MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE...
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H. AYUNTAMIENTO DE LAGOS DE MORENO, JALISCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA 2015 - 2018
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA
2015 - 2018
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CUADRO DE CONTROL
Elaboró:
Jefatura de Inspección y Vigilancia
Fecha de elaboración:
30 de marzo de 2016
Actualización: 30 de abril de 2017 Versión 02
Código
SG-JIV-MP-02
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BITÁCORA DE REVISIONES
No.
Fecha del
cambio
Referencia del punto
modificado
Descripción del cambio
1
2
3
4
5
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INDICE
INDICE ……………………………………………………………………………. 4
CUADRO DE CONTROL ……………………………... ……...………………… 2
BITACORA DE REVISIONES……………………………………………..……… 3
RELACIÓN SISTEMÁTICA………………………………………………………… .5
DIAGRAMA DE FLUJO……………………………………………………………….5
DESCRIPCIÓN…………………………………………………………………………21
ANEXOS………………………………………………………………………………..24
AUTORIZACION DEL DOCUMENTO …………………………….…….………28
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RELACION SISTEMATICA
I. RECEPCIÓN DE OFICIOS
Jefatura de
Inspección y Vigilancia
(secretaria)
Jefe de
Inspección y Vigilancia
Jefatura de
Inspección y Vigilancia (secretaria)
Particular
Recepción
Titular
Valoración
Archivo
Contestación
/asusto en
particular
Particular
ENTRADA
Insumos Recepción de oficios
Proveedor
Ciudadanía y otras dependencias del Municipio
Procedimientos
Se hace la recepción de los oficios con el
sello de la dependencia, con fecha actual y hora, se captura en la base de datos.
SALIDA
Producto o
servicio Recepción de oficios varios
Usuario o Cliente
Se pasan a revisión con el jefe del departamento y el valora cada uno de estos
Procedimiento
Si requiere contestación se le da respuesta
rápidamente, si no requiere seguimiento se archiva en su carpeta especifica
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II. ATENCIÓN A REPORTES
Jefatura de
Inspección y Vigilancia.
(secretaria)
Jefe de Inspección y
Vigilancia Inspectores Secretaria
Recepción
Captura digital
Tipo de
Reporte
Se atiende
en el
momento
Se
programa
Reporte de la
atención
brindada
ENTRADA
Insumos Atención a reportes
Proveedor Ciudadanía y otras dependencias del
Municipio
Procedimientos
Se hace la recepción del reporte, realización de captura por escrito, e realiza la valoración
para determinar i e atenderá en el momento o se programara como pendiente, después de valoración si esta es al momento se pasa
a inspector de turno para dar atención, e brinda un informe de lo acontecido con la
situación reportada
SALIDA
Producto o servicio
atención a queja de la ciudadanía
Usuario o Cliente
Ciudadano con queja, sugerencia o reporte
del comercio establecido o ambulante en el municipio de lago de moreno
Procedimiento
Si requiere contestación se le da respuesta, vía verbal u oficio i e requerida, en caso de
no ser necesaria e archivo
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III. ELABORACIÓN DE INFORME MENSUAL
Secretaria
Jefe de
Inspección y Vigilancia
Dependencia Área 4 Área 5
Recabar información de las
actividades realizadas
por el personal
Revisión/
validación
Envío a Sup.
Archivo
ENTRADA
Insumos
Elaboración de informe de actividades de la jefatura de Inspección y Vigilancia
Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Se recolecta la información de la actividad
realizada por el personal (operativo, acta, atención a reporte) y se digitaliza para poder entregar impresa
SALIDA
Producto o
servicio Actividades mensuales realizadas en la
jefatura por el personal operativo Usuario o Cliente
Procedimiento
Ya impreso el documento se entrega a la
secretaria de la cual depende la jefatura, a subsecretaria y se deja copia para control de
archivo.
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IV. SOLICITUD DE COMBUTIBLES
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA PROVEEDURIA
JEFE DE INSPECCION
Y
VIGILANCIA
GASOLINERA
Solicitud A
Secretaria General
Recoger Formatos
Proveeduría
Consideración
de Datos y Autorización
Formato
aut.
Coordinador de la
Jefatura
Inspectores
Carga de combustible
ENTRADA
Insumos Tramitación de combustibles
Proveedor
En primer instancia Secretaria General (formato autorizado) Jefatura de
adquisiciones y proveeduría (formato impreso de vale de gasolina ya autorizado)
Procedimientos
Se solicita a secretaria general, recoger
formatos autorizados; transportan a adquisiciones y proveeduría, consideran datos y autorización, autorización de
proveeduría, tramite/formato ya sellado, coordinador de jefatura quien proporciona lo
mimo a lo inspectores y esto asisten a la gasolinera para cargar el combustible autorizado.
SALIDA
Producto o
servicio Vale de gasolina para la unidad asignada a
esta jefatura
Usuario o Cliente
Procedimiento
El inspector deja el formato del vale de
combustible al momento de cargar la gasolina
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V. ELABORACIÓN DE CIRCULARES
JEFE DE INSPECION Y
VIGILANCIA
SECRETARIA GIRO INSPECTORES
Solicitud
al titular
Valora y Autoriza
Elaboración
e impresión
Firma
Entrega al
solicitante
Entrega a inspectores
Repartirla a part.
ENTRADA
Insumos Elaboración de circulares
Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Se hace la solicitud al titular de área, quien valora la situación y autoriza, e realiza el
impreso y lo firma el mimo titular
SALIDA
Producto o servicio
Circular de aviso
Usuario o
Cliente Ciudadanía que lo requiera por situaciones
diversas.
Procedimiento
El titular valora i e hace la entrega a
particular o e entrega a personal de la jefatura para la repartición de circulares
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VI. ELABORACIÓN DE OFICIO DE PORCENTAJE
COMERCIANTE O INSTITUCIÓN
SECRETARIA
JEFE DE
INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA
INSPECTORES COMERCIANTE O INSTITUCIÓN
Detección de evento
Valoración Autorización
Elaboración/
Impresión
Firma del
Titular
Entrega a Inspectores
Entrega a
Org. Del evento
Copia a archivo
ENTRADA
Insumos
Elaboración de oficio de porcentaje por evento.
Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Se realiza la detección de algún evento con fin de lucro, se valora el tipo de evento y se
autoriza la impresión de oficio que contenga el porcentaje de pago y el artículo de acuerdo
a la ley de ingresos vigente, titular la firma.
SALIDA
Producto o servicio
Oficio que marca el pago que debe hacer en Secretaria de Finanza por realizar un evento
con fin de lucro Usuario o Cliente
Organizador del evento
Procedimiento
Ya firmado el oficio se entrega inspectores para hacer la entrega al organizador del
evento, se deja copia para archivo con la firma de acuse de recibido del organizador o
responsable en el acto.
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VII. ACTIVIDADES DE INSPECTORES
INSPECTORES SECRETARIA SECRETARIA
Actividades
llenar el reporte de
actividades con lo que aconteció
en el turno
entrega del
formato en oficina
Archivo
ENTRADA
Insumos Actividades de inyectores
Proveedor
Personal operativo de la jefatura de
inspección y vigilancia Procedimientos
Al finalizar las horas de labores se llenan los formatos con el reporte de cada turno, se
deja en oficina para tramite administrativo
SALIDA
Producto o
servicio
Usuario o Cliente
Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimiento Se digitaliza y se deja para control de archivo
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VIII. CAPTURA DE ACTIVIDADES DE INSPECTORES
SECRETARIA INSPECTORES SECRETARIA SECRETARIA
Fotocopia Del
formato
Inspectores
Anotan Actividades Del
turno/ reportes
Se deja formato
contestado en oficina
para
captura
Archivo
ENTRADA
Insumos Captura de actividades de inspectores Proveedor
Procedimientos
Se fotocopia el formato que lo inspectores llenaran con la actividad del turno, lo dejan en la oficina para la captura digital
SALIDA
Producto o servicio
Reporte de actividades realizada por turno
Usuario o Cliente
Inspectores del área
Procedimiento Se deja para control de archivo
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IX. SUMINISTRO DE MATERIAL DE TRABAJO A INSPECTORES
INSPECTORES SECRETARIA JEFE DE
INSPECCION
Y VIGILANCIA
JEFE DE INSPECCION
Y VIGILANCIA
Solicitud De
Inspectores
revisión control de
material
Material
faltante
No
Faltantes
Informe
titular
entrega de lo
solicitado
registro/
control
ENTRADA
Insumos
Suministro de material de trabajo a
inspectores Proveedor
Procedimientos
El inspector solicita la materia, e hace la revisión del material con el que cuenta de no
tener faltante, e le hace la entrega de nuevo material dejando registro de que fue lo que e
entrego, el inspector firma por el material del cual e hace responsable, de tener faltante e le informa al titular para valoración.
SALIDA
Producto o servicio
Acta de infracción, ello de clausurado chico y grande.
Usuario o Cliente
Inspectores de la jefatura
Procedimiento
El inspector de la jefatura que reciben el
material e hace responsables del uso del mimo.
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X. PROCEDIMIENTO ACTA DE INFRACCIÓN
ENTRADA
Insumos Acta de infracción Proveedor
Procedimientos
El inspector elabora un acta de infracción, esta es original y tres copias, la hoja original le es entregada a la persona responsable del
establecimiento o comercio al que se esta infraccionando, las copias restantes son
entregada en la jefatura de inspección y vigilancia para la captura en digital, después pasan a valoración para procedimiento, la
copia amarilla se entrega a Secretaria de Finanzas, la hoja rosa se pasa a Juzgado
Municipal, la hoja verde se queda para control de archivo.
SALIDA
Producto o
servicio Acta de infracción realizada por infringir los
reglamentos establecidos Usuario o Cliente
El infractor
Procedimiento
Con el acta de infracción original el interesado pasa a Juzgado Municipal para
que la califiquen y se realice el pago de la mima, ya con el recibo pasa a la jefatura de
inspección y vigilancia para dejar copia del pago
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INSPECTORES SECRETARIA JEFE DE
INSPECCION Y
VIGILANCIA
CALIFICACIÓN DE MULTA EN
JUZGADO
MUNICIPAL
PAGO DE MULTA EN JUZGADO
MUNICIPAL
SECRETARIA
Elaboración de
acta
Original
y tres copias
Copias a
oficina
Original
Copia
Amarilla Copia
Rosa
Copia
Verde
Juzgado
Mpal
Califica
Sec.
Finanzas Juzgado
Mpal
Archivo
Pago
Archivo Juzgado
Mpal
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XI. REALIZACION DE CLAUSURAS
INSPECTORES INSPECTORES
JEFE DE INSPECCION
Y VIGILANCIA
INSPECORES INSPECTORES
Y JEFE
acta de
infracción
insp.
Valora situación
Evaluación del tipo de
clausura
parcial
total
Colocación de
sellos en
refrigeradores
Colocación de sellos
en la puerta del local
Procedimiento de acta de infracción
ENTRADA
Insumos Clausura por faltas a los reglamentos
Proveedor
Ciudadanía y otras dependencias del Municipio
Procedimientos
Acta de infracción, valoración de la situación,
evaluación del tipo de clausura que se amerita, llenado del formato, colocación de
sellos
SALIDA
Producto o servicio
Clausura a establecimiento debido a faltas al reglamento
Usuario o
Cliente Infractor
Procedimiento
El acta original se da al infractor, la copia se deja en la oficina para trámite administrativo
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XII. TRAMITACION DE ENTREGA DE MERCANCÍA
SECRETARIA JEFE DE
INSPECCION Y VIGILANCIA
JEFE DE INSPECCION Y VIGILANCIA
PARTICULAR
recepción de
comprobante de pago/
condenación /cancelación del
acta
titular/
coordinador
valoración/
autorización
anexo al formato copia del acta, de la acreditación del
pago/ cancelación/
condenación del la misma e
identificación
de quien recoge mercancía
Copia a
particular
Original a Archivo
ENTRADA
Insumos
Entregar la mercancía decomisada en acta
de infracción Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Recepción de comprobante de pago/ condenación /cancelación del acta para la
valoración del titular del área o el subjefe, anexo al formato copia del acta, de la
acreditación del pago/ cancelación/ condenación de la misma e identificación de quien recoge mercancía.
SALIDA
Producto o servicio
Producto decomisado
Usuario o
Cliente Persona acreedora a la infracción
Procedimiento
Se entrega acta de entrega al interesado y copia para archivo
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XIII. TRAMITACION DE LEVANTAMIENTO DE SELLOS
SECRETARIA JEFE PARTICULAR INSPECTORES INSPECTORES
recepción de comprobante
de pago/ condenación
/cancelación
valoración/
autorización
no /
problemática con
particular
problemática con particular
envió inspectores con
formato
citatorio a
particular
devolución del formato y sellos
archivo
ENTRADA
Insumos Tramitación de levantamiento de sellos
Proveedor Procedimientos
Se hace la recepción de comprobante de
pago/condonación /cancelación, se procede a valoración y autorización, de no presentar
problemática con particular se envía a inspectores con formato para quitar lo sellos del lugar clausurado.
SALIDA
Producto o servicio
Formato para quitar sellos de lugar clausurado.
Usuario o
Cliente Infractor que a aclarado la situación del
establecimiento acreedor a la multa Procedimiento
Se le deja copia al infractor del levantamiento de sellos, la otra copia de entrega en la
jefatura para el control de archivo, de presentar problemática con particular se le hace citatorio para analizar la situación.
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XIV. CANCELACIÓN DE ACTA DE INFRACCION
PARTICULAR JEFE DE
INSPECCION PARTICULAR SECRETARIA
solicitud de cancelación de
acta
titular/
coordinador
valoración/
autorización
anexo al acta copia de la acreditación
de cancelación
Archivo
ENTRADA
Insumos Acta de infracción cancelada
Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Se hace recepción de solicitud de cancelación, el titular o el subjefe hacen valoración.
SALIDA
Producto o servicio
Acta de cancelación
Usuario o
Cliente
Procedimiento
se anexa a la infracción acta de cancelación para control de archivo
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XV. OPERATIVOS
PARTICULAR JEFE DE
INSPECCION
Y VIGILANCIA
COORDINADOR DE
INSPECTORES
ATENCION AL
REPORTE
petición/ solicitud
Valoración
Procedimiento
titular y coordinador
de la jefatura
Reporte
ENTRADA
Insumos Realización de operativo
Proveedor Jefatura de inspección y vigilancia
Procedimientos
Se recibe la petición o queja con respecto a
una situación de molestia sobre algún establecimiento o comercio no establecido,
misma que requiere de la presencia del personal de la jefatura (y otras áreas) se pasa a valoración, procedimiento a titular y
coordinador de la dependencia, actividad realizada
SALIDA
Producto o
servicio Operativo de inspección y vigilancia
Usuario o Cliente
Inspectores del área
Procedimiento
Después de proceder e deja reporte de lo
acontecido en el operativo para control de archivo
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1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
I. Jefe de Inspección y Vigilancia
de la Secretaria General del
Ayuntamiento de Lagos de
Moreno.
Informe mensual,
Autorizar
requisiciones,
Autorización de
cancelación de
actas, autorización
de entrega de
mercancía.
Archivo digital en
World
II. Subjefe de Inspección y
Vigilancia de la Secretaria
General del Ayuntamiento de
Lagos de Moreno.
Coordinación de
Operativos,
coordinación de
actividades diarias y
por turno para los
inspectores,
organización de
inspecciones en todo
el municipio.
Archivo digital en
World
III Secretaria de la Jefatura de
Inspección y Vigilancia de la
Secretaria General del
Ayuntamiento de Lagos de
Moreno.
Recibe y da
seguimiento a oficios
que llegan a la
oficina, Recibe y da
seguimiento
reportes, elaboración
y entrega de informe
de actividades,
Solicitud y
seguimiento de vales
de combustible,
control en la entrega
Registro en World,
Formato de vales
de combustible
entregados por
Secretaria General
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de material de
inspectores,
Recepción, captura y
seguimiento de las
actas de infracción
realizadas por los
inspectores, entrega
a inspectores de
formato de
levantamiento de
sellos con firma de
autorización y sello
de la dependencia,
realiza la impresión
del acta de
cancelación,
seguimiento de
proceso y
elaboración de
circulares,
Elaboración de
oficios por
porcentaje.
IV. Auxiliar administrativo Recibe y da
seguimiento a
reportes que llegan a
la oficina en el turno
vespertino, atención
a la ciudadanía en
horario de 15:00 a
21:00hrs,
Captura de
Formato en Word y
Excel
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actividades de
inspectores en digital
V. Inspectores de la Jefatura de
Inspección y Vigilancia de la
Secretaria General del
Ayuntamiento de Lagos de
Moreno.
Llenado de acta de
infracción a
ciudadanos que
infringen los
reglamentos,
Realización de
clausuras a
estableciéndoos,
Decomiso de
mercancía, Atención
y seguimiento de
reportes realizados
por la ciudadanía,
Llenado de
actividades
realizadas en el
turno
Formato en World
impreso, formatos
de acta de
infracción, sellos
chicos y sellos
grandes de
clausurado.
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2. ANEXOS
FORMATO I. ACTIVIDADES DE INSPECTORES
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FORMATO II. LEVANTAMIENTO DE SELOLOS
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FORMATO III. ACTA DE INFRACCION
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FORMATO IIV. SELLOS DE CLAUSURA
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Autorización del documento
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Lic. Noé Aguirre Plascencia
Jefe de
Inspección y
Vigilancia
Lic. María Fernanda Ramírez
Navarro
Secretario General
del Ayuntamiento
Lic. Juan Alberto Márquez de Anda
Presidente Municipal
Constitucional del H. Ayuntamiento de
Lagos de Moreno, Jalisco.
