Versin: 1 F6060065

Gua de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigenteFecha:

26_03_2012

Versin 5

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1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formacin: Tcnico Asistencia Administrativa No. Ficha en Sofa:

Nombre del Proyecto:

Fase del Proyecto: Entregable de Fase:

Competencias a Desarrollar

21601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente

Resultados de Aprendizaje:

21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicacin orgnico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organizacin y su entorno.21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semntica y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin y las normas de gestin de la calidad.

21060100103 Digitar textos utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisin de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.

21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin, las normas tcnicas colombianas vigentes para su presentacin, las de la organizacin, las de gestin documental y de la calidad.Tiempo Estimado de Ejecucin: 280 horas presenciales, 100 horas autnomas. (Prctica)

2. INTRODUCCINLas exigencias de la vida cotidiana demandan que estemos en la capacidad de traducir en forma escrita lo que pensamos o sentimos. Las actividades acadmicas, laborales, profesionales y nuestra relacin con los dems requieren que desarrollemos la habilidad de escribir. La redaccin de un informe, una carta u otros textos de carcter funcional constituyen una prctica habitual en nuestra actividad diaria.

El desarrollo de la competencia en produccin de textos se realizar a realizar a partir del mismo acto de escribir. Sin embargo, para aprender a escribir no basta con slo escribir (CAMPS: 2003), pues estaramos pecando de mero activismo. Adems, es necesario que los aprendices tomen conciencia de los procesos cognitivos implicados en el proceso de produccin de documentos , y que adquieran conocimientos bsicos indispensables para elaborar documentos organizacionales De igual manera el desarrollo de la competencia en el manejo del teclado, es fundamental la elaboracin de documentos e interactuar efectivamente con el software del computador. Los aprendices deben aprender a digitar mecnicamente con el teclado, utilizando todos los dedos, sin mirarlo y con la velocidad adecuada, para que puedan dedicar ms tiempo a pensar, producir ideas y adquirir conocimientos.

Adems, la posicin correcta frente al computador hace que el trabajo que se realice sea ejecutado en tiempo predeterminado de forma adecuada dinmica, armoniosa, con comodidad, sin tensiones y lo mejor, sin un desgaste muscular que pueda causar molestias severas que nos dejen inhabilitados en algunos casos de por vida, por lo anterior es esencial la aplicacin de las normas de higiene y seguridad en el puesto de trabajo.

El desarrollo de la habilidad de digitacin se consigue a travs de la prctica repetitiva, por este motivo los ejercicios le exigirn repetirlos una y otra vez hasta lograr cero errores. No se desanime si no lo aprueba en los primeros intentos; es fundamental tener en cuenta que cada intento establecer en su memoria una parte de la habilidad, por esto se ha programado horas de aprendizaje autnomo, para mayor efectividad se sugiere practicar dos horas diarias.

3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Para desarrollar la actividad de aprendizaje, se deber estudiar los materiales los documentos de estudio y seguir los siguientes instrucciones:

Identificacin de saberes previosDesarrollar auto-diagnstico con la lista de chequeo suministrada por el docente sobre los temas de: Teora administrativa, empresa proceso administrativo, estructura orgnico funcional, oracin, prrafo, redaccin, normas gramaticales y de sintaxis archivo, documento, normas Icontec para la elaboracin de documentos organizacionales, tcnicas de digitacin, postura corporal, Informacin, comunicacin.

Aprendo contextualizando la Produccin de Documentos en las Organizaciones

Consultar el siguiente listado de trminos: Empresa, proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin, control, organigrama, matriz DOFA, Servicio al Cliente, Correspondencia, Comit de Archivo, Documento, Archivo, Unidad de Correspondencia, Manual de funciones, Manual de Procedimientos

Realizar lectura a los documentos de estudio relacionados con la empresa y proceso administrativo, suministrados por el docente, ampliar informacin y resolver el taller: La Empresa y el Proceso Administrativo

Consultar y elaborar un cuadro sinptico sobre el proceso de: Produccin de documentos. Tenga en cuenta: Definicin, Normatividad aplicable, actividades, tipos de documentos organizacionales, comparta con sus compaeros en ambiente de aprendizaje y complemente informacin. Socializar conclusiones en puesta en comn. Participar en la explicacin del docente sobre el Proceso de Produccin de Documentos dentro de la Gestin Documental e importancia de la normalizacin de documentos para soportar el Sistema de Calidad en las empresas y buen manejo de Un Sistema de Informacin.Practico Digitacin de documentos

Consultar en internet herramientas gratuitas para digitar y socialice en puesta en comn

Elaborar hoja de vida acorde con la norma Icontec Desarrollar los ejercicios propuestos en el taller: Aprendo a Digitar. Orientados a: Mantener la posicin correcta de las manos, de los dedos y del cuerpo frente al teclado; memorizacin del dedo y mano con que se debe presionar cada tecla, que se logra mediante la digitacin repetida de grupos pequeos de letras, de palabras sencillas (con y sin tilde) y de palabras separadas por signos de puntuacin

Afianzar la tcnica mediante la digitacin de palabras acentuadas y separadas por signos de puntuacin y, con la trascripcin de prrafos cortos

Trascribir prrafos extensos, hasta adquirir precisin y velocidad de digitacin.

Practicar la digitacin de documentos en el software indicado por el instructor y presentar los resultados estadsticos de los ejercicios propuestos en relacin con: tiempo empleado, nmero palabras por minuto, nmero de errores, etc.).

Recuerdo y fortalezco conocimientos de cmo redactar

Desarrollar el taller sobre redaccin y semntica

Elaborar un mapa conceptual o mapa mental sobre: redaccin, anlisis y sntesis de textos

Practiquemos la redaccin, digitacin y aplicacin de normas Icontec en la produccin de documentos

Realizar lectura a la Gua Tcnica 185. Elaboracin de Documentos Organizacionales, realice mnimo 10 preguntas para compartir en puesta en comn, comprenda la Gua Tcnica y aplquela en la elaboracin de los documentos organizacionales y legales que se proponen en esta actividad

Crear una empresa y asignarle: razn social, logotipo, slogan, ubicacin geogrfica, misin, visin, estructura orgnica, cargos, funciones a dependencias, disear imagen corporativa de la empresa

Elaborar plantillas electrnicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicacin de la norma Icontec, para la elaboracin de documentos que se solicitan redactar.

Redactar comunicaciones con los cuales se establecern relaciones comerciales y se comunicar la empresa al interior de las dependencias mediante la aplicacin de las normas gramaticales y de redaccin, en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe identificarse en la line de transcriptor.

Presentar la empresa a otra empresa de las otras empresas conformadas por los equipos colaborativos del grupo, ofreciendo los productos o servicios. (Carta circular, con combinacin de correspondencia, carta firmada por la Gerencia)

Generar todo el proceso de compra de acuerdo con la cotizacin (acta de compras aprobando la cotizacin, orden de compra o pedido, Remisin, factura, comprobante de Contabilidad: egreso)

El Jefe de Contabilidad solicitar vacaciones, con copia a la Gerencia

El Jefe de archivo convoca a reunin el Comit de Archivo, mediante correo electrnico

Respuesta a un derecho de peticin de un ex funcionario que solicito certificar el tiempo de experiencia y constancias de pagos a la seguridad social y parafiscales

Circular informativa invitando a capacitacin en manejo de Office

Resolucin o Circular Normativa de creacin Comit de Archivo, presenta como anexo el acta de conformacin de dicho Comit

Resolucin de adopcin Gua para la Administracin de las Comunicaciones Oficiales

Gestin Humana dar respuesta positiva a la solicitud de vacaciones

Mercadeo dirige memorando al Centro de Administracin de Documentos: anunciando la posibilidad de las transferencias documentales extempornea.

El CAD, dar respuesta al memorando confirmando fecha para acompaamiento y realizacin de transferencia documental acorde al plan de transferencias, anexa el formato de inventario documental.

Enviar por correo electrnico a todo el personal de la empresa, la circular de Gestin Humana: invitacin a hijos de los empleados para celebrar la fiesta de fin de ao, lleva como anexo motivador el video de la fiesta realizada el ao anterior.

Ambiente(s) requerido(s): Aula de informtica, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo

Medios y Recursos requeridos:

Medios: Aulas de informtica, video Beam, Sofa Plus: Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo (Software acadmico del Sena), aula de Bilingismo, Unidades de Correspondencia, Software de Gestin DocumentalDocumentos de estudio

4. EVALUACION

Evidencias de Aprendizaje

Criterios de EvaluacinTcnicas e instrumentos de Evaluacin

Evidencias de Conocimiento

Evaluacin escrita Evaluacin oral: Taller la empresa y el proceso administrativo Establece las prioridades de ejecucin de actividades y los recursos de acuerdo con las polticas de la organizacin. Identifica la posicin de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura orgnica de la organizacin.

Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redaccin.

Aplica el proceso de planeacin estratgica, orientado a la Unidad Administrativa, en las estrategias FA/DO para el desarrollo de los programas de mejoramiento.

Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; las Normas Tcnicas Colombianas vigentes. Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin y/o transcripcin, de acuerdo con los estndares internacionales. Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; las Normas Tcnicas Colombianas vigentes.

Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin y/o transcripcin, de acuerdo con los estndares internacionales.

Digita con precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin.

Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.

Realiza la limpieza de los equipos para su conservacin de acuerdo con el manual.

Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional.

Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la gua suministrada.

Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las polticas de la organizacin.

Establece acuerdos mediante el uso de procesos comunicativos, racionales y argumentados orientados hacia la resolucin de problemas segn normas y protocolos institucionales.

Aporta elementos en la construccin colectiva del conocimiento segn la naturaleza del problema.

Optimiza los recursos requeridos en el desarrollo de sus actividades formativas y productivas segn normas institucionales.

Contribuye en el cuidado y uso de los elementos que integran su entorno formativo y laboral segn normas institucionales.

Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificacin de los mismos.

Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas segn estndares de proteccin ambientalTcnica: Preguntas y respuestas

Instrumento: Cuestionario

Evidencias de Desempeo

Socializacin informe de visita a al empresaPrctica de digitacin y elaboracin de documentos legales y Organizacionales Tcnica: Observacin

Instrumento: Lista de chequeo socializacin evidencias de producto

Evidencias de Producto

Taller la empresa y el proceso administrativo

Hoja de vida Informe de visita a las empresas

Textos transcriptos

Plantillas electrnicas para la normalizacin de la produccin de la documentacin organizacional

Documentos organizacionales y legales elaborados. Tcnica: Valoracin de Producto

Instrumento: Lista de chequeo para cada entregable

Forma y fecha de entrega de las evidencias:Colocar fecha de entrega

5. GLOSARIOICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, es el Organismo Nacional de Normalizacin de Colombia. Entre sus labores se destaca la creacin de normas tcnicas y la certificacin de normas de calidad para empresas y actividades profesionales. ICONTEC es el representante de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin(ISO), en Colombia.

6. FUENTESNorma tcnica Colombiana 1486Guia Tecnica Cololombiana 185, elaboracin de documentos organizacionalesEDUTEKA, Tcnica para aprender a digitar [Articulo en Lnea]. Disponible:

http://www.eduteka.org/Teclado2.php [Consulta: 2012, Mayo].Artculo elaborado por como apoyo a la herramienta Manejo de Teclado del Modelo Curricular Interactivo de Informtica.

7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:NombresEspecialidad

8. Gua elaborada por: Docentes Articulacin Educacin Media Tcnica, Centro de ComercioFecha31072012

Gua ajustada por: Fecha

8. CONTROL DEL DOCUMENTOELABORREVISAPROBVERSINFECHA

Amaris Ariza Bolao

Doris Elena Monsalve Sossa

Mara Eugenia Agudelo Ruiz

Gloria Isabel Daza RestrepoDoris Mara Parra PinedaXiomara Posada Zuluaga05Marzo de 2012