CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS. IDEAS GENERALES SOBRE EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: NATURALEZA Y CLASES DE ARCHI-VOS. FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS. ENTRADA EN ARCHIVO, SALIDA CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS. IDEAS GENERALES SOBRE EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN a) Introducción La Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, de forma bastante similar a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, define documento como “toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los mecánicos o magnéticos”. Puede considerarse documento todo aquello que sirva de base para un conocimiento o pueda servir de testimonio, con independencia del soporte material en que se con-tenga. El documento es el lazo y puente entre un sujeto emisor y otro receptor; es el canal a través del cual se comunica o da noticia de algo a alguien. El documento no genera información, sino que la contiene y la transmite. Son elementos esenciales del documento:

• El elemento externo: El objeto físico que sirve de soporte a la información (cualquier soporte material).

• El elemento interno: La información, mensaje o enseñanza que se transmite al sujeto receptor.

Cualquier documento se puede incluir dentro de alguno de los apartados siguientes:

• Minuta: Es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original (por ejemplo, una cinta o disco duro en el que se graba la minuta verbal del do-cumento)

• Original: Es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en forma en que se emitió. Puede ser autógrafo, cuando es elaborado directa-mente por su autor, o heterógrafo, cuando lo es por persona distinta del au-tor, aunque por voluntad de este.

• Copia: Es una reproducción del original. Desde el punto de vista administrati-vo, una copia puede ser:

o Simple: Cuando es realizada por un particular que carece de autoridad pa-

ra garantizar su autenticidad (una fotocopia de un documento). o Compulsada: Cuando se trata de una copia simple y la Administración ga-

rantiza su autenticidad. o Auténtica: cuando se hace por el mismo órgano administrativo del cual

emana el original. b) Clasificación de documentos

b.1) Públicos y privados También llamados documentos legales, sirven para garantizar derechos. Son medios de prueba de declaraciones de voluntad de los sujetos y, además, en ciertos casos, requisito esencial exigido por algún acto. Se caracterizan por lo siguiente:

• Públicos. Son los que, autorizados por Notario (documento público notarial) o funcionario público competente (documento público administrativo o docu-mento oficial), acreditan los hechos y manifestaciones de voluntad a que se refieren y su fecha. Producen efectos frente a terceros.

• Privados. Son los realizados con la sola intervención de las partes interesadas

o con testigos, pero sin notario o funcionario público. Producen efectos sólo entre las partes.

b.2) Oficiales, intermedios e históricos Son documentos oficiales los que emanan de alguna autoridad administrativa y son aptos para ser incorporados a un expediente, siendo consultados de manera habitual por los órganos administrativos. Se conservan en los archivos de oficina o de gestión Hay documentos que, aun siendo aptos para ser incorporados a expedientes adminis-trativos (documentos públicos notariales, documentos privados), no son considerados oficiales, por no emanar de una autoridad administrativa. Los documentos administrativos (documentos públicos administrativos u oficiales) son elaborados por el órgano administrativo competente. Los hay de comunicación (noti-

ficaciones, requerimientos), de instrucción (informes, dictámenes), resolutorios (re-soluciones) y de constancia (diligencias, certificaciones). Prevé el art. 46 de la LRJPA que las Administraciones Públicas podrán emitir válida-mente por medios electrónicos documentos administrativos y copias de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Además de los documentos oficiales, tenemos los parlamentarios o emanados de los órganos legislativos (leyes, proposiciones no de ley, etc.) y los judiciales o emanados de los órganos jurisdiccionales (providencias, autos, sentencias, etc.). Son documentos intermedios aquellos cuyo uso no es tan habitual como el de los do-cumentos oficiales, pero no tienen la consideración de históricos. Son documentos históricos los que reflejan hechos de épocas pasadas con la finalidad de dejar constancia para el futuro. Gran parte de los documentos históricos han sido documentos legales u oficiales que con el paso del tiempo han perdido ese carácter.

b.2) De archivo y de apoyo informativo El Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, se refiere a dos cla-ses de documento:

• Documento de archivo: es toda fuente de información de cualquier antigüe-dad, en lenguaje textual, gráfico, sonoro en imagen y/o audiovisual, natural o codificado, en cualquier soporte material, incluyendo expresamente los in-formáticos, producida o recibida por un organismo en el ejercicio de sus acti-vidades, excluidos los ejemplares no originales de ediciones.

• Documentación de apoyo informativo: está constituida por ejemplares múlti-

ples (impresos, fotocopias…), de origen y características diversos, cuya utili-dad en la Administración reside en la información que contienen para ayudar a la gestión.

c) Archivo de documentos La Ley de Patrimonio Documental de Canarias acoge la doble concepción de archivo de la Ley de Patrimonio Histórico Español:

• Se entiende por archivos el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, producidos, recibidos o reunidos

por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica o cultural.

• Asimismo, se entiende por archivos los centros que institucionalmente reco-gen, organizan, conservan y sirven para los fines mencionados, los conjuntos orgánicos de documentos.

De acuerdo con el citado Decreto 160/2006, la unidad archivística es el elemento bá-sico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de do-cumentos. La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el libro de registro, el acta de órgano cole-giado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia.

El Sistema Canario de Archivos se configura como una red de centros que acojan los documentos en sus diversas edades, y un conjunto de órganos ejecutivos y asesores que funcionen de acuerdo con esta Ley. El Gobierno de Canarias, junto con los Cabildos Insulares, planificará y coordinará la organización y servicio de los archivos canarios de uso público y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario. El Gobierno de Canarias establecerá las normas generales que regulen los canales de recogida, transferencia, depósito, organización y servicio de los archivos públicos que integren el Sistema Canario de Archivos. Dentro de ese marco reglamentario, cada archivo podrá dictar sus propias normas de organización y funcionamiento. Los archivos de titularidad privada, al custodiar parte del Patrimonio Documental Ca-nario, deberán garantizar la adecuada conservación de sus fondos y su fiel reflejo en inventarios. Son órganos del Sistema Canario de Archivos el Consejo Regional de Archivos y los Consejos Insulares de Archivos, órganos consultivos y asesores, respectivamente, del Gobierno de Canarias y de los Cabildos Insulares d) Ideas generales sobre el sistema de clasificación La clasificación consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo. La clasificación es una tarea compleja, para la que se pueden seguir dos criterios:

• Orgánico: Atiende a la unidad administrativa u órgano que produce la serie documental, que es la base de valoración y tratamiento de la documentación administrativa.

• Funcional: Atiende al fin o función administrativa que produce la serie docu-mental. A la hora de clasificar se prefiere este criterio, más estable, ya que, si bien los órganos pueden variar e incluso desaparecer, las funciones perma-necen.

En cualquier caso, el criterio de clasificación que se adopte para ordenar un archivo debe cumplir los requisitos de:

• Sencillez: implica que sea fácil de recordar para facilitar la búsqueda del do-cumento.

• Rapidez: permite el acceso al documento de forma directa.

• Economía: evita la existencia de material inútil, así como de espacios vacíos,

lo que supone un costo innecesario. La ordenación consiste en agrupar en subgrupos o subcategorías, dentro de los grupos o categorías establecidos en la clasificación. Son varios los criterios de ordenación:

• Procedencia: Cada unidad produce sus documentos, que no deberán mezclar-se con los de otra unidad administrativa.

• Cronológico: Tienen en cuenta la fecha del documento, tomando como primer

elemento a ordenar el año, seguido del mes y por último el día.

• Numérico: Consiste en la asignación de un número correlativo a cada unidad documental (libro, legajo, caja, etc.).

• Alfabético: Atiende al alfabeto, y puede referirse tanto a personas como a lu-

gares o materias, dependiendo del tipo de documentación, si bien deben se-guirse ciertas reglas (por ejemplo, para la ordenación de expedientes perso-nales, se toma como primer elemento los apellidos de la persona y a conti-nuación el nombre)

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: NATURALEZA Y CLASES DE ARCHIVOS a) Naturaleza Existen muchas definiciones de archivo, pero todas confluyen en una serie de aspec-tos comunes y definitorios de su naturaleza:

• Es un conjunto de documentos, con independencia de la fecha, soporte mate-rial o forma, y de la persona física o jurídica, que haya generado el documen-to.

• Se crea para dar cobertura a ciertas necesidades: gestión administrativa, in-formación, investigación, difusión cultural, etc.

• La información debe conservarse de forma organizada y ser accesible en todo

momento. Las actividades y funciones de los archivos fundamentalmente son tres:

• Recoger la documentación (función de archivo o almacenamiento).

• Conservar y custodiar los documentos (función de conservación y custodia).

• Servir a la ciencia y a la comunidad (función de consulta y difusión). Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y so-portes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medi-das de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, cali-dad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, ase-gurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumpli-miento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. b) Clases

b.1) Públicos y privados De la clasificación de los documentos legales en públicos y privados, nacen dos tipos de archivo: los archivos públicos (estatales, autonómicos, locales, judiciales, milita-res, etc.) y los archivos privados.

b.2) Administrativos, intermedios e históricos El ciclo vital por el que pasa el documento, desde su nacimiento hasta su considera-ción como fuente histórica, da lugar a la edad de los documentos:

• Edad administrativa (primera edad): el documento tiene un valor primario, y su uso y consulta suele ser frecuente (documentos corrientes). Son los docu-mentos oficiales.

• Edad intermedia (entre la administrativa y la histórica), en la que el docu-mento, si bien no tiene un uso diario en la Administración, éste es, al menos, ocasional.

• Edad histórica: predomina claramente el valor secundario del documento co-

mo fuente de información histórica, a los casi exclusivos fines de investiga-ción, por lo que su uso y consulta por la Administración es prácticamente nu-lo. Son los documentos históricos.

Estas edades del documento son las que nos permiten establecer tres tipos distintos de archivos: de oficina o de gestión (archivo en formación al cual se incorporan do-cumentos corrientes), intermedios e históricos. FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS a) Introducción Además de en la citada Ley de Patrimonio Documental de Canarias, el funcionamien-to de los archivos de la Comunidad Autónoma de Canarias viene regulado en el citado Decreto 160/2006. Son órganos directivos del Sistema de gestión documental y organización de los ar-chivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Ca-narias, los órganos superiores de la Consejería competente en materia de archivos, de acuerdo con lo que disponga su Reglamento Orgánico. Son órganos consultivos, asesores y técnicos del Sistema de gestión documental y or-ganización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comuni-dad Autónoma de Canarias:

a) El Consejo de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autóno-ma de Canarias.

b) La Comisión General de Valoración Documental.

b) Centros de Archivo Centro de archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos documentales de una o diversas procedencias para los fines anteriormente expuestos, dotado de las instalaciones adecuadas y personal especiali-zado suficiente para su atención.

Los centros de archivo que configuran el Sistema de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias serán:

• Los Archivos de Oficina.

• Los Archivos Centrales de las Consejerías.

• El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Los archivos de los organismos autónomos y demás entidades de Derecho Público con personalidad jurídica pública, vinculadas o dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, quedarán integrados en el Archivo Central de la Consejería de la que dependan, sin perjuicio de que por Orden departamental se puedan crear archivos centra-les para tales entidades, en función de su dimensión y características especiales. Los centros de archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se organizan según la antigüedad de los fondos de archivo que conservan y gestionan:

• Archivos de oficina: En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto se encuentren en trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la perma-nencia en ellos no será superior al plazo en que se extingan sus efectos lega-les completamente, desde el fin de la tramitación, salvo excepciones. Se ex-cluye la documentación de apoyo informativo.

• Archivos centrales: Cumplido el plazo al que se refiere el punto anterior, las

oficinas transferirán los documentos a los archivos centrales de los departa-mentos, en los cuales permanecerán hasta 10 años a partir de la fecha de in-greso.

En cada uno de los departamentos del Gobierno existirá un Archivo Central adscrito a la Secretaría General Técnica, como parte integrante de su organi-zación, cuya gestión y organización se realizará en coordinación y siguiendo las normas técnicas emanadas desde el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

• Archivo General: Al cumplirse el referido plazo de 10 años, salvo excepciones,

los documentos que tengan aún vigencia administrativa pero de escaso uso por parte de la Administración se trasladarán al Archivo General de la Admi-nistración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, donde durante un período máximo de 15 años recibirán el tratamiento correspondiente como archivo intermedio. Transcurrido ese plazo y tras la oportuna valoración, se-lección y expurgo a fin de conservar lo pertinente, los documentos que se conserven tendrán el carácter de históricos.

El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias es el centro director del Sistema de Archivos de la Administración Autonómica de Canarias.

c) Acceso a los documentos La finalidad de los archivos es su consulta por parte de las instituciones que los pro-ducen y de los ciudadanos en general. La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos los ciu-dadanos a los centros de archivo, sin perjuicio de las restricciones contenidas en la legislación vigente, o por motivos de garantía de conservación de los documentos. Los archivos y colecciones privadas depositadas en el Archivo General de la Adminis-tración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se regirán por la normativa aplicada a los fondos documentales de carácter público, en cuanto a su acceso. La CE (art. 105) remite a la Ley la regulación del acceso de los ciudadanos a los ar-chivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. El art. 37 de la LRJPA desarrollo ese precepto constitucional (derecho de acceso a Archivos y Registros). d) Difusión del patrimonio documental canario El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares favorecerán el conocimiento y la di-fusión del Patrimonio Documental Canario. Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Sistema Canario de Archivos y a la información en ellos contenida, siempre que estos reúnan las condiciones de consulta pública que se esta-blezcan en la presente Ley, y que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos. La consulta de los fondos documentales se regulará reglamentariamente, aunque no podrá autorizarse la consulta pública cuando la información contenga datos que con-lleven peligro para la defensa y seguridad del Estado o puedan afectar a los intereses vitales del archipiélago canario. La consulta y el acceso a los archivos de titularidad estatal se someterán a la legisla-ción que les sea aplicable y a los términos de los convenios que, en su caso, se sus-criban.

La consulta pública de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Ca-nario no afectará a los demás derechos inherentes a la propiedad o posesión de los mismos. Los propietarios o poseedores de documentos constitutivos del Patrimonio Documen-tal Canario deberán facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación o Estado de los documentos y habrán de permitir el es-tudio por los investigadores, previa solicitud razonada de estos. Los particulares po-drán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia. La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida por la administración competente, mediante el depósito temporal del documento en un ar-chivo público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad del documento y su investigación. ENTRADA EN ARCHIVO, SALIDA a) Entrada El ingreso de los documentos en los archivos centrales y en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se realizará de forma ordinaria mediante la transferencia correspondiente. El ingreso de los documentos en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias también se podrá realizar de forma extraordinaria por compra, por donación, por depósito o por cualquier otro medio previsto en la le-gislación. El ingreso de documentos en los archivos centrales y en el Archivo General de la Ad-ministración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se anotará en el corres-pondiente registro de ingreso de documentos y se formalizará, si es ordinario, me-diante su correspondiente relación de entrega; y si es extraordinario, por medio de un acta de recepción. b) Salida La salida de documentos de los archivos centrales y del Archivo General de la Admi-nistración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que podrá ser temporal o definitiva, se anotará en el correspondiente registro de salida de documentos.

La salida de documentos de los archivos centrales y del Archivo General de la Admi-nistración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias será autorizada por el res-ponsable del archivo y se formalizará mediante una relación de entrega, debiendo el órgano solicitante devolver los documentos al término de su utilización.