1. Calculando con...Calculando con... MANUAL DEL PARTICIPANTE

2. PRESENTACIN DE EXCEL 2010 _______________________________________ 1 INTRODUCCION_______________________________________________________________ 2 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 ________________________________________________ 3 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA __________________________________ 3 LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA ________________________________________ 4 INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE_____________________________ 5 CONCEPTOS PREVIOS __________________________________________________________ 7 RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO _________________________________________ 8 CINTA DE OPCIONES __________________________________________________________ 10 NOVEDADES DE EXCEL 2010 ____________________________________________________ 17 GRFICOS DE DATOS EN CELDAS_________________________________________________ 17 MICROSOFT EXCEL WEB APP ____________________________________________________ 17 GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________ 19 MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE _________________________________________________ 20 SHAREPOINT SERVER 2010 _____________________________________________________ 22 MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010________________________________________________ 24 SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________ 25 REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA.________________________________ 26 CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26 OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. __________________________________ 26 PREGUNTAS DE REPASO _______________________________________________________ 27 ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO ___ 28 MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS _____________________________________ 29 CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL _______________________________________________ 29 DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO _______________________________________ 30 COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS_______________________________________________ 31 Celda Activa _________________________________________________________________ 31 Seleccionar un rango de celdas__________________________________________________ 31 Seleccionar un rango discontinuo________________________________________________ 31 Seleccionar fila y columna______________________________________________________ 32 INGRESAR DATOS_____________________________________________________________ 33 TIPOS DE DATOS______________________________________________________________ 35 Valores Constantes ___________________________________________________________ 35 Tipo de dato Texto____________________________________________________________ 35 Tipo de dato Nmero _________________________________________________________ 35 Cambiar la precisin de los clculos en un libro_____________________________________ 36 Tipos de datos Fecha/Hora _____________________________________________________ 37 Lgico______________________________________________________________________ 38 Formulas. ___________________________________________________________________ 38

3. Funciones___________________________________________________________________ 39 Estructura de una funcin______________________________________________________ 39 Insertar funcin ______________________________________________________________ 39 Funciones Anidadas___________________________________________________________ 40 Precauciones en la manipulacin de celdas ________________________________________ 40 Seleccionar: _________________________________________________________________ 40 Cuadro de relleno:____________________________________________________________ 40 Modo Mover.________________________________________________________________ 41 Autorrellenar ________________________________________________________________ 41 Rellenar Series _______________________________________________________________ 42 Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno___________________________________ 43 Cmo Activar / Desactivar Autocompletar _________________________________________ 44 Repetir un valor en un rango de celdas ___________________________________________ 46 ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO ___________________________________________ 46 EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________________________ 47 Insertar Filas ________________________________________________________________ 50 Insertar Columnas ____________________________________________________________ 51 Insertar Celdas_______________________________________________________________ 53 Eliminar filas ________________________________________________________________ 54 Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo _______________________________________ 54 Eliminar Columnas____________________________________________________________ 55 Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo___________________________________ 55 Eliminar Celdas ______________________________________________________________ 56 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 57 ADMINISTRAR HOJAS ____________________________________________________________ 58 Insertar hojas________________________________________________________________ 59 Insertar hojas de clculo basadas en plantillas______________________________________ 59 Eliminar hojas _______________________________________________________________ 60 Cambiar Nombre _____________________________________________________________ 60 Aplicar color a las etiquetas ____________________________________________________ 61 DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO__________________________ 62 COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO ________________________________________________ 62 Copiar______________________________________________________________________ 63 Copiar como Imagen __________________________________________________________ 63 Cortar______________________________________________________________________ 64 Pegar ______________________________________________________________________ 64 Opciones de Pegado __________________________________________________________ 64 Portapapeles de Microsoft Excel 2010 ____________________________________________ 66 Transponer datos_____________________________________________________________ 68 Pegado Especial ______________________________________________________________ 68 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 69 Ortografa __________________________________________________________________ 70 BUSCAR E INSERTAR INFORMACIN DE REFERENCIA ________________________________________ 71 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 73 BUSCAR Y REEMPLAZAR___________________________________________________________ 73

4. Buscar texto y reemplazarlo ____________________________________________________ 73 BUSCAR FORMATO ______________________________________________________________ 75 CERRAR LIBRO Y EXCEL ___________________________________________________________ 76 PREGUNTAS DE REPASO___________________________________________________________ 77 CONFIGURAR PGINA E IMPRIMIR _________________________________________ 78 CONFIGURAR PGINA ___________________________________________________________ 79 MODIFICAR MRGENES __________________________________________________________ 79 ORIENTACIN DEL PAPEL __________________________________________________________ 81 AJUSTE DE ESCALA ______________________________________________________________ 81 Ajuste de Escala______________________________________________________________ 82 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA ______________________________________________________ 82 ACTIVAR VISTA DISEO DE PGINA.___________________________________________________ 82 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 85 FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA ________________________________________ 86 IMPRIMIR RTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PGINA ___________________________________ 87 Para tener filas o columnas como ttulos realice lo siguiente:__________________________ 88 SALTOS DE PGINA ______________________________________________________________ 90 Identificar los saltos de pgina __________________________________________________ 90 Insertar Saltos de pgina_______________________________________________________ 90 Insertar un salto de pgina horizontal: ____________________________________________ 90 Insertar un salto de pgina vertical: ______________________________________________ 92 Eliminar los Saltos de pgina____________________________________________________ 93 Vista Previa de salto de pgina __________________________________________________ 94 Configuracin de la impresin __________________________________________________ 94 Vista Preliminar ______________________________________________________________ 94 Impresin Rpida_____________________________________________________________ 94 Configurar Impresin__________________________________________________________ 95 La Opcin Impresora: _________________________________________________________ 96 Configuracin: _______________________________________________________________ 96 Hojas Activas ________________________________________________________________ 96 Intervalo de pginas a imprimir _________________________________________________ 97 Intercalar pginas. ____________________________________________________________ 98 Orientacin _________________________________________________________________ 98 Tamao de Papel_____________________________________________________________ 99 Mrgenes Personalizados ______________________________________________________ 99 Escalado. ___________________________________________________________________ 99 PREGUNTAS DE REPASO__________________________________________________________100 CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS I ______________________________101 CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIN DE FRMULAS ___________________________102 INTRODUCCIN A LAS FRMULAS______________________________________________102

5. OPERADORES_______________________________________________________________102 JERARQUA_________________________________________________________________103 CLCULOS SENCILLOS ________________________________________________________105 ACTIVIDAD _________________________________________________________________106 CALCULAR PORCENTAJES _____________________________________________________107 REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS __________________________________________108 RASTREAR DEPENDIENTES QUITAR FLECHAS___________________________________________110 QUITAR FLECHAS ______________________________________________________________111 ERRORES TPICOS EN LA CREACIN DE FRMULAS ________________________________________112 ACTIVIDAD _________________________________________________________________116 REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ____________________________________________116 RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS __________________________________________________117 ABSOLUTAS__________________________________________________________________118 MIXTAS ____________________________________________________________________119 REFERENCIAS A MLTIPLES HOJAS Y RANGOS ___________________________________________121 RANGOS___________________________________________________________________121 ASIGNAR NOMBRES ____________________________________________________________121 UTILIZAR EN LA FRMULA ________________________________________________________122 UTILIZAR RTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIN ________________________123 ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS ___________________________________________________125 CLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMTICOS _____________________________________127 ACTIVIDAD _________________________________________________________________128 ACTIVIDAD _________________________________________________________________130 ACTIVIDAD _________________________________________________________________143 PREGUNTAS DE REPASO__________________________________________________________144 CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS II _____________________________145 CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________146 DEFINICION DEUNA FUNCION__________________________________________________146 FORMATO DE FECHAS ________________________________________________________147 FORMATO PREDEFINIDOS _____________________________________________________147 APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. ___________________________________________149 Calcular la edad _____________________________________________________________149 FORMATO PERSONALIZADOS __________________________________________________150 ACTIVIDAD _________________________________________________________________151 FUNCIONES DE FECHA Y HORA _________________________________________________152 Funciones de texto __________________________________________________________170 CONDICIONALES, LGICAS Y DE INFORMACIN____________________________________173 FUNCIONES LGICAS_________________________________________________________173 ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES __________________________________________177 FUNCIONES DE INFORMACIN _____________________________________________________177 ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS_________________185

6. CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________186 NUEVA VENTANA______________________________________________________________186 DIVISIN DE LA VENTANA _____________________________________________________188 OCULTAR __________________________________________________________________189 MOSTRAR__________________________________________________________________190 TRABAJAR CON PANELES _____________________________________________________191 INMOVILIZAR PANELES __________________________________________________________191 MOVILIZAR PANELES____________________________________________________________192 INMOVILIZAR FILA SUPERIOR ______________________________________________________193 INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA___________________________________________________193 USO DE FORMULARIO DE DATOS _______________________________________________194 ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIN Y BSQUEDA DE DATOS. __________197 ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS __________________________________________198 USANDO EL BOTN DE A A Z Y DE Z A A. ______________________________________________198 Uso del cuadro de dilogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. __________________________________________________________________________199 Uso de Filtro automtico______________________________________________________200 USO DE FILTRO PERSONALIZADO____________________________________________________201 PREGUNTAS DE REPASO__________________________________________________________204 INSERTAR GRFICOS DE DATOS ___________________________________________205 CREAR GRFICOS ______________________________________________________________206 GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR.__________________________________________206 EJEMPLO DE GRAFICO ___________________________________________________________206 PARTES DE UN GRFICO__________________________________________________________206 SERIES: ____________________________________________________________________207 CATEGORAS: _______________________________________________________________207 RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________207 SELECCIN CORRECTA DEL TIPO DE GRFICO ____________________________________________207 GRFICO DE COLUMNAS______________________________________________________208 GRFICO DE LNEAS. _________________________________________________________208 GRFICO CIRCULAR. _________________________________________________________208 CREAR GRFICOS ______________________________________________________________209 Procedimiento ______________________________________________________________209 SELECCIONANDO LA OPCIN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA. __________________________________________________________________________213 Ms opciones del ttulo. ______________________________________________________217 Agregar los rtulos del eje.____________________________________________________218 Titulo de eje horizontal primario. _______________________________________________218 Titulo de eje vertical primario __________________________________________________218 Estilos soportados para los objetos del grafico. ____________________________________228 ACTIVIDAD _________________________________________________________________229

7. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 1 Captulo PPRREESSEENNTTAACCIINN DDEE EEXXCCEELL 22001100 En este captulo se trataran los siguientes temas: Familiarizarse con Excel 2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010 Objetivo: El participante aprender a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y caractersticas que tiene el Microsoft Office Excel 2010. 1

8. Microsoft Office Excel 2010 2 Programa Nacional de Informtica INTRODUCCION Microsoft Office Excel 2010 es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de clculo, se estima que est presente en la mayora de computadoras del mundo, por tal motivo la compaa Microsoft ha venido mejorando las caractersticas y el funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los usuarios de esta aplicacin que se encuentran alrededor de todo el globo terrqueo. En esta nueva versin se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista y Windows 7. Adems en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, siendo de gran utilidad en diversas reas como en la educacin, administracin , finanzas, produccin, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir y analizar informacin de manera ms segura y eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de manera rpida y segura.

9. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 3 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de clculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadsticas, grficos, anlisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer adems reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta disear planos de casas. Algunas funciones que tambin se pueden hacer con Microsoft Office Excel 2010. Agenda de telfonos Gastos diarios y mensuales Control de prstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidacin de sueldos Emisin de recibos de cobro Control de inventarios El uso de una libro de Excel est limitado solo a la imaginacin de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenar sus expectativas. Si decide que obtener un prstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de prstamos que le pedir algunos datos y luego le dir cuando tendra que pagar, cunto con qu inters, segn la amortizacin, etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel tambin le resultar satisfactorio. Adems contar siempre con las tiles herramientas de ortografa y gramtica, conteo de palabras, diccionario de sinnimos, creacin de sobre y etiquetas, y el envo automtico por mail o fax entre muchas otras cosas.

10. Microsoft Office Excel 2010 4 Programa Nacional de Informtica LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software ms poderoso, ms manejable y ms utilizado del mundo. Ningn otro programa puede competir con l en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicologa a la economa, de la biologa al dibujo, de las matemticas aplicadas a la administracin de los recursos humanos y a casi todas las reas que existen en una empresa y tambin en el hogar. Miles de millones de dlares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a l. Millones de empresas de todo el mundo sencillamente no podran operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cmputo. La mayora de los programas elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de clculo. Casi todos manifiestan sus resultados en una hoja Excel. Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendra una gran ventaja en relacin al usuario con conocimientos bsicos para realizar tareas que normalmente tomara varias horas en finalizar, con Excel la informacin se puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente llevaba das enteros. Pongmonos en este caso, se anuncia que el da de maana "Excel desaparecer". Si llegara a pasar eso seguramente habra prdidas econmicas de gran magnitud. La primera accin que nos vendra a la mente sera migrar a otra hoja de clculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para migrar a otra hoja de clculo con las mismas magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciara una nueva guerra por establecer un nuevo estndar de hoja de clculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. Cunto tiempo llevara capacitar a los nuevos usuarios? Cunto tiempo llevara convertir los archivos al nuevo formato? Soportaran las macros Excel o los grficos al menos, podran interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. Cunto tiempo llevara integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor de clculo al nuevo programa? Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta potente herramienta.

11. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 5 INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando Microsoft Office Excel 2010 PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el botn Inicio de la barra de tareas y aparecer la ventana inferior. 2. Despliegue la opcin Todos los programas, debe de aparecer una ventana parecida a esta. 3. Busque la opcin Microsoft office y dele clic para desplegar. 4. Seleccione la opcin Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrar la pantalla de inicio de Excel.

12. Microsoft Office Excel 2010 6 Programa Nacional de Informtica Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuracin por defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las lneas de divisin entre estas, las fichas y su configuracin que tiene la cinta de opciones, los accesos directos en la barra de acceso rpido, la cantidad de hojas que se abren por defecto, la extensin con la que se guardaran los archivos nuevos, cada qu tiempo se guardaran de forma automtica los archivos y en que carpeta especifica se guardaran adems de una cantidad considerable de configuraciones que iremos viendo ms adelante.

13. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 7 CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se denominan libros los cuales estn compuestos por varias hojas de clculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de extensin xlsx para esta versin (Para versiones anteriores a Excel 2007 llevan la extensin xls). HOJA DE CLCULO La hoja de clculo nos permite efectuar operaciones y funciones matemticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA Una celda es un lugar nico donde se puede ingresar un dato o datos en una hoja de clculo. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre nico, por ejemplo A4 (columna A, fila 4). REGISTRO Un registro es una fila de datos que contiene toda la informacin sobre un objeto especfico que se ha ingresado en una hoja de Excel. EEsstt sseelleecccciioonnaaddoo ttooddoo eell rreeggiissttrroo ddeell pprroodduuccttoo ccoonn CCddiiggoo 1100000022..

14. Microsoft Office Excel 2010 8 Programa Nacional de Informtica RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO 1. Men Archivo El Men archivo nos muestra la Vista Backstage, es una nueva incorporacin en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovacin ms reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una caracterstica complementaria de la cinta de opciones. El men Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que est ubicada en la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y estableciendo opciones, adems de poder visualizar muchas de las opciones que se vean en el botn de office de versiones anteriores. (La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office y al men Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. ) Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010 2 5 731 9 11 12 13 10 14 15 16 17 18 4 8 6

15. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 9 Ficha Archivo. 2. Barra de Acceso Rpido (Nueva caracterstica desde Office 2007). Al hacer clic en este botn se podrn mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. 3. Fichas. Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al Vista Backstage

16. Microsoft Office Excel 2010 10 Programa Nacional de Informtica usuario encontrar fcilmente los comandos y caractersticas que antes estaban en mens y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido, el usuario no poda crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opcin. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon) La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba men. Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y adems dispone de indicadores de cuadros de dilogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto. En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la hoja de clculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato GGRRUUPPOOSS CCaaddaa ggrruuppoo ccoonnttiieennee ccoommaannddooss eessppeeccffiiccooss qquuee ccuummpplleenn ffuunncciioonneess pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass..

17. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 11 donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para aplicar cambios al grafico. En algunos casos aparece ms de una ficha segn el objeto seleccionado en la hoja. 4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos. Indicador que existen ms funciones para este grupo. Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale la siguiente ventana. 5. Barra de Titulo Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del libro actual en el que se est trabajando. Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde. AAppaarreeccee ccoonn eessttee nnoommbbrree ccuuaannddoo eell lliibbrroo eess nnuueevvoo yy aauunn nnoo hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo.. CCuuaannddoo eell lliibbrroo yyaa hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo aappaarreeccee eell nnoommbbrree ddeell aarrcchhiivvoo

18. Microsoft Office Excel 2010 12 Programa Nacional de Informtica 6. Conjunto de Herramientas Comandos que estn conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiar segn la ficha seleccionada. 7. Botones del manejo de la ventana principal OBSERVACION: Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno tiene sus propios botones para controlar las ventanas. 8. Cuadro de Nombres AAppaarreeccee MMooddoo ddee ccoommppaattiibbiilliiddaadd aall aabbrriirr uunn lliibbrroo ddeessddee EExxcceell 22001100 qquuee ssee hhaayyaa ccrreeaaddoo eenn uunnaa vveerrssiinn aanntteerriioorr ddee EExxcceell 22000077,, aall ttrraabbaajjaarr ddee eessttee mmooddoo eell lliibbrroo ppooddrr ccoonnsseerrvvaarr uunn ffoorrmmaattoo ddee aarrcchhiivvoo qquuee ppuueeddaa aabbrriirrssee ddee nnuueevvoo ffcciillmmeennttee eenn llaa vveerrssiinn aanntteerriioorr.. BBOOTTOONN MMIINNIIMMIIZZAARR RReedduuccee llaa vveennttaannaa aa llaa bbaarrrraa ddee ttaarreeaass BBOOTTOONN MMAAXXIIMMIIZZAARR AAuummeennttaa llaa vveennttaannaa aall ttaammaaoo mmxxiimmoo ddee llaa ppaannttaallllaa.. BBOOTTOONN CCEERRRRAARR CCiieerrrraa eell pprrooggrraammaa pprreegguunnttaannddoo ssii ddeesseeaa gguuaarrddaarr llooss ccaammbbiiooss ssii lloo eexxiissttiieerraann yy nnoo ssee hhuubbiieesseenn gguuaarrddaaddoo.. CCaaddaa vveennttaannaa ddee EExxcceell ttiieennee llooss ccoonnttrroolleess mmiinniimmiizzaarr,, mmaaxxiimmiizzaarr yy cceerrrraarr,, aappaarrttee ddee llooss ccoonnttrroolleess ddee mmaanneejjoo ddee llaa vveennttaannaa pprriinncciippaall.. BBoottnn ddee aayyuuddaa ddee MMiiccrroossoofftt EExxcceell 22001100,, eess eell eeqquuiivvaalleennttee aa pprreessiioonnaarr llaa tteeccllaa FF11.. EEssttee bboottnn mmiinniimmiizzaa llaa cciinnttaa ddee ooppcciioonneess,, eess lloo mmiissmmoo qquuee ddaarrllee ddoobbllee cclliicc aall nnoommbbrree ddee aallgguunnaa ffiicchhaa ddee llaa cciinnttaa ddee ooppcciioonneess.. CCoommaannddooss ddeell ggrruuppoo ppoorrttaappaappeelleess qquuee ccoorrrreessppoonnddeenn aa llaa ffiicchhaa iinniicciioo..

19. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 13 Indica la celda activa. En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto especfico que se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado productos. Imagen 1 Imagen 2 9. Celda Activa Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra en la siguiente figura. 10.Asistente para funciones. Al darle clic en la opcin que esta seleccionada con el crculo rojo en la imagen superior aparecer el cuadro de dialogo de insertar funcin que se encuentra en la parte derecha, adems aparecern dos opciones ms en la barra de formulas como en la imagen inferior. Este comando sirve para cancelar la funcin que se selecciono. Este comando sirve para ingresar la funcin seleccionada.

20. Microsoft Office Excel 2010 14 Programa Nacional de Informtica 11.Indicador de Columnas Es la unin de varias celdas conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A 12.Barra de Formulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de clculo donde aparecer las formulas y/o funciones que contenga la celda activa. 13.Indicador de Filas Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1. CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS La coordenada de la ltima celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente: Las filas empiezan desde el nmero 1 y van de uno en uno hasta la ltima fila que tiene el nmero 1048,576. Las columnas empieza con la letras, A, B, C, D, etc., y van de una en una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra Z, una vez que lleg a esta ultima letra continua con la letra AA, Celda Activa

21. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 15 AB, AC, etc., siguiendo las combinaciones respectivas hasta llegar a la ultima combinacin de columnas que es: XFD 14.Etiquetas de las Hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual. 15.Barra de Estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. Por ejemplo en el grafico que est en la parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros y otros. Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente mensaje. En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra de estado aparecen datos de resumen segn lo seleccionado. Controles para navegar por las hojas que tiene el libro de Excel. Indica la hoja que se encuentra activa. Control para insertar una nueva hoja de clculo al libro activo.

22. Microsoft Office Excel 2010 16 Programa Nacional de Informtica 16.Barra de Desplazamiento. Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral. 17.Controles de vista de Hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa. 18. Barra de Zoom. Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualizacin de la hoja activa de forma rpida y precisa. Vista Normal Diseo de Pgina Vista previa de salto de pgina.

23. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 17 La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como mximo, y puede reducir hasta un 10% segn se muestra en el siguiente grafico. NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionado OpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina es Microsoft Office, y cmo va el mercado parece que las cosas van a seguir as por mucho tiempo. A continuacin se mencionaran algunas nuevas caractersticas y funciones que ha incorporado esta nueva versin de Microsoft Office Excel 2010 en relacin a las versiones anteriores a esta. GRFICOS DE DATOS EN CELDAS Esta nueva caracterstica de mini grficos de Excel 2010 permite crear pequeos grficos en una sola celda para detectar fcilmente modelos en sus datos. Es una manera rpida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Adems la ficha Herramientas para mini grficos permite personalizarlos. MICROSOFT EXCEL WEB APP

24. Microsoft Office Excel 2010 18 Programa Nacional de Informtica Puede publicar sus hojas de clculo en internet (por ejemplo en el SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tiene una hoja de clculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo esta utilidad est muy limitada y por el momento slo puede ser utilizado como un visor del documento porque es difcil trabajarlo mediante esta opcin. Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder editarlos directamente desde ah, desde cualquier sistema operativo y navegador y tambin sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a favor que incluso no se queda ah, porque si queremos podemos consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro smartphone accediendo a la misma direccin. La edicin basada en el explorador est optimizada para situaciones en las que desea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una diapositiva o tomar notas. Si ya est viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayora de los casos, las actualizaciones se guardan de forma automtica (en Word Web App, haga clic en Guardar). Co-autora en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App

25. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 19 En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en el mismo documento, al mismo tiempo. La recoleccin de informacin es una actividad de grupo. Use Excel Web App para recopilar informacin de manera estructurada o de forma libre con OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicacin central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a l. No hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la prxima persona pueda obtener acceso a l. Ya no es necesario enviar por correo electrnico varias copas que luego tiene que recomponer. No hay un comando especial de colaboracin en tiempo real. Simplemente edite el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo. GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS Puede recopilar ms rpido la informacin de sus grficos dinmicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un grfico dinmico, independiente de las vistas de grficos dinmicos, para analizar y capturar la vista ms atractiva para sus nmeros. Segn los datos anteriores se obtendr el siguiente grafico dinmico:

26. Microsoft Office Excel 2010 20 Programa Nacional de Informtica MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista del men Archivo (denominado por Microsoft como Backstage) permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo de manera ms rpida. Las plantillas tambin tienen una visualizacin mucho ms amplia, y las plantillas en lnea son de fcil acceso. La ubicacin de la Ayuda tiene tres componentes clave: Opciones de soporte tcnico en la columna izquierda, donde se proporcionan varios mtodos para obtener el mximo provecho de los productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las aplicaciones de Office. Seccin de administracin de licencias de productos, donde se muestran los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y las aplicaciones incluidas en cada producto.

27. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 21 Seccin de informacin acerca de la aplicacin para que el equipo del servicio de soporte tcnico de Microsoft pueda diagnosticar fcilmente los problemas concretos de Office. (Vista Backstage) Un usuario tpico instalar los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un perodo limitado. Esta vista se ajusta de forma dinmica a la instalacin concreta.

28. Microsoft Office Excel 2010 22 Programa Nacional de Informtica Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open XML para personalizaciones especficas de documentos, o bien crear personalizaciones de nivel de aplicaciones usando complementos COM. SHAREPOINT SERVER 2010 SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la informacin relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha informacin se encuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word as como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeacin de proyectos o listas de noticias. SharePoint tambin facilita la bsqueda de informacin, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de informacin o de formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la informacin necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta informacin sea compartida fcilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras. Colaboracin

29. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 23 Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentacin y en general a la informacin necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee: Herramientas de colaboracin Acceso desde dispositivos mviles. Plantillas estndares para la construccin de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integracin con herramientas de Email Coordinacin de tareas Encuestas Colaboracin documental Seguimiento de incidentes Herramientas de notificacin Filtros de alertas, con enlaces a la informacin detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integracin con Microsoft Office Integracin con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integracin vara segn la versin) Integracin con Microsoft Outlook Integracin con Office SharePoint Designer (la nueva versin de FrontPage) Interfaz de usuario y navegacin Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario Perfilacin de la presentacin (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rpido Barra de navegacin superior Men de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts Almacenamiento y seguridad

30. Microsoft Office Excel 2010 24 Programa Nacional de Informtica Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad. Repositorio y metadatos Libreras de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con ndices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por tem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Polticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en rbol Autenticacin y autorizacin Polticas de seguridad por aplicacin Web Mltiples sistemas de autenticacin. (Posibilidad de personalizar segn el sistema de seguridad de la empresa) Control de acceso por carpeta o por tem. Control de versiones Versin de tems dentro de las listas o libreras. Historial de versiones Seguimiento y control de versiones mayores y previas Recuperacin de la informacin Papelera de reciclaje Soporte para copias de seguridad y restauracin (Backup/Restore) ndices y bsqueda Bsquedas basadas en la tecnologa Microsoft Searchtm MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versin completa de Word, Excel y PowerPoint. Adems, puedes editar, guardar y enviar

31. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 25 artculos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo. Tambin, incluye la versin mvil de Microsoft OneNote. Algunas Imgenes de Microsoft Office Mobile 2010. OBSERVACION: PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que est disponible en: http://www.powerpivot.com. PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versin posterior y SharePoint 2010. El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexin a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades mviles requieren Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010. Existen algunas diferencias entre las caractersticas de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y Office 2010. Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los telfonos con Windows (Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporar en telfonos con Windows con la disponibilidad general de Microsoft Office 2010. SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analtica de Business Intelligence se le ha denominado SQL Server PowerPivot (anteriormente Gemini) Con ello se facilita y ayuda a que el usuario final del rea de negocio, pueda montar de forma fcil un Excel para toma de decisiones.

32. Microsoft Office Excel 2010 26 Programa Nacional de Informtica Para controlar la dispersin de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta tambin la integracin con SharePoint Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestin de las hojas; al tiempo que se facilita la comparticin. Es decir, se gana una herramienta de ms potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologas y te ata un poco ms a Microsoft. REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista Microsoft Office Backstage reemplaza al men Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo en tan solo unos pasos. CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versin de Excel 2010 de 64 bits, el anlisis de grandes cantidades de informacin es ms fcil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, ms grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas funciones, configuraciones y dems servicios en relacin a las versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irn mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.

33. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 27 1. Para qu sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010? 2. Qu es la Cinta de Opciones? 3. Cul es la descripcin de la vista Backstage? 4. Cmo se identifica a la celda activa? 5. Cules son los pasos para agregar una nueva hoja de clculo? 6. De cuantas maneras se puede ver una hoja de clculo? 7. Para qu sirve el SharePoint 2010? 8. Cul es el mnimo y mximo valor de zoom que se puede aplicar a una hoja de clculo? 9. Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo mvil? 10. De qu maneras puedo compartir un libro de Excel con otros usuarios? PREGUNTAS DE REPASO

34. Microsoft Office Excel 2010 28 Programa Nacional de Informtica Captulo AADDMMIINNIISSTTRRAARR EELL FFOORRMMAATTOO AA LLOOSS EELLEEMMEENNTTOOSS DDEE LLAA HHOOJJAA DDEE CCLLCCUULLOO En este captulo se trataran los siguientes temas: Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas. Objetivo: A continuacin se proceder a explicar los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel correctamente. 2

35. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 29 MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010. 2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rpido (Siempre que se haya agregado) Botn personalizar barra de herramientas de acceso rpido.

36. Microsoft Office Excel 2010 30 Programa Nacional de Informtica 3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet. DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO Uso de teclas para desplazar el indicador de celda Tecla Accin Teclas de direccin Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. TAB Desplazarse una celda a la derecha. Tambin le permitir desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida. CTRL+ tecla de direccin Ir hasta el extremo de la regin de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que est delimitado por Celdas vacas o por los bordes de la hoja de clculo actual. INICIO Ir hasta el comienzo de una fila. CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo. CTRL+FIN Ir hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo, es la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada.

37. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 31 AV PG Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE PG Desplazarse una pantalla hacia arriba. ALT+AV PG Desplazarse una pantalla hacia la derecha. ALT+RE PG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Puntero del Mouse Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca en un libro de Excel, est listo para seleccionar una celda o un rango de celdas como lo indica la siguiente figura. Celda Activa Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas. Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas. Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguiente figura. La celda que seleccion en este ejemplo es la celda B3. Puntero del mouse en Excel. En este ejemplo se ha seleccionado el rango de celdas B2:B4, indicando que el rango comprende desde las celdas B2 hasta las celdas B4. (Se da un clic a la celda B2 y sin soltar se arrastra hasta la celda B4)

38. Microsoft Office Excel 2010 32 Programa Nacional de Informtica Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en el encabezado de las mismas segn lo indica la siguiente figura. Si desea seleccionar ms de una columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor. NOTA: Tambin puede seleccionar un rango de celdas sealando la primera y desplazndose con las flechas direccionales mientras se tiene presionada la tecla SHIFT. Al seleccionar el encabezado se selecciona toda la fila. Encabezado de fila Encabezado de columna Al seleccionar el encabezado de columna se selecciona por completa. Se arrastra desde esta seccin.

39. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 33 INGRESAR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo nmeros, frmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te detallan a continuacin: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y se posicionar dependiendo de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIN Celda Activa Barra de formulas Botn Aceptar Si despus de digitar la informacin en la celda activa decide no insertarla, deber de darle clic al botn cancelar que se encuentra sealado en la figura, con esto la celda restaurar a su valor anterior. Botn Cancelar Al darle clic a esta opcin se valida el dato ingresado en la celda seleccionada y esta misma quedara como la celda activa.

40. Microsoft Office Excel 2010 34 Programa Nacional de Informtica NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no valido, una funcin incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta. Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin (celda) en la hoja de clculo, este comportamiento viene por defecto cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opcin siguiente estos pasos. 1. Darle clic en la ficha archivo 2. Escoger el elemento Opciones. 3. En la ventana siguiente selecciona la opcin Avanzadas. 4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta Hacia abajo, entonces de esa lista puede seleccionar la

41. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 35 opcin que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa. Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinacin de teclas. TIPOS DE DATOS En una hoja de clculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuacin se explica cmo se clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar ms el conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2- Formulas 3- Funciones Valores Constantes Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, nmero o una fecha. Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica Tipo de dato Nmero

42. Microsoft Office Excel 2010 36 Programa Nacional de Informtica Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto. El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los miles al introducir un nmero. Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de control. Para evitar introducir una fraccin como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2. Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ). Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha por defecto. En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmero General, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica (7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0). C a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s e n u n l i b r o P a r a c a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s , t e n g a e n c u e n t a l o s s i g u i e n t e s p u n t o s i m p o r t a n t e s : D e f o r m a p r e d e t e r m i n a d a , E x c e l c a l c u l a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s , n o l o s m o s t r a d o s E l v a l o r q u e s e m u e s t r a e i m p r i m e , d e p e n d e d e l f o r m a t o q u e s e e l i j a p a r a e l v a l o r a l m a c e n a d o y d e c m o s e m u e s t r e s t e . P o r e j e m p l o , u n a c e l d a q u e p r e s e n t a u n a f e c h a c o m o " 6 / 2 2 / 2 0 0 8 " t a m b i n c o n t i e n e u n n m e r o d e s e r i e q u e e s e l v a l o r

43. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 37 a l m a c e n a d o p a r a l a f e c h a e n l a c e l d a . P u e d e c a m b i a r s e l a p r e s e n t a c i n d e l a f e c h a p o r o t r o f o r m a t o ( p o r e j e m p l o , " 2 2 - j u n - 2 0 0 8 " ) , p e r o e l c a m b i o d e p r e s e n t a c i n d e u n v a l o r e n u n a h o j a d e c l c u l o n o a l t e r a r e l v a l o r a l m a c e n a d o . T e n g a c u i d a d o a l c a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s C u a n d o u n a f r m u l a r e a l i z a c l c u l o s , E x c e l u t i l i z a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s a l a s q u e h a c e r e f e r e n c i a l a f r m u l a . P o r e j e m p l o , s i h a y d o s c e l d a s q u e c o n t i e n e n c a d a u n a e l v a l o r 1 0 , 0 0 5 y l a s c e l d a s t i e n e e l f o r m a t o p a r a m o s t r a r l o s v a l o r e s c o n f o r m a t o d e m o n e d a , s e m u e s t r a e l v a l o r 1 0 , 0 1 $ e n c a d a c e l d a . S i s u m a l a s d o s c e l d a s , e l r e s u l t a d o e s $ 2 0 , 0 1 p o r q u e E x c e l a g r e g a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s 1 0 , 0 0 5 y 1 0 , 0 0 5 , n o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s . C u a n d o c a m b i a l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s d e u n l i b r o e m p l e a n d o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s ( c o n f o r m a t o ) , E x c e l c a m b i a p e r m a n e n t e m e n t e l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s d e s d e l a p r e c i s i n c o m p l e t a ( 1 5 d g i t o s ) a c u a l q u i e r f o r m a t o , i n c l u y e n d o l u g a r e s d e c i m a l e s . S i s e d e c i d e m s t a r d e c a l c u l a r c o n p r e c i s i n t o t a l , n o p o d r n r e s t a u r a r s e l o s v a l o r e s o r i g i n a l e s s u b y a c e n t e s . 1 . H a g a c l i c e n l a p e s t a a A r c h i v o , d e s p u s e n O p c i o n e s y a c o n t i n u a c i n e n l a c a t e g o r a A v a n z a d a s . 2 . E n l a s e c c i n A l c a l c u l a r e s t e l i b r o , s e l e c c i o n e e l l i b r o q u e d e s e e y l u e g o a c t i v e l a c a s i l l a d e v e r i f i c a c i n E s t a b l e c e r P r e c i s i n d e p a n t a l l a . Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400). Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero- 1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero- 1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas.

44. Microsoft Office Excel 2010 38 Programa Nacional de Informtica Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha de nacimiento = das vividos). Ejemplos: 3/11/98 3-11-98 8:30 AM 15:30 3/10/97 16:30 14/07/2011 Lgico Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado especfico. Se utilizan en funciones lgicas y condicionales. Formulas. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver ms adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula. Ejemplo:

45. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 39 NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo, en: 3 + 6 = 9 "+" es el operador y "3" y "6" son los operandos. Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Estructura de una funcin La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN) Esto es: 1. Signo igual (=). 2. Nombre de la funcin. 3. Parntesis de apertura. 4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas. 5. Parntesis de cierre. Insertar funcin Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A

46. Microsoft Office Excel 2010 40 Programa Nacional de Informtica medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicar los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, adems una descripcin de la funcin y de cada argumento. Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo: =SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0) En el ejemplo anterior la funcin SI compara con 50 el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la funcin SUMA (funcin anidada). Precauciones en la manipulacin de celdas Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a travs de la siguiente comparacin: Seleccionar: Cuando se seala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa. Cuadro de relleno: Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.

47. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 41 Modo Mover. Cuando se seale algunos de los bordes de la celda, deber aparecer el siguiente cursor. Autorrellenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestin. Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura: Opcin Rellenar das Opcin Rellenar meses Al darle clic en la opcin Serie de relleno deber salir como en el grafico siguiente. Por defecto esta activada la opcin Serie de relleno. Al ingresar una fecha se pueden aplicar varias opciones de autorelleno como veremos a continuacin.

48. Microsoft Office Excel 2010 42 Programa Nacional de Informtica Opcin Rellenar aos. Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie. Para generar una serie realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda A2. 2. Seleccione el puntero de relleno y despus arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.

49. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 43 Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero de relleno, se copiar el texto en las celdas afectadas tal como se visualiza en la siguiente imagen. Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada. Situarse en el puntero de relleno, arrastrar hasta la celda A5 y generar la imagen de la derecha.

50. Microsoft Office Excel 2010 44 Programa Nacional de Informtica 4. En el grupo Opciones de edicin, active o desactive la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta funcin. De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no est visible la opcin para rellenar las celdas. Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opcin de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente. En el grfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe lneas ms arriba (A2). Cmo Activar / Desactivar Autocompletar Controlador de relleno Activado (Antes) Controlador de relleno Desactivado (Despus)

51. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 45 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada. Elegir de la lista desplegable Esta opcin le permitir reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rpida y muy cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio del teclado. Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable 1. Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna. 2. Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable. 3. Aparecer una lista con los valores ya ingresados en la columnas.

52. Microsoft Office Excel 2010 46 Programa Nacional de Informtica Tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior. Repetir un valor en un rango de celdas Esta utilidad de MS Excel que le permitir repetir los mismos datos de una celda en el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuacin, presione la combinacin de teclas CTRL + ENTER. Pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos. 2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30) 3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observar el siguiente resultado. ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO

53. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 47 Editar contenido de una celda Una de las tareas ms cotidianas dentro de una hoja de clculo ser la modificacin de los datos ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de esas formas: 1. Seleccione la celda que quiera editar (En el grfico se ha seleccionado la celda B5) 2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de los siguientes pasos. a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar el contenido de la celda. b. Hacer doble clic en la celda activa. Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de edicin como el del grafico siguiente. Indicador que puede editar el contenido de la celda.

54. Microsoft Office Excel 2010 48 Programa Nacional de Informtica c. Darle clic en la barra de frmulas y editar directamente el contenido. NOTA: Todo lo que escriba directamente en la barra de frmulas actualizar de manera automtica el contenido de la celda a la cual hace referencia. Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botn Introducir (aceptar) de la barra de frmulas para validar la informacin e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botn cancelar de la barra de frmulas. Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una frmula, el resultado de la misma se actualizar automticamente. IntroducirCancelar

55. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 49 ACTIVIDAD Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edicin de datos almacenados en un libro de Excel. Procedimiento 1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx 2. Observar los siguientes datos: 3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado: 5. Guarde el archivo y cierre el documento.

56. Microsoft Office Excel 2010 50 Programa Nacional de Informtica Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de filas no significa que se incrementen ms filas a las 1048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarn una posicin ms de fila. Si existieran datos en las ltimas filas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una fila se mostrar el siguiente mensaje a fin de no perder informacin. Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1. Abrir el archivo RIVZAM S.A. 2. Haga clic en cualquier celda de la fila B2. 3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar filas de hoja. 4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos.

57. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 51 5. Adems, se muestra una etiqueta: Opciones de Insercin. 6. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior. Insertar Columnas Puede insertar columnas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de columnas no significa que se incrementen ms columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarn una posicin ms de columna. Si existieran datos en las ltimas columnas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una columna se mostrar el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la pgina anterior). Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:

58. Microsoft Office Excel 2010 52 Programa Nacional de Informtica 1. Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemplo anterior) 2. Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo. 3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar columnas de hoja. 4. Verifique que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de celdas , y los datos que anteriormente haban en dicha columna se han desplazado hacia la derecha. 5. En las opciones de insertar, elija tambin borrar formato. NOTA Si usted desea insertar ms de una fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botn secundario del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del men desplegable elegir la opcin Insertar.

59. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 53 Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1. Seleccionar la celda A1. 2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar celdas. 3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opcin, Desplazar las celdas hacia la derecha.

60. Microsoft Office Excel 2010 54 Programa Nacional de Informtica 4. Acepta, y deber de aparecer el siguiente resultado. NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, tambin se pueden insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminacin de filas no quitar ninguna de las 1048,576 existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada. Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar filas de hoja.

61. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 55 Otro mtodo: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar. Eliminar Columnas La eliminacin de columnas no quitar ninguna de las existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada. Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo Ahora veremos cmo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a rea. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar columnas de hoja Otro mtodo: 1) Seleccione la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar. 3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la opcin Toda la fila.

62. Microsoft Office Excel 2010 56 Programa Nacional de Informtica NOTA: Tambin puede darle clic derecho en el encabezado de columna, y escoger la opcin eliminar. Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. Cmo eliminar una celda de la hoja de clculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el selector de celdas a la celda A1. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar Celdas 3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. Encabezado de columna

63. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 57 ACTIVIDAD Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la informacin de manera adecuada. Procedimiento 1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx 2. Observar los siguientes datos: 3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datos tal como se muestran en la siguiente imagen. 4) El resultado final se observa en el siguiente grfico:

64. Microsoft Office Excel 2010 58 Programa Nacional de Informtica Administrar hojas Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1048,576 filas, cantidad suficiente para guardar informacin de negocios pequeos y medianos, sin embargo, un mtodo ms organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3) En la ventana Opciones de Excel elija del men izquierdo la opcin Ms frecuentes, al lado derecho encontrar la opcin Incluir este nmero de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros Excel que crear. 4) Cree un nuevo libro y ver que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.

65. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 59 Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El nmero mximo de hojas que usted puede insertar est limitado slo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de clculo ubicada al final derecho de las pestaas de las hojas existentes o tambin presionar la combinacin de teclas Shift+F11 Insertar hojas de clculo basadas en plantillas 1) Haga clic derecho en una de las pestaas de sus hojas 2) En el men emergente elija Insertar. 3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de clculo la plantilla que necesite. Tambin puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de plantillas va Internet 4) Por ltimo ya puede darle clic en el botn aceptar.

66. Microsoft Office Excel 2010 60 Programa Nacional de Informtica Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, as como las referencias hacia ella. Para eliminar una Hoja de clculo puede hacer lo siguiente: En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la seccin CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opcin ELIMINAR HOJA. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y elegir del men emergente la opcin Eliminar. En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitar confirmacin y puede optar por continuar con la Eliminacin o Cancelar para interrumpir el proceso de eliminacin. Cambiar Nombre Por defecto Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres ms cortos y sin espacios. Para cambiar de nombre a una hoja: 1) Haga doble clic sobre la pestaa de la hoja, digite el nombre y pulse Enter. Antes: Despus:

67. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 61 2) Tambin puede usar el men Contextual haciendo clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y eligiendo la opcin Cambiar nombre. 3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un cdigo de color a las pestaas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo. 1) Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del men emergente la opcin Color de etiqueta, el cual le mostrar inmediatamente una lista de colores del tema y colores Estndar, elija de ellos el color que requiera. 2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados, entonces elija la opcin Ms colores e inmediatamente se mostrar la ventana Colores mostrndole dos mtodos de seleccin de color: mediante el hexgono

68. Microsoft Office Excel 2010 62 Programa Nacional de Informtica de colores Estndar o tambin de forma Personalizada en el cual podr realizar la mezcla de colores que requiera. 3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botn Aceptar. ACTIVIDAD Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz. Procedimiento 1. Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a: Hoja1 COMPRAS Hoja2 VENTAS Hoja3 INGRESOS Hoja4 SALIDAS 3. Cambie el color a las pestaas de sus hojas (escoja Ud. los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja ser PLANILLA. 4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada Prstamos bancarios. 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto. Resultado Final: DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO Copiar, Cortar y Pegar contenido

69. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica 63 Para copiar o cortar celdas, grficos e imgenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar. Para el manejo ms eficiente de estas operaciones utilice la seccin Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel. Copiar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Copiar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C Copiar como Imagen Esta opcin captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente: Cortar Copiar

70. Microsoft Office Excel 2010 64 Programa Nacional de Informtica Despus de copiar el contenido de la celda ya sea en cualquiera de las apariencias y formatos, el contenido se pegara como si fuera una imagen en la celda de destino. Cortar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Cortar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X Pegar 1) Haga clic en la celda donde desea pegar 2) Use el botn Pegar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse sobre el botn Pegar, hgalo en la imagen del portapap