Curso Básico de Archivos Organización Documental

UNIDAD 2 Las Agrupaciones Documentales

2.1. El Expediente como Unidad Documental Compuesta

El expediente está formado por un conjunto de documentos relacionados con el mismo tema, actividad o asunto, se forma con otros tipos documentales que sirven de antecedente alrededor del cual gira toda la actividad de una oficina o unidad orgánica, y obedecen a normas de procedimiento elaborados. Se forman mediante la agregación sucesiva de documentos, pruebas, decretos, informes, memorándums, etc; que los integran.

Para mejor entendimiento del expediente, damos la definición siguiente “Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.1

2.2 Formación Cronológica del Expediente y la Foliación.

El expediente se forma mediante la agregación sucesiva de los tipos documentales, los mismos que deberán ser ordenados en su interior siguiendo la secuencia de su tramitación, en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden de su producción, es decir cronológicamente, esto da lugar a una disposición lógica para la consulta ágil, y óptima.

Debemos evitar retirar o disponer de los documentos que forman el expediente, porque como unidad documental tienen una unidad de información, el retiro de algún documento estaría quebrando la unidad de información que tiene. Se debe evitar ubicar los tipos documentales de abajo hacia arriba en el orden contrario de su producción, ya que esto desvirtúa las características que tiene, si se utiliza por comodidad de la información ese tipo de orden, conviene elaborar una relación del contenido a medida que esta se produce, describiendo cada una de los documentos al momento de insertarlos, quedando esta descripción en la portada de la unidad de conservación. Lo más conveniente es ubicarlos siguiendo la secuencia de la producción de los tipos documentales que lo forman.

Para foliar los expedientes estos deben estar ordenado de acuerdo a la cronología en el interior de la unidad de archivamiento, el primer documento será el más antiguo seguido por los demás, la foliación se iniciará con el número 1 y en forma correlativa hasta el final del último documento que conforma el expediente.

En algunos casos los expedientes pueden ser separados en el interior de la unidad de conservación mediante pestañas o carpetas debido a las diferentes actividades que dan origen a su formación, así tenemos por ejemplo, el legajo de personal debe tener la siguiente secuencia: filiación e identificación personal, estudios y capacitación, contratos y

1 Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) 1999 p.17

nombramiento, renuncia y liquidación, desplazamiento, descansos médicos, permisos licencias y vacaciones, ascensos, bonificaciones, experiencia laboral, evaluaciones, méritos, deméritos, producción intelectual, etc. En cada una de estas partes los tipos documentales correspondientes. En este ejemplo la foliación se realiza iniciando con el folio número uno (Nº 01) en cada una de las partes. Cuando el personal está activo se deja abierta cada una de las partes para incorporar nuevos documentos que se archivan siguiendo el correlativo del último número.

2.3. Documentos anexos del expediente

Cuando se forma un expediente existen algunos tipos documentales que sustentan la actividad administrativa, estos documentos son los denominados anexos porque mediante ellos se sustentan aspectos administrativos, legales, jurídicos, contables, etc. que son imprescindibles y tienen que encontrarse formando parte del expediente ya que a través de ellos se resuelve el caso. Estos anexos deben ser originales.

2.4. Documentos de Apoyo Informativo

El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un asunto concreto nos sirve de apoyo a la gestión, son copias de otros documentos o documentos repetidos, su único valor es informativo inmediato. Estos documentos no son documentos de archivo, por lo que pueden ser destruidos luego de ser utilizados.

Los originales múltiples que tienen la misma redacción configuración física firmas y post firmas, que cumplen funciones diferentes, uno de ellos es el original con el que se formará el expediente, los otros se utilizarán como documentos de apoyo para actuar, concluida esta función informativa no se debe incluir en el expediente principal ya que en él se encontrará un original.

El dossier es formado por afinidad temática sin que respondan a una función administrativa, estos no deben ser confundidos con los expedientes administrativos que son el resultado de una actuación determinada. Ejemplo, en una Oficina de Planificación y Presupuesto, se formula un Convenio de Apoyo Interinstitucional con la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, se solicita que las distintas oficinas aporten fotocopias de documentos que permitan la información necesaria sobre dicha entidad, modelos de convenios etc. lo que da lugar a un conjunto de documentos cuya información permitirá formular el convenio, sin que este dossier forme parte del convenio. Similar función cumplen las copias de textos legales, revistas, boletines, catálogos, etc, que luego de su utilización deben ser desechadas.

2.5. Denominación del Expediente Según el Asunto que Trata o el Tipo Documental

El expediente al estar conformado por diferentes tipos documentales, se genera por una función administrativa, por tanto es un tipo documental cuya denominación asume la del tipo documental principal que tiene relación con la función y la actividad desarrollada, así tenemos el tipo documental Comprobante de Pago, tiene como antecedentes la Orden de Compra, Orden de Pago, los Documentos que sustentan los gastos, etc; que demuestran el pago realizado, asumiendo el nombre del tipo documental principal que es el de comprobante de pago. En el caso de otros expedientes la denominación del tipo

documental está determinada por el asunto que trata, por ejemplo los tipos documentales como el oficio, el informe, el diagnóstico y el oficio que se remite a la institución sobre la supervisión de un archivo da lugar al expediente de supervisión, siendo este la denominación del tipo documental.

2.6. El Principio de Procedencia

El año 1841 el archivero e historiador francés Natalis de Wailly redactó un instructivo que enunciaba la noción de fondo de archivo que consistía en reunir los documentos por fondos, es decir todos los que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, en el que se debe respetar el orden determinado, de esta manera nace de Principio de Procedencia o Respeto por los Fondos. Un primer fundamento de la teoría archivística que consiste en respetar el origen de los fondos, es decir en mantener ocupados sin mezclarlos con otros, sean estas de una entidad pública o privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.

La Norma ISAD(G) lo define: “Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que lo han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad”2

2.7. El Principio de Orden Original

La propuesta del principio de Procedencia resultó insuficiente porque se proponía la posibilidad de clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel, es así que en Prusia donde queda completado este principio H. von Seybel, director de los Archivos del Estado, enunció un nuevo principio disponía que los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que le hubiera dado la oficina de origen. Así nace el principio de respeto al Orden Original, completándose de esta manera la teoría y práctica archivística.

Tanto el principio de Procedencia y Orden Original tienen actualmente una serie de controversias cuyo debate aún no se ha concluido, discusión que dejamos abierta para que los archiveros a nivel nacional e internacional los asuman en base a la experiencia de cada uno de los países, ya que aquí en el Perú asumimos ambos principios.

2.8. Organización Documental: Importancia y Relación con los Demás Procesos Técnicos Archivísticos.

Tal como ya mencionamos para el cumplimiento de las competencias de una entidad, se determinan las funciones, en base al cual desarrollamos actividades que dan lugar a los tipos documentales, la organización documental, se inicia con la formación del expediente, es la primera agrupación de documentos que por los diferentes contenidos y estructuras de cada uno son también diversos los tipos documentales. Según las características de los tipos documentales los separamos (clasificamos) para formar otra agrupación al que denominamos serie documental (segunda agrupación), estas series a su vez corresponden a una oficina al que denominamos sección documental o asunto principal (tercera

2 2 Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) Madrid, 2000 p.17

agrupación) “… que será determinado de acuerdo al sistema administrativo al que pertenece (por ejemplo Abastecimiento, Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, etc.) si la serie documental corresponde a un órgano de línea de la entidad, se indicará como asunto principal el nombre de la unidad orgánica sin mencionar el título jerárquico. (Ejm. Para la Dirección General de Asuntos Hidráulicos, el asunto principal será Asuntos Hidráulicos.)”3

Debemos comentar que esta manera de determinar el nombre de la sección documental es aplicable a otros órganos no necesariamente de línea, así tenemos por ejemplo la Oficina General de Administración, es un órgano de apoyo, la sección documental será Administración, le retiro el título jerárquico de Oficina General. El conjunto de secciones corresponden a un fondo documental, que es el resultado de la acción administrativa de un ente que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones mediante una estructura administrativa.

El proceso archivístico tiene diferentes fases que no necesariamente son secuenciales pudiendo darse en forma paralela, así tenemos que organizados los documentos de un fondo documental es necesario realizar un análisis de los caracteres internos y externos, con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares. descriptivos, que nos permitan localizar, controlar y servir la información que tienen los documentos de archivo, estamos tratando del Proceso Técnico de Descripción. Todos los documentos es imposible conservarlos, se requiere valorarlos y seleccionarlos para proponer la eliminación de los que resulten innecesarios de ser conservados y conservar aquellos que son de valor permanente, estamos tratando del proceso técnico de Selección Documental. El fin de los archivos es brindar al usuario los documentos que los solicitan con fines de información, estamos tratando del servicio archivístico. Un proceso técnico que se desarrolla desde el momento en que se planifica el documento y durante todo su ciclo de vida, es la conservación de documentos, las medidas de antes de la producción de los documentos están relacionadas con la preservación y las medidas tomadas cuando están ya deteriorados es la restauración.

2.9. Serie Documental: Conceptos.

Los documentos recibidos y generados en una oficina son tipos documentales formados por unidades documentales simples o compuestas. En el caso de ser simples son mayormente de comunicación sencilla sin mayor actividad administrativa acumulándose por el tipo documental que da lugar a la serie documental de correspondencia. En otras palabras la correspondencia como serie documental nace de la actividad de informar y recibir información que tienen las oficinas y generalmente son documentos simples, se reciben solicitando información con cuya contestación se concluye, dentro de ello tenemos los oficios, cartas, memorándums, informes y otros tipos documentales que no pertenecen a ningún expediente, suele ser lo más voluminoso que existe en los archivos.

El diccionario de terminología archivística lo define como: “Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimientos”4

3 13 Archivo General de la Nación- Legislación Archivística-Lima Perú 1999 p.108

4 Diccionario de Terminología Archivística (2ª Edición) – Subdirección General de los Archivos Estatales – Madrid, 1995 p.51

Debemos tener en cuenta entonces las competencias y funciones, las que se desarrollan mediante las directivas de cada institución a través de los órganos administrativos a los que vamos a denominar como Unidades Funcionales en la que se divide el organismo.

2.10. Denominación de las Series Documentales Formados por Unidades Documentales Simples.

Tal como referimos anteriormente los tipos documentales simples agrupados por tipos documentales dan lugar a la serie correspondencia, sin embargo, hay tipos documentales que agrupados mantienen su denominación porque estos reflejan actividades propias, así tenemos por ejemplo en la oficina de logística la Orden de Compra, Orden de Pago, el Pedido Comprobante de Salida, agrupados darán lugar a las series, órdenes de compra, órdenes de pago, Pedidos Comprobantes de Salida; de esta afirmación podemos mencionar que la denominación de las series documentales formados por unidades documentales simples son denominados por el plural del tipo documental.

2.11. Denominación de las Series Documentales Formados por Unidades documentales compuestas.

La primera agrupación de documentos es el conjunto ordenado de varios tipos documentales (memorando, carta, oficio, informe, memorando, orden de pago, orden de compra, etc,) que forman un expediente como tipo documental, cuya denominación está determinada en un primer caso por el tipo documental que da lugar a la formación del expediente, (así tenemos el expediente de comprobante de pago, formado por la orden de pago, la orden de compra, la factura, la boleta, etc,), generalmente son tipos documentales que se generan de las funciones de apoyo En el segundo caso el expediente como tipo documental es denominado por el asunto que trata, así tenemos, licencia sin goce de haber, legajo de personal, asesoramiento, supervisión, plan estratégico, plan de trabajo, etc. Generalmente son generados por las funciones de línea. Agrupados los expedientes por la misma función administrativa, da lugar a la serie documental, por tanto su denominación es la pluralización del tipo documental, así tenemos por ejemplo los tipos documentales comprobante de pago, licencia sin goce de haber, legajo de personal, asesoramiento, supervisión, plan estratégico, plan de trabajo, darán ligar a las series documentales: Comprobantes de Pago, licencias sin goce de haber, legajos de personal, asesoramientos, supervisiones, planes estratégicos, planes de trabajo, etc.

El conjunto de las series documentales según la estructura orgánica de una entidad, conformará la sub sección y sección correspondiente, razón por la que trataremos sobre el organigrama, funciones y actividades.

2.12. El Organigrama: Funciones y Actividades

La Organización Administrativa es un ordenamiento que establecen grupos humanos para alcanzar algo de manera colectiva. Cada Entidad es un ordenamiento que se establece para tratar de cumplir con su misión, de esta manera, comprende las funciones que le corresponde y la estructura orgánica.

El Organigrama son gráficos de las organizaciones que representan la estructura de una entidad, se encuentra en él lo más importante de su estructura precisando sus dependencias, las líneas de mando, sus relaciones, los niveles de autoridad. A través del organigrama se pueden conocer los principales puestos, los canales de comunicación, los niveles jerárquicos y las nomenclaturas técnicas.

2.13. Estructuración de Funciones

La División del trabajo en una entidad obliga a que se establezca una estructura orgánica con áreas de trabajo especializado, se definan las funciones básicas, se establezcan mecanismos de coordinación y comunicación, y se utilicen métodos y recursos tecnológicos-administrativos adecuados.

Logrado las funciones básicas se precisa la desagregación y las relaciones que se establecen entre las unidades conformadas. Entramos en el campo de las funciones de cada una de estas partes de un todo.

2.14. Funciones

El documento de archivo es la “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad”5 por tanto su tratamiento técnico requiere el conocimiento de las competencias y actividades que desarrolla una organización, tal como referimos dan lugar a los tipos documentales. Las especificaciones se encuentran en el Reglamento de Organización y funciones (ROF) y en el Manual de Organización y Funciones (MOF) de cada entidad.

Funciones de Dirección.- funciones vinculadas a la autoridad que tienen por objeto establecer políticas o pautas de acción, mediante las cuales conduce y orienta las acciones generales de política o gobierno y administrativa de una entidad.

Funciones de Línea.- Sirven para producir bienes o servicios, están directamente vinculados con el objetivo económico y/o propósito final a que se dedica la entidad, están ligadas a los órganos ejecutivos encargados de ejecutar, realizar y materializar la razón por la cual existe la organización. Los documentos que se generan en estas oficinas, reflejan la misión de las unidades orgánicas y la razón de ser de la institución.

Funciones de Apoyo.- no tienen relación directa con los objetivos, pero contribuyen para su mejor aplicación, tienen como misión apoyar y completar la acción de las funciones de línea. Dan soporte a la institución en recursos humanos y materiales, financieros y servicios. Aquí se desarrollan las funciones administrativas de administración, comunicación y relaciones públicas, personal, contabilidad, logística y tesorería.

Funciones de Asesoría.- Preserva el equilibrio institucional, proporcionando información y asesoramiento para la toma de decisiones. Brindan consejo y orientación a la organización. Aquí se encuentran generalmente los órganos que tienen que ver con las funciones de planificación y presupuesto, y asesoría jurídica.

5 15 Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) Madrid, 2000 p.16

Funciones de Control.- Apoyar a la dirección en la evaluación y control de acciones, metas y objetivos. Aquí se encuentran las funciones de control institucional

Funciones Consultivas.- Participar opinando sobre temas de especialidad, según las características de la entidad, dentro de ello el tema de archivo mediante el Comité Evaluador de Documentos (CED). Identificación del elemento funcional Es importante que las funciones y competencias estén bien identificadas en el momento de confeccionar el cuadro de clasificación, ya sea orgánico, funcional o funcional, teniendo en cuenta que las funciones son más estables a lo largo del tiempo que la propia estructura.

Se deben diferenciar varios niveles en esta fase: a. Conocimiento de las funciones de la administración que producen la

estructuración de la misma, en grandes organismos. b. Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que son

su verdadera razón de ser y permanecen en el tiempo. c. Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un organismo de la

administración.

El resultado final será la identificación de cada uno de los elementos que determinan la existencia de un tipo documental.