1. administración del tiempo - presentación cuatrimestral

1. ADMINISTRACIN DEL TIEMPOIntroduccin al curso
Catedrtico: Fabin Muoz Tejeda
Cuatrimestre: Septiembre-Diciembre 2011

2. Dinmica de presentacin
Elige a un compaero (a).
Pregntale:
Nombre
Edad
En que trabaja
Que espera de la materia
Tienes 5 minutos para esta dinmica.
3. Polticas del curso
Asistencia
El alumno tendr derecho a dos semanas de faltas. Si excede este lmite automticamente perder derecho a presentar el tercer examen parcial.
No hay justificacin de faltas ni retardos.
Puntualidad
La tolerancia en la hora de llegada ser dede 5 minutos. Despus de esa hora el alumno tendr falta y quedar a criterio del profesor el permitirle la entrada o no al saln de clases exclusivamente durante la primer hora.
Respeto
Queda prohibido el uso de palabras altisonantes dentro del saln de clases.
Los alumnos debern conducirse con respeto hacia sus compaeros, profesores y todos los miembros de la comunidad de la UTL.
Los alumnos debern cuidar y evitar daos a las instalaciones, mobiliario y equipo.
Respeto
Queda absolutamente prohibido el uso de celulares y equipos de sonido dentro del aula. Las laptops nicamente podrn usarse con autorizacin del profesor y para fines de la materia.
Los alumnos debern de separar sus residuos yestn obligados a mantener limpios los espacios de su Universidad.
Los alumnos debern procurar producir los menos desechos posibles y cuidar el uso de los recursos (apagar la luz, cuidar el agua, el uso de papel, etc.)
Queda prohibido introducir alimentos dentro de las aulas.
Correcta expresin oral y escrita
Toda tarea ser revisada a travs de una Rbrica o lista de cotejo, todo error de redaccin u ortogrfico ser penalizado en la calificacin.
Entrega de tareas y trabajos.
Las tareas y trabajos debern ser entregados el da y la hora sealados por el profesor y con los criterios de calidad sealados por el mismo.
Prohibido el plagio de trabajos, proyectos y tareas.
Deber resguardar e integrar su carpeta de evidencias, para en dado caso que as se le requiera.
6. Criterios de Evaluacin
7. Proyecto, actividades y tareas
Proyecto:
Conferencia en La semana de las Ingenieras.
Tema La importancia de la administracin del tiempo en el xito laboral.
La preparacin del proyecto se revisara antes de cada examen parcial.
Actividades colaborativas o de grupo:
Habr 5 actividades colaborativas o de grupo.
La presentacin de las actividades se llevar a cabo cada fin de tema.
La presentacin de actividades ser bajo formato de exposicin.
Tareas individuales:
Habr 12 tareas individuales.
La entrega de tareas ser la tercera sesin de cada semana.
8. Contenidos del curso
Administracin del tiempo
Herramientas para la administracin del tiempo
Autoestima
Motivacin e inteligencia emocional
Liderazgo transformacional
9. Reflexiones
Nunca acabamos de conocer a otro.
El conocimiento es un proceso, no un acto.
Cuando nos conocemos mejor podemos enfrentar mas eficientemente tareas comunes.
En un grupo de trabajo debe existir un clima de colaboracin.
10. ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 1 Del 5 al 10 de septiembre
11. Temas de la semana
12. Proyecto final
13. Actividad grupal del tema
14. Tarea individual de la semana
15. Tiempo
Podramos decir que el tiempo es la sucesin de pasado, presente y futuro. Pero lo curioso es que ni el pasado, ni el futuro son Slo nos queda el presente, un instante que no deja de dejar de ser y que continuamente desaparece entre dos nadas, sin casi duracin.
16. Caractersticas del tiempo
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado
Puede ser un recurso escaso, si no se controla
Puede ser un amigo / enemigo en el logro de los objetivos
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tiene los individuos
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
17. El tiempo
18. Administracin
Administrar es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr y el cmo se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor cantidad de recursos posible...
19. Administracin del tiempo
La administracin deltiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.
20. El valor del tiempo
Las personas exitosas valoran su tiempo de verdad. Estn siempre al tanto de cunto cuestan sus minutos y son especialmente cuidadosos en cmo utilizan este activo tan preciado.
Un defecto en comn de las personas que desean alcanzar grandes niveles de ingresos, es que GASTAN gran parte de su tiempo en actividades poco redituables. Y estos hbitos lo nico que logran es fracaso y decepcin al no alcanzar sus sueos.
Como persona exitosa que eres debes tener siempre presente el valor de cada una de tus horas de trabajo, y preguntarte todo el tiempo: Esta actividad me dar lo mismo o ms de lo que vale mi tiempo?
21. Tiempo de Calidad
Tiene que ver con optimizar el tiempo que invertimos en cuanto a alcanzar la felicidad, tanto para nosotros como para nuestros seres queridos, dentro de los lmites de nuestros propsitos, objetivos y prioridades.
Crear tiempo de calidad no es arte de magia ni una pura obsesin hedonista por el placer. Es una actitud, un estilo de vida, una forma de ser y de llegar a ser.
El principio se fundamenta en la antigua mxima: Si haces algo, hazlo bien.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite a la persona disfrutar de su trabajo y su descanso.
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables.
22. El uso del tiempo
25. 25
Mi plan de trabajo
Auto anlisis de mi uso del tiempo
Elaborar un listado de las actividades
Definir objetivos a las actividades
Priorizar las actividades
Planear las actividades
Elaborar agenda
Ver contenido
26. Anexo 1Mi plan de tiempo
27. 1.- Autoanlisis de uso del tiempo
28. 1.- Autoanlisis de uso del tiempo
Principales debilidades:
1.
2.
3.
29. Anexo 1 Mi plan de trabajo
Pregunta clave:
En qu nivel estoy...?
Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Hacerme cargo!!
I
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo...
Definir
Adonde y por donde ir!
PLAN
MACRO
II
inconsciencia
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!
Arrancar!!!!
III
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
Avanzar!!!
Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!
IV
conciencia
Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
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2.- Listado de actividades
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.
Personales
Acadmicas
Laborales
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3.- Establecer objetivos
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
Los objetivos son el fin determinado.
Son los que permiten alcanzar metas.
Constituyen mi plan bsico.
32. 4.- Priorizar las actividades
Significa el valor y el orden apropiado de cada evento.
Tres pasos para desarrollar una lista de tareas diarias porprioridad.
Lista de que debo hacer hoy.
Darle valor o prioridad a cada tarea.
Darle un orden numrico a cada tarea
DR. MIRA CACEM.
33. 4.- Priorizar las actividades
A
Valor altoABSOLUTO (TENGO)
B
Valor importanteBUENO (DEBERIA)
C
Valor bajo CUANDO PUEDA (MEGUSTARA)
RECUERDE:
URGENCIAVSPRIORIDAD
DR. MIRA CACEM.
34. 5.- Planear las actividades
34
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
Ver contenido
35. 6.- Elaborar agenda
Traerla siempre conmigo.
Utilizar un solo sistema.
Eliminar notas sueltas.
Mantener la vista en la agenda.
Se tienen que vivir 24 horas de
tiempo diario para obtener:
Salud, riqueza, placer, dinero, satisfaccin y evolucin.
El uso correcto del tiempo es un asunto importante.
DR. MIRA CACEM.
36. 6.- Elaborar agenda
37. 37
Administracin de actividades
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas debe tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo
Ver contenido
38. Virus del tiempo
39. Ladrones Internos
Objetivos confusos
Ausencia de un plan de trabajo
Tendencia a hacer mucho
Perfeccionismo y atencin excesiva a detalles
Desorden, confusin y traslape de responsabilidades
Resistencia al cambio
Numerosos intereses
Incapacidad de decir "NO"
Comunicacin insuficiente
Decisiones inseguras
Fatiga
40. Ladrones Externos
Exceso de compromisos
Llamadas telefnicas inesperadas y prolongadas
Trabajadores que desean discutir sus problemas charlar
Visitantes, clientes, etc.
Personal incompetente
El jefe
Comidas de negocios
Interrupciones
Falta de delegacin
41. Consecuencia de los ladrones
Sntomas de la locura de la urgencia..?
Hablar con la boca llena...
Auto-mac...
Comer en el escritorio...
Barras de cereales...
Fast-food
Stress
Falta de cuidado personal
Mala alimentacin
Menos horas de sueo
Vacaciones de fin de semana...
Televisin de infomerciales....
Servicios 7x24....
Telecommuting
42. Morosidad
Las principales causas de morosidad son:
Trabajos no placenteros.
Trabajos difciles.
Indecisin.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis.
43. Morosidad
La morosidad conduce en la mayora de los casos a:
Carreras de ltimo minuto
Resultados por debajo de la calidad esperada
Fechas tope no cumplidas
Ventas perdidas
Clientes insatisfechos
Embotellamiento mental y estrs, tiempo improductivo.
44. Remedios frente al agobio
Percibir: supone tomar conciencia y buscar las causas que producen el agobio.
Prever: hay que acostumbrarse cada da al ejercicio de la previsin.
Organizar: dedicamos poco tiempo a la organizacin y por eso mismo perdemos mucho tiempo.
Eliminar: estamos acostumbrados a conservar.
45. Mitos
El mito de la actividad: El emprendedor ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
46. Mitos
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
47. Realidades
Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hbitos que producen derroche del tiempo!
Es importante hacer un buen manejo del tiempo personal?
Desde ya...!!!
La buena administracin del tiempo es esencial para el logro de los objetivos personales!!
Hace a la eficacia y eficiencia personal!
Para que esto tenga sentido lgicamente deben existir objetivos personales..!!
48. Realidades
Los estimados de tiempo que suponen se van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes.
La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
Tambin sucede que algunas personas no saben decir no a las distracciones externas.
49. Realidades
Se confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus.
Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
Se dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cul no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que manejan los emprendedores.
50. Realidades
No nos preocupamos por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegamos tarde.
La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva
Algunas personas se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
51. Realidades
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.
52. Realidades
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
53. Virus del tiempo
54. ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 2 Del 12 al 17 de septiembre
57. Qu es administracin del tiempo..?
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.
58. Qu es administracin del tiempo..?
Una clasificacin de actividades relevantes positivas!!
Actividades de mantenimiento = sobrevivir...
No discrecionalesdeben hacerse
Actividades de cambio = vivir!!
Discrecionalespuedo elegir
59. Qu es time management?
Actitud proactiva-preventiva
Tomar iniciativa!!
Establecer objetivos -planear
estrategia personal, misin y visin personal
Recordarlos!
Perseverancia, disciplina
No postergarlos!
Superar miedos, desarrollar autoconfianza
Revisin de actividades
Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Incrementar eficiencia!
CAMBIO DE HABITOS!!
Hacersecargo!!!
I
Tener
objetivos
II
III
Encararlos!!!
IV
Llevarlos
a cabo
bien!
60. Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
me quejo...
tiempo
me quejo...
me quejo...
me quejo...
me quejo...
2010
2001
Accionar Proactivo-Preventivo
planifico...
hago...
disfruto...
tiempo
me cuestiono...
analizo...
61. Planeacin del tiempo
Partes de la planeacin
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de decisiones
Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
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62. Eficacia Vs Eficiencia
63. Reflexin para un mejor TM
Time Management en una frase:
Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!
Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo har..
Benjamin Franklin
64. Actividades de mantenimiento
Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!!
Recuerde que son medios... No fines..!!!
Cunto dedica a shopping..?
Cunto dedica a descanso..?
Cunto dedica a relax..?
Cunto dedica a tomar sol..?
Cunto dedica a jugar..?
65. Actividades de cambioSimplifique su vida personal..!
Evite aparatos sofisticados...
Evite ropa cara
Evite influencia de la moda
Evite todo producto que exija demasiados cuidados...
Evite productos que no pueda mantener de taquito
Evite salidas caras y sofisticadas...
Evite muchedumbres...
Evite colas...
Haga trmites por telfono o internet...
Limite sus pertenencias a las mnimas necesarias...
66. Actividades de cambioMantenga un buen estado fsico y mental
Incluya momentos de relajacin en el da
Practique deporte...
Tenga actividades variadas
Camine mucho
Duerma las horas necesarias, no duerma de ms...
Tome MUCHO lquido...
Lvese la cara frecuentemente....
Elimine el alcohol...
Coma liviano... Siempre...
Desarrolle alguna actividad artstica
Capactese continuamente
Evite el burn-out
67. Actividades de cambioAutomotvese
Automotvese
Desarrolle actitud positiva
Evite a las personas crticas
Evite criticar
Trate siempre de hablar de lo bueno del mundo
Auto-prmiese al completar tareas
Ayude a otros...
Imagnese en la situacin deseada...
Todo cambio comienza con un pensamiento....!!!
68. Actividades de cambioSea siempre puntual y exija puntualidad..!!
Genrese una imagen de puntualidad..!
Empiece cumpliendo...
Para luego exigir...
Si todos saben que Ud. es puntual....
Se comportarn puntuales con Ud...!!
Genrese una imagen de impuntual....
Y todo el mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables...
69. Actividades de cambioElimine hbitos que provocan derroche de tiempo!!!!
Volver a dormirse despus de despertarse...
Chateo en internet... Juegos de PC...
Charlas de caf....
Charlas telefnicas sin objeto...
Excesiva TV, programas sin valor agregado
Chusmero......
Manas....
Cigarrillo, bebida,
Hobbies tontos....
Broma continua... Vicio del doble sentido...
Otros..?
70. Actividades de cambioElija a las personas con que desea interactuar..!!!!!
Las relaciones no son obligatorias..!
Si tengo una relacin con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!
No pierda tiempo con gente no-compatible..!!
Busque afinidad en la gente que lo rodea...
Busque buenas influencias...!
Relacinese con gente que comparta sus objetivos..!!!!
Haga contactos y arme equipo!
71. Actividades de cambioAprenda a comunicarse eficazmente
Establezca objetivos para sus contactos
Mejore su forma de expresarse
Mejore su imagen
Aprenda a adaptar su comunicacin a las otras personas!!
Utilice redundancia para eliminar malos entendidos
NUNCA asuma...
Aprenda a preguntar
Aprenda a escuchar
No prejuzgue!
Verifique siempre sus comunicaciones!!
72. Actividades de cambioEvite conflictos interpersonales..!!!
Contrlese...
No agreda a nadie...
Trate bien a todos...
No critique...
Sea amable...
Salude y agradezca efusivamente... Siempre y en todo lugar
Evite cualquier tipo de contienda legal...
Evale costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!
73. Actividades de cambioAprenda a decir NO!!!
Aprecio mucho tu invitacin pero....
NO GRACIAS!!!
Aprenda a hacerlo sin agredir...
Sin ser desagradable...
Te agradezco mucho la invitacin... Realmente eres una persona de primera... Pero lamentablemente no podr ir...
Gracias.... Pero NO....
Es increble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!
Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......
74. Actividades de cambioAprenda a reclamar!!!
Aprenda a hacerlo sin agredir...
Sin ser desagradable...
Le ruego me disculpe...... Pero creo que a este plato le falta..... Puede ser..?
Disclpeme que lo interrumpa....
Seor, podra Ud.. por favor aclararme este.....
Tengo un problema seor... Podra Ud ser tan amable de ayudarme..,?
Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!!
Nunca de entrada....!!
75. ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 3Del 19 al 24 de septiembre
79. Video del ms tarde
80. Actividades de cambioEn el trabajo
Competencias (percibidas)
Valores (percibidos)
Imagen (percibida)
81. Actividades de cambioCompetencias
82. Actividades de cambioEvite distracciones
Bloqueelas fsicamente..!!!
Encirrese si es necesario
No interrumpa... Para no ser interrumpido
Establezca tiempo para no atencin de visitas
Asegrese momentos de aislacin...
rmese un lugar para estar en soledad...
No acepte interrupciones gratuitas...
No acepte la charla automtica de otros...
Disee un lugar de trabajo productivo
83. Actividades de cambioPresto atencin a los superiores..!
Cuando mi jefe me llama a su oficina para encomendarme un proyecto importante, jams dejo de tomar nota
Nunca dejo de tomar nota de lo que dicen mis superiores en una reunin
No temo hacer preguntas, al contrario
Nunca simulo entender el trabajo asignado
84. Actividades de cambioDelegue!!!
No haga actividades para las cuales est sobrecalificado...!!!
Todo aquello que pueda delegar... Delguelo..!
Recuerde que antes de delegar debe ensear....
Solo resrvese actividades de su corebusiness.....
Delegar es para una persona como tercerizar es para una empresa....
Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....!
85. Actividades de cambioHaga un buen manejo de las reuniones
Minimice la cantidad de reuniones
Si una decisin la puede tomar solo, pues tmela!
Llame a reunin solo si es realmente imprescindible
Asista a una reunin solo si es imprescindible...
Prepare las reuniones con anticipacin
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte un plan de accin con fechas y con responsables!
86. Actividades de cambioManeje eficientemente el correo y telfono
Maneje eficientemente el e-mail
No enve ms emails que los que quisiera recibir...!
Sea breve
No genere conflictos por mail
Jams un email negativo...
Use el email para desarrollar contactos positivos...
No genere cadenas....
No utilice copias en forma indiscriminada
clasifique los mails apenas llegan...
Borre inmediatamente los que no sirvan
Haga buen uso del telfono
Concentre la realizacin de llamadas
No atienda todas las llamadas!
Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadas
Limite la duracin de las llamadas
Elimine hbito de colgarse al telfono
Cierre las llamadas
Use el telfono .. No deje que l lo use a Ud..!
87. Actividades de cambioManeje eficientemente los papeles
Manipule documentos una sola vez!
Genere algn sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa...
Se archiva ordenadamente... O se tira..!!!
Tire inmediatamente lo que no sirve
No cajonee
No apile papeles
Minimice suscripciones a revistas y diarios...
88. Actividades de cambioAprenda a utilizar herramientas de productividad personal
PC
Internet
e-shopping
Correo electrnico
Foros de discusin
Herramientas de mailing
Telecommuting
PDAs
Agendas
Telfono - celular - contestador - fax
89. Actividades de cambioValores
90. Actividades de cambioImagen
Los primeros segundos son cruciales
primeros contactos
saludo,
primera expresin facial
primera vez que los protagonistas se estrechan las manos
Influyen sobre el ambiente en el que se va a desarrollar la comunicacin posterior
Los impulsos y reacciones iniciales estn determinados por nuestros esquemas mentales
91. Actividades de cambioTrabaje duro para eliminar sentimientos intiles..!
Pre-ocupacin,
rencor,
bronca,
envidia,
miedo
celos...
ansiedad
Etc.....!
92. Actividades de cambioElimine el vicio de la queja continua..!!!!
Aprenda a ir al grano...
Mantenga el foco en las conversaciones...
No permita cambio de tema sin razn...
No permita que el otro se desve...
Acostmbrese a no permitir la charla de bueyes perdidos... salvo que ste sea exactamente el objetivo...!!
NUNCA termine una conversacin sin resultado...
Si el tema no se cerr, defina prximos pasos...
93. Actividades de cambioMe muestro optimista!
Muestro siempre una actitud realista pero a la vez optimista!
Soy una fuente de energa
Le levanto el nimo a mi jefe
Sonro frecuentemente
Uso expresiones optimistas y energizantes..!
Evito frases negativas...
Evito palabras extremistas!
94. Actividades de cambioEvite el perfeccionismo exagerado
Evite caer en el perfeccionismo exagerado!
No hay nada ms triste que una persona capaz que nunca hace nada...
Porque nunca es suficiente....
Critica a todo por su falta de perfeccin...
Pero no se da cuenta que su propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles..
Recordar que lo perfecto es enemigo de lo posible....
Elimine el Procrastination!!
95. Actividades de cambioManeje expectativas...!!
Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean...!
Nunca prometa demasiado...
Mejor prometa poco...
Y exceda expectativas..!!!
Si uno no maneja las expectativas de otros... Ellos mismos las generarn... A su propio gusto...!!!!
Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!
96. Actividades de cambioSoy autnomo
Yo me encargo
Es el sueo de todo jefe un empleado que se hace cargo de las cosas de punta a punta...
Siempre registro todo lo que me piden... y tomo accin e informo sobre todos los puntos!
Jams olvido un encargo..!
Trato de consumir el menor tiempo posible de supervisin
Doy feedback
O lo hago o explico porque no!!!
97. Actividades de cambioSoy fcil para trabajar...
Soy easy going... Flexible...
Jams genero conflictos en el lugar de trabajo
No me tomo a pecho que mi jefe no acepte una propuesta ma
Soy coachable
Escucho - presto atencin
Acepto crticas
Se trabajar en equipo
Soy leal a mi jefe
98. Actividades de cambioSoy fcil para trabajar...
Mantengo el buen humor
No me quejo
Admito mis errores frente al jefe
Siempre mantengo una actitud de aprendizaje frente a mis superiores
Cuando recibo una observacion no la resisto!!
No desconfo sistemticamente de mi jefe... No le busco dobles interpretaciones
99. HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 4Del 26 de septiembre al 1 de octubre
103. Video 90-10
104. Anexo 2Matriz de Covey
105. Anexo 2 Matriz de Covey
LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
NO URGENTE
URGENTE
Area que ocupan las crisis, los problemas apremiantes, las tareas que se vencen.
Espacio para la prevencin, la planificacin, para reconocer y aprovechar nuevas oportunidades, construir relaciones constructivas.
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
Campo de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales. Cosas de poco impacto, no atendidas que se vuelven impostergables.
Campo de las trivialidades y de la prdida de tiempo. Distracciones no controladas. Socializacin intrascendente.
Generalmente, si usted no se ha ocupado de lo IMPORTANTENO URGENTE, ahora estar lleno de apremios IMPORTANTES URGENTES NO IMPORTANTES URGENTES.
NO URGENTE
URGENTE
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
Generalmente, si usted no se ha ocupado de lo IMPORTANTENO URGENTE, ahora estar lleno de apremios IMPORTANTES URGENTES NO IMPORTANTES URGENTES.
NO URGENTE
URGENTE
%
%
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
%
%
Distribuya 100 % entre los cuatro cuadrantes, segn sus actividades diarias promedio caigan en cada uno de los cuadrantes.
108. Principio 90 / 10Stephen Covey
109. Principio 90 / 10Stephen Covey
El 10% de la vida est relacionado con lo que te pasa.
El restante 90% est determinado por lo forma como reaccionas a eso que pasa
Qu quiere decir esto?
Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede.
Pero si controlamos el 90% de lo que nos sucede
110. VideoPrincipio 90 / 10Stephen Covey
111. Ley de Parkinson
La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".
En una burocracia, esto es motivado por dos factores:
(1) 'Un superior quiere multiplicar sus subordinados, no rivales'
(2) 'Los superiores se crean trabajo unos a otros.'
112. Ley de Parkinson
"El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realizacin".
"Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".
"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".
113. El ciclo de la productividad
La productividad implica la mejora del proceso productivo, la mejora significa una comparacin favorable entre la cantidad de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y servicios producidos.
PRODUCCIN: es la actividad de producir bienes o servicios.
PRODUCTIVIDAD: se refiere a la utilizacin eficiente de los recursos (insumos) al producir bienes y/o servicios.
114. El ciclo de la productividadFases
MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD: cuando se inicia un programa de productividad debe comenzar a medirse.
EVALUACIN DE LA PRODUCTIVIDAD: una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados.
PLANEACIN DE LA PRODUCTIVIDAD: se planearan las metas a corto o largo plazo.
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas.
115. HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 5Del 3 al 8 de octubre1ER EXAMEN PARCIAL
117. Proyecto final
119. Anexo 3Diagnstico AlecMackensie
120. Anexo 3 AlecMackensie
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE PLANEACION
1.
2.
3.
FALTA DE ORGANIZACION
1.
2.
3.
FALTA DE INTEGRACION
1.
2.
3.
FALTA DE DIRECCION
1.
2.
3.
FALTA DE CONTROL
1.
2.
3.
125. Anexo 3 AlecMcKensie
FALTA DE COMUNICACION
1.
2.
3.
FALTA DE TOMA DE DECISIONES
1.
2.
3.
127. Principios de Pareto
Wilfrido Pareto (1848 1923) en 1897, declar que el 80 % de lo que una persona logra en su actividad y en su vida, surge del 20 % de lo que emplea en ello.
Por lo anterior, consideraba que era clave el identificar qu son aquellas actividades o situaciones de las que depende la mayora de nuestros logros.
128. Principios de Pareto
LA DETERMINACION DEL PARETO DE FACTORES DE MAYOR CONTRIBUCION A RESULTADOS
Srvase anotar 10 actividades que suela hacer en su vida diaria laboral y pondrelas para saber cules son las que contribuyen ms al logro de los resultados que debe conseguir:
129. Principios de Alan Lakein
Alan Lakein sostiene que existen manera bsicas para administrar el tiempo:
Hacer una lista de tus metas. Fijar prioridades constantemente.
Definir cules son tus metas a largo plazo.
Elegir prioridades impostergables y "prioridades" de menos valor.
Trabaja ms inteligentemente, no ms duro. Lo importante es realmente ser ms efectivo, tener control de tu tiempo y caminar hacia el logro de tus metas.
130. Principios de Alain Lakein
LOS PRINCIPIOS BASICOS PARA
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Frecuencia de uso: 3 = mucho2 = frecuentemente 1 = a veces0 = nunca me pasa.
131. Principios de Alain Lakein
CAUSAS MAS FRECUENTES DE
LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Frecuencia: 3 = mucho2 = frecuentemente 1 = a veces0 = nunca me pasa.
132. Diagnostico AlecMackensie
La trampa del tiempo.
Mackenzie seala abierta y claramente la raz del problema: usted.
El principio bsico consiste en darse cuenta realmente qu tanto tiempo se utiliza en actividades no productivas, haciendo un registro detallado de todas las actividades del da.
Sugiere adems deshacerse de las listas de pendientes y enfocarse en objetivos de largo plazo y metas de mediano y corto plazo.
133. Video Miguel Angel Cornejo - El tiempo laboral
134. HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPOSEMANA 6Del 10 al 15 de octubre
138. Herramientas prcticas
Las herramientas puede ser:
Medios electrnicos
Agenda Ejecutiva
Calendarios
Planificadores
Todas ellas tienen una misma base
Listas de cosas por hacer (to-do lists)
139. Listas de cosas por hacer To-do lists
Hacer una lista diaria de "voy a hacer".
Es necesario hacerla para asegurarse de que vas progresivamente hacia tus metas. Hazlo todos los das a la misma hora.
Haz una sola lista, no muchos papeles.
Selecciona las prioridades con A, B, C.
Revisa cuidadosamente qu puedes delegar.
No llenes todo el da con compromisos. Deja un poco de flexibilidad para los imprevistos.
Despdete de las esperas. Cuando esperes, lee algo provechoso.
Avocarse a hacer las "C" hacen que uno se sienta cmodo, pero no es productivo. Concntrate en hacer las "A" y no las "C".
Revisar archivos, calificar constantemente y deshacerse de todo lo que es "C".
140. Listas de cosas por hacer To-do lists
Cul es el mejor uso de mi tiempo ahora?
Esta es una pregunta que hay que hacerse constantemente.
Pensar diez minutos en ese "A", es ya utilizar efectivamente mi tiempo.
Comienza siempre con la "A" y no con la "C".
Elige prioridades. Haz tres apartados: uno de "A", otro de "B" y otro de "C". Luego revisa si las "B" son en realidad "A" o "C".
141. Delegacin de la autoridad
Esencialmente la delegacin consiste en dar a las personas qu hacer.
Debemos concluir que el ejecutivo que no delega, no administra.
Por supuesto, dado que existen diferentes grados de eficacia, una definicin ms precisa sera que quien no delega con eficacia, no administra eficazmente.
PROPORCION DE TRABAJO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO EN DISTINTOS NIVELES DE LA ORGANIZACION
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackensie. Ed. American Management Asociation.
DIRECTIVO
EJECUTIVO
ALTO
ADMINISTRACION
delegacin
OPERACION
Hacer las cosas
EJECUTIVO
MEDIO
SUPERVISOR
BARRERAS A LA DELEGACION
COMO DEBE DELEGARSE
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Ed. American Management Asociation.
145. Delegacin de la autoridadEjercicio
ADMINISTRA USTED O HACE LAS COSAS ?
Anotar a en administracin yo en operacin.
ADMINISTRA USTED O HACE LAS COSAS ?
RESPUESTAS
CALIFIQUESE USTED MISMO COMO DELEGADOR
148. Reuniones de trabajo efectivas
Normas para reuniones
Usar agendas
Tener un facilitador
Tomar minutas o acuerdos
Redactar la prxima agenda
Evaluar la reunin
Adherirse a la regla de los 100 km
Tcnicas para discusiones efectivas
Barreras a la Comunicacin:
Las palabras.
Los prejuicios.
Los encasillamientos.
Semejanza.
Filtros.
La suposicin.
Los juicios.
Tipos de personas en una reunin
El eterno preguntn
El cabeza dura
El mudo voluntario
El tmido
El charlatn
El distrado
El detallista
El gran tipo
El tipo profundo
El de buen humor
El tipo concreto
El hombre positivo
Tcnicas para discusiones efectivas.
Pedir clarificacin
Actuar como porteros
Escuchar
Resumir
Restringir las divagaciones
Administrar el tiempo
Finalizar la discusin
Comprobar el consenso
Evaluar constantemente el proceso de reunin
Direccin de reuniones:
Antes de la llegada de los miembros
Saludar a los recin llegados
Comenzar a tiempo
Ambientacin
Hacer que los miembros se presenten
Revisar el propsito del equipo
Explicar las metas de la reunin
Familiarizarse con cada uno
Definir funciones
Establecer reglas fundamentales
Completar la agenda
Evaluacin
154. Video de preguntas del tiempo laboral
155. Claves para la administracin del tiempo
Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo especficos para realizar cada una de las tareas que planifique.
Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al mximo esa cita con usted mismo.
Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del da.
Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevar completarla.
Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha.
Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las ms importantes al comienzo de la semana.
No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta.
Mantenga siempre una visin con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida.
Su Planificacin ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales.
Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto.
Use To-do-lists!!
Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da... Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir
Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! por qu debo hacerlo? para qu..? y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
Orden ANTES de la ACCION!!
Mantener to-do-list separada para proyectos
159. AUTOESTIMASEMANA 7Del 17 al 22 de octubre
163. Autoestima
Es pensar bien de nosotros mismos.
Es querernos realmente.
Es la suma de:
Confianza y respeto a m mismo.
164. Componentes Autoestima
Sentir que valgo como persona
Por lo que soy,
No por mi apariencia o mis posesiones.
Saber que puedo ser til,
Que soy competente,
Que tengo dones o carismas que
Puedo ofrecer o compartir con los dems.
Sentir que tengo derecho a ser feliz y disfrutar.
165. Importancia Autoestima
Lo que una persona piensa de s mismo tiene una gran influencia en la manera como encara su destino.
De ella depende :
Cmo se relaciona con los dems,
Cmo le ir en sus estudios
Y qu tan creativo ser en su trabajo,
Cmo resolver sus problemas
Y las decisiones importantes que tomar en su vida.
166. Importancia Autoestima
Desrdenes psicolgicos y algunos de los fisiolgicos que padecemos, tienen su origen en una baja autoestima.
Mal trato
Depresin
Alcoholismo
Neurosis
Suicidio
Drogadiccinmal trato
167. Tipos de autoestima
Baja pasiva
Baja agresiva
Mediana
Alta
168. Autoestima baja
Criticn
Irresponsable
Superficial
Egosta
Envidioso
Impositivo
Agresivo
Ofensivo
Inseguro
Sin control
FRACASO
169. Autoestima baja pasiva
Sin metas
Sufrido
No se defiende
Derrotista
Acomplejado
Complace para ser aprobado
Triste
Se asla
Pasivo
No se halla
Inseguro
Temeroso
Se ofende fcilmente
FRACASO

La gente de baja autoestima pasiva, no conoce ni respeta sus propios derechos

1. administración del tiempo - presentación cuatrimestral

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