1 proyecto metrosalud presentacion

INTEGRANTES:

BEATRIZ EUGENIA GÓMEZ AGUDELOFLOR MARÍA ALDANA GONZÁLEZJUAN CAMILO AGUILAR FRANCOJULIETH ALEXANDRA LÓPEZ CARDONASANTIAGO MORALES TOBÓN

ASESORES:

LUIS GUILLERMO RESTREPO VELEZLUZ ANGÉLICA NOVOA RESTREPO

LUZ ESTELA VELASQUEZ CHICAOMAR DE JESÚS CORREA CANO

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAFACULTAD DE QUÍMICA FARMACÉUTICA2010

PROYECTO DE DESARROLLO

DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN DE

MEDICAMENTOS POR DOSIS UNITARIA 24 HORAS, EN CINCO UNIDADES

HOSPITALARIAS DE PRIMERO Y SEGUNDO NIVEL DE COMPLEJIDAD DE LA E.S.E

METROSALUD

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAFACULTAD DE QUÍMICA FARMACÉUTICA2010

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Falta de direccionamiento central y posicionamiento del SF Ausencia de puntos de control.

Problema con sistema SAFIX. Falta de estandarización de los procesos en SF. Pérdida y riesgo con Mx orales reempacados.

SEGURIDAD DEL PACIENTE

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Falta de control en el manejo de stocks

Alto costo

Subfacturación Deterioros

Vencimientos

Tiempo de enfermera

Unidades Hospitalarias

SERVICIOS BELÉN ($) CASTILLA ($)

MANRIQUE ($)

SAN JAVIER ($)

SANTA CRUZ ($)

TOTAL ($)

HOSPITALIZACIÓN

6.203.537 1.046.224 1.670.048 7.032.153 110.640 16.062.602

URGENCIAS 8.367.261 3.978.471 3.919.277 7.073.475 5.464.231 28.802.715

CIRUGÍA 9.111.762 N/A 14.004.266 N/A N/A 23.116.028

ODONTOLOGÍA 7.999.596 3.316.581 7.867.182 9.454.887 5.648.251 34.286.497

SALA DE PARTOS 323.645 905.480 --------- --------- 1.296.555 2.525.680

TOTAL 32.005.801 9.246.756 27.460.773 23.560.515 12.519.677 104.793.522

Tabla 1. Costo del stock de los diferentes servicios en las unidades hospitalarias

UNIDADES HOSPITALARIAS

SERVICIOS BELEN CASTILLA MANRIQUE SAN JAVIER SANTA CRUZ

Hospitalización09/06/2010 (H2B)

15/06/2010 11/06/201015/06/2010

10/06/2010

11/06/201011/06/2010 (H2A)

08/06/2010 (H3)

Urgencias 15/06/2010 11/06/2010 09/06/2010 16/06/2010 09/06/2010

Cirugía 10/06/2010 N/A 22/06/2010 N/A N/A

Odontología 16/06/2010 17/06/2010 16/06/2010 15/06/2010 11/06/2010

de Partos 17/06/2010 16/06/2010 ------- --------- 11/06/2010

Tabla 2. Fechas de realización del conteo de cada stock

NOTA: El stock de sala de partos de la UH de san Javier esta incluido en el stock servicio de hospitalización y en la unidad de Manrique en el servicio de cirugía.

UNIDAD HOSPITALARIA

TIEMPO MENSUAL INVERTIDO EN EL

PEDIDO (horas)

COSTO DEL TIEMPO INVERTIDO ($)

Belén 93,600 1143315,95Manrique 66,000 806184,324Castilla 48,000 586315,872

San Javier 168,000 2052105,552Santa Cruz 80,000 977193,12

Total 455,600 $ 5’565.114,818

Tabla 3. Costos del tiempo que invierte la enfermera jefe en el pedido por stock.

JUSTIFICACIÓN

SDMDU Cumplimiento de pautas terapéuticas PF Disminución del costo Disminución stocks Utilización eficiente de recursos humanos. Seguridad, oportunidad y eficiencia. Mejoramiento del cobro.

Seguridad del paciente Control de Mx y DM

¿Cuál sería la mejor estrategia para implementar y estandarizar un sistema de suministro intrahospitalario de medicamentos 24 horas, en unidades de primer y segundo nivel de complejidad en la E.S.E Metrosalud?

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las características, debilidades y fortalezas del

sistema actual de distribución de Mx e IHE

Definir un SDMDU 24 horas

Aplicar el Sistema de distribución en las UH

Evaluar el sistema de distribución

Detectar puntos críticos del sistema y tomar acciones correctivas y de mejora

RESUMEN EJECUTIVO

Médicos Servicio Farmacéutico.Sistema informático adecuado y funcional. Impresoras y lector de códigos de barras. Carros de distribución y almacenamiento.

Solucionar problemas de

facturación

Disminuir errores en la medicación

Optimizar tiempo

asistencial

MARCO TEÓRICO Decreto 2200/2005, resolución 1043/2006 y resolución 1403/2007

MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

SERVICIO FARMACEUTICO

Actividades Procedimientos Intervenciones

MARCO TEÓRICO

SDMDU obligatorio para IPS mediana y alta complejidad.

Sistema de gestión de calidad Dirigir y evaluar desempeño del SF

Indicadores de gestión Control.Corrección de problemas.

MARCO TEÓRICO

Distribución de Mx y Dm

PrescripciónDispensación

Administración Registro

Devolución

Oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad

MARCO TEÓRICO

SDMDU debe contar con protocolos:

Recepción de la orden médica. Elaboración del perfil farmacoterapeutico. Detección, identificación y resolución de (PRM). Preparación y transporte de la medicación Devoluciones.

MARCO TEÓRICO

SDMDU: Sistema de distribución y control de Mx.

Mxs lo más listo posible para su uso. Identificados, envasados y rotulados. Condicionamiento unitario. Cantidad necesaria para 24 horas. Perfil farmacoterapeutico. Oportunidad seguimiento a la terapia del paciente.

MARCO TEÓRICO

Objetivos SDMDU:

Mantener los mxs prescritos en un lugar apropiado y en forma oportuna para su administración.

Racionalizar la distribución y la farmacoterapia. Disminuir los errores de medicación. Garantizar la correcta administración de los mxs. Integrar al farmacéutico al equipo asistencial en la

atención al paciente.

MARCO TEÓRICO

Condiciones esenciales

Espacio exclusivo

Equipos

Instrumentos y materiales

Recurso Humano

Imprescindible Químico Farmacéutico

Inicio

EVALUACIÓN MÉDICA

ELABORACIÓN DE LA ORDEN MÉDICA

RECEPCIÓN DE LA COPIA DE LA ORDEN MEDICA

DILIGENCIAMIENTO DEL PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO

DESPACHO DE PEDIDO POR PACIENTE DE ACUERDO AL PERFIL

FARMACOTARAPEUTICO

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN PISO.

ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS

REGISTRO DE MEDICAMENTOS ADMINISTRADOS

TRASCRIPCIÓN AL KÁRDEX DE ENFERMERÍA

Fin

Distribución de medicamentos y dispositivos médicos en dosis unitaria

Inicio

MEDICAMENTOS NO ADMINISTRADOS

RECEPCIÓN DE DEVOLUCIONES

REGISTRO EN EL PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO

REINTEGRO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN EL

SISTEMA SAFIX

CAMBIO DE CAJETÍN EN EL MOMENTO DE LA RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS

Fin

Devolución de medicamentos y dispositivos médicos

MARCO TEÓRICO

Consideraciones para implementación del sistema:

Estudio previo. Seleccionar SDMDU que mejor se ajuste

Distribución y estructura física del HospitalRecursos humanos y económicosNivel de complejidad

MARCO TEÓRICO Implementar un programa piloto.

Seleccionar servicio clínico.Definición de elementos distribución.Elaboración de normas y procedimientos.Selección de documentación.Definición de indicadores.

Evaluación del programa.

Para el levantamiento de la línea de base se utilizó como herramienta el cuestionario dado por los asesores.

A partir de las observaciones en cada una de las cinco Unidades Hospitalarias se agrupó la información en una situación actual con sus generalidades y particularidades. Luego del análisis de ésta información, y de una consulta sobre el tema, se integró a los objetivos para plantear una situación ideal compuesta por estrategias y actividades, con las cuales se pueda alcanzar el objetivo propuesto.

SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN EN METROSALUD

Informe de sugerido mensual

Compras a nivel central

Recepción administrativa

Almacenamiento

ORDEN MÉDICA, ANOTACIONES DE ENFERMERÍA Y ALIMENTACIÓN DEL KÁRDEX

Historia clínica manualTranscripción al kardex de enfermería

Hoja de tratamientosRegistro en hoja de signos vitales

Kardex Errores. No están tipificados

Unidad Hospitalaria

Tiempo para Actualizar Kardex por Mes (horas)

Costo del Tiempo para Actualizar

Kárdex por Mes ($)

Belén 239 2.751.255,13

Manrique 155 1.893.311,67

Castilla 72 879.473,81

San Javier 106 1.294.780,88

Santa Cruz 68 830.614,15

Total 640 7.649.435,64

Tabla 4. Costos del tiempo que interviene la enfermera jefe en la actualización del kárdex

ORDEN MÉDICA, ANOTACIONES DE ENFERMERÍA Y ALIMENTACIÓN DEL KÁRDEX

PARTICULARIDADES

Manrique – Castilla Hoja de signos vitales NOSan Javier – Santa Cruz Tarjetas de medicaciónBelén – Castilla Registro de DM NOCastilla Enfermera jefe en la noche NOBelén – Manrique – San Javier – Santa cruz 1 enfermera jefe en noche Auxiliar de enfermería

DEFINICIÓN, CONTROL DE STOCKS Y CARRO DE PARO

Control del stock EsporádicamenteReposición automática del stock Pedido interno

En la revisión de los stocks

Almacenamiento inadecuadoFaltantes y sobrantes

Medicamentos sin identificaciónFalta e inadecuada semaforizaciónMultidosis sin fecha de apertura


Cantidades del stock Formatos manuales y en safix

Servicios con stocks definidos y autorizados Control de factores ambientales Formato

sistematizado Carros de paro Medicamentos vencidos Formato no es debidamente diligenciado


PARTICULARIDADESCastilla Reposición cada 48 horasSanta Cruz NO stock Hospitalización

Manrique Mxs vencidos - “propios” Belén “propios” – Alimentos en neveraSanta Cruz Mxs de control vencidos – Alimentos neveraSan Javier Muestras medicas – Mxs vencidosCastilla Alimentos en nevera

PARTICULARIDADESSecretaria de sala CastillaEnfermera jefe Manrique – San Javier – Santa CruzSan Javier Carro de paro NO revisiónCarro de paro Medicamentos vencidos

Belén – ManriqueSellados Belén - Manrique – San JavierNo sellados Castilla – Santa CruzTermohigrómetros Faltan Manrique – CastillaRegistro de factores ambientales San Javier - Castilla

ELABORACIÓN DE PEDIDO Y SOLICITUD A FARMACIA

Pedidos por paciente cada 24 horas Sistema se bloquea Retraso de pedidosPedido ErroresHorarios ronda medica – Atención servicio farmacéuticoTratamiento suspendido o cambiadoHorario límite NO

ELABORACIÓN DE PEDIDO Y SOLICITUD A FARMACIA

PARTICULARIDADESHorario de corte para la dosis 24 horasBelén Pedido medicamentos de control Pacientes ingresan a hospitalización con tratamiento

Manrique – Santa Javier NO

Mxs “propios” Nochero - Carro de medicación

Castilla-Belén-Santa Cruz Manrique-San Javier

DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOMedicamento faltante para el despachoMedicamentos multidosis Completo Medicamentos de control Tableteria

Distribución de los insumos Errores

DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PEDIDO

PARTICULARIDADESAjuste de dosis San Javier Área no adecuadaNo reuso CastillaBolsa Marcada - Copia del pedido

Santa Cruz Belén-Manrique-Castilla-San Javier

Patinador San Javier Carro de personal de oficios varios Belén

PARTICULARIDADES

Entrega a personal de enfermería Manrique No

Belén-Castilla-San Javier-Santa cruz

Medicamentos orales en la noche Santa Cruz

ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA

Sistema SAFIX Periodos de bloqueo

Dificultades de manejo Enfermera jefe Despacho Cargan en sistemaDevoluciones Descarga en Bodega virtual

ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA

PARTICULARIDADES1º despacho y 2º cargo a paciente San Javier

Cantidades ordenadas Cantidades facturadas Belén

Ubicación de pacientes no coincide Belén-Manrique-San Javier

ALMACENAMIENTO DE LOS PEDIDOS EN LOS SERVICIOS

Acción farmacológica Medicamentos

Carro de medicación Marcado con # de cama

Recipientes plásticos Nombre y concentración

Ampollas mezcladas

Suciedad

Sobrepasa la capacidad Ampollas

ALMACENAMIENTO DE LOS PEDIDOS EN LOS SERVICIOS

PARTICULARIDADESCajones marcados No se usa Santa CruzRecipientes de vidrio cilíndricosCajón de medicamentos de control NO San JavierCajones húmedos Ampollas BelénPolvo en almacenamientoCajas en el piso

SISTEMA DE DEVOLUCIONES

Medicamentos no administrados Reintegran 1 solo paquete por servicio

Control en devoluciones NODevoluciones Errores

Medicamentos vencidos – deterioradosDesechos biológicos – Desagüe

Jefe de enfermería Responsable

SISTEMA DE DEVOLUCIONESPARTICULARIDADES

Formato físico San Javier Devolución diaria NO Castilla - Santa CruzActa de baja ManriqueDevoluciones Secretaria de sala

Belén – Castilla – San Javier

FACTURACIONAutomáticamente pos sistema SAFIXSubfacturaciónFacturador Averigua

PARTICULARIDADES

Ampollas y viales completos San Javier

PROTOCOLOS

Instructivos de distribución

Desactualizados – no conocimiento

Disposición final de medicamentos NO

Control de factores ambientales

Definición de stocks

Estabilidad de medicamentos

Ordenes médicas, kárdex y anotaciones de enfermería legibles, oportunas y accesibles

Diseñar el procedimiento para el manejo y actualización del kárdex, prescripción por parte del médico y envío directo de las copias de las ordenes médicas al servicio farmacéutico

Realizar cotizaciones del papel químico

1 2

Verificar la adherencia al procedimiento establecido Tabla 5. NOMBRE DEL INDICADOR

FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO

FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS

Calidad de la prescripción

médica y kárdex de enfermería

Cumplimiento en la elaboración de las

órdenes médicas y/o kárdex.

% de incumplimiento = (número de órdenes

médicas o kárdex mal elaborados/ numero de

órdenes médicas o kárdex totales) * 100

Capacitación sobre el manejo de historia

clínica y kárdex de enfermería

Siguiente paso

Existencia de stock reducido y controlado solo en los servicios de urgencias,

odontología y cirugía

Diseñar procedimiento de definición y control de los diferentes stock

Horario de atención del servicio farmacéutico a 24 horas

Asegurar el cobro de cada medicamento, dispositivo médico o insumo, mediante el uso de códigos de barras

Tomada de :http://www.servibarras.com/

Capacitación. Realizar cotizaciones con instituciones

especialistas en el diseño e implementación de códigos de barras a nivel hospitalario.

Ajuste en el número del personal del servicio farmacéutico.

Reducir y centralizar el stock de los servicios de urgencias y odontología y eliminar los de hospitalización.

Crear bodega virtual en SAFIX para el control del stock de odontología.

Actividades para reducir y controlar los stock

carros de paro Zona de ubicación y forma de sellado. Establecer, organizar e implementar los set quirúrgicos Implementar planes correctivos y de mejora.

Tabla 6.

NOMBRE DEL INDICADOR

FACTORCRÍTICO DE ÉXITO


Control de existencias de

los stocks

Llevar un adecuado control de los stocks.

% sobrantes o faltantes = (cantidad sobrante o

faltante/cantidad total)* 100

Capacitación sobre el manejo de los stocks,

controles periódicos.

Actividades para reducir y controlar los stock

Garantizar tanto el uso adecuado de los medicamentos como el control de la

farmacoterapia

Procedimiento para el manejo del perfil farmacoterapéutico en el sistema SAFIX

DISEÑAR

formatos de la orden médica en papel químico

kit de dispositivos médicos a la o

Distribución de medicamentos en dosis unitaria 24 horas de manera eficiente y

oportuna

Diseñar el procedimiento de distribución de medicamentos en dosis unitaria 24 horas

Implementar el uso de carros de distribución y medicación

Diseñar el procedimiento y adecuar un área que cumpla con los requisitos para el ajuste de dosis de medicamentos parenterales para pediatría

Actividades para el procedimiento de distribución

Despliegue del procedimiento

Cotización de los carros de distribución para el servicio farmacéutico y carros de medicación para auxiliares de enfermería.

Servicio farmacéutico

Cotización de los insumos para realizar el reempaque.


Preparar los ajustes de dosis pediátricas en el área definida.

Bolsa de polipropileno y modelo de etiqueta de COHAN Autorización de: luz Ángela López Directora Tecnica del servicio farmacéutico en la IPS Universitaria sede León XIII



FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO


Puntualidad para realizar las

ordenes médicas

Cumplimiento del horario de corte preestablecido para la realización de las

órdenes médicas

% incumplimiento = (# de ordenes médicas realizados

después de la hora acordada / # total de

ordenes médicas) * 100

Socialización sobre el horario establecido para

las órdenes médicas.

Seguimiento continuo

Errores en la distribución

Auditoría diaria a los carros de distribución.

Adherencia al protocolo de distribución

% Errores = (# Errores de dosificación/ # errores

totales) * 100

% Errores = (# Errores de alistamiento/ # errores

totales) * 100

Capacitar al personal implicado en el desarrollo

del procedimiento.

Auditorías diariamente

Puntos de control y evaluación

Tabla 7.

Sistema sin bloqueo, navegación rápida y alimentación confiable y oportuna

Diseñar el procedimiento para la alimentación al sistema, incluido el manejo de código de barras en el sistema SAFIX.

Capacitación

Solicitar a los responsables del sistema SAFIX una solución definitiva para el bloqueo frecuente.

Realizar seguimiento a los periodos de bloqueo y al retraso de todas las actividades por inoperancia del sistema.

Actividades para el funcionamiento y alimentación del sistema

Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos ordenado y

controlado

Diseñar el procedimiento para el control en las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Elaborar los planes de contingencia para las desviaciones en el control de factores ambientales




Control de factores

ambientales

Control diario de los factores ambientales.

Conocimiento de los planes de contingencia en caso de

desviación.

% de cumplimiento= (Número de días en que hay registro / número

total de días) * 100

Capacitación de controles de factores ambientales

Socialización de los planes de contingencia

Actividades para el almacenamiento

Control a la adherencia de las buenas prácticas de almacenamiento Tabla 7.

Tabla 8.

Devoluciones controladas mediante el perfil farmacoterapéutico

Diseñar el procedimiento de devolución de medicamentos y dispositivos médicos

Implementar el perfil farmacoterapéutico como soporte para realizar las devoluciones

Diseñar el procedimiento para disposición final de residuos de medicamentos




Cumplimiento del

procedimiento de devolución

Realizar correctamente las devoluciones de

acuerdo al procedimiento

establecido

% Devoluciones = (# (productos devueltos por paciente / # de productos

distribuidos por paciente) * 100

Capacitación y seguimiento al personal de enfermería y servicio farmacéutico

sobre el procedimiento de

devolución.Seguimiento a

productos averiados

Aplicación de las buenas prácticas de

almacenamiento.

% del costo de averías = (Costo de averías por día/

costo averías al mes) *100

Capacitación sobre buenas prácticas de

almacenamiento.

Actividades para devoluciones controladas

Seguimiento a la disposición final de residuos de medicamentos y control al procedimiento de devoluciones

Facturación de lo realmente administrado y utilizado

Implementar el procedimiento del cargo en el sistema mediante código de barras.




Pérdidas por subfacturación

Cobro de cada uno de los insumos

utilizados

% de incumplimiento = # (medicamentos y DM no

facturados / # de medicamentos y DM utilizados)* 100

Capacitación del personal a cargo de la

facturación.

Seguimiento

Tabla 9.

Existencia de protocolos actualizados para el procedimiento de distribución

Disponer en la intranet de la ESE Metrosalud todos los protocolos de las actividades realizadas

Tabla 10.

Diseño y actualización de los protocolos pertinentes a cada procedimiento




Implementación de los Protocolos

Elaborar y actualizar los protocolos.

Aplicación de protocolos para cada

actividad.

% de cumplimiento=

(Protocolos aplicados / protocolos totales) *

100

Capacitación y socialización de cada uno de los

protocolos.

Control a la adherencia de los protocolos.

Unidad Hospitalaria

Tiempo en el Pedido POR Paciente Por Mes

(horas)

Costo del Tiempo Invertido por Mes

($)Belén 223,5 2.505.887,52

Manrique 130 1.587.938,82Castilla 54 659.605,36

San Javier 78,5 958.870,75Santa Cruz 51 622.960,61

Total 537 6.335.263,06

Costos del tiempo que interviene la enfermera jefe en el pedido por paciente.

Tabla 11.

Unidad

Hospitalaria

Hospitalización Urgencias

Belén2º piso A:

10 am

2º piso B:

12 m

3º piso:

11 am

Antes de terminar

turno de 7 am

Manrique 1 pm -

CastillaObstetricia: 9:30 - 10

am

Ginecología: 12

– 12:30 m

11 am

San Javier 2º piso: 2 pm 3º piso: 12 m 11 am

Santa Cruz 1:30 – 2 pm -

Finalización de la ronda medica en las diferentes unidades hospitalarias

Tabla 12.

UNIDAD

HOSPITALARIA

LUNES A VIERNES SABADOS DOMINGOS Y

FESTIVOS

Belén 7 am – 8 pm

7 am – 5pm

7 am – 3 pm

Manrique

7 am – 7 pm

No hayCastilla

San Javier 7 am - 3 pm 8 am – 4 pm

Santa Cruz 7 am – 7 pm 10 am – 4 pm

Horarios de atención del servicio farmacéutico en las diferentes unidades hospitalarias

Tabla 13.

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