL TÉCNICO DE INSUMOS

DIVISIÓN DE CONTROL Y SISTEMAS

FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE MUESTRAS

1

2

3

4

de 3

Clave: 2070-003-005

ANEXO 1 “Formato para la identificación de muestras”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1 Folio El folio asignado por el SICOCTI a la documentación y muestras.

2 Cantidad El número total de piezas de la muestra.

3 Fecha de entrega La fecha de ingreso de la muestra al almacén, dos dígitos para el día, las tres primeras letras del mes y dos dígitos para el año.

4 SIGLAS DE QUIÉN ENTREGA

La siglas del personal que entrega la muestra.

de 3

Clave: 2070-003-005

ANEXO 2 “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción y

retención”

de 3

Clave: 2070-003-005

1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

de 3

Clave: 2070-003-005

ANEXO 2 “Formato de registro de ingresos y salidas de muestras del almacén de recepción

y retención” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO

ANOTAR

1 Área El nombre de la División o Área que recibe o entrega la

muestra.

2 Año El año del ejercicio correspondiente (aaaa).

3 Folio El número asignado por el SICOCTI a la documentación y muestras, ejemplo: 2012-123456.

4 Cantidad de Muestras El número de piezas invioladas de la muestra recibida o entregada según corresponda.

5 Fecha de entrega La fecha de entrega de la muestra, dos dígitos para el día, las tres primeras letras del mes y dos dígitos para el año, formato dd-mmm-aa.

6 Hora La hora en la que la muestra es recibida o sale del almacén

7 Temperatura (°C) La temperatura en grados Celsius a la cual se recibe la muestra o sale del almacén (aplica a aquellas muestras que para su conservación se requiere de temperaturas de refrigeración).

8 Entrega Las siglas de la persona que entrega la muestra.

9 Recibe Las siglas de la persona que recibe la muestra.

10 Autoriza La firma del Titular de la Coordinación o de la Jefatura de División.

11 Observaciones Los comentarios referentes al ingreso o salida de las muestras del almacén; señalar si se trata de muestra retenida.

12 Página de El número de página y en correspondencia el total de páginas de que consta el documento.

NOTA: Las muestras se deben entregar lo mejor empaquetadas posible, así como también, deberán identificarse legiblemente de acuerdo al folio correspondiente.

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