01 02 Proyectos - Introducción

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UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA UCC

Documento No. 1 Notas de Clase Página 1 de 12

01 Notas de clase

PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

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CONTENIDO

1. PROYECTOS .......................................................................................... 3 1.1. Antecedentes ........................................................................................... 3 1.2. Definición de proyectos. .......................................................................... 3 1.3. Elementos de un Proyecto. ..................................................................... 4 1.3.1. Recursos.................................................................................................. 4 1.3.2. Objetivos, Alcance y Metas. .................................................................... 5 1.3.3. Actividades. ............................................................................................. 6 1.3.4. Entregables. ............................................................................................ 7 1.3.5. Presupuesto. ........................................................................................... 7 1.3.6. Cronograma. ............................................................................................ 8 1.3.7. Características y razón de ser de un Proyecto. ...................................... 8 1.3.8. Ciclo de vida del proyecto. .................................................................... 11

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1. PROYECTOS 1.1. Antecedentes

La literatura, la ciencia y la práctica en general tienen innumerables definiciones para la palabra “proyectos”. Pero su conceptualización está condicionada y relacionada a su ámbito de desarrollo, la perspectiva que adopte, el entorno, la fase en que se encuentre y los intereses del inversionista en una determinada idea, trabajo o inversión. Debemos aceptar que todos los esfuerzos encaminados a los logros de objetivos definidos, pueden entenderse como un proyecto pero que, en adición, debe cumplir con muchos otros requisitos para considerar que se tiene una estructura apropiada para su concepción y desarrollo. Un proyecto puede aceptarse desde la construcción de una casa para nuestra propia vivienda o el desarrollo de un estilo de vida y nuestra formación profesional. Puede ser la siembra de bosques para la recuperación de hábitats o la investigación para el desarrollo de nuevas fuentes de energía. Como también la definición de posibles soluciones a problemas sociales o el desarrollo de programas para la atención de personas en situaciones menos favorecidas, constituyen proyectos que pueden estar en una otra fase de desarrollo. Fases como el estudio para verificar la mejor solución a un problema (o necesidad planteada), la selección de la solución con mayor relación costo beneficio o la selección de maquinarias y equipos al momento de contratar proveedores. Incluso terminada la ejecución de un proyecto, se tienen ciertas responsabilidades sociales y civiles para garantizar la estabilidad de lo ejecutado y este componente es parte fundamental del proyecto en cuanto a costos y otros aspectos de responsabilidad. 1.2. Definición de proyectos. Se evidencia entonces que un proyecto puede considerarse desde múltiples puntos de vista y ubicarse en diferentes estados de desarrollo. Por tanto, debemos ser claros en la definición, el estado y los componentes de un proyecto, para entrar en su tratamiento. Diversos autores sugieren diversos conceptos:

AUTOR DEFINICIÒN

Domingo Ajenjo

Proyecto es el Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y

supervisadas, que con recursos finitos, tiene como objeto crear un

producto o servicio único.

Jack Guido & James P. Clements

El proyecto es un esfuerzo tendiente a logra un objetivo específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y utilización eficiente de recursos.

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Cuadro No. 1 - Definiciones de Proyecto

Para nosotros y el alcance de este texto, consideramos que:

Un proyecto es una asignación de recursos para la consecución de un objetivo con un alcance definido, que se obtiene a través de la ejecución de actividades para el logro de un entregable y que se caracteriza por tener un presupuesto y un cronograma definidos.

Las actividades pueden ser de carácter administrativo (si lo realiza este personal) o de carácter externo si lo realizan contratistas o lo que entendemos como “terceros”1. La definición anterior debe complementarse con la explicación de sus componentes, siendo los más representativos: Recursos, Objetivos, Alcance, Actividades, Entregables, Presupuesto y Cronograma. 1.3. Elementos de un Proyecto.

1.3.1. Recursos. Elaborar un proyecto requiere la incorporación constante de insumos, materiales, equipos, herramientas, personal, dineros y un número cuantificable de recursos, con el fin de concluir tareas o actividades, y dar forma a los menores componentes hasta completar la totalidad de lo esperado. Todos estos elementos se denominan recursos y pueden manifestarse de diferentes formas y para diferentes aplicaciones; pero lo cierto es que son necesarios o en caso contrario no deben ser considerados ni valorados como recursos del proyecto o pueden ser sustituidos porque sin su presencia no será posible satisfacer o completar la actividad y posiblemente el proyecto.

Todo aquello que se requiera, sacrifique o incorpore a un proyecto para su desarrollo y que pueda ser cuantificado o valorado2, se denomina Recurso. Se caracteriza por tener un nombre, un detalle o especificación, una unidad de medida y un costo por unidad.

Podríamos considerar también RECURSO a aquellos elementos que aportan algún tipo de beneficio y o valor al proyecto. En economía, se consideran recursos aquellos factores que, combinados, son capaces de generar valor en la producción de bienes y servicios. Estos, desde una perspectiva económica clásica, son capital, tierra y trabajo. Los recursos pueden clasificarse en cinco (5) grupos, siendo de mayor importancia su identificación que la discusión de su clasificación3. Estos son:

1 También se le conoce como Subcontratistas o “Out Sourcing”.

2 Se denomina COSTO, incluyendo el concepto de costo cero. De ellos hablaremos más adelante. 3 Algunos consideran el tiempo un recurso. No es así. Es más una característica propia del proyecto (como el objetivo, las actividades o el presupuesto) que un elemento que podamos cuantificar de la manera que logramos con otros recursos. Igual

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RECURSO DEFINICIÒN

Humano

Todo esfuerzo de personal, bien sea por su trabajo continuo

(administrativo) o por su participación en actividades específicas

(Contratista, Asesor).

Técnico Maquinaria, herramientas, equipos e implementos que por su acción directa o asistida por un trabajador, se requieren y anexan a un proyecto.

Logístico Todo medio, procedimiento o método para el logro de las actividades y el objetivo del proyecto.

Administrativo Elementos que se requieren de forma constante y permanente (o discontinua) pero cuyos costos se pueden y deben aplicar de manera común a todas las tareas y actividades del proyecto.

Económico Representación en dinero del valor de todos los recursos requeridos y disponibles para la ejecución del proyecto. En esencia no es un elemento. Representa a todos en su valor.

Cuadro No. 2 - Clasificación de Recursos en Proyecto

1.3.2. Objetivos, Alcance y Metas.

Es la expresión de un propósito definida en términos generales y específicos. Expresa la situación que se desea alcanzar y constituye la primera instancia de congruencia entre el la Formulación, el Plan y las actividades del proyecto

Todo aquello que queremos lograr u obtener, que buscamos o pretendemos alcanzar se denomina Objetivo.

No es fácil establecer objetivos y para ello se requiere definir apropiadamente el problema (o la necesidad). Los objetivos pueden fijarse visualizando una situación futura, una vez resuelto o eliminado el problema. Implica su clasificación por orden de importancia (si los objetivos son múltiples) comprendiendo las diferencias entre objetivos generales, específicos, actividades y resultados. Existen muchas diferencias entre los objetivos que pueden ser generales y específicos. Denominamos el objetivo general aquello que se quiere alcanzar y no es medible (deseo) pero específico aquello que se puede alcanzar y es medible (hecho)4. La diferencia es entonces que los primeros pueden centrarse en deseos genéricos y a plazos en el tiempo mientras que los segundos apuntan a contribuir al acercamiento del objetivo general. Implica

caso sucede con el Recurso Económico (dinero) que, sin embargo, es completamente cuantificable. Si un proyecto tiene

problemas de recursos económicos asociados al tiempo, este se convierte de ECONÓMICO en FINANCIERO.

4 Por ejemplo un objetivo general es disminuir el hambre en la niñez desamparada y será específico el trabajo en la

comunidad de su barrio. Un objetivo general es construir soluciones de vivienda, un objetivo específico es el número definido a construir.

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un conjunto de beneficios concretos sobre el ámbito de influencia del desarrollo del proyecto y de sus interesados.

Todo aquello que limita el objetivo, tanto en recursos, tiempo, actividades, cantidades, concepto o costos, se denomina Alcance.

Es determinante definir el Alcance, ya que de no realizarse en forma correcta, el proyecto estará condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su probabilidad de éxito se reduce considerablemente. El alcance es la limitación de lo que deseamos lograr en forma específica y concreta. Por tanto es el límite de los objetivos generales y específicos. Cuando logramos definir expresamente esto, hemos determinado las metas.

Llamamos Meta a la cuantificación numérica o la medición de los objetivos específicos o generales.

En la actualidad, la herramienta más distintiva y fundamental para definir el alcance y las metas es la determinación de la EDT (Estructura de División el Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure), que se traduce en la base para saber que se requiere hacer y de diseñar los planes de tiempo, costo, calidad, riesgo, adquisiciones, comunicaciones y recursos humanos, de forma integral. Sin embargo la EDT no es el alcance, lo clarifica.

1.3.3. Actividades.

Para lograr definir las actividades requeridas para el desarrollo de un proyecto se debe descomponer el objetivo general y los específicos de manera que diferenciemos todo el trabajo a realizar para el logro de cada uno. Esta metodología de descomposición en tareas se logra con representaciones tipo organigramas, cronogramas o tabulaciones. Con base en lo anterior podemos considerar que una Actividad es un:

Conjunto de funciones y responsabilidades, cuya división no trae beneficios, que se ejecuta a través de terceros y se caracteriza por tener una descripción o detalle de trabajo, una unidad de medida, una cantidad a ser ejecutada y un costo por unidad.

Tenemos que hacer varias diferencias en este punto. Por ejemplo, si un proyecto requiere dentro de su personal una secretaria para que conteste el teléfono y realice cartas o reciba documentos, estás serán funciones y responsabilidades propias de este cargo y por tanto la Secretaria será un recurso administrativo (permanente y constante), cuyos costos debe asumirlos la totalidad del proyecto. Esta secretaria realizará adicionalmente muchas otras funciones y tendrá a cargo mayores responsabilidades como parte de su contrato. Sin embargo, si la actividad a desarrollar es específica como atender usuarios (Call center o centros de atención) y las funciones y responsabilidades pueden determinarse en forma

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específica (detalle) entonces será conveniente para el proyecto dedicar este recursos específicamente a la atención de usuarios. A la primera se le paga una mensualidad por su trabajo, si se incapacita el proyecto asume esos costos, y los resultados son variables pues las funciones y responsabilidades son practicante inimaginables. En el segundo caso el producto o resultado es la atención apropiada de un cliente y el trámite de su solicitud. En ambos casos tenemos funciones y responsabilidades o una descripción o detalle de su trabajo. En el segundo conviene independizarla y pagarla por separado para beneficio del proyecto; la primera es mejor manejarla a través de un contrato laboral y hacerla parte de los costos administrativos, la segunda conviene manearla a través de un contratista o tercero. Ambas tienen un costo, la primera se pagará por mes y por un tiempo definido, la segunda se cancelará por usuario atendido y seguramente su contrato se limitará a un número establecido a ser atendido, en caso de realizar bien su trabajo se extenderá o renovará su contrato y en caso contrario se dará por terminado y se ubicará un nuevo recurso humano que realice mejor la actividad. 1.3.4. Entregables. Definidas y ejecutadas las actividades, se entrega como resultado un producto o los elementos necesarios para prestar un servicio. Cada ciclo del proyecto tiene uno o varios entregables, diferentes entre sí y requieren de diferentes tipos de recursos para su obtención, tanto en dinero como en tiempo. Por tanto:

Es el producto o servicio que finalmente se logra, materializa o presenta a través de la ejecución de las actividades y para el logro de los objetivos.

En construcción, generalmente, el entregable es finalmente la estructura construida, independiente de la función que desempeña o si lo hará. Es el resultado tangible que normalmente entre en un proceso industrial o familiar, como parte de una empresa u hogar y que a partir de su entrega entrará en un proceso de mantenimiento para conservar su integridad. El entregable puede hacerse por actividad o como un conjunto único como logro u objetivo del proyecto. 1.3.5. Presupuesto.

El valor único resultante de evaluar todas las actividades a ejecutar y sus cantidades; junto con otros costos administrativos, etc., da como resultado el Presupuesto. Es un valor que finalmente podrá ser menor o mayor al ejecutar, pero que al momento de planear es único y servirá como elemento de control al ejecutar. Por lo anterior, el Presupuesto es

El valor estimado de un proyecto, resultante de sumar el valor total de cada actividad, que se obtiene de multiplicar las cantidades a ejecutar por su costo unitario. También puede ser el resultado del consumo total

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de recursos, que se obtiene de las cantidades totales estimadas por su costo unitario

Debemos aclarara que existe un presupuesto para cada ciclo del proyecto, esto es, se requiere de recursos, actividades y dineros diferentes para formular, evaluar, planear y ejecutar. Cabe decir, que el presupuesto puede realizarse por actividades o por recursos y su resultado será exactamente igual. De hecho se requieren ambos para una adecuada planeación y control5 en la ejecución de los proyectos, como se aclarará en adelante. 1.3.6. Cronograma.

La definición más académica sería “Calendario de trabajo”, sin embargo consideraremos que:

Cronograma es la representación gráfica de la ejecución de las actividades en el tiempo.

En los cronogramas tratamos de evitar la presentación de actividades administrativas (llamar por teléfono, cotizar, etc.) porque en general son más funciones o responsabilidades y procuramos representar lo que ejecutamos a través de terceros o contratistas, por que nos permite medir el avance del proyecto6. Sin embargo existen cronogramas para cada ciclo, ya que cada uno comprende diferentes actividades. 1.3.7. Características y razón de ser de un Proyecto.

Los proyectos tienen como principal característica su comportamiento de acuerdo a su recurso más importante: El recurso humano7. Entonces en su comportamiento dinámico, adolecen de todas sus peculiaridades, por lo que los proyectos nacen, crecen, se reproducen, se enferman y mueren. Por definición, todo proyecto nace de dos componentes exclusivos: Un problema por resolver o una Necesidad planteada. Ante la urgencia de resolver un problema o de satisfacer

necesidades, se desarrolla la temática del ciclo de vida del proyecto, porque en cada ciclo o fase se desarrollan diferentes actividades. El desarrollo en ciclos se evidencia, por ejemplo, cuando enfrentamos una situación como el

abandono de un niño en la calle, evidentemente nos enfrentamos a un problema social, el cual debe ser interpretado para determinar la razón de ser del problema (causas), pues dependiendo de ella, el tratamiento (solución) puede ser muy diferente. De hecho definir el problema no es cosa sencilla. El problema no es el niño en la calle (un niño puede ser una alegría, una oportunidad de crecimiento, etc.), de hecho, dependiendo del contexto puede

5 Primer elemento de control, el Flujo De Fondos o De Inversiones Acumulado. 6 Segundo elemento de control, la Ruta Crítica.

7 La tendencia actual habla de Talento Humano y no de Recurso. Primero por el concepto de no agotablilidad de la fuente y segundo para dar mayor propiedad al tratamiento de sus necesidades.

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ser o no un problema. Un niño en la calle se considera un problema si dicha situación esta acompañada de hambre y desamparo; por tanto se ha generado un problema bajo estas premisas. Pero si el niño en cuestión está acompañado de situaciones que nos hacen pensar que esta sano, alegre y dispuesto a comprar, este mismo niño se convierte en una oportunidad para satisfacer nuestras necesidades creadas de vender Helados o Juguetes. Por tanto, la circunstancialidad define diferentes modelos de tratamiento. Podemos pensar que si las circunstancias por o para las cuales fueron planteados unos recursos cambian, entonces podrán cambiar completamente todos los elementos que componen el proyecto, dando así lugar a la adaptación de los entregables, para darle continuidad a la inversión (el edificio ya no es para viviendas y se modifica para oficinas; el hospital yo no es público y se especializa en cierto tipo de atención o enfermedad). Ahora bien, si en las primeras circunstancias (hambre y abandono) podemos determinar que sus causas fueron la pérdida temporal de sus padres o acudientes, bien podemos pensar que devolviendo al niño a sus tutores solucionamos este problema. En caso contrario podríamos pensar en una situación más práctica como la de llevarlo ante una autoridad estatal o privada competente para el cuidad temporal o definitivo (hasta que cumpla la mayoría de edad) o en caso extremo y altruista, de adoptarlo para solucionar definitivamente su problema y el problema social generado. Existirían otras alternativas inconcebibles como bien la de abandonar el niño a su suerte o incluso acciones más extremas aún, que no tendrían ninguna justificación social, ética y moral. Cualquiera sea la solución implementada, confirma la tesis de que un problema o una necesidad tienen un sin número de soluciones posibles para ser implementadas. El establecimiento de estas soluciones posibles dependen del objetivo y el alcance de la solución que pretendemos (como inversionistas) y finalmente del marco de evaluación de la solución, porque definitivamente existen soluciones a problemas y necesidades que pueden ser económicamente muy rentables, pero social, ética, moral, ambiental o jurídicamente inconvenientes. Mismo esquema surge ante la necesidad de resolver el problema de la accidentalidad en las calles. La razón de ser del problema puede remitirnos a soluciones de tipo cultural (capacitación o concientización), estructural (construcción de puentes o andenes más amplios) o incluso extremas y operativas (impedir el tránsito de peatones y carros o racionalizar el uso de las vías con horarios). Si bien las soluciones son múltiples seguramente la que implementemos no dará solución al ciento por ciento del problema y puede no ser la más rentable económica o socialmente hablando. Resolver las situaciones anteriores, hace tiempo inició un proyecto que no se puede ejecutar porque sencillamente no se han desarrollado las fases o los ciclos de Formulación y Evaluación. Y una vez determinada la mejor solución, es necesario implementar el mejor mecanismo para la eficiencia en la asignación de los recursos requeridos para resolver el problema o satisfacer la necesidad: Planeación. E incluso, una vez generados lo anteriores pasos y dispuestos los recursos, es necesario garantizar el logro de los objetivos con los

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recursos que disponemos: Gerencia, confirmar las tesis y supuestos planteados al establecimiento del proyecto y velar por que las actividades ejecutadas conserven su integridad durante cierto tiempo: Evaluación posterior y Mantenimiento. Por tanto, problemas y necesidades encontramos en todos los campos de la actividad humana (construcción, salud, agricultura, investigación, sistemas, sector judicial, etc.), situación que se dará durante toda nuestra existencia y en todos los tiempos. Otras características propias de los proyectos son la temporalidad, la elaboración gradual, los recursos limitados y el resultado final. Entenderemos por temporalidad el hecho de que los proyectos tienen un principio y un fin.

Este determinismo se aplica a la totalidad del proyecto o cada una de las fases, de manera que se pueden lograr tratamientos temporales de las fases, de acuerdo a las exigencias de los inversionistas, a los alcances de cada ciclo y a las circunstancias que rodean el proyecto en general o la respectiva fase. La formulación inicia y termine, bien o mal, pero pretende un resultado que solo será acertado con la adecuada definición de problemas y necesidades. Y terminada esta fase podrán establecerse las siguientes. Igual ocurre con la planeación, que una vez realizada en forma somera o plena, dará paso a la ejecución del proyecto; la cual se podrá terminar en cualquier momento cúmplase o no los objetivos del proyecto o del producto entregable e, incluso, con la sola terminación de los recursos. La temporalidad no significa corto tiempo, sin embargo debemos ser claros que mientras más rápido mejor. La elaboración gradual no es otra concepto que el desarrollo por pasos, por actividades, de

forma que se realizan, primero las básicas y luego las complementarias. Su orden dependerá de su naturaleza (primero hago el muro y luego la ventana empotrada; primero examino el paciente y luego diagnóstico para recetar). Por tanto la definición apropiada de actividades, su relación, su capacidad para desarrollarlas en forma paralela o independiente, serán factores claves para el éxito del proyecto. Hacemos énfasis en los recursos limitados porque definitivamente sabemos que no podemos inyectar costos indefinidamente a un proyecto sin tener en cuenta que existe un límite en las actividades a realizar, fundamentado en las cantidades a ejecutar y la disposición de capital entregada por los inversionistas. Cuando afirmamos que el proyecto ha terminado, es por que podemos visualizar un resultado final (entregable) y por consiguiente, tenemos un producto palpable y tangible o un servicio dispuesto para su uso. En ambos casos se han cumplido todas las actividades y con base en los supuestos iniciales (formulación) hemos de solucionar el problema o satisfacer la necesidad para los cuales fue planteada la inversión. Este entregable (producto o servicio) bien puede ser un artículo definido como un nuevo Televisor de Plasma o la vacuna contra la malaria; ambos con características muy específicas, como la sala de cirugías para prestar los servicios médicos asociados.

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1.3.8. Ciclo de vida del proyecto. De acuerdo al análisis anterior, es claro que los proyectos pueden ubicarse en diferentes grados de desarrollo y complejidad y que dependiendo de la madurez y el estado de definición que posean, se tratan en contextos diferentes, con aplicaciones más amplias que la misma ejecución del proyecto, como normalmente se pretende pensar. Utilizamos la palabra Proyecto en forma generosa y exagerada y pretendemos que cualquier iniciativa cumple las condiciones requeridas para elaborarlo. Pero no es así. Los proyectos requieren varios aspectos formativos, definiciones y tratamientos; y disponen de diferentes procesos, herramientas y hasta duraciones, que por lo mismo indican que debe ser desarrollados en fases o ciclos, de acuerdo al objeto y alcance de nuestro interés particular. Si representamos gráficamente el tiempo de ejecución de estas fases versus su esfuerzo económico, podemos obtener una curva similar a:

Planeación

INV

ERSI

ON

Gerencia

Evaluación

ex-ante

Evaluación

posterior

Formulación Mantenimiento

TIEMPO

Grafica No. 1 – Ciclo de Vida de un Proyecto

De manera tal que cada ciclo se caracteriza por:

Formulación: ciclo en el cual se realiza el análisis y el diagnóstico situacional, se

define el problema o se introduce una necesidad. Con base en los anteriores, se plantean posibles soluciones. Es conceptualmente el más importante, por que del acierto o error de este ciclo se desprende el éxito o fracaso de las soluciones implementadas.

Evaluación (ex-ante): ciclo en el cual se determina la mejor solución posible de las

anteriormente planteadas, bajo uno o varios marcos de referencia, los cuales avalan la decisión. La solución seleccionada, debe ser específica en su objetivo y alcance, por la dificultad de solucionar el ciento por ciento del problema inicial.

Planeación: ciclo en el cual, con base en la mejor solución, se determinan los

recursos y actividades necesarias para el logro de los objetivos planteados en la solución única. Se establecen presupuestos y cronogramas finales.

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Gerencia o Ejecución: ciclo en el cual, con base en los recursos asignados, se

garantiza la realización del proyecto (ciclo ejecutivo) y por tanto el logro de los objetivos.

Evaluación posterior: ejecutado el proyecto, ciclo en el cual se evalúan los resultados obtenidos, para confirmar los supuestos planteados en la evaluación anterior.

Mantenimiento: ciclo en el cual se mantienen las características del proyecto. De

acuerdo a la calidad del proyecto las inversiones que se realizan son mínimas, en caso contrario pueden llevar a grandes compromisos del ejecutor. El tiempo de este ciclo es función del alcance de las pólizas de estabilidad del proyecto y la vigencia general de las responsabilidades (salarios, indemnizaciones, responsabilidad civil, etc.

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