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INSTITUCIÓN EDUCATIVAPRESBITERO ANTONIO JOSE BERNAL LONDOÑO S.J

Aprobado por la Secretaría de Educación de MedellínResolución 09994 del 13 de dic. 2007

PLAN DE COMUNICACIONES

Por: MANUELA MEJIA SANÍN, Comunicadora Social

Las organizaciones educativas se caracterizan por constituirse en torno a unos objetivos y conseguirlos aplicando determinados procedimientos. Para cualquier Institución Educativa es básico, lograr un cierto consenso en torno a esos objetivos y procedimientos, ya que de ello depende su existencia y su crecimiento. El intercambio comunicativo y de informaciones hace posible que se establezca ese vínculo de consenso entre el conjunto de personas que conforman la comunidad educativa.

La comunicación es una condición necesaria para cualquier organización, sin ella no se puede garantizar un ambiente organizacional adecuado ni la consecución de los objetivos institucionales. Así pues, la comunicación es un elemento básico de toda interacción humana, ya sea entre individuos, de un individuo con un grupo o entre diferentes subgrupos de personas. Esta, alienta la integración, la motivación, el sentido de pertenencia y los valores compartidos siendo la materia prima de la cultura institucional.

Los procesos de comunicación están sujetos a diversas variables que deben ser manejadas a través de una óptima planificación que vaya acorde con las necesidades de la I.E. Es por esto, que se hace necesario construir un PLAN DE COMUNICACIONES que será la carta de navegación para guiar los adecuados procesos que permitan fortalecer las comunicaciones, en pro de un adecuado ambiente laboral y académico, garantizando el sentido de pertenencia de sus integrantes y la imagen corporativa institucional.

Justificación

Debido al momento histórico que vive la ciudad, en el que se está llevando a las poblaciones mas alejadas la posibilidad de acceder a la educación de más alta calidad, se hace imperante la necesidad de comenzar con el pie derecho este proyecto y tener las mejores herramientas de comunicación con el fin de que los procesos sean exitosos en todos los ámbitos.

En el particular, la I.E. Presbítero Antonio José Bernal Londoño SJ, presenta por sus características culturales, históricas y geográficas, importantes matices que se deben tener en cuenta en el momento de comenzar sus labores. Es por esto, que no solo debe haber un plan de medios externo que nos permita posicionar la institución en el entorno, promocionando sus servicios, características y beneficios, sino que debemos tener una propuesta

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que abarque también lo interno, abalado por una imagen corporativa acorde con la situación pasada, actual y futura de la institución, teniendo en cuenta los diversos actores que en ella convergen y que de una u otra forma deben hacer parte de su construcción.

Objetivos

General

Promover el uso de los procesos comunicativos en la I.E. con el fin de lograr los objetivos institucionales.

Específicos

Crear en el colectivo educativo y social, una imagen institucional clara y coherente, que vaya acorde con las necesidades de la comunidad.

Vincular a la comunidad en las actividades de la I.E. sin desconocer a ninguno de los actores que en ella convergen.

Plantear, organizar y sistematizar las comunicaciones y sus medios de difusión en la I.E.

IMAGEN CORPORATIVA

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La imagen corporativa es una construcción mental formada en el público gracias a una serie de mensajes transmitidos, siendo esta un instrumento competitivo que permite diferenciar la I.E. de las demás, de acuerdo a su situación histórica y actual, a su ubicación, público y servicios. Para lograrlo, hay que tener una serie de estrategias que le permita formar en la mente de sus públicos, una imagen corporativa clara y coherente, la cual no puede ser solo estética y/o visual, sino que debe basarse en lo que la I.E. quiere transmitir de acuerdo a su cultura, la cual es en gran medida brindada por el entorno en la cual se ubica y nace de la experiencia básica, del pensar de sus fundadores y el sentir de su personal. Así pues, que la imagen corporativa es la conjugación de la identidad, lo visual y lo cultural.

A partir de la definición del nombre de la IE en la primera semana de diciembre, se ha comenzado a estructurar la imagen corporativa de la misma y con el fin de hacer de la I.E. Presbítero Antonio José Bernal Londoño SJ. un espacio de participación, se seleccionó un grupo de docentes y

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estudiantes para indagar sobre lo que ellos consideran debe ser la imagen corporativa de la I.E.. Posteriormente, se hizo un filtro con la información obtenida, con la cual se construirá dicha imagen entre la comunicadora de la UPB y la comunicadora de COLINVERSIONES S.A., quienes contarán con el apoyo de un creativo contratado para este particular, para posteriormente legitimarlo con la comunidad educativa.

Así pues que con el fin de hacer de la imagen corporativa una construcción basada en lo colectivo, se presenta a continuación una recopilación de lo que debe ser ésta en el imaginar y sentir de los actores de la IE.

Visión

Información obtenida por medio del taller realizado con los docentes y estudiantes de la I.E. Centenario IgnacianoSer en 5 años una de las mejores I.E. de Colombia y posicionada como la mejor de Medellín por su labor de investigación y su colaboración a la comunidad. Personas educadas, profesionales, trabajadoras, con valores y principios morales, preparadas, emprendedoras y representantes de la comunidadUna IE. Investigativa y bilingüe Abierta a la comunidadDemostrarle al mundo que en Colombia hay calidad humanaPerfil visionarioEn 5 años con posibilidad de intercambios culturalesCalidad en tecnologíaPlanificaciónSentido de pertenenciaPolo de desarrolloPropuesta Visión:

Ser en el 2013 el Colegio de Calidad más exitoso de Medellín, reconocido como polo de desarrollo de la zona norte de la ciudad, el cual entregará a la comunidad, promociones de estudiantes preparados integralmente, siendo emprendedores, y con un alto sentido humano y social.

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Valores

Esta propuesta de valores, surge a partir de lo obtenido en el taller realizado con los estudiantes y docentes de la I.E. Centenario Ignaciano y a la información otorgada por el Colegio San Ignacio sobre la vida y obra del Presbítero Antonio José Bernal

Solidaridad con el otroEntrega al trabajoRespeto por el entornoDisciplina para la vidaResponsabilidad: frente a las accionesOrden para las actividades emprendidasAlegría y energía todos los díasCompañerismo y trabajo en equipo

Misión

Información obtenida por medio del taller realizado con los docentes y estudiantes de la I.E. Centenario IgnacianoGuiar a las personas por un horizonte bueno, brindándoles futuro y oportunidades.Educación con más calidad cada día.Crecimiento en conocimientos y como personas, inculcando valores y estimulando al estudiante.Capacitación permanente a los docentes en todos los temas y en ingles.Pioneros del saber con excelencia académica.

Propuesta Misión:

Brindar a los estudiantes la excelencia académica, con una educación de calidad que integre el conocimiento, la investigación, la disciplina y la solidaridad, para formar ciudadanos capacitados, emprendedores e íntegros para sí, para la sociedad y con un prospero futuro.

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Colores corporativos

A continuación se presenta el listado de los colores corporativos de la I.E. de acuerdo a la tradición dejada por la I.E. Centenario Ignaciano y a los valores corporativos.

Blanco1: Se asocia a la luz, la bondad, la inocencia. Se le considera el color de la perfección.

Amarillo: Simboliza la luz del sol. Representa la alegría, la felicidad, la inteligencia y la energía.

Azul: Es el color del cielo y del mar, por lo que se suele asociar con la estabilidad y la profundidad. Representa la lealtad, la confianza, la sabiduría, la inteligencia, la fe, la verdad, integridad, conocimiento puro.

Gris: Representa igualdad, respeto, pasado.

Café: Representa la humildad, servicio.

Plan de comunicaciones

Siendo la comunicación la piedra angular de los procesos de formación de empresas, instituciones educativas y cualquier organización, es importante dar una mirada global a ésta dentro del nuevo proyecto que se viene desarrollando en el marco del programa de Colegios de Calidad para Medellín.

Diagnóstico

1 http://www.quadernsdigitals.net/index.php?accionMenu=hemeroteca.VisualizaArticuloIU.visualiza&articulo_id=6870

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http://www.quadernsdigitals.net/index.php?accionMenu=hemeroteca.VisualizaArticuloIU.visualiza&articulo_id=6870




Partiendo de la base que deja el Centenario Ignaciano, se puede hacer un análisis de las comunicaciones que se presentan al interior y exterior de la institución, mirándolo desde cinco polos diferentes:

Educadores

Se observa que desde el ámbito de los educadores se encuentra en su sala una cartelera de tipo informativo donde ellos consignan noticias de interés general como lo son fechas de eventos y normativas de educación. Dicha cartelera es plana y poco llamativa.Desde que comenzó la gestión del rector actual, se realiza una reunión mensual entre éste y los educadores en la cual se habla sobre lo realizado en el mes y la información obtenida en la reunión de comité operativo, con El Jefe de Núcleo.

Existe un calendario de eventos anuales, el cual no tiene actualización permanente y no es de conocimiento de todos los docentes.

Existen grupos de educadores de investigación y capacitación en diversas áreas, quienes tienen reuniones mensuales, en la gran mayoría de los casos.

Estudiantes

En lo que se refiere a las comunicaciones con y entre los estudiantes, se ve que en el colegio se encuentran pocas carteleras informativas y las existentes no cumplen a cabalidad con su función, pues la información no es pertinente ni actualizada, ni los colores ni los materiales usados son llamativos (planas), lo que las hace poco atractivas desde lo visual.

No hay boletines informativos (información general), ni periódico de la institución. Existe presencia del gobierno escolar, como es debido, se propone para el próximo año darle la mayor fuerza posible a este grupo con el fin de fortalecerlo en pro de la I.E. y sus integrantes.

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No hay presencia de actividades extracurriculares oficiales, se observo que varios de los estudiantes pertenecen a la Banda Músico Marcial Morris Brown y se reúnen permanentemente a ensayar dentro de las instalaciones del colegio. Al darle fuerza a este grupo se hace publicidad al colegio y se estimula a los estudiantes a que conformen más actividades fuera de lo académico, pero con fuerza institucional.

Padres de familia

Permanentemente se envían circulares a los padres de familia y hay reunión entre estos y los educadores en las entregas de notas, haciendo que la comunicación entre la institución y los padres sea de doble vía.

La labor comunicacional con éstos debe ser extensa, pues aunque existe, se observa que es muy débil ya que se limita a lo obligatorio. Por este motivo se propone fortalecer la asociación de padres y el consejo de padres. También la bitácora podría ayudar a fortalecer los lazos entre los actores anteriormente mencionados.

Egresados

Aunque existe una oficina de egresados y está en ASIA IGNACIANA, se observó que este colectivo no tiene la fuerza necesaria, ni está consolidado, por lo que en este momento no existen canales de comunicación manejados con este grupo.

Comunidad adyacente

No se presenta hasta el momento ninguna actividad particular relacionada con este grupo, con la nueva institución y el concepto de AULA ABIERTA se espera solucionar en gran medida esta situación.

Observaciones

Se hace evidente la necesidad de tener una planeación anual en cuanto a actividades, reuniones y proyectos que estén al conocimiento de toda la comunidad educativa.

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Matriz DOFA

Comunicados internos y externos

Estas comunicaciones están a cargo en primera instancia del colectivo de comunicaciones, pero la información oficial de la institución esta bajo la responsabilidad del rector o quien él delegue para este fin, y ciertos aspectos de la comunicación como lo son los mensajes a los padres de familia haciendo uso de la bitácora, están a cargo de los educadores.

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DEBILIDADES FORTALEZAS

Falta sentido de pertenencia por parte de miembros relevantes de la I.E.

Falta de planeación Falta certificación (profesionales) en algunos

profesores Resistencia al cambio dentro de la I.E. Excesivo rumor Falta de medios de comunicación entre las partes

y potenciar los existentes Falta institucionalización de procesos

Un nuevo rector Compromiso por parte de muchos de los profesores Nueva planta física con mayores recursos tecnológicos Media técnica Construcción de una nueva imagen corporativa Aula abierta Emprenderismo Ubicación geográfica Facilidades de acceso

AMENAZAS OPORTUNIDADES

Sostenibilidad de la institución Rechazo por algunos grupos de la comunidad Diferencias entre actores significativos Rotación de personal Discriminación entre los barrios que

conforman la zona de influencia

Ser polo de desarrollo en el norte de la ciudad Apoyo del Gobierno municipal y departamental Políticas de emprendimiento en la ciudad Apoyo de la secretaria de educación, La UPB,

Colinversiones S.A., Colegio San Ignacio. La ciudad tiene la mirada puesta en esta nueva

institución. Interés por parte de la comunidad adyacente




La información de carácter general, dependiendo de su pertinencia (ej.: eventos) debe llevar copia impresa y ser puesta en las carteleras, posterior a su divulgación debe ser archivada en una carpeta de correspondencia la cual debe ser guardada por lo menos un año y luego ser desechada a criterio del rector.

La información entre educadores y estudiantes debe ir plasmada en la Bitácora de los últimos, al igual que la información entre educadores y padres de familia, acompañada de la fecha respectiva. Esta información siempre debe ser firmada por el remitente y una vez sea leída por el destinatario, debe ser firmada por el mismo, en el espacio para esto asignado.

Nota: Dependiendo de la información, el archivo muerto se debe guardar por lo menos cinco (5) años. Interna entre docentes, rector y personal administrativo

La correspondencia interna de carácter inmediato debe ser manejada bajo un mismo formato institucional y teniendo en cuenta los parámetros establecidos.

Externa

Al igual que en la anterior, para toda la información debe usarse el correo electrónico y dependiendo de su importancia debe llevar copia impresa. Las cartas, fax y demás deben ir en papel membreteado (Nombre de la I.E., dirección, teléfono y correo electrónico) con el manejo del color que se especifica en el manual de imagen corporativa.

Dependiendo del carácter de la información, esta debe llevar una copia con la firma de quien recibió, si es enviada por una empresa de mensajería, esta da un reporte de entrega, el cual se debe adjuntar a la copia y archivar hasta que sea necesario. En el caso de los fax, se les debe adjuntar el reporte entregado por la máquina.

Correo electrónico

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Todos los miembros de la institución deben contar con un correo electrónico que les permita recibir los comunicados institucionales.

Toda la correspondencia interna debe ser enviada por correo electrónico y dependiendo del carácter de la misma, debe llevar también copia impresa, la cual debe ser firmada por quien recibe con fecha y hora.

La revisión del correo debe ser diaria para evitar baches en el flujo de información.

Siempre los correos deben llevar la firma de quien los envía.

Colectivo de comunicaciones

El colectivo de comunicaciones debe estar formado por la secretaria de la institución, dos (2) educadores y seis (6) estudiantes (tres (3) de primaria y tres (3) de secundaria) elegidos democráticamente y debe ser auditado y apoyado por el Comité de Calidad.

Este grupo de personas se encargarán de las comunicaciones del colegio en cuanto a comunicados (los comunicados oficiales que a su cargo esté enviar), carteleras, periódicos y boletines se refiere.

Deben reunirse semanalmente para dejar claras las actividades de la semana.

La secretaria es quien se encarga de los correos, comunicados y memos que salen de la institución o del rector de manera oficial.

Los eventos de la institución también deben contar con el apoyo del colectivo de comunicaciones, pues es éste el encargado de hacer la divulgación necesaria.

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Aunque hay libertad de expresión y todos los miembros de la comunidad educativa pueden hacer llegar sus comentarios para que el colectivo se los publique, se debe hacer un filtro en cuanto al lenguaje pues este debe estar acorde al entorno en el cual se desarrolla, libre de obscenidades, vulgaridades y adjetivos peyorativos que puedan herir a otros miembros de la comunidad.

La ortografía y la gramática deben ser siempre correctas.

Las comunicaciones deben ser llamativas y atrayentes, usando colores, materiales y lenguaje dinámico que permita la visualización y la lectura.

Calendario de eventos

Desde comienzos del año se le debe presentar a la comunidad educativa un calendario de eventos (cabe anotar que es flexible y sujeto a cambios), el cual debe estar ubicado en una zona visible de la institución y debe ser enviado por correo electrónico cada vez que haya una actualización.

Dicho calendario debe ir acompañado de una guía donde se especifique quien es el responsable del mismo.

Reunión general con el rector

Esta cita se realiza inmediatamente después de que el rector se reúna con el jefe de núcleo. El fin de la misma es llevarle a los docentes la información obtenida en dicho encuentro y escucharlos a ellos en lo que se refiere a lo sucedido en el mes (informes de grupos primarios). La reunión debe ser de no más de 2 horas y en estas se tratan básicamente temas académicos, comportamentales (de disciplina y de conducta), se analizan los logros obtenidos y los obstáculos presentados con el fin de buscar soluciones a los mismos. Siempre debe haber un acta de la reunión

Emisora institucional

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La emisora tiene como fin ser el canal de difusión mas importante del plantel, por allí se divulga toda la información que sea de interés general. A parte de los eventos extraordinarios que ameriten su uso, se tendrán institucionalizados 2 programas:

Magazín: Programa transmitido en uno de los descansos por jornada, en el cual se den unas pocas noticias de interés no solo académico sino también noticias de interés mundial, esto con el fin de que los estudiantes se acostumbren a ver el noticiero o a leer el periódico, culturizándose y globalizándose cada día mas. También en el programa se pondrá música acorde al publico que la escucha pero sin agredir los sentimientos de otros y respetando el entorno en el que se encuentran. También puede haber invitados especiales de acuerdo a la época del año o a los acontecimientos ocurridos o por ocurrir en la institución, estos invitados deben ser miembros de la comunidad educativa o de la comunidad adyacente. Por último, antes de cerrar la emisión, se dirá una frase con su breve reflexión.

Buenos días/tardes desde la rectoría: Al inicio de cada jornada, el rector dará los buenos días/tardes al estudiantado y educadores, haciendo alguna reflexión alusiva a la jornada académica y felicitando a quien por logros o meritos así lo merezca.

Bitácora

Agenda anual entregada a los estudiantes para: Consignar las tareas diarias Enviar mensajes entre docentes y padres de familia y viceversa. Estos mensajes deben ir firmados tanto por el destinatario como por el

remitente También habrá una parte destinada para que los estudiantes escriban anotaciones referentes a anécdotas, pensamientos y sentimientos

propios. La bitácora debe tener consignada la filosofía institucional y de ser posible debe ser bilingüe.

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COMUNICACIONES INTERNASACTIVIDAD DESCRIPCION POBLACION OBJETO INDICADOR RESULTADOS

Imagen corporativa Misión, visión, valores, filosofía, uniforme, colores institucionales, logo, eslogan

Todo el plantel

Comunicados Internos y externos Incluye circulares, memos, felicitaciones, cartas, correos electrónicos, entre otros. En el caso de los mensajes electrónicos, todo el personal de la institución debe contar con un ID de usuario.

Todo el plantel La cantidad de circulares, correos y cartas no es fácilmente medible debido a que en la institución no puede limitar la información que se genere en el plantel

Colectivo de comunicaciones Constituido por estudiantes y con el apoyo de uno o mas docentes (Centro de interés). Se encargará de manejar los medios de comunicación internos, y toda la información siempre debe llegar a éste para hacer su divulgación

Todo el plantel

Calendario de eventos anual Manejado por el rector y el comité de calidad. Debe incluir reuniones, eventos, evaluaciones, festividades etc.

Todo el plantel Actividades realizadas/actividades planeadas X 100

% de cumplimiento de cronograma

Carteleras informativas y lúdicas internas

Ubicadas en puntos estratégicos de la institución y con una rotación QUINCENAL. Deben ser llamativas y dinámicas, con información de interés académico, cultural y general. Manejadas por el colectivo de comunicaciones

Todo el plantel Carteleras realizadas/carteleras propuestas X 100

% carteleras informativas.

Boletín para los padres de familia Bimestral. Este boletín debe traer información de interés en cuanto a la educación de los jóvenes, así mismo un editorial escrito por el rector, información de eventos institucionales y reflexiones sobre la vida cotidiana, como: ser padres, convivencia en familia, etc.

Padres de familia Boletines realizados/5 X 100 5 boletines anuales.

Grupos primarios por área Quincenales, de obligatoria asistencia, en donde se tratarán temas académicos y se buscarán soluciones a problemas

Docentes Reuniones realizadas/# de quincenas en el calendario

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presentados. Duración 1 hora escolarReunión general 1 mensual entre el rector, la planta administrativa y los

docentes, para tratar temas académicos, de administración y brindar información obtenida con el jefe de núcleo. Duración máx. 1 hora

Todo el plantel Reuniones realizadas/# De meses en el calendario escolar X 100

10 reuniones anuales

Emisora institucional1. Magazín2. Buenos días y buenas

tardes desde la rectoría

3. Creación de un magazín para los descansos con música, invitados, noticias y reflexiones

4. Saludo diario del rector a la comunidad educativa donde se felicite a quienes cumplen años y a quienes hayan tenido un logro digno de mención, se informe sobre los eventos del día, se brinden noticias de interés general y se haga una reflexión diaria

Todo el plantel # De magazines realizados/# de días del calendario escolar X 100

Fortalecer la asociación de padres de familia

Con temas de interés como sexualidad, enfermedades, nutrición, manejo de conflictos entre otros.1. Colectivo de padres de familia: Escuela de padres

conformada por la totalidad de los mismos con el fin de tener una retroalimentación permanente en el compromiso que significa ser padres hoy. Busca que se conozcan los padres de familia y los docentes del plantel

Padres de familia Actividades realizadas/Actividades propuestas X 100

% de cumplimiento de actividades

Asamblea de padres de familia Contiene el total de los padres de familia y busca que haya una actualización permanente en lo académico y disciplinario.

Padres de familia Reuniones realizadas/Reuniones propuestas X 100 Padres invitados/Padres asistentes X 100

% de cumplimiento de cronograma de reuniones

% de asistenciaConsejo de padres de familia Representantes de los padres de familia serán los que

conformen este consejo que velará por la continua calidad de la institución educativa

Padres de familia X/Reuniones propuestas X 100

Bitácora institucional Agenda anual con mensajes entre los docentes y padres de familia, tareas diarias, imagen corporativa, contactos y que sea bilingüe para ir en concordancia con la educación de calidad propuesta

Estudiantes, padres de familia y docentes

No de bitácoras entregadas/Total de docentes y alumnos X 100

# bitácoras totales

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Manual de convivencia Revisión de texto del manual de convivencia elaborado por el colectivo institucional y revisado y corregido por el comité de calidad y asesoría en lo visual para pasar luego a su posterior divulgación

Todo el plantel Cumplimiento del Manual de Convivencia

Comisiones de evaluación y promoción

Conformada por miembros de la comunidad educativa, desde la decreto 0230, quienes estudiaran los casos particulares de los estudiantes en materia académica

Todo el plantel Reuniones realizadas/Reuniones planeadas X 100

Reunión del consejo académico Compuesto por los docentes y administradores del plantel, busca mejorar académicamente la institución tocando temas referentes al currículo, la evaluación institucional entre otros temas

Todo el plantel Reuniones realizadas/Reuniones planteadas X 100

Reunión del consejo directivo Reuniones conformadas por representantes de todos los niveles del plantel, quienes tienen como meta velar por el óptimo funcionamiento de la institución.

Todo el plantel Reuniones realizadas/Reuniones planteadas X 100

% de cumplimiento

Reunión de director de grupo Reunión del director de grupo con sus estudiantes (Dirección de grupo) con el fin de afianzar los valores institucionales, estudiar problemáticas presentadas y resolver inquietudes. Semanal

Todo el plantel Reuniones realizadas/Semanas del calendario escolar X 100

# de reuniones realizadas

Gobierno escolar Es de carácter obligatorio y les da participación a todos los miembros de la comunidad educativa en las decisiones tomadas.

Todo el plantel No de grados/# de estudiantes miembros del Gobierno escolar X 100

# de estudiantes por gobierno escolar

Actos cívicos Tienen como finalidad conmemorar alguna fecha representativa y a su vez son un optimo canal de comunicación pues reúnen a toda la comunidad educativa

Todo el plantel Actos cívicos realizados/Actos cívicos propuestos X 100

Izada de bandera Rinde homenaje al símbolo tricolor y busca felicitar por sus meritos a ciertos estudiantes que cumplen con los requisitos establecidos. Debe hacerse quincenalmente

Todo el plantel Izadas de bandera realizadas/Izadas de bandera propuestas X 100

Día de la creatividad Busca estimular lo aprendido en el año, mezclando diferentes áreas del saber.

Todo el plantel 1 día al año 1 día al año

Día de la familia Día de unión y encuentro familiar, que busca fortalecer los lazos al interior y exterior de la misma.

Estudiantes, docentes, personal administrativo y padres de familia

# de familias participantes/Familias existentes en el plantel X 100

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Convivencia Con el fin de tener un mejoramiento continuo y una capacitación permanente, se reunirán los docentes por área para intercambiar experiencias y nutrir conocimientos

Docentes # de convivencias realizadas/Convivencias propuestas X 100

Historial del colegio El rector y/o su delegado, debe plasmar allí día a día anécdotas e información relevante de la institución

Comunidad educativa # se amerita un indicador, se deben tener evidencias para plasmarlas en el historial

Semana del recuerdo1. Día de Antonio José Bernal

En esta semana se pretende recordar lo que fue el Centenario ignaciano, su historia y el paso a la I.E. que es hoy. 2. En este día se recuerda al Padre Antonio José Bernal

a través de actividades artísticas y culturales que incluyan un festival gastronómico realizado por la misma comunidad. El evento se realizará dentro del marco de la Semana del Recuerdo, proponiendo como fecha el 8 de octubre, día del aniversario de la muerte de Antonio José Bernal

La comunidad en general Actividades propuestas /Actividades realizadas X 100

COMUNICACIONES EXTERNASACTIVIDAD DESCRIPCION POBLACION OBJETO INDICADOR RESULTADOS

Video institucional Construcción de un video institucional donde no solo se hable del colegio, Toda la comunidad Video realizado Video realizado

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sino que también se cuente la historia de los barrios de influencia, se tenga en cuenta lo que fue el CENTENARIO IGNACIANO y se presente el futuro de la empresa

Periódico institucional trimestral Este periódico sale desde los estudiantes pero no se limita solo a ellos sino que va dirigido a toda la comunidad. Semestral (en principio, puede incrementarse de manera paulatina)

La comunidad en general # de periódicos realizados/2 X 100

Periódicos realizados

Asociación de egresados1. Día del egresado2. Bolsa de empleos para

egresados

Creación de una asociación de egresados del colegio quienes se apoyen entre sí, brinden ayuda a la institución y transmitan el espíritu de la misma. Debe haber una persona responsable de este colectivo.1. Reunión anual de los egresados2. A través de la oficina de los egresados, buscar capacitaciones

permanentes para los ex alumnos y ayudarles en la búsqueda de trabajo según las capacitaciones en la media técnica etc.

Egresados Actividades propuestas/Actividades propuestas X 100

% de actividades realizadas por la asociación

Cartelera externa Dirigida a la comunidad en general, con cambio QUINCENAL donde se le informen eventos, curiosidades, noticias.

La comunidad en general # de carteleras al año/# de quincenas en el calendario escolar X 100

Buzones de sugerencias de la comunidad

Ubicado en un lugar de fácil acceso para todos. Allí la comunidad puede depositar quejas, sugerencias, inquietudes o felicitaciones. Debe ser revisado semanalmente y debe dársele respuesta a todos aquellos mensajes que lo ameriten

La comunidad # de semanas revisadas/Semanas del calendario escolar X 100

Reuniones con representantes de las JAC y de las JAL

Encuentros semestrales con el fin de tener comunicación de doble vía con la comunidad, ayudarla en su desarrollo y posicionar la I.E. dentro de la misma

La comunidad en general Reuniones realizadas/Reuniones propuestas X 100

Bazar anual Bazar de integración y de recolección de recursos para otras actividades de la institución

La comunidad en general Realización del bazar

Pagina WEB Pagina en Internet de información permanente a la comunidad cibernauta, que brinda noticias sobre los procesos educativos, los servicios de la institución y la disponibilidad de los mismos. Además, debe contar con un contenido cultural y reflexivo, que aporte a la comunidad.

La comunidad en general Construcción de la pagina Web

Boletines de prensa Siempre que haya una información que requiera ser enviada a los medios de comunicación, debe hacerse por medio de boletines de prensa

Medios de comunicación # de boletines entregados/Boletines publicados

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CAMPAÑASCampaña Promoción Campaña que busca promocionar la I.E. entre los barrios que conforman la

comunidad aledaña al colegio.La comunidad en general

Campaña sentido de pertenencia Campaña con el fin de hacer sentir a la comunidad que la I.E. es suya, creada para ellos, cuyos beneficios serán para el sector. Por medio de material POP, perifoneo y otros medios, estar permanentemente promocionando la I.E. y sus servicios dentro de la comunidad circundante. Liderada por el colectivo de comunicaciones

La comunidad en general

COMUNICADOS INTERNOS Y EXTERNOS

Estas comunicaciones están a cargo en primera instancia del colectivo de comunicaciones, pero la información oficial de la institución esta bajo la responsabilidad del rector o quien el delegue para este fin, y ciertos aspectos de la comunicación como lo son los mensajes a los padres de familia haciendo uso de la bitácora, están a cargo de los docentes.

La información de carácter general, dependiendo de su pertinencia (ejemplo: eventos) debe llevar copia impresa y ser puesta en las carteleras, posterior a su divulgación debe ser archivada en una carpeta de correspondencia la cual debe ser guardada por lo menos un año y luego ser desechada a criterio del rector.

La información entre docentes y alumnos debe ir plasmada en la Bitácora de los últimos, al igual que la información entre docentes y padres de familia, acompañada de la fecha respectiva. Esta información siempre debe ser firmada por el remitente y una vez sea leída por el destinatario, debe ser firmada por el mismo, en el espacio para esto asignado.

NOTA: Dependiendo de la información, el archivo muerto se debe guardar por lo menos cinco (5) años.

o INTERNA ENTRE DOCENTES, RECTOR Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

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- La correspondencia interna de carácter inmediato debe ser manejada bajo un mismo formato bajo las siguientes medidas (Ver cuadro A):Tamaño: ¼ hoja cartaFuente: Arial 11Color: Blanco y negroLogo: Escala de grisesCuadro A

Cuando un estudiante sea requerido por otro docente diferente al que se encuentra en el aula de clase o por el rector, debe ser solicitado por escrito en el formato anteriormente descrito. Después de terminada la reunión, quien solicitó al estudiante debe ingresar la hora en que esta termino para que él se la pueda llevar al docente respectivo.

Siempre que haya un motivo de felicitación, bien sea por cumpleaños (excepto estudiantes), logro, aniversario o mérito, el rector debe enviar un mensaje a quien corresponda bajo el siguiente esquema (Ver cuadro B):

Tamaño: Ficha bibliográficaFuente: Arial Narow 12Color: Blanco y negroLogo: Escala de grisesFrases:

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FECHA: (12 de junio) DE: (Hernán Díaz)PARA: (Octavio Quiceno)ASUNTO: (Solicitud Estudiante)Profesor Quiceno, le solicito envíe al alumno Oscar García a mí oficina

FIRMA: (Hernán Díaz)

HORA DE SALIDA: 3:35 PM

ACTA No ___ FECHA:LUGAR:HORA DE INICIO:HORA DE FINALIZACION:ASISTENTESTEMAS

1. (Orden del día o temas a desarrollar incluyendo la lectura del acta anterior)

DESARROLLO1. Desarrollo de cada uno de los puntos enumerados en

el punto anterior

COMPROMISOS ACORDADOSCOMPROMISO RESPONSABLE FECHATarea Asignada Persona Encargada Fecha límite para

cumplir el compromiso

PROXIMA REUNIONFECHA:LUGAR:HORA:

______________________________________ FIRMA RESPONSABLE DEL ACTA




CumpleañosHoy es un día muy especial... hoy cumples un año más y con él, llegan nuevas oportunidades para que se cumplan tus deseos y para disfrutar de nuevas experiencias. Otras felicitaciones:Una mente que ha sido estirada por nuevas ideas, nunca podrá recobrar su forma original (Albert Einstein)Cuadro B

Para los cumpleaños se debe usar el mismo esquema pero la correspondencia deberá ser enviada por el director de grupo correspondiente.

-Actas: Toda reunión o grupo primario debe llevar registro en acta numerada. Siempre las sesiones deben comenzar el orden del día con la lectura del acta anterior la cual será posteriormente archivada por un periodo mínimo de un año (Ver cuadro C)Fuente: Arial NarrowTamaño: 11Cuadro C

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Señor (a)NOMBREFRASE

¡FELICIDADES!

HERNÁN DÍAZ BENJUMEARector

MEMBRETECiudad, Fecha

SEÑOR (A)

NOMBRE (MAYUSCULAS), CARGO, EMPRESA O INSTITUCIONCIUDADREF: ASUNTO A TRATARCordial saludo,La I.E. Presbítero Antonio José Bernal Londoño SJ hace parte de los 10 colegios de calidad para Medellín desde el año 2008, brindando una educación integral a gran parte de la zona norte de la ciudad. Es para nosotros muy importante mejorar cada día nuestra gestión, por lo cual hoy (el asunto)Ejemplo: Le solicitamos concedernos # entradas al parque recreativo que dirige representa

Le solicitamos una visita guiada a su institución Le enviamos el reporte de nuestras actividadesDe antemano agradecemos la atención brindada,

Cordialmente,HERNAN DARIO DIAZ BENJUMEA Rector




o EXTERNA

Al igual que en la anterior, para toda la información debe usarse el correo electrónico y dependiendo de su importancia debe llevar copia impresa.

Las cartas, fax y demás deben ir en papel membreteado (Nombre de la I.E., dirección, teléfono y correo electrónico) con el manejo del color que se especifica en el manual de imagen corporativa.

Dependiendo del carácter de la información, esta debe llevar una copia con la firma de quien recibió, si es enviada por una empresa de mensajería, esta da un reporte de entrega, el cual se debe adjuntar a la copia y archivar hasta que sea necesario. En el caso de los fax, se les debe adjuntar el reporte entregado por la máquina.

Toda la correspondencia debe ir bajo este esquema (Ver cuadro D):

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Cuadro D

Las circulares dirigidas a los padres de familia deben ir con el logo en escala de grises en la esquina superior derecha y dependiendo del asunto, debe contener desprendible para ser diligenciado por los padres de familia. Cada circular debe llevar el nombre del padre de familia correspondiente, el cual debe ser diligenciado a mano por el director de grupo.

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Cuadro E

Nota: Los memos, circulares y citaciones deben llevar un número de registro comenzando con el 0001. En el caso de las circulares con desprendible, estos deben ir numerados igual que la circular a la cual pertenecen.

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LOGO DE LAINSTITUCION

Ciudad y fecha

Señores Padres de FamiliaAtn. (Nombre del padre de familia)Medellín

Cordial saludo.

REF: Asunto a tratar (ejemplo Salida pedagógica)

El próximo viernes 13 de diciembre tendremos una salida pedagógica al parque explora por lo cual solicitamos autorice a su hijo(a) para ausentarse desde las 10:00 AM hasta las 3:00 PM. Ese día debe cancelar el transporte por un valor de $000

Cordialmente,

FIRMA CARGO

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Nombre del estudiante ____________________________________________________ Nombre del padre/madre __________________________________________________




o CORREO ELECTRONICO

Todos los miembros de la institución deben contar con un correo electrónico bajo este formato: [email protected] (en caso de no tener el dominio, seria con gmail.com)

Toda la correspondencia interna debe ser enviada por correo electrónico y dependiendo del carácter de la misma, debe llevar también copia impresa, la cual debe ser firmada por quien recibe con fecha y hora.

La revisión del correo debe ser diaria para evitar baches en el flujo de información.Siempre los correos deben llevar la firma de quien los envía, para esto es valido crear la firma bajo el siguiente esquema

NOMBRE (En mayúsculas)CARGOINSTITUCIONTELEMAIL

EJEMPLOMANUELA MEJIA SANÍNComunicadora SocialUniversidad Pontificia BolivarianaTEL: [email protected]

El formato de la información es: DIRIGIDO A: (Persona, personas o grupo de personas a quien va dirigida la información)REF: (Tema a tratar)

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mailto:[email protected]





SALUDO (Cordial saludo) MENSAJE (Información que se quiere transmitir)FIRMA (Quien envía la comunicación) Siempre los mensajes electrónicos deben llevar algo escrito en el asunto que le sirva de guía a la persona que lo lee. También es importante señalar si el mensaje es de carácter urgente.

EJEMPLO:Para: [email protected], [email protected], [email protected]: [email protected]: Evento fin de año

Señores docentesREF: Evento fin de año

Cordial saludo,

Por medio de la presente les comunico que el evento de fin de año para la comunidad académica será realizado el próximo viernes 13 de diciembre de 2008.Cordialmente,

HERNAN DIAZRector IE Antonio José BernalTel:[email protected]

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Colectivo de comunicaciones

- El colectivo de comunicaciones debe estar formado por la secretaria de la institución, dos (2) docentes y seis (6) estudiantes (tres (3) de primaria y tres (3) de bachillerato) elegidos democráticamente y debe ser auditado y apoyado por el Comité de Calidad.

- Este grupo de personas se encargarán de las comunicaciones del colegio en cuanto a comunicados (los comunicados oficiales que a su cargo esté enviar), carteleras, periódicos y boletines se refiere. - Deben reunirse semanalmente para dejar claras las actividades de la semana- La secretaria es quien se encarga de los correos, comunicados y memos que salen de la institución o del rector de manera oficial- Los eventos de la institución también deben contar con el apoyo del colectivo de comunicaciones, pues es éste el encargado de hacer la divulgación necesaria.- Aunque hay libertad de expresión y todos los miembros de la comunidad educativa pueden hacer llegar sus comentarios para que el colectivo se los publique, se debe hacer un filtro en cuanto al lenguaje pues este debe estar acorde al entorno en el cual se desarrolla, libre de obscenidades, vulgaridades y adjetivos peyorativos que puedan herir a otros miembros de la comunidad.- La ortografía y la gramática deben ser siempre correctas- Las comunicaciones deben ser llamativas y atrayentes, usando colores, materiales y lenguaje dinámico que permita la visualización y la lectura.

Calendario de eventos

Desde comienzos del año se le debe presentar a la comunidad educativa un calendario de eventos (cabe anotar que es flexible y sujeto a cambios), el cual debe estar ubicado en una zona visible de la institución y debe ser enviado por correo electrónico cada vez que haya una actualización. Dicho calendario debe ir acompañado de una guía donde se especifique quien es el responsable del mismo.

Carteleras internas

Cantidad: La asignada por el EDU Ubicación: La asignada por el EDU

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Periodicidad: Cambio quincenalColores a usar: TodosTemas: Eventos, noticias, ¿Sabias qué?, reflexión, cumpleaños.Las carteleras deben ser dinámicas y lúdicas, utilizando para su decoración colores, papeles y materiales diversos que las hagan atractivas a los ojos de todos.El colectivo de comunicaciones debe contar con una base de datos de todos los miembros de la comunidad educativa con su respectiva fecha de cumpleaños, para poder así felicitarlos.

Boletín a los padres de familia

- Frecuencia: bimestral-Creada por el colectivo de comunicaciones bajo los lineamientos de la rectoría. - Color: 1 tinta- Fuente: Arial 12-Tamaño: Media carta por lado y lado, solo 2 paginas y en ellas se consignan los hechos más relevantes para la comunidad educativa, como lo son:

o Eventos escolares y comunitarioso Información recibida por medio de las reuniones con el jefe de núcleoo Estudiantes mas destacados: logros y meritos de los estudiantes en lo que se refiere a lo académico, lo deportivo y lo culturalo Capsula de reflexión: una reflexión que sirva a los padres de familia en su convivencia diaria como pareja y como familiao Editorial: La editorial debe ser hecha por el rector, aunque en ciertas ocasiones pueden tener un invitado de importancia que la realice.o Clasificados: Son válidos todo tipo de clasificados, bien sea compra venta, alquiler y servicios prestados por la comunidad.

Grupos primarios

- El objetivo de esta reunión es la retroalimentación entre docentes y la búsqueda permanente del mejoramiento.- Reuniones quincenales por área.

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- Se tratan en estos, temas relacionados con lo académico, se resuelvan situaciones relevantes con las clases y los estudiantes y se analicen los logros alcanzados y los obstáculos presentados.

- La duración máxima es de 2 horas y se institucionalizará de ser posible la misma fecha para todos, preferiblemente en horas en que ya no haya estudiantes dentro del plantel.

- Siempre debe haber un acta de la reunión

Reunión general con el rector

Esta cita se realiza inmediatamente después de que el rector se reúna con el jefe de núcleo. El fin de la misma es llevarle a los docentes la información obtenida en dicho encuentro y escucharlos a ellos en lo que se refiere a lo sucedido en el mes (informes de grupos primarios). La reunión debe ser de no más de 2 horas y en estas se tratan básicamente temas académicos, comportamentales (de disciplina y de conducta), se analizan los logros obtenidos y los obstáculos presentados con el fin de buscar soluciones a los mismos. Siempre debe haber un acta de la reunión

Emisora institucionalLa emisora tiene como fin ser el canal de difusión mas importante del plantel, por allí se divulga toda la información que sea de interés general. A parte de los eventos extraordinarios que ameriten su uso, se tendrán institucionalizados 2 programas:

o MAGAZIN: Programa transmitido en uno de los descansos por jornada, en el cual se den unas pocas noticias de interés no solo académico sino también noticias de interés mundial, esto con el fin de que los estudiantes se acostumbren a ver el noticiero o a leer el periódico, culturizándose y globalizándose cada día mas. También en el programa se pondrá música acorde al publico que la escucha pero sin agredir los sentimientos de otros y respetando el entorno en el que se encuentran. También puede haber invitados especiales de acuerdo a la época del año o a los acontecimientos ocurridos o por ocurrir en la institución, estos invitados deben ser miembros de la comunidad educativa o de la comunidad adyacente. Por último, antes de cerrar la emisión, se dirá una frase con su breve reflexión.

o BUENOS DÍAS/TARDES DESDE LA RECTORÍA: al inicio de cada jornada, el rector dará los buenos días/tardes al estudiantado y docentes, haciendo alguna reflexión alusiva a la jornada académica y felicitando a quien por logros o meritos así lo merezca.

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Bitácora

Agenda anual entregada a los estudiantes para: Consignar las tareas diarias Enviar mensajes entre docentes y padres de familia y viceversa. Estos mensajes deben ir firmados tanto por el destinatario como

por el remitente También habrá una parte destinada para que los estudiantes escriban anotaciones referentes a anécdotas, pensamientos y

sentimientos propios. La bitácora debe tener consignada la filosofía institucional y de ser posible debe ser bilingüe.

Tamaño: agenda Color: 1 tinta Pasta dura

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Con el apoyo económico de Colinversiones

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