INSTITUTO TECNICO DE COMERCIO BARRANQUILLA

EDUCACION A DISTANCIA BAJO EL MODELO ESCUELA HOGAR

GUIA DIDACTICA DE APRENDIZAJE No 1

1. IDENTIFICACION

GRADO: SEXTO GRADO-9º.1-2-3-4

AREA – ASIGNATURA: COMPETENCIAS COMERCIALES

DOCENTES RESPONSABLES: AMARILIS SERJE MELÉNDEZ

FECHA DE ENTREGA POR EL DOCENTE: 01 MARZO 2021

FECHA DE DESARROLLO: MARZO 01 A MARZO 26 DE 2021

COMPETENCIAS Y APRENDIZAJES ESPERADOS (¿Qué voy a Aprender?)

COMPETENCIAS

❖ Intelectual ❖ Personal ❖ Interpersonal ❖ Organizacional ❖ Tecnológicas ❖ Empresariales

APRENDIZAJES ESPERADOS (¿Qué voy a aprender?)

❖ Comprende, analiza y plantea las fases que componen la gestión documental. ❖ Elabora documentos escritos para representar las fases que definen la gestión

documental. ❖ Identifica las fases que se desarrollan en la gestión documental. ❖ Elabora documentos escritos para explicar la gestión documental. ❖ Valora la importancia de la gestión documental dentro de la empresa.

2- PRESENTACION DE TEMATICAS Y ACTIVIDADES A TRABAJAR (¿Qué

actividades haré?)

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

La Gestión Documental es el conjunto de

normas, técnicas y prácticas que tiene como

objetivo la adecuada administración de la

información que genera una empresa. Esto se

alcanza a través de la revisión, análisis y

almacenamiento de la documentación

electrónica y física, a fin de ayudarle a la

empresa a mejorar sus procesos, optimizarlos y

de esta forma ahorrar tiempo, espacio y costos

importantes.

En sí, la Gestión Documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas,

mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de

manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos,

programas y sistemas.

Reflexionemos:

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?

¿QUÉ ES UN PROCESO ADMINISTRATIVO?

¿QUIÉN ADMINISTRA LOS DOCUMENTOS EN LA

EMPRESA?

¿IMPORTANCIA DE ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA?

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

EMPRESARIALES.

1. DOCUMENTOSS OFICIALES.

Son todas aquellas recibidas o

producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

2. DOCUMENTOS PERSONALES.

Son todos los documentos

carácter privado que llegan a la empresa, estas no generan trámites para la misma. Es

importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el trámite de

comunicaciones personales.

3. DOCUMENTOS CONTABLES

Son todos los documentos que hacen referencia al proceso Contable de la empresa tales

como Facturas, Egresos, Consignaciones entre otros.

4. DOCUMENTOS: FOLLETOS, REVISTAS, PUBLICACIONES Y PROPAGANDAS.

Estos últimos grupos reciben el nombre de documentos no Radicable porque son

documentos que no requieren estricto control de éstos para que circulen en la empresa.

Todos los documentos en las organizaciones empresariales deben cumplir el proceso de

Trazabilidad, se refiere a elaborar el histórico de los procesos aplicados a la circulación

distribución y la localización de los documentos después de la entrega.

Un proceso de trazabilidad implica la colaboración entre los distintos departamentos de la

empresa para salvaguardar los documentos.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.

Cuando a la empresa llegan documentos, normalmente se cumplen los siguientes pasos:

1. APERTURA:

Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones Oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.

2. REVISION:

Según el artículo 10 del Acuerdo 060/2001: “las comunicaciones Oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o entidad que l a s remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir”.

3. RADICACIÓN.

Radicar es ubicar. Decimos, por ejemplo, que una persona está radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá, o en Madelin cuando vive en Madelin Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa. Según el artículo 2 del Acuerdo 060/2001: “radicación es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a la s comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado del documento.

4. REGISTRO

Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiales, se procede al registro que consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y trámite dentro de la entidad. Según el artículo 2 del Acuerdo 060/2001: “ el registro de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos taIes como: nombre de Ia persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia(s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros

5. DISTRIBUCIÓN O REPARTO

Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsable del recibo de la documentación, es ella misma quien hace las entregas personalmente ya que por lo regular el personal está ubicado en oficinas contiguas o despachos coactivos y por lo tanto su desplazamiento es un área muy Limitada. Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normalizan la entrega de la documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace recorridos en horas fijas. Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre sobres de Manila o carpetas plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de control de entrega de correspondencia.

ACTIVIDADES. A continuación, te describo las actividades que debes desarrollar una vez te

apropies de este conocimiento.

ACTIVIDAD No. 1

Observa el siguiente grafico y describe brevemente cada una de las fases en la administración de documentos.

ACTIVIDAD No. 2

Copia el siguiente enlace y observa el video, realiza un resumen del aprendizaje que te deje, ilustra y prepárate para socializar en clase virtual. https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

ACTIVIDAD No. 3

SIMULACIÓN:

Eres la encargada de la recepción, radicación y registro de los documentos que llegan a la empresa ALUNAS SAS. y recibes las cartas que aparecen a continuación. Establece que clase de documentos son. DOCUMENTO 1.

DOCUMENTO 2

DOCUMENTO 3

ACTIVIDAD D No. 4

AUTOEVALUACIÓN.

INSTRUCCIONES

Lea con atención cada uno de los siguientes aspectos a valorar y marque con una (X) una de las alternativas

de respuestas que refleje su opinión personal. Todos los ítems o preguntas tienen cuatro opciones de

respuesta. Elija la que mejor describa lo que piensa usted. Solamente una opción. Tenga en cuenta que las

alternativas de respuestas están relacionadas con la escala valorativa de la institución de la siguiente

manera:

Siempre (Superior); Casi Siempre (Alto); Casi Nunca (Básico); Nunca (Bajo).

Para esto, sea lo más honesta posible, recuerde que para mejorar su desempeño en competencias

comerciales y en todas sus actividades de la vida, es necesario que reconozca sus fortalezas, pero también

sus dificultades para que las tenga en cuenta en su plan de acción de mejoramiento.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Tiene claridad acerca de los aprendizajes esperados que se pretenden

alcanzar con la realización de las actividades.

2 Verifica que los contenidos a tratar estén relacionados con los aprendizajes

esperados.

3 Lee con atención las recomendaciones o indicaciones dadas por su profesor

en la guía antes de desarrollar las actividades propuestas.

4 Tiene los recursos o materiales organizados para su uso antes del estudio y

desarrollo de las actividades. Por ejemplo: colores, libreta de apuntes, etc.

5 Relaciona los temas estudiados en esta guía de aprendizaje con algunos

conocimientos vistos en clases o años anteriores.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Trabaja durante el desarrollo de las actividades con la mejor disposición.

2 En caso de tener alguna duda para el desarrollo de las actividades la

resuelve consultando con otras compañeras, familiares o su profesor.

3 Corrige los errores que se presentan en el momento del desarrollo de las

actividades.

4 Realiza las actividades de aprendizaje dentro del tiempo establecido.

5 Evita distraerse con algún miembro de la familia que NO aporte a la

realización de las actividades de aprendizaje.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Al finalizar las actividades reflexiona acerca de los aprendizajes esperados

que se alcanzaron y cuáles no.

2 Identifica qué situaciones afectaron positivamente para alcanzar los

aprendizajes esperados.

3 Identifica qué situaciones afectaron negativamente para alcanzar los

aprendizajes esperados.

4 Identifica aquellas formas de estudio que se deben mejorar para alcanzar

los aprendizajes esperados.

5 Reconoce los avances que tuvo al final del desarrollo de las actividades con

respecto a los aprendizajes esperados.

3- PLAN DE EVALUACION DETALLADO (¿Cómo me voy a evaluar?)

Niveles de

Desempeño

Superior

Alto

Básico

Bajo

Aspectos a

Evaluar

Conceptos de GESTION

DOCUMENTAL

La explicación demuestra completo entendimiento del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra entendimiento sustancial del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra algún entendimiento del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra un entendimiento muy limitado de los conceptos subyacentes necesarios para resolver comercial usado para resolver las actividades o no está escrito.

Comprensión de textos

Comprende y responde acertadamente preguntas a nivel literal, inferencial y crítico. Además, propone análisis más allá del esperado.

Comprende y responde con un mínimo preguntas a nivel literal, inferencial y crítico.

Comprende y responde parcialmente las preguntas a nivel literal, inferencial y crítico.

No aplica, ni conoce las preguntas a nivel literal, inferencial y crítico o no responde.

Estrategias y Procedimiento

Por lo general, usa una estrategia eficiente y efectiva para el desarrollo de actividades.

Por lo general, usa una estrategia efectiva para para el desarrollo de actividades.

Algunas veces usa una estrategia efectiva para para el desarrollo de actividades, pero no lo hace consistentemente.

Raramente usa una estrategia efectiva para el desarrollo de actividades..

Orden y organización

El trabajo es presentado de una manera ordenada, clara y organizada que es fácil de leer.

El trabajo es presentado de una manera ordenada y organizada que es, por lo general, fácil de leer.

El trabajo es presentado en una manera organizada, pero puede ser difícil de leer.

El trabajo se ve descuidado y desorganizado. Es difícil saber qué información está relacionada.

La evaluación estará enmarcada en un enfoque cualitativo y de autoevaluación que te permita alcanzar un aprendizaje autónomo e integral a través del cual puedas obtener las competencias necesarias parta actuar en contexto. Cada actividad tendrá la intencionalidad de valorarte en forma global, objetiva y participativa los avances y progresos que alcances en tu proceso formativo virtual a fin, de generar acciones y oportunidades de aprendizaje que te ayuden a crecer en su desarrollo intelectual, afectivo, moral y socioemocional; por lo tanto, la Autoevaluación se constituye en un componente importante de esta evaluación porque a través de ella podrás tomar conciencia de lo que vayas aprendiendo, de tus necesidades formativas y de lo que puedas hacer para avanzar.

Cada actividad será evaluada así:

1. En clases virtuales. (a través GOOGLE TEEM) (previamente te será

informada a través de tu Directora de Grupo)

2. Envió de actividades al correo amarilisserje@gmail.com (indique en todas las

actividades, su nombre completo y curso.

3. Diligenciar RÚBRICA o

AUTOEVALUACION que se

encuentra en esta guía.

4. Participar de las actividades de

Retroalimentación: Para ello

existen actividades de gamificación

o juegos, los cuales encontraras en

la página del colegio o serán

compartidos en los encuentros virtuales.

4- RECOMENDACIONES - EVIDENCIAS DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Apreciada estudiante: Ten en cuenta las siguientes indicaciones para que puedas desarrollar la presente guía:

Lee cuidadosamente la guía de actividades antes de realizarla.

No dudes en consultar cualquier inquietud por medio del correo o escribe tus inquietudes para resolverlas en nuestro encuentro virtual.

Recuerda que también podemos

comunicarnos a través de WhatsApp o por mensaje a al número 3008366690 (Amarilis Serje).

La invitación al encuentro virtual será enviada por mensaje de WhatsApp a través de tu Directora de Grupo. Revisa tu Horario de Clases.

En cada correo debe enviar una sola actividad, recuerda que los plazos son puntuales y que tendrás plazo hasta el 26 de marzo para enviarlas al correo antes indicado, indicando en el asunto en este orden: GRADO, APELLIDOS Y NOMBRES. (sin esta información no es posible evaluarte)

Revisa regularmente el cronograma de actividades porque hay un horario para cada

curso, te recomiendo copiarlo y pegarlo tenerlo en un lugar visible. Este cronograma es una guía para que puedas organizar tu tiempo.

Revisa muy bien tu trabajo final antes de enviarlo de tal forma que cumpla con los requisitos mínimos y no te falte ningún punto por desarrollar.

Realiza pausas activas cada hora durante 10 minutos.

5- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DIA Y FECHA

SEGÚN HORARIO

DE CURSO

HORA SEGÚN

HORARIO VERTUAL

ACTIVIDAD.

01 AL 5 DE MARZO

9º.1= miércoles 11:20 am. 9º.2= jueves 07:00 am. 9º.3= viernes 08:00 am. 9º.4= viernes 10:20 am.

Observa el grafico propuesto en la actividad No. 1 y describe brevemente cada una de las fases en la administración de documentos.

08 AL 12 DE MARZO

9º.1= miércoles 11:20 am. 9º.2= jueves 07:00 am. 9º.3= viernes 08:00 am. 9º.4= viernes 10:20 am.

Copia el siguiente enlace y observa el video, realiza un resumen del aprendizaje que te deje, ilustra y prepárate para socializar en clase virtual. https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

15 AL 19 DE MARZO

9º.1= miércoles 11:20 am. 9º.2= jueves 07:00 am. 9º.3= viernes 08:00 am. 9º.4= viernes 10:20 am.

Eres la encargada de la recepción, radicación y registro de los documentos que llegan a la empresa ALUNAS SAS. y recibes las cartas que aparecen a en la actividad No. 2, Establece que clase de documentos son.

22 AL 26 DE MARZO

9º.1= miércoles 11:20 am. 9º.2= jueves 07:00 am. 9º.3= viernes 08:00 am. 9º.4= viernes 10:20 am.

Realice la AUTOEVALUACIÓN propuesta en esta guía.