DISEO DE UN PLAN DE COMUNICACIN EXTERNA EN EL CENTRO DE FORMACIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y MINERO CEDRUM - SENASAN JOS DE CCUTA

KELLY VANESA PEARANDA BARRAGN

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAAFACULTAD DE EDUCACIN, ARTES Y HUMANIDADESCOMUNICACIN SOCIAL2014

DISEO DE UN PLAN DE COMUNICACIN EXTERNA EN EL CENTRO DE FORMACIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y MINERO CEDRUM - SENASAN JOS DE CCUTA

KELLY VANESA PEARANDA BARRAGN

DirectoraMARGARITA ROSA DAZ MANZANOComunicadora Social

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAAFACULTAD DE EDUCACIN, ARTES Y HUMANIDADESCOMUNICACIN SOCIAL2014TABLA DE CONTENIDOIntroduccin1.1 Descripcin breve de la empresa1.1.1 Misin.. .51.1.2 Visin.51.1.3 Objetivos de la empresa 61.1.4 Descripcin de la estructura organizacional......71.1.5 Descripcin de la dependencia y/o proyecto al que fue asignado.....81.2 Diagnstico inicial de la dependencia asignada...81.2.1 Planteamiento del problema..91.3 Objetivos de la pasanta1.3.1 General.101.3.2 Especficos...101.4 Descripcin de las actividades a desarrollar en la misma...111.5 Cronograma de actividades2. Enfoques referenciales2.1. Enfoque conceptual... 122.2. Enfoque legal.133. Informe de cumplimiento de trabajo3.1. Presentacin de resultados.174. Diagnostico final...295. Conclusiones.296. Recomendaciones. 30

Referencias documentales electrnicasAnexos

LISTA DE TABLASPagTabla 1. Resultados pregunta 1 de la primera encuestaTabla 2. Resultados pregunta 2 de la primera encuestaTabla 3. Resultados pregunta 3 de la primera encuestaTabla 4. Resultados pregunta 3 de la primera encuestaTabla 5. Resultados pregunta 4 de la primera encuestaTabla 6. Resultados pregunta 5 de la primera encuestaTabla 7. Resultados pregunta 1 de la segunda encuestaTabla 8. Resultados pregunta 2 de la segunda encuesta Tabla 9. Resultados pregunta 3 de la segunda encuesta Tabla 10. Resultados pregunta 3 de la segunda encuesta Tabla 11. Resultados pregunta 4 de la segunda encuesta Tabla 12. Resultados pregunta 5 de la segunda encuesta

LISTA DE FIGURASPagFigura 1. Estructura organizacional del SENAFigura 2. Captura de pantalla estado antiguo del Blog spot de CedrumFigura 3. Captura de pantalla estado actual del Blog spot de CedrumFigura 4. Captura de pantalla estado actual del Blog spot de CedrumFigura 5. Folleto en digital Figura 6. Folleto en digital

LISTA DE CUADROSPagCuadro 1. Matriz DOFACuadro 2. Descripcin de las actividades a desarrollarCuadro 3. Cronograma de actividades RESUMEN

Se llev a cabo los objetivos comenzando por realizar un diagnostico situacional para conocer el estado en el que se encontraba las comunicaciones externas de Cedrum al inicio de la pasanta, para comenzar a trabajar luego en establecer la estrategia que se implant para mejorar el proceso comunicativo y as mostrar luego los resultados obtenidos a los administrativos de Cedrum. Lo anterior se trabaj por medio de actividades como lo fueron entrevistas y encuestas, analizar de la informacin recolectada y evaluando al final despus de la implementacin de la estrategia para verificar que si dio resultados el plan de trabajo. Para terminar se concluye que efectivamente haba una desactualizacin del Blog y haba desinters por parte de los estudiantes, despus de implantar el plan de comunicaciones se ve el cambio en los aprendices y de los administrativos sobre el buen manejo de la informacin que se emite de Cedrum.

INTRODUCCIN

Este trabajo se realiz con el propsito de mejorar las comunicaciones externas del Centro Cedrum. De manera que se llevaron a cabo diferentes actividades para lograr cumplir los objetivos del proyecto y contribuir as al desarrollo de esta rea en el centro y divulgar de la misma manera toda la informacin importante que se emite en Cedrum.

1. TTULODISEO DE UN PLAN DE COMUNICACIN EXTERNA EN EL CENTRO DE FORMACIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y MINERO CEDRUM - SENASAN JOS DE CCUTA

1.1 DESCRIPCIN BREVE DE LA EMPRESA.

1.1.1 Misin

Contribuir al mejoramiento de la productividad y competitividad del sector primario y extractivo del departamento Norte de Santander a travs de la formacin profesional, el emprendimiento, la innovacin y el desarrollo tecnolgico, de ciudadanos comprometidos con su entorno y el desarrollo social, poltico y econmico de sus municipios.

1.1.2 Visin

El centro Cedrum, en el 2014, se habr constituido en el ente promotor y generador del desarrollo agropecuario, agroindustrial y minero del departamento Norte de Santander, donde se logre satisfacer las necesidades y expectativas de empresarios productores y trabajadores rurales, manteniendo el sistema de gestin y aseguramiento de la calidad en sus procesos.Los aprendices del centro Cedrum, sern reconocidos y solicitados por las empresas nacionales y extranjeras por su competencia e idoneidad y contribuirn a la creacin y consolidacin de empresas sostenibles.[footnoteRef:1] [1: SENA.(n.d). Historia, Visin, Misin, Valores y Smbolos. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx]

1.1.3 Objetivos de la empresa

1.Contribuir al incremento de la productividad de las empresas del sector minero y agropecuario del departamento.2.Contribuir con la inclusin social de personas, comunidades en situacin de vulnerabilidad logrando capacitarlas para el trabajo en el sector agropecuario. 3.Ampliar la cobertura de la formacin en el sector agropecuario del departamento para el presente ao. 4.Garantizar la pertinencia en la oferta educativa propuesta para el centro durante la vigencia.5.Garantizar la calidad en los programas de formacin propuestos por el centro para el sector minero-extractivo y agropecuario.6.Fomentar una cultura de preservacin de los recursos naturales y promover procesos que minimicen los efectos negativos en el medio ambiente.[footnoteRef:2] [2: SENA. (n.d). Objetivos y Funciones. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Objetivos-y-Funciones.aspx]

1.1.4 Descripcin de la estructura organizacional

El SENA es una organizacin del orden nacional cuya cabeza es la direccin general, est en el Consejo directivo Nacional, el cual a travs de la direccin general ejecuta su misin apoyada en las diferentes dependencias como son la secretara general, la direccin de formacin profesional, direccin de empleo entre otros. Las direcciones regionales y del distrito capital son las encargadas de coordinar los centros de formacin profesional los cuales son en ltima los encargados de impartir las diferentes ofertas acadmicas, un ejemplo de estas es el Cedrum en Ccuta Norte de Santander.[footnoteRef:3] [3: SENA. (n.d). Direcciones, Oficinas y Organigrama. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Direcciones-Oficinas-y-Organigrama.aspx]

Fuente. Pgina web SENAEste organigrama es del SENA, pues Cedrum no tiene actualmente uno.

1.1.5 Descripcin de la dependencia y/o proyecto al que fue asignado

El Centro de Formacin para el Desarrollo Rural y Minero es un centro de formacin acadmica que hace parte del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ubicado en la ciudad de Ccuta, Norte de Santander en el sector de Pescadero. Este centro contribuye al incremento de la productividad de las empresas del sector minero y agropecuario del departamento. Del mismo modo colabora con la inclusin social de personas de comunidades en situacin de vulnerabilidad logrando capacitarlas en el rea.

1.2 DIAGNSTICO INICIAL DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA

Ambiente Interno

Ambiente ExternoFORTALEZASDEBILIDADES

- Existe un inters en difundir y hacer ms efectivas las comunicaciones externas del centro.- La existencia de un blog informativo propio del centro.

- Gratuidad en la educacin.

- Formacin especial para vctimas del desplazamiento.- No existe un rea consolidada que se encargue de las comunicaciones externas.

- No se hace cubrimiento adecuado de los eventos.

OPORTUNIDADESFO (MAXI-MAXI)DO (MINI-MAXI)

- Dar a conocer ms a fondo los servicios que ofrece el centro.

- Contribuir al reconocimiento del trabajo realizado por el centro.- Presentar propuestas a las directivas con nuevas formas para la difusin de los servicios.- Implementacin de los proyectos aprobados por los directivos de Cedrum con las forma de difusin de servicios.- Incrementar las visitas al blog de Cedrum mediante la actualizacin de los contenidos.- Desde el rea de Comunicaciones Externas realizar el cubrimiento de todos los eventos y la publicacin de los mismos, evidenciando el registro que fue gestionado por el rea de las comunicaciones.

AMENAZAS

FA (MAXI-MINI)

DA (MINI-MINI)

- Poco inters de la comunidad en acceder a las herramientas de comunicacin.- Existencia de otros institutos que brindan servicios de educacin. - factores climticos en lo ue respecta a periodos de lluvia para tener acceso al centro. - Promocin de los medios de comunicacin que se utilizarn en el rea.- Realizar actividades comunicativas necesarias para que el pblico objetivo se interese ms por el centro Cedrum.- Realizar un documento en Word como gua del proceso de comunicacin externo con el fin de garantizar la continuidad del rea.

Fuente. Pasante

1.2.1 Planteamiento del problema

El Centro de Formacin para el Desarrollo Rural y Minero es uno de los centros para la ejecucin de la formacin profesional integral en Norte de Santander y busca contribuir al mejoramiento de la productividad y la competitividad del sector primario y extractivo del departamento. Para lograrlo, adems de sus actividades de formacin profesional, realiza diferentes actividades proyectadas hacia la comunidad externa e interna, sin embargo no existe un proceso sistemtico de comunicacin de estas, por lo tanto los procesos que llevan a cabo muchas veces son desconocidos, repercutiendo en que a las personas a quien dirige sus esfuerzos el centro Cedrum no encuentran la motivacin para hacer parte del mismo, con una mejor comunicacin de sus actividades se podra lograr que ms estudiantes se interesen en su oferta educativa. Las actividades que realiza el centro adems tienen la finalidad de lograr un reconocimiento dentro y fuera de la organizacin de la que hace parte, pues es su deseo el de demostrar los esfuerzos que realiza para la sostenibilidad de Cedrum y el mejoramiento continuo de este, as como por la comunidad interna y externa. La comunicacin externa como un proceso organizado, se puede afirmar es la forma por excelencia para dar a conocer cualquier suceso, actividad o evento realizado de cualquier institucin y es as como Cedrum est interesado en implementar este proceso para mejorar la calidad de la informacin emitida al pblico, obteniendo una mayor efectividad al desarrollar sus diferentes actividades. Sin embargo hasta el momento no cuenta con un rea de comunicaciones externas o con una asesora para la efectiva implementacin del proceso.

1.3 OBJETIVOS DE LA PASANTA

1.3.1 General

Disear un plan de comunicacin externa en el centro de formacin para el desarrollo rural y minero Cedrum SENA.

1.3.2 Especficos

Realizar un diagnstico situacional de las comunicaciones externas del centro Cedrum- SENA. Establecer la estrategia de comunicacin externa que se ajuste a las necesidades del centro Cedrum-SENA. Socializar el plan de comunicacin externa a los directivos del centro Cedrum-SENA.

1.4 DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA MISMAObjetivo GeneralObjetivos especficosActividades a desarrollar en la empresapara hacer posible el cumplimiento de losObj. Especficos

Disear un plan de comunicacin externa en el centro de formacin para el desarrollo rural y minero Cedrum SENA.

Realizar un diagnstico situacional de las comunicaciones externas del centro Cedrum- SENA.

- Elaboracin de entrevistas al personal del Cedrum con el fin de conocer que actividades de comunicacin externa se hacen actualmente y su efectividad.- Realizacin de encuestas a una muestra de la poblacin estudiantil del centro Cedrum con el fin de conocer la aceptacin de los medios actuales.- Elaboracin de un informe del diagnstico situacional del centro Cedrum.

Establecer la estrategia de comunicacin externa que se ajuste a las necesidades del centro Cedrum-SENA.

- Planificacin de la estrategia segn los resultados arrojados por el diagnostico situacional. - Implementacin de la estrategia.-Evaluacin de la estrategia implementada por medio de una encuesta, con el fin de verificar si se increment el inters de los estudiantes del centro Cedrum en la informacin emitida por esta.

Socializar el plan de comunicacin externa a los directivos del centro Cedrum-SENA.- Elaboracin de un folleto donde se muestre el plan de comunicacin externa que se quiere implantar, al personal administrativo del centro Cedrum.

Fuente. Pasante2. ENFOQUES REFERENCIALES2.1. ENFOQUE CONCEPTUAL

Comunicacin Externa: La comunicacin externa se define como el conjunto de operaciones de comunicacin destinadas a los pblicos externos de una empresa o institucin, es decir, tanto al gran pblico, directamente o a travs de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes pblicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc.[footnoteRef:4] [4: Santos Dumont. (n.d). Comunicacin Externa. [En lnea]. Recuperado de http://www.cglobal.com.ar/servicios/20comunicacion-institucional/comunicacion-externa/ ]

En laactualidadla informacin que fluye en lasempresases tan vital como lasangreen elcuerpo humano. Diversos canales de informacin nutren cotidianamente en el quehacer empresarial brindndole informacin esencial para el desarrollo de la misma.La comunicacin externa en las organizaciones implica dar y recibir informacin entre las organizaciones y sus entornos relevantes.El entorno conforma todos los factores externos a la organizacin, los cuales estn conectados por flujos de mensajes que proporcionan informacin oportuna e importante a los miembros de la organizacin. Este intercambio de mensajes permite brindar informacin persuasiva a los representantes de otras organizaciones acerca de las novedades de las actividades,productososerviciosde la organizacin. Esta informacin puede usarse para influir en las actividades de los gruposdeintersparala empresa.Las organizaciones intercambian informacin con susclientes, quienes hacen uso de los servicios o productos, de la organizacin. Existen varias formas de intercambiar informacin con elclientecomo por ejemplo: eltelemarketinguOficinaComercialVirtual, sumisines recolectar informacin de los clientes como sus nombres, telfonos, direcciones, mails, etc. De esta forma se puede clasificar a los clientes segn sus necesidades con el fin de satisfacerlas (segmentacin de mercado).Estos servicios estn enfocados en recibir pedidos de requerimientos, informacin, asesora y no solo a recibir reclamos de los clientes.[footnoteRef:5] [5: Ana Mara Rodrguez. (n.d). La comunicacin organizacional externa, como elemento del perfeccionamiento empresarial. [En lnea]. Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos83/comunicacion-organizacional-externa/comunicacion-organizacional-externa2.shtml]

La comunicacin externa se convierte en una herramienta muy importante de la empresa de cara al exterior, no slo en casos de que la empresa tenga algo que comunicar sino en cualquier situacin. Muchas empresas se dedican a la comunicacin interna y sin embargo se olvidan de la comunicacin externa, que es tan importante. Las empresas deben comunicar todo tanto a nivel interno como externo, dando una buena imagen de la empresa y tambin una imagen transparente. La empresa es un ente social y como ello ha de actuar, por eso debe hacer una comunicacin externa efectiva y eficiente con el objetivo no slo de mejorar la imagen de la empresa sino tambin de conservarla, adems de dar confiabilidad a los clientes y potenciales clientes.[footnoteRef:6] [6: Jorge A. Len Snchez. (2012). La comunicacin externa en la empresa. [En lnea]. Recuperado de http://maestriacomunicacinorganizacionaluv.blogspot.com/2012/03/la-comunicacion-externa-en-la-empresa.html]

2.2 ENFOQUE LEGAL

EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artculo 4 del Decreto 249 de 2004, y CONSIDERANDO: Que el Decreto 249 de 2004, por el cual se modific la estructura del SENA, atribuy en el numeral 1 de su artculo 4 a la Direccin General la facultad de dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecucin de las funciones o programas de la entidad y de su personal. Que el mismo Decreto 249 de 2004, le atribuy en el numeral 4 de su artculo 4 al despacho de la Direccin General la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misin de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes. Que el Artculo 7 del Decreto 249 de 2004 establece como funciones de la Oficina de Comunicaciones entre las siguientes "1. Asistir a la Direccin General, a las Direcciones Regionales, a las Direccin Distrito Capital y a las Direcciones de Centro, en el manejo de los medios de comunicacin, las publicaciones y el manejo de la imagen corporativa, 114. Dirigir y coordinar el diseo, produccin y distribucin de peridicos, boletines, medios audiovisuales y medios impresos con fines de informacin y divulgacin institucional, en coordinacin con la Direccin de Promocin y Relaciones Corporativas; 5. Disear, implantar, desarrollar y mantener sistemas y mecanismos destinados a la conservacin de la imagen corporativo de la entidad. 11 7. Asesor a las dependencias del SENA en el manejo de la informacin, divulgacin, imagen corporativa y publicidad institucional". Que el Articulo 13 del Decreto 249 de 2004 establece dentro de las funciones de la Direccin de Promocin y Relaciones Corporativas: "3. Proponer el porlafolio de servicios institucionales y formular estrategias de promocin, comunicaciones, mercadeo y servicio al cliente, garantizando la atencin integral de los usuarios y aporlantes. 11 .. . 14. Estructurar proyectos de servicio al cliente, coordinar y organizar la divulgacin masiva a los ciudadanos de los servicios de la entidad, manteniendo la imagen corporativa, de acuerdo con las polticas y objetivos trazados por el Director General, en coordinacin con la Oficina de comunicaciones". Que mediante la Resolucin No. 0034 de 2012, se adopt el Manual de identidad corporativa en el SENA y se establecieron normas para su aplicacin y uso. Que establecida una Estrategia de Comunicaciones para la Entidad, plasmada en el Plan Operativo Anual2013-Artculo 96, es necesario adoptar la reglamentacin para la difusin de los mensajes institucionales, los contenidos en pginas electrnicas y redes sociales y el cuidado de la marca SENA en los eventos realizados y/o patrocinados por la entidad con sus diversos grupos de inters. Que mediante ejercicio liderado por el Despacho del Director General y el equipo de comunicaciones, se elabor un Protocolo de Comunicaciones que fue presentado en el Comit de Direccin de la Direccin General, conformado por los Manuales: de Comunicaciones; de Identidad Corporativa; de Organizacin de Eventos y el de Pginas Electrnicas y Redes Sociales, que resultan necesarios para la preservacin, unificacin, Posicionamiento y consolidacin de la marca SENA. Que es procedente disear, implantar, desarrollar y mantener procedimientos, sistemas y mecanismos destinados a la conservacin y el adecuado manejo de la marca SENA. Que en virtud de lo dispuesto en el numerara del Articulo a de la Ley 1437 de 2011, se public en la pgina web de la entidad el texto del proyecto de esta Resolucin, durante cinco (5) das calendario, desde el 1 de febrero de 2013, no se recibieron sugerencias.

En mrito de lo expuesto,RESUELVE ARTCULO 1. Protocolo de Comunicaciones del SENA: Mediante la presente Resolucin se adopta el Protocolo de Comunicaciones para el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, el cual forma parte integral de este acto administrativo, en el cual se establecen los parmetros para el manejo e implementacin integral de la marca SENA. El Protocolo de comunicaciones del SENA est constituido por los siguientes Manuales: 1. Manual de Comunicaciones. Gua que orienta las actuaciones pblicas de los servidores pblicos del SENA. 2. Manual de Identidad Corporativa. Establece los parmetros para la utilizacin pblica de la imagen de la Entidad. 3. Manual de Pginas Electrnicas y Redes Sociales. Fija las pautas para la utilizacin y acceso a nombre de la Entidad, a las pginas electrnicas oficiales, blogs y cuentas en redes sociales. 4. Manual de Eventos. Es una gua para la preparacin de los eventos y la utilizacin de la imagen institucional en los mismos. ARTCULO 2. La presente Resolucin y el Protocolo de Comunicaciones anexo, deben ser acatados y aplicados en su totalidad por toda la comunidad SENA a nivel local, regional y nacional, para lo cual la Oficina de Comunicaciones de la Direccin General brindar las herramientas y acciones para su divulgacin peridica, y la asesora y el suministro de los archivos, imgenes e informacin requerida, para que se cumpla a cabalidad este propsito. Pargrafo 1. La marca SENA tal como se presenta y detalla en el Protocolo de Comunicaciones del SENA, no requiere del desarrollo de legos, slogan, descriptores y marcas diferentes a las establecidas en el Manual de Identidad Corporativa. Por tanto, no est permitida ninguna iniciativa de creacin o modificacin de logosmbolos, colores e imagen, para las diferentes dependencias, Regionales, Centros de Formacin, programas, servicios, convenios, estrategias y cualquier evento relacionado con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA. Pargrafo 2. No podr usarse bajo ninguna circunstancia la marca SENA en condiciones distintas a las especificadas en el Protocolo de Comunicaciones del SENA, ni ser usada por parte de otras entidades pblicas ni privadas, sin consulta previa. Es tarea de las Direcciones de rea, Jefaturas de Oficina, Direcciones Regionales, Subdirecciones de Centro y Coordinaciones, velar por el cabal cumplimiento de esta resolucin y sus anexos, tanto en el orden interno de su competencia, como en desarrollo de convenios o programas establecidos entre otras entidades y el SENA. ARTCULO 3. Cualquier iniciativa de ejecucin y publicacin por parte de las reas, dependencias, regionales y centros de formacin, relacionados tanto con piezas sonoras, impresas digitales, o en cualquier otro formato que hagan referencia a la marca SENA, a su portafolio de servicios, convenios, estrategias de promocin, comunicaciones, mercadeo, programas o eventos para grupos de inters interno/externo, deber contar con el concepto previo y favorable de la Oficina de Comunicaciones de la Direccin General. ARTCULO 4. La Oficina de Comunicaciones realizar la divulgacin, sensibilizacin, asesora y seguimiento a la aplicacin del Protocolo de Comunicaciones del SENA y solicitar a los servidores pblicos y contratistas de SENA, a las dependencias, Regionales, Centros de Formacin o a otras entidades, si fuera el caso, los ajustes o correcciones a que haya lugar para el adecuado cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Protocolo de Comunicaciones.Pargrafo. Para realizar la divulgacin masiva del Protocolo de Comunicaciones se dispondr de la intranet SENA, como plataforma de acceso para que toda la comunidad SENA conozca y haga uso del mismo, como tambin, de forma permanente se prestar el acompaamiento tcnico para lograr la correcta aplicacin de lo dispuesto en este protocolo. ARTCULO 5. Todos y cada uno de los cambios que se adelanten al Protocolo de Comunicaciones, debern ser adoptados por Resolucin de esta Direccin General, una vez analizados y aprobados por el Comit de Direccin, previa revisin en detalle por parte de la Oficina de Comunicaciones y la Direccin de Promocin y Relaciones Corporativas. La Oficina de Comunicaciones ser la encargada de informar y enviar de manera oportuna las modificaciones que se realicen, para su aplicacin inmediata. ARTCULO 6. La aplicacin del presente Protocolo de Comunicaciones deber hacerse sin incurrir en gastos diferentes a los previstos para la divulgacin institucional de informacin, piezas de comunicacin y marca SENA, y con plena observancia y aplicacin de las normas de austeridad del gasto pblico y presupuestales. Pargrafo. Las piezas de comunicacin que no se ajusten a lo dispuesto en el Manual de Identidad Corporativa, debern adecuarse a partir de la entrada en vigencia de la presente resolucin; en lo que respecta a piezas impresas, las existencias que se tengan, debern utilizarse hasta agotarse. ARTCULO 7. Para el diseo y produccin de material promociona! y piezas de mercadeo que involucren la marca SENA, es labor de los Directores Regionales integrar a estos procesos a los Subdirectores de Centro de su jurisdiccin, de tal forma que regionalmente se tenga una produccin unificada, teniendo como primera opcin de produccin al SENA. Todo diseo deber contar con el visto bueno de la Oficina de Comunicaciones de la Direccin General. ARTCULO 8. Notifquese la presente Resolucin a los Directores de rea, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro del SENA. ARTCULO 9. Contra esta Resolucin no proceden recursos en va administrativa, rige a partir del da siguiente al de su notificacin indicada en el artculo anterior, y deroga en su integridad la Resolucin 0034 de 2012 y las dems disposiciones que le sean contrarias. Para los efectos del artculo a de la Ley 1437 de 2011 publquese en la pgina web del SENA.[footnoteRef:7] [7: Luis Hoyos Aristizabal. (2013). Resolucion no. 0 0 2 l s de 2013. [En lnea]. Recuperado de http://periodico.sena.edu.co/protocolo/1/descargas/resolucion%20219%20de%202013.pdf]

3. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO3.1 PRESENTACIN DE RESULTADOS

Resultados de las actividades del numeral 1.4 relacionado con los Objetivos especficos y sus respectivas actividades. Realizar un diagnstico situacional de las comunicaciones externas del centro Cedrum- SENA.

Actividades

- Elaboracin de entrevistas al personal del Cedrum con el fin de conocer que actividades de comunicacin externa se hacen actualmente y su efectividad.

Las entrevistas se encuentran en el CD que anexo al plan de trabajo.

- Realizacin de encuestas a una muestra de la poblacin estudiantil del centro Cedrum con el fin de conocer la aceptacin de los medios actuales.

Se realiz la encuesta a una muestra de la poblacin estudiantil fija del Cedrum siendo esta de 16.245 aprendices que hacen parte del centro en el primer semestre del ao. 2.601 de educacin superior, 5.153 de tcnico laboral y 8.491 de formacin complementaria.

Teniendo como muestra a 117 aprendices para ser encuestados. Encuesta a aprendices del centro Cedrum con el fin de conocer la aceptacin de los medios de comunicacin actuales. Formacin: 1. Con que frecuencia ingresa usted al Blog de Cedrum?A. 1 vez al mesB. 2 a 3 veces al mesC. 2 o 3 veces a la semanaD. No consulto la pgina

2. Cmo se entera usted de las actividades que se realizan en Cedrum?A. Por medio de los instructoresB. Por medio de los compaerosC. Por el blogD. No se estera de las actividades de Cedrum

3. Conoce usted los espacios digitales de Cedrum? S No BlogFacebook para egresados

4. Cree usted que el blog esta desactualizado?Si no

5. Cul considera usted que es el mejor medio para complementar las publicaciones sobre las actividades de Cedrum aparte del Blog?A. FacebookB. TwitterC. YoutubeD. Ninguna de las anteriores

ResultadosPregunta 1. Con que frecuencia ingresa usted al Blog de Cedrum?

Tabla 1. Frecuencia con la que ingresa al Blog del Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

1 vez al mes4236%

2 a 3 veces al mes 1614%

2 o 3 veces a la semana 119%

No consulto la pgina 4841%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 1. Frecuencia con la que ingresa al Blog del Cedrum

Fuente: Pasante

En el grfico de la primera pregunta de la encuesta realizada se puede observar que un 41% de la muestra de aprendices no consultan la pgina y un 36% ingresa solo una vez al mes. Las otras opciones que mostraran que entran con frecuencia, tienen un porcentaje bajo pues los aprendices no ingresan con regularidad al Blog.

Pregunta 2. Cmo se entera usted de las actividades que se realizan en Cedrum?

Tabla 2. Cmo se entera de las actividades del Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Por medio de los instructores 8068%

Por medio de los compaeros 2017%

Por el Blog 22%

No se entera de las actividades del Cedrum 1513%

TOTAL 117 100%

Fuente: PasanteGrfico 2. Cmo se entera de las actividades del Cedrum

Fuente: Pasante Aqu logramos denotar que una gran mayora de aprendices tiene conocimiento de las actividades que realiza Cedrum por medio de los instructores de su formacin, exactamente un 68%. Y como segundo recurso para enterarse de las actividades y eventos lo hacen tambin por medio de sus compaeros de clase equivalente al 17%. Por medio del Blog se enteran pocos aprendices, slo un 2%. Un porcentaje mnimo no se entera de ninguna de las actividades.

Pregunta 3. Conoce usted los espacios digitales de Cedrum?

Tabla 3. Conoce los espacios digitales del Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Si7161%

No4639%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante Grfico 3. Conoce los espacios digitales del Cedrum

Fuente: Pasante En respuesta a la tercera pregunta de la encuesta el 61% de los aprendices Conocen los espacios digitales que existan, siendo estos el Blog del Centro y el Facebook para egresados. Un 39% de los estudiantes desconocen estos espacios. Siendo esto as, solo 64 estudiantes de los 117 encuestados conocen el Blog y 13 aprendices tienen conocimiento del facebook para egresados.Pregunta 4. Cree usted que el blog esta desactualizado?

Tabla 4. Cree que el blog est desactualizado ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Si7867%

No1614%

No responde 2319%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 4. Cree que el blog est desactualizado

Fuente: Pasante

El 67% consideran que el Blog de Cedrum se encuentra en un estado de desactualizacin teniendo tambin que un 14% considera que no est desactualizado y un porcentaje de aprendices no responden siendo este un 19% de ellos.

Pregunta 5. Cul considera usted que es el mejor medio para complementar las publicaciones sobre las actividades de Cedrum aparte del Blog?

Tabla 5. Cul considera usted que es el mejor medio para complementar las publicaciones sobre las actividades de Cedrum aparte del BlogITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Facebook8472%

Twitter 98%

Youtube

119%

Ninguna de las anteriores

1311%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante Grfico 5.

Fuente: Pasante La muestra de aprendices Cedrum teniendo en cuenta las diversas opciones de esta pregunta como mejor eleccin, toman de su preferencia la red social Facebook como medio complementario para publicar informacin importante del centro y tener ms a la mano dicho contenido, siendo este un 72% de los aprendices que eligieron esta opcin.

- Elaboracin de un informe del diagnstico situacional del centro Cedrum.

Informe del diagnstico situacional del centro Cedrum

Las comunicaciones externas en el Centro de Formacin para el Desarrollo Rural y Minero Cedrum es un nuevo camino que deciden implementar en el centro, con el fin de que se hagan cubrimientos de los diferentes eventos que en el hayan. Anteriormente no se contaba con un plan de comunicaciones externas, simplemente se limitaba la emisin de informacin que fuera netamente administrativa, o informacin mal ilustrada de espordicos eventos que se quisieran publicar. Pues el rea encargada de las comunicaciones del SENA en general no abarca en su totalidad las actividades que en Cedrum se efectan. Es por ello que surge la necesidad de mejorar este proceso comunicativo en el centro para as lograr un mayor cubrimiento de las actividades que realicen en el. El proceso de informar a la comunidad estudiantil y en general, sobre lo que sucede en el centro se lleva a cabo hasta el momento por medio del Blog de Cedrum. Siendo este netamente institucional no se pueden realizar muchos cambios a este, debido al protocolo de comunicaciones que existe en el SENA a nivel nacional para mantener la identidad institucional. Este es el nico medio utilizado para mostrar las actividades del centro, es necesario hacer algunos cambios a nivel de diseo y de contenido. El Blog no tiene un gran trfico de visitas por tal razn una parte de los estudiantes desconocen de que este existe y que all se publica informacin que puede ser de su inters. Esto se debe a que no se le ha hecho la respectiva promocin al mismo. Ahora con el respectivo cubrimiento de eventos y de las actividades que realiza el Cedrum y siendo el Blog la nica forma de dar a conocer esta informacin, se ha ido incrementando el inters tanto del personal administrativo como el de los aprendices en publicar sus trabajos, proyectos y actividades en el.Interpretando la encuesta que se realiz a los aprendices sin duda el medio por el que siempre en la mayora de los casos, quieren estar informados es por la red social Facebook pues en ella es donde estn conectados ms tiempo y pueden encontrar informacin del centro ms a la mano e informarse de una forma ms inmediata.Por parte del personal que hacen parte de Cedrum se nota el cambio de la perspectiva que tenan a cuanto al uso de la comunicacin externa y se dan cuenta de que el Comunicador social es necesario para este tipo de perfiles laborales

Establecer la estrategia de comunicacin externa que se ajuste a las necesidades del centro Cedrum-SENA.

Actividades

- Planificacin de la estrategia segn los resultados arrojados por el diagnostico situacional.

Segn los resultados arrojados por el diagnstico situacional se debe realizar actualizacin al Blog de Cedrum, pues al no estar al da los estudiantes y tambin administrativos se les hace poco interesante ingresar a este. Crear pgina de Facebook oficial del centro Cedrum, pues los estudiantes tomaron esta como medio alternativo ms atractivo para informarse ms de lo que sucede con el Centro. Hacer ms promocin a la pgina de Facebook para egresados y as llegar a ms ex alumnos de Cedrum que estn en busca de empleo. Trabajar de la mano de los instructores y administrativos que realicen actividades de inters, para hacer cubrimiento de los eventos que ocurren en el centro y emitir esta informacin en los medios que se van a utilizar.

- Implementacin de la estrategia.

Para la implementacin de la estrategia se tuvo en cuenta el posicionar el centro Cedrum al pblico meta que son los aprendices por medio de plataformas virtuales. Se comenz haciendo unas mejoras en el blog, trabajando de la mano con un instructor de multimedia del centro para llevar a cabo el proceso. Iniciando por reubicar informacin para que sea ms fcil de encontrar como lo fue la misin visin y objetivos en un solo botn llamado Cedrum. A parte tambin se cre una nueva entrada en la pgina llamada Programas en donde se publica la informacin de manera ordenada dependiendo de la formacin para la que est dirigida o si es para todos los estudiantes se publica en la pgina principal del blog y as ser vista por los aprendices en general. Todo esto regido dentro de los parmetros del Protocolo de comunicaciones del SENA a nivel nacional. Luego se hizo un segundo paso que fue promocionar las pginas de Facebook en el blog por medio de botones enlazados que al hacer click en ellos redireccione a las respectivas pginas. La fan page de Cedrum ya estaba creada, pero no se le estaba dando un buen uso como herramienta para publicar informacin importante que se emite en el centro. Tambin se hizo promocin en el blog al Facebook para egresados en donde se publican las vacantes que se ofertan cada da, esta informacin la proporciona la Agencia pblica de Empleo por medio de correo electrnico enva el documento diario en donde est la informacin de la empresa, descripcin del trabajo a realizar, lugar y hora en el cual los egresados pueden llevar su currculo. Esta labor no se haca con anterioridad con tanta constancia y al realizar las publicaciones frecuentemente se logr obtener ms inters por parte de los egresados del centro hacia la pgina. Debido a que apenas se estaba dando a conocer el plan de comunicaciones en el centro, en un comienzo la mayora de los instructores y administrativos olvidaban que se estaba trabajando para realizar cubrimiento y emisin de las diferentes actividades que se realizaban en Cedrum. Es por ello que se comenz hablar constantemente con los mismos para recordarles que este proceso comunicativo se estaba efectuando y lo tuvieran en cuenta para as poder hacer el respectivo cubrimiento de los eventos. Una vez logrado esto se pudo trabajar en la mayora de actividades, realizando trabajos de campo con el respectivo proceso de cubrimiento fotogrfico, realizacin de entrevistas, y posteriormente proceder a realizar los flash informativos, formato que se utiliza a nivel nacional en el SENA para publicar las noticias escritas. Para realizar los flash se utiliza el estilo noticioso conformado por un lead y tres prrafos de continuidad y en otro formato con solo dos prrafos de continuidad dependiendo de la cantidad de informacin que se tenga; va acompaado por un ttulo y una foto representativa del evento que se realiz. Hubo eventos que se realizaban fuera del rea metropolitana de Ccuta, uno se realiz en el municipio de Durania el cual se tuvo que desplazar a realizar entrevistas con cmara filmadora profesional, realizar un video institucional para una de las formaciones de turismo de Cedrum y posteriormente realizar la edicin en el programa Adobe Premiere. La produccin de toda la informacin que haya en el centro es posteriormente publicada en el blog del Cedrum y en el Facebook del mismo. Estado antiguo del Blog

Fuente. Blog spot de Cedrum

Estado actual del Blog

Fuente. Blog spot de Cedrum

- Se unific los botones del Blog misin, visin y objetivos del centro en un solo contenido llamado Cedrum y as no saturar de botones la barra principal de la plataforma.

Fuente. Blog spot de Cedrum

- Se realiz una mejora creando un nuevo botn donde se encuentran todas las formaciones del centro por en un listado con los nodos que maneja Cedrum. All se puede publicar la informacin que se desee de manera ms ordenada pues esta categorizada por cada nodo.

Fuente. Blog spot de Cedrum

- Aqu se observa lo implementado con las redes sociales de Facebook de Cedrum que fue la forma de complementar el blog que eligieron los aprendices para enterarse ms fcil y rpido de lo que suceda con el centro y tambin el ya existente Facebook para egresados pero que no se le haca promocin en el blog.

- Evaluacin de la estrategia implementada por medio de una encuesta, con el fin de verificar si se increment el inters de los estudiantes del centro Cedrum en la informacin emitida por esta.

Se realiz la encuesta a una muestra de la poblacin estudiantil fija del Cedrum siendo esta de 16.245 aprendices que hacen parte del centro en el primer semestre del ao. Teniendo como muestra a 117 aprendices para ser encuestados. Encuesta a aprendices del centro Cedrum con el fin de conocer la aceptacin de los medios de comunicacin actualesFormacin: 1. Con que frecuencia ingresa usted al Blog de Cedrum?E. 1 vez al mesF. 2 a 3 veces al mesG. 2 o 3 veces a la semanaH. No consulto la pgina

2. Cmo se entera usted de las actividades que se realizan en Cedrum?E. Por medio de los instructoresF. Por medio de los compaerosG. Por el blogH. No se estera de las actividades de Cedrum

3. Conoce usted los espacios digitales de Cedrum?SNo

Blog

Facebook de Cedrum

Facebook para egresados

4. La informacin que se publica en los medios de Cedrum es de su inters?-Si -No -No ingresa a las pginas

5. Considera usted que mejor el proceso comunicativo de la informacin que se emite por medio de los espacios digitales que tiene actualmente Cedrum?

-Si -No -No ingresa a las pginas

ResultadosPregunta 1. Con que frecuencia ingresa usted al Blog de Cedrum?

Tabla 6. Frecuencia con la que ingresa al Blog de Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

1 vez al mes 3530%

2 a 3 veces al mes 4841%

2 o 3 veces a la semana

1210%

No consulto la Pgina

2219%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 6. Frecuencia con la que ingresa al Blog de Cedrum

Fuente: Pasante

En esta grfica podemos ver que a comparacin a la encuesta anterior la mayora de los aprendices marcaron la opcin B siendo este un 41% de los aprendices que aumentaron las visitas al Blog del centro, de una vez al mes a dos o tres veces. En la encuesta anterior marcaron la mayora de aprendices la opcin A.

Pregunta 2. Cmo se entera usted de las actividades que se realizan en Cedrum?

Tabla 7. Cmo se entera de las actividades del Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Por medio de los instructores 5446%

Por medio de los compaeros 2017%

Por el blog

2320%

No se entera de las actividades del Cedrum

2017%

TOTAL 117 100%

Fuente: PasanteGrfico 7. Cmo se entera de las actividades del Cedrum

Fuente: Pasante

En esta pregunta sigue prevaleciendo el medio principal de cmo se enteran los aprendices de las actividades y eventos de cedrum por medio de los instructores, pero teniendo un cambio en que se aument la opcin de enterarse por medio del blog, anteriormente haba solo un 2% de estudiantes que se enteraban por este medio y ahora es n 17% de los aprendices que saben de las actividades por esta plataforma virtual de Cedrum. Por medio de los compaeros sigue el mismo porcentaje a comparacin de la encuesta anterior y hubo un aumento de del 12,82% al 17% que siguen sin enterarse de las actividades del centro.

Pregunta 3. Conoce usted los espacios digitales de Cedrum?

Tabla 8. Conoce los espacios digitales de Cedrum ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Si9480%

No 2320%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 8. Conoce los espacios digitales del Cedrum

Fuente: Pasante

En la encuesta anterior se mostr un 61% de la muestra de aprendices que conocan los espacios digitales de Cedrum. En esta encuesta se aument a un 80% de los estudiantes que ahora conocen los espacios del centro. Teniendo en cuenta que 87 aprendices de los 117 conocen el blog, 34 conocen el nuevo medio implementado Facebook Cedrum y 49 aprendices de la muestra conocen el Facebook para egresados teniendo un aumento del conocimiento de estos medios en todos estos espacios digitales.

Pregunta 4. La informacin que se publica en los medios de Cedrum es de su inters?

Tabla 9. La informacin publicada en los medios de Cedrum es de su inters

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Si7060%

No 2723%

No ingresa 2017%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 9. La informacin publicada en los medios de Cedrum es de su inters

Fuente: Pasante En esta pregunta un porcentaje alto de los aprendices considera que la informacin que se publica en los medios que tiene Cedrum es de su inters siendo este un 60% de la muestra. Un 23% considera que no es de su inters y un 17% no ingresa a las plataformas virtuales del centro.

Pregunta 5. Considera usted que mejor el proceso comunicativo de la informacin que se emite por medio de los espacios digitales que tiene actualmente Cedrum?

Tabla 10. Mejor el proceso comunicativo de la informacin que se emite por medio de los espacios digitales que tiene actualmente Cedrum

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE

Si7161%

No 2521%

No ingresa 2118%

TOTAL 117 100%

Fuente: Pasante

Grfico 10.

Fuente: Pasante

Aqu podemos deducir que la mayora de aprendices piensa que mejor el proceso comunicativo por medio de los espacios digitales de Cedrum siendo un 61% que lo piensa as, un 21% considera que no se avanz en la emisin de la informacin del centro y un 18% no ingresa a las pginas.

Mostrar el plan de comunicacin externa a los directivos del centro Cedrum-SENA.

Actividades

- Socializacin del plan de comunicacin externa que se quiere implantar al personal administrativo del centro Cedrum.

La socializacin se realiz por medio de un folleto que contena toda la informacin con respecto a lo que se dise en el plan de comunicaciones externas para Cedrum. Mostrando las actualizaciones y la implementacin de las plataformas virtuales que complementan ahora el Blog del centro.

Fuente. Pasante

Fuente. Pasante

4. DIAGNOSTICO FINAL

Con el trabajo realizado en las comunicaciones externas de Cedrum, se logra aumentar el posicionamiento del centro a nivel virtual, se logr mejorar el inters por parte de los aprendices hacia la informacin que se emite para ellos mismos en las plataformas virtuales desde los eventos que se realicen como tambin informacin administrativa que sea de su inters. Ahora hay un mejor manejo de todo lo que concierne publicaciones en el blog y todo dentro de los lineamientos que se maneja en el SENA a nivel nacional para todas las oficinas de comunicaciones. Se estableci un proceso de como cubrir las actividades y eventos que se realicen en Cedrum de tal forma que se haga de manera adecuada y viable para la posterior publicacin en las plataformas virtuales y que se emita informacin de calidad con contenidos de inters para el pblico. Hay informacin que se publica para los aprendices de formaciones especficas y ahora puede hacerse de forma ms ordenada en el espacio creado en el blog Programas, donde se encuentran todos los nodos que tiene actualmente Cedrum y de esta forma obtener la informacin ms rpida y especfica.Se aport en el centro que es necesaria la labor de un comunicador social pues es un profesional muy completo que peude realizar actividades como reportero, diagramador, diseador, fotgrafo administrador de informacin y en todo lo que respectan las comunicaciones en una empresa, para que se realice de manera adecuada los procesos en la divulgacin de informacin como la produccin de medios escritos y audiovisuales pues son los profesionales idneos para este tipo de actividades.

5. CONCLUSIONES

Por medio de las actividades realizadas en el primer objetivo se obtuvo como resultado que el Blog se encontraba desactualizado y la evidente falta de inters por parte de los aprendices por las plataformas virtuales del centro y de la informacin que se emita en el. Una vez implementada la estrategia comunicativa se vio el cambio evidente de los aprendices por los medios virtuales de Cedrum como lo arroja los resultados de la encuesta. Por parte del personal administrativo se evidenci un cambio en la forma en que vean las comunicaciones externas de Cedrum, pues ven necesario el buen manejo de la informacin que se quiere dar a conocer a la comunidad estudiantil y al realizarlo de una manera ms correcta les es satisfactorio los resultados obtenidos con el plan de comunicacin que se dise para el centro.

6. RECOMENDACIONES

Bsicamente lo ms recomendable para el centro Cedrum sera darle continuidad a este proceso comunicativo que se dise durante los cuatro meses que dur la pasanta. Con personal ideo para el perfil que requiere este trabajo, crear el rea especficamente de las comunicaciones externas para el centro y que se trabaje en l para mejorar el proceso cada vez ms, hasta que se consolide como un departamento fuerte que no dependa de las Regional de comunicaciones del SENA, pues ellos se encargan de cubrir la informacin ms relevante de la entidad dejando de lado los eventos y actividades que realiza Cedrum como tal. Cedrum esta en crecimiento y cada vez ms va exigiendo nuevas metas en todos los mbitos que le conciernen no debera dejarse de lado la posibilidad de continuar con la labor de comunicar e informar a los pertenecientes del centro todo lo que sucede en el.

REFERENCIAS DOCUMENTALES ELECTRNICAS

SENA. (n.d). Historia, Visin, Misin, Valores y Smbolos. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx

SENA. (n.d). Objetivos y Funciones. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Objetivos-y-Funciones.aspx SENA. (n.d). Direcciones, Oficinas y Organigrama. [En lnea]. Recuperado de http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Direcciones-Oficinas-y-Organigrama.aspx

Santos Dumont. (n.d). Comunicacin Externa. [En lnea]. Recuperado de http://www.cglobal.com.ar/servicios/20comunicacion-institucional/comunicacion-externa/ Ana Mara Rodrguez. (n.d). La comunicacin organizacional externa, como elemento del perfeccionamiento empresarial. [En lnea]. Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos83/comunicacion-organizacional-externa/comunicacion-organizacional-externa2.shtml Jorge A. Len Snchez. (2012). La comunicacin externa en la empresa. [En lnea]. Recuperado de http://maestriacomunicacinorganizacionaluv.blogspot.com/2012/03/la-comunicacion-externa-en-la-empresa.html

Luis Hoyos Aristizabal. (2013). Resolucion no. 0 0 2 l s de 2013. [En lnea]. Recuperado de http://periodico.sena.edu.co/protocolo/1/descargas/resolucion%20219%20de%202013.pdf

ANEXOS

Anexo CD con entrevistas a personal administrativo.49