03 Manual de Procedimientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR
Versin 004
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
CONTROL DE VERSIONES
FECHA VERSIN DESCRIPCIN AUTOR
03 de julio de 2009 1 Creacin. Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR.
16 de julio de 2009 2 Adecuacin de Formato,
Depuracin de Contenido y Ajustes
de Ordenacin.
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR.
21 de Julio de 2009 3 Modificacin completa al
Instructivo de Preparacin y
Alistamiento
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR.
23 de julio de 2009 Revisin Control de Calidad Departamento de Control
de Calidad grupo
empresarial ASD
27 de julio de 2009 4 Inclusin de Aporte de Control de
Calidad
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versin: 4 Contrato 553 de 2008 Pgina 3 de 22
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 4
2. ALCANCE ............................................................................................................... 4
3. CONDICIONES GENERALES ................................................................................ 5 3.1. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ..................................... 5 3.2. PROCESO MISIONAL ................................................................................... 6
3.2.1. ESQUEMA PROCESO MISIONAL DEL DOCUMENTO SUJETO DE REGISTRO. ......................................................................................... 6
3.2.2. ESQUEMA PROCESO MISIONAL PARA CORRECCIONES Y/O ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS ............................................... 7
4. POLITICAS PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL 7
5. PERFILES ............................................................................................................... 9 5.1. PERFILES DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ................................... 10 5.2. PERFIL PARA EL PROCESO MISIONAL ................................................... 14
6. ASPECTOS TCNICOS DE LA DISPONIBILIDAD DE AREAS PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTIN. ................................................ 14 6.1. CONDICIONES ESTRUCTURALES .......................................................... 16
7. REFERENCIAS .................................................................................................... 18
8. GLOSARIO ........................................................................................................... 19
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
1. OBJETIVO GENERAL
El Manual de Procedimientos del Sistema de Gestin IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN
SNR se ha elaborado con el propsito de contar con un documento terico conceptual,
para lograr la debida implementacin e integracin de la infraestructura tecnolgica de
gestin documental, ajustada a los procesos misionales, archivsticos y estndares de
tecnologa de informacin y comunicaciones TICS de la administracin pblica y de la
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
2. ALCANCE
Implementar una solucin informtica que garantice la aplicabilidad del Programa de
Gestin IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR en la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO
Y REGISTRO as como a sus Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos a Nivel
Nacional, con el propsito de administrar y optimizar los archivos fsicos a travs de un
proceso de digitalizacin que garantice el control de los documentos en las diferentes
etapas de los procesos Misional y rea de Archivo y Correspondencia.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
3. CONDICIONES GENERALES
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO debe enmarcar su gestin
documental como una poltica de administracin de los documentos.
Para establecer qu es un documento y cul de ellos es de archivo, es necesario basarse
en los conceptos otorgados por el Reglamento emitido por el Archivo General de la
Nacin que dice:
DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una
persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser
objeto de conservacin.
Para el presente manual se define en su alcance dos procesos principales identificados as:
Proceso de Archivo y Correspondencia
Proceso Misional
3.1. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
A partir de la entrada en funcionamiento de la solucin informtica IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, la operacin del sistema cambia de esquema.
Todo el manejo de documentos fsicos de gestin tanto producidos como
recibidos, sern administrados por el Grupo de Archivo y Correspondencia de
manera centralizada en un rea adecuada y suficiente para tal fin (con excepcin
de algunos expedientes reservados por su contenido, se hace necesaria su
custodia en otras dependencias).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
3.2. PROCESO MISIONAL
Para entender el esquema general de actuacin a partir de la entrada en
funcionamiento de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, debe considerarse que
la incorporacin de los documentos generados en el proceso misional en dicha
solucin ser el soporte para la operacin normal del sistema misional de la
Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos.
Se muestra el siguiente esquema y se contemplan dos subprocesos:
3.2.1. ESQUEMA PROCESO MISIONAL DEL DOCUMENTO SUJETO DE REGISTRO.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
3.2.2. ESQUEMA PROCESO MISIONAL PARA CORRECCIONES Y/O ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
4. POLITICAS PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Se ha propuesto como poltica, que en atencin a la normas establecidas por el Archivo
General de la Nacin (AGN), tanto en la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
(SNR), como en las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos (ORIP), es necesario
centralizar todos los puntos de entrada y salida de comunicaciones oficiales, tanto fsicas
como electrnicas, inclusive al interior de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO (SNR) lo relativo a sucesiones; con el fin de lograr un control efectivo, se sugiri
que los medios de comunicacin (personal, mensajera interna, mensajera externa, fax, y
correo electrnico) sean administrados por el Grupo de Archivo y Correspondencia; es
bajo ste supuesto que se plantea el proceso.
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Todo el manejo de las comunicaciones oficiales de la SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO estar a cargo de la Unidad de Archivo y Correspondencia y
de igual manera la administracin de los archivos de la Entidad.
Toda la correspondencia ser revisada y enviada por la Unidad de Archivo y
Correspondencia, verificando que el medio de embalaje no se encuentre abierto y la
documentacin no se encuentre en mal estado, si es as se dejar constancia antes
de distribuirla.
Revisar tambin que los anexos sean los enunciados y debidamente foliados.
El documento debe poseer original y dos (2) copias.
Para el envo de correspondencia externa a las diferentes entidades y clientes, el
documento debe estar firmado UNICAMENTE por los funcionarios de planta
autorizados de acuerdo con los grupos internos de trabajo establecidos en el
organigrama actual de la Entidad.
Los documentos que sean recibidos en la Unidad de Archivo y Correspondencia para
envo externo, deben estar ingresados en el aplicativo IRIS DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR, de lo contrario se devolvern al remitente.
Ningn colaborador de la Entidad puede usar el sistema IRIS DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR de correspondencia para uso personal.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
Para atender las consultas sobre recibo o entrega de correspondencia, es necesario
hacer la solicitud por escrito suministrando el nmero del radicado asignado por la
Unidad de Archivo y Correspondencia, el cual aparece registrado en el respectivo
sobre y en la copia del oficio de envo, dato indispensable para facilitar la
informacin.
5. PERFILES
A partir de la implementacin de la solucin informtica, las funciones mnimas que
deben ser ejecutadas, por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y
OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PBLICOS, son en especial las relativas a la
aplicabilidad del programa de Gestin Documental del ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIN.
Se deben definir lineamientos y procedimientos que faciliten dar cumplimiento a cada
uno de los componentes del Sistema IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, para el
adecuado manejo de los archivos y la Unidad de Correspondencia.
Para cada una de las OFICINAS DE REGISTRO INSTRUMENTOS PBLICOS a nivel nacional
se debern asignar las funciones que les permitan dar el mismo trato a sus unidades de
correspondencia y organizacin de los archivos.
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5.1. PERFILES DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
TTULO DEL CARGO DESCRIPCIN DEL
PERFIL
CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES Y DESTREZAS
Coordinador de Archivo y
Correspondencia.
Profesional con formacin
integral, calificado para
planear, disear, implantar,
evaluar, administrar y
mantener sistemas de
informacin y
documentacin que
respondan a las necesidades
y expectativas de La
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO.
Tcnicas y procedimientos de
archivo.
Tcnicas y procedimientos de
oficina.
Manejo de paquetes Windows y
Office.
Manejo cordial, efectivo y eficaz
con funcionarios de la entidad.
Liderazgo.
FUNCIONES, ACTIVIDADES
Y/O TAREAS
MANEJO DE
INFORMACIN
CONFIDENCIAL
TOMA DE DECISIONES
Resguardar documentos,
expedientes y dems
informacin de inters para la
Superintendencia de Notariado
y Registro.
Ejecutando actividades de
creacin de directrices para la
administracin y gestin de
documentos para la entidad.
Apoyar la administracin de
registro de documentos y
registros en general.
Realizar cronogramas de
trabajo, con el fin de crear una
organizacin homognea de las
actividades a realizar dentro de
archivo y correspondencia.
La SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
maneja informacin con un
grado alto de
confidencialidad, por tal
motivo se debe tener
compromiso y tica
profesional frente al trabajo
a desarrollar.
Las decisiones que se toman se
basaran en criterios archivsticos,
normatividad vigente,
experiencias del trabajo, a nivel
operativo.
El cargo requiere mantener
buenas relaciones con los
funcionarios de la
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO, para
ello debe tener conocimiento del
funcionamiento de la Entidad, al
igual sobre el rea de archivo y
correspondencia.
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CONDICIONES AMBIENTALES
Y RIESGO DE TRABAJO EDUCACIN EXPERIENCIA:
El cargo est sometido a un
riesgo irrelevante.
El cargo no requiere de esfuerzo
fsico.
Formacin: Profesional en
Archivstica, Bibliotecologa
o Sistemas de Informacin.
Dos (2) aos de experiencia
despus de recibir su grado en
la coordinacin de archivo y
correspondencia. Coordinacin
de Archivos, Departamentos de
Gestin Documental, proyectos
documentales.
RESPONSABILIDADES
Manejo de personal.
Velar por que las personas a su cargo cumpla con las funciones asignadas.
Brindar capacitaciones en el caso que ingrese nuevo personal a la entidad, por ende a la
oficina de Archivo y Correspondencia.
Velar por que la informacin este en forma ordenada y en condiciones adecuadas para la consulta
de los funcionarios.
Elaboracin de reportes y actividades administrativas.
Planear, controlar, coordinar y ejecutar el proyecto de depuracin del Archivo dentro de los
tiempos estipulados en la Tabla de Retencin Documental.
Dirigir los aspectos funcionales y tcnicos, asegurando el cumplimiento de todas las
actividades definidas para la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. Bajo un
criterio de optimizacin racional de recursos.
Garantizando la conservacin de los documentos generados y recibidos por la entidad.
Soportar a las reas mediante supervisin, capacitacin y acompaamiento para el adecuado
manejo del archivo de gestin.
Coordinar con los dems funcionarios que tengan asignadas funciones de archivo y
correspondencia las tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de las
funciones que les competen.
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TTULO DEL CARGO DESCRIPCIN DEL PERFIL CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES Y DESTREZAS
Auxiliar de Archivo Resguardar documentos,
expedientes y dems
informacin de inters para la
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO,
ejecutando actividades de
recepcin, archivo y custodia de
documentos, en la unidad de
archivo, a fin de mantener la
informacin organizada a
disposicin de la institucin.
Atencin al pblico.
Relaciones humanas.
Ser diligente y respetuoso con los
funcionarios y pblico en
general.
Seguir instrucciones verbales y
escritas.
Clasificar documentos,
expedientes y otros.
Ordenar documentos,
expedientes, carpetas y otros.
EDUCACIN Y
EXPERIENCIA
MANEJO DE
INFORMACIN
CONFIDENCIAL
TOMA DE DECISIONES
EDUCACIN: Educacin bsica,
ms curso de archivo de seis
(6) meses de duracin.
EXPERIENCIA: Dos (2) aos de
experiencia progresiva de
carcter operativo en el rea
de archivo y oficina.
Manejo de informacin directa
con alto grado de
confidencialidad.
Las decisiones que se toman se
basan en procedimientos y/o
experiencias anteriores para la
ejecucin normal del trabajo, a
nivel operativo.
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
Ambiente de trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene
contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.
Riesgo: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente, caminando y
manipulacin de cajas con un peso aproximado de entre 2 a 4 kilos, peridicamente y requiere de
un grado de precisin manual y visual bajo.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Identificar las carpetas donde van a ser archivados los documentos.
Recibir documentos para archivar.
Suministrar expedientes y/o documentos a los diferentes grupos de trabajo, segn la normativa
vigente.
Ubicar las carpetas en las cajas y asignarles la correspondiente codificacin.
Realizar la bsqueda fsica de las carpetas en el correspondiente archivo para prstamo y/o consulta.
Llevar el control de prstamo de documentos.
Elaborar los ndices y rtulos de identificacin del contenido de las carpetas.
Diligenciar el formato nico de inventario para la correspondiente transferencia documental.
Recibir las transferencias primarias y secundarias de las diferentes dependencias.
Proporciona informacin del material archivado, segn las normas establecidas.
Verificar que los archivos cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier anomala al Jefe inmediato.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada.
Archivar los documentos generados por cada dependencia segn normatividad establecida.
Mantener actualizadas las bases de datos de acuerdo con la informacin ingresada al archivo de las
diferentes dependencias.
Atender solicitudes telefnicas, por correo y personalmente segn especificaciones del jefe
inmediato.
Dar respuesta a solicitudes en forma gil, oportuna y eficaz.
Realizar funciones asignadas por el jefe o autoridad competente.
RESPONSABILIDADES
Velar por que la informacin este en forma ordenada y en condiciones adecuadas para la consulta
de los funcionarios.
Cumplir con las siguientes actividades operativas:
Preparar y alistar los documentos a digitalizar.
Digitalizar los documentos identificando series, subseres y tipos documentales
Ejecutar el proyecto de depuracin del Archivo dentro de los tiempos estipulados en la Tabla
de Retencin Documental.
Garantizar la conservacin de los documentos generados y recibidos por la entidad.
Soportar a las reas mediante acompaamiento para el adecuado manejo del archivo de
gestin.
Participar con los dems funcionarios que tengan asignadas funciones de archivo y
correspondencia las tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de las
funciones que les competen.
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5.2. PERFIL PARA EL PROCESO MISIONAL
Aplica el perfil descrito en el tem anterior, para el coordinador de archivo y
correspondencia.
Para los auxiliares del proceso misional se requieren que tengan conocimientos
legales y formales de los documentos que hacen parte de los procesos definidos
para el registro inmobiliario.
Este perfil debe ser definido y ajustado por la SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO, como un filtro que garantice la autenticidad de los
documentos que van a ser digitalizados.
6. ASPECTOS TCNICOS DE LA DISPONIBILIDAD DE AREAS PARA CENTRALIZAR
LOS ARCHIVOS DE GESTIN.
Al momento de presentarse el truncamiento fsico de los documentos, debe considerarse
los espacios adecuados, para la manipulacin y custodia de los documentos en un archivo
de gestin centralizado y dando cumplimiento a las siguientes consideraciones:
DEPSITO DE ARCHIVO: Local o lugar destinado exclusivamente para la administracin,
organizacin y conservacin de los documentos de archivo.
El archivo debe ser una unidad administrativa centralizada de la organizacin con
autonoma y cumpliendo con el principio de independencia y su manejo, bajo la autoridad
de una sola persona o dependencia.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
En la medida en que centralice el manejo de la documentacin crece la importancia y la
responsabilidad del archivo.
Su adecuada planificacin y amplitud evitar improvisaciones costosas y traslados de
documentos que pongan en riesgo la integridad de los archivos.
Uno de los principales factores a considerar es la seguridad de la informacin. Un archivo
seguro es aquel ubicado en una planta fsica bajo ptimas condiciones, del prudente
manejo y mantenimiento de las instalaciones, sealizacin y avisos de prevencin. Se
deben establecer normas de acceso asegurando las condiciones de seguridad y
conservacin.
El cumplimiento de lo antes mencionado, permite la funcionalidad del archivo, evitando
largos y dispendiosos desplazamientos. Por lo tanto un archivo es funcional si se aplican
los principios administrativos de la eficiencia, eficacia, economa y la equidad.
Los documentos del archivo deben ser custodiados en un recinto digno en el que los
usuarios puedan satisfacer sus necesidades de informacin y conservacin de la Memoria
Institucional. El archivo es la principal fuente de consulta e investigacin para la alta
direccin, por ende, debe ser considerado de alto nivel jerrquico.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
6.1. CONDICIONES ESTRUCTURALES
UBICACIN: Dentro de la estructura Jerrquica de la entidad.
Dentro de la estructura fsica de la entidad.
Se debe tener en cuenta condiciones ambientales, de funcionalidad, de
seguridad y de Independencia.
Igualmente caractersticas especiales del lugar donde ser ubicado el archivo
como un lugar slido, seguro, seco y clima medio, controlar la luz solar
intermedia y equidistante.
CAPACIDAD: El rea debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se
debe conservar.
Se debe tener en cuenta un diseo acorde con las medidas del mobiliario que se
ha seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde
posiblemente se emplazar el archivo (ancho, fondo y alto). Esto significa que los
archivos deben estar previstos de reas amplias para el desarrollo de procesos
archivsticos y atencin a usuarios.
CONSISTENCIA: Igualmente los muros deben ser resistentes, aisladores de
humedad y calor, propiciando adecuadas condiciones ambientales. Los pisos
deben resistir el peso y permitir el fcil y rpido desplazamiento de equipos,
escaleras e implementos de aseo; tambin deben ser impermeabilizados y
recubiertos con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
SEGURIDAD: Se deben suministrar las instalaciones elctricas e hidrulicas
mnimas, con sus controles, interruptores e hidrantes por fuera del recinto. Se
debe prever equipos para la atencin de desastres como extintores, en lo posible
extractores de agua y sealizacin necesaria.
Las condiciones de seguridad se pueden prever desde el momento del diseo y
edificacin del archivo.
FUNCIONALIDAD: El archivo propende por el mejor aprovechamiento de los
espacios fsicos, la cmoda ejecucin de tareas o actividades de funcionarios y
usuarios, racionalizando recursos y maximizando la productividad en el
desempeo.
La ubicacin del Depsito de archivo debe ser equidistante, evitando demoras y
desplazamientos innecesarios de igual modo situaciones de riesgo.
La distribucin de la estantera debe permitir el desplazamiento de los
funcionarios por los corredores (1mtr a 1,50 mtr) y acondicionar el uso de mesas
de trabajo para el cargue y descargue de documentacin para eventuales
traslados, prestamos, despachos entre otros.
MOBILIARIO Y EQUIPO: La adecuada dotacin de un depsito de archivo es
importante para la sensibilizacin y motivacin. En la actualidad existen muebles
y equipos diseados para el desempeo de funciones archivsticas como:
estantera (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de grandes
volmenes, escaleras, equipos de microfilmacin, equipos de aseo entre otros.
Las estanteras deben ser resistentes para los volmenes a depositar.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
MATERIALES: Se encuentran algunos que de igual manera, son diseados
exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartn
desacidificado, cintas de falla (2cm) para evitar deterioro de los documentos,
brochas, pinceles y materiales libres de cido que van en beneficio de la
conservacin.
7. REFERENCIAS
Ley Decreto 1250 de 1970
Ley General de Archivos 594 de 2002
Normatividad legal vigente.
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2004.
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001 Versin 2000.
Circulares y resoluciones internas de FONADE vigentes.
Procedimientos de Correspondencia y Archivo
Procedimiento Misional
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
8. GLOSARIO
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o
privada, en el transcurso de su gestin.
ARCHIVO DE GESTIN: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite
buscando la solucin a los asuntos iniciados, sometida a contnua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva una vez finalizado su trmite y que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO HISTRICO: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo
central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin
temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.
CONSERVACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa.
DIGITALIZACIN: Accin de convertir informacin analgica en digital. En otras
palabras, es convertir cualquier seal de entrada continua (analgica) en una serie de
valores numricos.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen
una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolucin de un mismo asunto.
FOLIACIN: Acto de numerar los folios. Operacin incluida en los trabajos de
ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental.
FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas.
Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.
LEGAJO: En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una
unidad documental.
ORDENACIN: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las
unidades archivsticas dentro de las series.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo
de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos
de una entidad.
PRODUCCIN DOCUMENTAL: Recepcin o generacin de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS: Son los lineamientos generales administrativos y
tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
RETENCIN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en trminos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retencin documental.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos
procedentes de un mismo rgano o sujeto productor como resultado de sus
funciones especificas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versin: 4 Contrato 553 de 2008 Pgina 22 de 22
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Se entiende por Sistema de Gestin
Documental al conjunto aplicado de tcnicas, procesos, leyes, normas y programas
informticos pensados para la incorporacin, registro, clasificacin, almacenamiento
y manipulacin, acceso, trazabilidad e implantacin de la solucin, basados en la
consulta de imgenes y manejo permanente de metadatos, lo cual garantiza el flujo
de trabajo (WorkFlow) y afianza un Marco Sistemtico de las Buenas Prcticas de la
Gestin Documental de las Entidades Pblicas y Privadas.
SUB-SERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos
documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o
especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a
documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen
referencia a documentos caractersticos de cada organismo.