1 despacho alcalde-

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 1 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

CODIGO

100 AG AC CT E M S

07 COMUNICACIONES OFICIALES

07-01 ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra

representativa del 5% y transferirla al

Archivo Histórico para su conservación

permanente.

07 COMUNICACIONES OFICIALES

07-02

07-02

CIRCULARES INFORMATIVAS

CIRCULARES NORMATIVAS

2

2 10 X

X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivos de gestión se elimina

.

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion y en el central, se

transfieren al archivo Histórico para su

conservación permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jefe de Archivo

SERIE TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

OFICINA PRODUCTORA : DESPACHO DEL ALCALDE

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 2 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

07-04 DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta


el archivo de gestion y en el central,

seleccionar una muestra del 5% de los

más representativos y transferir al

archivo Histórico para su conservación

permanente.

07-05 COMUNICADOS DE PRENSA

- Avisos

- Boletines


el archivo de gestion y en el central, se

toma una muestra 5% de los más

representantivos para la dministración y

se transfieren al archivo histórico.

Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO





Jefe de Archivo

ENTIDAD PRODUCTORA :ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL


CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 3 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

08 CONCEPTOS08-01 CONCEPTOS JURÍDICOS

- Solicitud

- Respuesta


el archivo de gestion y en el central,

seleccionar una muestra del 5% de los

más representativos y transferir al


permanente.

Firma Responsable:






Jefe de Archivo



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 4 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09 CONTRATOS

09-01 CONTRATO DE ADQUISICION DE

BIENES Y/0 SUMINISTROS

Tipología:

-Estudios previos-- Cotizaciones

- Disponibilidad y reserva presupuestal

- Certificación de existencias y

representación legal

- Certificado de antecedentes fiscales,

disciplinarios

- Copia de la cédula del representante

legal

- Constancia de pago de la seguridad

social integral

- Minuta del Contrato

- Póliza y aprobación (Según estatuto

de Contratación de la Entidad-)-

- RUT- Constancia de publicación en

el SECOP

- Acta de iniciacion del contrato

Actas de interventoría

- Acta de finalizacion del contrato

- Acta de Liquidacion del contrato

1 20 X Una vez liquidado el contrato y

cumplidos los tiempos de custodia en

los archivos de gestión y central

seleccionar un muestreo aleatorio del

5% para transferir al archivo histórico.

Los demás proceder a eliminar.

.

Firma Responsable:

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






Jefe de Archivo

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA


CONVENCIONES


Fecha: Venecia (Ant) julio 2013AC: Archivo Central CT: Conservación Total

M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 5 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09 CONTRATOS

09-02 CONTRATO DE ARRENDAMIENTOS

(Arrendador)

Tipología: DEL CONTRATO DE

ARRENDAMIENTO

1. Estudio previo para suscribir

contrato de arrendamiento

2. Necesidad de contratar

3. Modalidad de contratación

4. Sice

5. Presupuesto oficial ( no se

requiere)

6. Canon de arrendamiento

7. Identificación del Contrato a

celebrar

8. Obligación del arrendatario

9. Riegos

10. Garantía

11. Justificación de los factores de

selección.

Finalización del Contrato







.

Firma Responsable:







SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 6 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09 CONTRATOS

09-03 CONTRATO DE COMODATO

Tipología DEL CONTRATO:

1. Objeto

2. Entrega

3. Obligaciones

4. Destinación

5. Términos

6. Restitución

7. Gratuidad

8. Cesión

9. Derechos del comodante

10. Regimen Legal

11. Servicios Públicos

12. Perfeccionamiento del Contrato

- Finalización del Contrato







.

Firma Responsable:







SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 7 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09 CONTRATOS

09-04 CONTRATO DE MINIMA CUANTIA

Tipología:

- Estudios Previo

- Cotizaciones

-- Disponibilidad y reserva

presupuestal

- Certificación de existencias y


- Certificado de antecedentes fiscales,

y disciplinarios

- Fotocopia de la C.C del contratista o

representante legal

- Constancia de pago de la seguridad

social integral

- RUT-- Minuta del Contrato

- Póliza y aprobación (Según estatuto

de Contratación de la Entidad-

Constancia de publicación en el

SECOP

- Acta de iniciacion del contrato

- Acta de Interventoría-

- Acta de finalizacion del contrato

- Acta de Liquidacion del contrato







.

Firma Responsable:



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Jefe de Archivo






CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 8 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09-05 CONTRATO DE OBRA

Tipología:

- Estudio previo - Justificación Técnica -

Disponibilidad y reserva presupuestal -

Plan de inversión - Convocatoria -

RUT- Hoja de vida de la Función

Pública - Certificado de Cámara de

Comercio - T.Profesional

- CONTRATO

- Publicación del Contrato en el

SECOP

- Póliza única de cumplimiento

- Resolución de aprobación de la

póliza- Póliza de cumplimiento y

responsabilidad civil y del anticipo

- Póliza de Prestaciones sociales e

indemnización

- Póliza de Estabilidad de la obra-

Calidad de bienes

- Acta parcial de avance de obra

- Acta de cambio de obra

- Actas de interventoria- Acta de

comité de obra- Acta de recibo final--

Acta de liquidación

- Carta remisoria a la contraloria con

las actas.

1 20 X Una vez liquidado el contrato y cumplido

los tiempos de custodia en los archivos de

gestión y archivo central se transfieren al

archivo histórico para su conservación

permanente

Los planos se conservan en forma

permanente en la Planoteca de la de la

Alcaldía.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES








CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 9 de 124


CODIGO

100 AG AC CT E M S

09-06 CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS PERSONAS

NATURALES

Tipología:

- Estudios de conveniencia

- Cotizaciones


- Certificado de antecedentes fiscales

y disciplinarios

- Documento de identidad

- Libreta militar si es hombre

-- Afiliación al sistema de seguridad

social y pensiones

- Constancia que acredite la idoneidad

del trabajo que van a realizar--

Declaración de bienes y renta- RUTH-

- Formato único hoja de vida

- Minuta del Contrato- Póliza y

aprobación( Según Estatuto de

Contratación de la Entidad) Constancia

de publicación en el SECOP

- Informes de gestión-- Informes de

interventor- Acta de inicio por el

interventor- Acta de terminación

- Acta de liquidación del contrato.







Firma Responsable:





Jefe de Archivo

OFICINA PRODUCTORA :DESPACHO DEL ALCALDE

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 10 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09-06 CONTINUACION ...

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS PERSONAS JURIDICAS

Tipología:

- Estudio de conveniencia

- Cotizaciones


.- Certificado de existencia y


- Fotocopia cédula del representante

legal de la entidad

-Hoja de vida del representante legal- -

Paz y Salvo de aportes a la seguridad

social-

RUT-

- Minuta del Contrato

Póliza y aprobación

- Constancia de publicación en el

SECOP

- Acta de inicio-- Informes de gestión

- Actas de Interventoria

- Acta finalización-

- Acta de liquidación



los archivos de gestión y Central


5% para transferir al archivo histórico

los demás proceder a eliminar.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


OFICINA PRODUCTORA :DESPACHO DEL ALCALDE






CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 11 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

11-01 CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

- Justificación y estudio previo

- Certificación de disponibilidad y

registro presupuestal

- Hoja de vida del representante

legal

- D.I. RUT- Certificado de

antecedentes fiscales . C.C y

tarjeta profesional del revisor fiscal

o contador -Certificados de pago

de aportes Parafiscales y

seguridad social

- Convenio

Publicación del convenio SECOP

Pólizas

Informe del interventor - cuenta de

cobro -Acta de inicio-Acta de

terminación -Acta de liquidación-

comunicaciones-Anexos.

1 20 X Una vez liquidado el Convenio y




5% , para transferir al archivo histórico.


Firma Responsable:




Jefe de Archivo


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES





CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 12 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

CODIGO

100 AG AC CT E M S

13 DECRETOS MUNICIPALES

16

16-03

16-06

INFORMES

INFORME DE GESTION ANUAL

- Comunicación Remisoria

- Informe

- Anexos

INFORMES A ENTIDADES DE

CONTROL

-- Comunicación remisoria

- Informes

- Anexos

2

2

10

10

X

X


el archivo de gestión y central se

transfiere al archivo Histórico para su

conservación permanente.

Trancurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y en el archivo

central, se transfiere al archivo histórico

para su conservación permanente por

dar cuenta de la gestión de la entidad.

Firma Responsable:




transfieren al archivo histórico para su

conservacion permanente por ser un

documento dispositivo,

Jefe de Archivo

2 10 X





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 13 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

20 LICITACIONES

20-01 LICITACIONES PUBLICAS

(INVITACIONES PUBLICAS)

Expediente de la licitación / invitación

Tipología:

- Analisis de conveniencia

- Análisis de prepliegos

- - Disponibilidad presupuestal

- Aviso de convocatoria (publicación

en cartelera, alcaldía, avisos

radiales) términos de referencia

- Observaciones

- Resolución de apertura a invitación

- Acta de visita al sitio

- Acta de cierre de invitación

- Informe evaluativo de propuestas

- Repuesta a las observaciones del

informe evaluativo y de

adjudicación

- Resolución de adjudicación de la

licitación (invitación pública)

Nota: se conservan dos más de las no

favorecidas

1 20 X Terminado el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central,se

transfiere al archivo historico para su

conservacion permanente.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 14 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

21-

21-03

MANUALES

MANUAL DE CONTRATACION 2 10 X

A partir de su actualización y transcurrido

el tiempo de custodia en el archivo de

gestión y central se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

22

22-01

22-09

22-14

PLANES

PLAN ANTICORRUPCION

PLAN DE DESARROLLO

PLAN DE MEJORAMIENTO

- Institucional

2

2

2

10

10

10

X

X

X

A partir de su actualización y transcurrido

el tiempo de custodia en el archivo de

gestión y central se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se transfiere al


permanente.

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se transfiere al


permanente.

Firma Responsable:




Jefe de Archivo


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES





CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2010

Página 15 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

23 PROCESOS

PROCESOS JUDICIALES

23-03 DEMANDAS INSTAURADAS

Expediente de la demanda instaurada

Tipología:

- Poderes-- Informes técnicos

- Conceptos- Resoluciones de fallo

- Interposición de recursos

- Comuinicaciones y anexos

2 20 X Una vez finalizado el proceso y

Transcurridos el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y en el archivo central

terminado este tiempo se toma una

representativa del 5% y se transfiere al

archivo histórico para su conservación

permanente. En el juzgado reposa copia

del proceso, anexos objeto de la demanda

DEMANDAS RECIBIDAS

Expediente de la demanda recibida

Tipología:

- Poderes-- Informes técnicos

- Conceptos-- Resoluciones de fallo

- Interposición de recursos

- Comuinicaciones y anexos

2 20 X Una vez finalizado el proceso y

Transcurridos el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y en el archivo central se

toma una muestra representativa del 5% y

se transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente. En el juzgado

reposa copia del proceso, anexos objeto

de la demanda

Firma Responsable:






Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 16 de 124

CODIGO

100 AG AC CT E M S

25

25-02

PROYECTOS

PROYECTOS DE ACUERDO

- Comunicación remisoria

- Anexos



transfieren al archivo histórico, estos

proyectos quedan soportados en

acuerdos del Concejo Municipal.

26 RESOLUCIONES 2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y archivo central

se transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente, por ser un

documento dispositivo interno.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES








CONVENCIONES


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