1. Calculando con...Calculando con... MANUAL DEL
PARTICIPANTE
2. PRESENTACIN DE EXCEL 2010
_______________________________________ 1
INTRODUCCION_______________________________________________________________
2 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010
________________________________________________ 3 EN QUE SE
UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA
__________________________________ 3 LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA
EMPRESA ________________________________________ 4 INICIAR Y
RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA
INTERFACE_____________________________ 5 CONCEPTOS PREVIOS
__________________________________________________________ 7
RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO
_________________________________________ 8 CINTA DE OPCIONES
__________________________________________________________ 10
NOVEDADES DE EXCEL 2010
____________________________________________________ 17 GRFICOS DE
DATOS EN CELDAS_________________________________________________ 17
MICROSOFT EXCEL WEB APP
____________________________________________________ 17 GRFICOS
DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________
19 MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE
_________________________________________________ 20 SHAREPOINT
SERVER 2010 _____________________________________________________
22 MICROSOFT OFFICE MOBILE
2010________________________________________________ 24 SQL SERVER
POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________
25 REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y
SENCILLA.________________________________ 26 CAPACIDAD AUMENTADA
PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26 OTRAS
NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.
__________________________________ 26 PREGUNTAS DE REPASO
_______________________________________________________ 27
ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO ___ 28
MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS
_____________________________________ 29 CREAR UN NUEVO LIBRO DE
EXCEL _______________________________________________ 29
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO
_______________________________________ 30 COMO TRABAJAR CON LAS
CELDAS_______________________________________________ 31 Celda
Activa
_________________________________________________________________
31 Seleccionar un rango de
celdas__________________________________________________ 31
Seleccionar un rango
discontinuo________________________________________________ 31
Seleccionar fila y
columna______________________________________________________ 32
INGRESAR
DATOS_____________________________________________________________
33 TIPOS DE
DATOS______________________________________________________________
35 Valores Constantes
___________________________________________________________ 35 Tipo
de dato
Texto____________________________________________________________
35 Tipo de dato Nmero
_________________________________________________________ 35
Cambiar la precisin de los clculos en un
libro_____________________________________ 36 Tipos de datos
Fecha/Hora _____________________________________________________ 37
Lgico______________________________________________________________________
38 Formulas.
___________________________________________________________________
38
3.
Funciones___________________________________________________________________
39 Estructura de una
funcin______________________________________________________ 39
Insertar funcin
______________________________________________________________ 39
Funciones
Anidadas___________________________________________________________
40 Precauciones en la manipulacin de celdas
________________________________________ 40 Seleccionar:
_________________________________________________________________
40 Cuadro de
relleno:____________________________________________________________
40 Modo
Mover.________________________________________________________________
41 Autorrellenar
________________________________________________________________ 41
Rellenar Series
_______________________________________________________________ 42
Cmo mostrar u ocultar el controlador de
relleno___________________________________ 43 Cmo Activar /
Desactivar Autocompletar _________________________________________
44 Repetir un valor en un rango de celdas
___________________________________________ 46 ADMINISTRAR UNA HOJA
DE CLCULO ___________________________________________ 46 EDITAR
CONTENIDO DE UNA CELDA
___________________________________________________ 47 Insertar
Filas
________________________________________________________________ 50
Insertar Columnas
____________________________________________________________ 51
Insertar
Celdas_______________________________________________________________
53 Eliminar filas
________________________________________________________________ 54
Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo
_______________________________________ 54 Eliminar
Columnas____________________________________________________________
55 Cmo eliminar una columna de la hoja de
clculo___________________________________ 55 Eliminar Celdas
______________________________________________________________ 56
ACTIVIDAD
__________________________________________________________________
57 ADMINISTRAR HOJAS
____________________________________________________________ 58
Insertar
hojas________________________________________________________________
59 Insertar hojas de clculo basadas en
plantillas______________________________________ 59 Eliminar hojas
_______________________________________________________________ 60
Cambiar Nombre
_____________________________________________________________ 60
Aplicar color a las etiquetas
____________________________________________________ 61 DAR FORMATO
A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO__________________________ 62
COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO
________________________________________________ 62
Copiar______________________________________________________________________
63 Copiar como Imagen
__________________________________________________________ 63
Cortar______________________________________________________________________
64 Pegar
______________________________________________________________________
64 Opciones de Pegado
__________________________________________________________ 64
Portapapeles de Microsoft Excel 2010
____________________________________________ 66 Transponer
datos_____________________________________________________________
68 Pegado Especial
______________________________________________________________ 68
ACTIVIDAD
__________________________________________________________________
69 Ortografa
__________________________________________________________________
70 BUSCAR E INSERTAR INFORMACIN DE REFERENCIA
________________________________________ 71 ACTIVIDAD
__________________________________________________________________
73 BUSCAR Y
REEMPLAZAR___________________________________________________________
73
4. Buscar texto y reemplazarlo
____________________________________________________ 73 BUSCAR
FORMATO
______________________________________________________________ 75
CERRAR LIBRO Y EXCEL
___________________________________________________________ 76
PREGUNTAS DE
REPASO___________________________________________________________
77 CONFIGURAR PGINA E IMPRIMIR
_________________________________________ 78 CONFIGURAR PGINA
___________________________________________________________ 79
MODIFICAR MRGENES
__________________________________________________________ 79
ORIENTACIN DEL PAPEL
__________________________________________________________ 81
AJUSTE DE ESCALA
______________________________________________________________ 81
Ajuste de
Escala______________________________________________________________
82 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
______________________________________________________ 82 ACTIVAR
VISTA DISEO DE
PGINA.___________________________________________________ 82
ACTIVIDAD
__________________________________________________________________
85 FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA
________________________________________ 86 IMPRIMIR RTULOS DE FILA
Y COLUMNA EN CADA PGINA ___________________________________ 87 Para
tener filas o columnas como ttulos realice lo
siguiente:__________________________ 88 SALTOS DE PGINA
______________________________________________________________ 90
Identificar los saltos de pgina
__________________________________________________ 90 Insertar
Saltos de
pgina_______________________________________________________ 90
Insertar un salto de pgina horizontal:
____________________________________________ 90 Insertar un salto
de pgina vertical: ______________________________________________
92 Eliminar los Saltos de
pgina____________________________________________________ 93 Vista
Previa de salto de pgina
__________________________________________________ 94 Configuracin
de la impresin __________________________________________________
94 Vista Preliminar
______________________________________________________________ 94
Impresin
Rpida_____________________________________________________________
94 Configurar
Impresin__________________________________________________________
95 La Opcin Impresora:
_________________________________________________________ 96
Configuracin:
_______________________________________________________________ 96
Hojas Activas
________________________________________________________________ 96
Intervalo de pginas a imprimir
_________________________________________________ 97 Intercalar
pginas.
____________________________________________________________ 98
Orientacin
_________________________________________________________________
98 Tamao de
Papel_____________________________________________________________
99 Mrgenes Personalizados
______________________________________________________ 99 Escalado.
___________________________________________________________________
99 PREGUNTAS DE
REPASO__________________________________________________________100
CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS I
______________________________101 CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIN
DE FRMULAS ___________________________102 INTRODUCCIN A LAS
FRMULAS______________________________________________102
5.
OPERADORES_______________________________________________________________102
JERARQUA_________________________________________________________________103
CLCULOS SENCILLOS
________________________________________________________105
ACTIVIDAD
_________________________________________________________________106
CALCULAR PORCENTAJES
_____________________________________________________107 REALIZAR
AUDITORIAS DE FORMULAS
__________________________________________108 RASTREAR DEPENDIENTES
QUITAR FLECHAS___________________________________________110 QUITAR
FLECHAS
______________________________________________________________111
ERRORES TPICOS EN LA CREACIN DE FRMULAS
________________________________________112 ACTIVIDAD
_________________________________________________________________116
REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS
____________________________________________116 RELATIVAS,
ABSOLUTAS Y MIXTAS
__________________________________________________117
ABSOLUTAS__________________________________________________________________118
MIXTAS
____________________________________________________________________119
REFERENCIAS A MLTIPLES HOJAS Y RANGOS
___________________________________________121
RANGOS___________________________________________________________________121
ASIGNAR NOMBRES
____________________________________________________________121
UTILIZAR EN LA FRMULA
________________________________________________________122
UTILIZAR RTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIN
________________________123 ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS
___________________________________________________125 CLCULOS
SIMPLES CON OPERADORES MATEMTICOS
_____________________________________127 ACTIVIDAD
_________________________________________________________________128
ACTIVIDAD
_________________________________________________________________130
ACTIVIDAD
_________________________________________________________________143
PREGUNTAS DE
REPASO__________________________________________________________144
CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS II
_____________________________145 CONCEPTOS FUNDAMENTALES
________________________________________________146 DEFINICION
DEUNA FUNCION__________________________________________________146
FORMATO DE FECHAS
________________________________________________________147 FORMATO
PREDEFINIDOS
_____________________________________________________147
APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA.
___________________________________________149 Calcular la edad
_____________________________________________________________149
FORMATO PERSONALIZADOS
__________________________________________________150 ACTIVIDAD
_________________________________________________________________151
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
_________________________________________________152 Funciones de
texto __________________________________________________________170
CONDICIONALES, LGICAS Y DE
INFORMACIN____________________________________173 FUNCIONES
LGICAS_________________________________________________________173
ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES
__________________________________________177 FUNCIONES DE
INFORMACIN _____________________________________________________177
ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y
DATOS_________________185
6. CONCEPTOS FUNDAMENTALES
________________________________________________186 NUEVA
VENTANA______________________________________________________________186
DIVISIN DE LA VENTANA
_____________________________________________________188 OCULTAR
__________________________________________________________________189
MOSTRAR__________________________________________________________________190
TRABAJAR CON PANELES
_____________________________________________________191
INMOVILIZAR PANELES
__________________________________________________________191
MOVILIZAR
PANELES____________________________________________________________192
INMOVILIZAR FILA SUPERIOR
______________________________________________________193
INMOVILIZAR PRIMERA
COLUMNA___________________________________________________193 USO
DE FORMULARIO DE DATOS
_______________________________________________194 ACCIONES
PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIN Y BSQUEDA DE
DATOS. __________197 ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS
__________________________________________198 USANDO EL BOTN DE A A
Z Y DE Z A A. ______________________________________________198 Uso
del cuadro de dilogo Ordenar para crear diversos niveles de
criterios de ordenamiento.
__________________________________________________________________________199
Uso de Filtro
automtico______________________________________________________200
USO DE FILTRO
PERSONALIZADO____________________________________________________201
PREGUNTAS DE
REPASO__________________________________________________________204
INSERTAR GRFICOS DE DATOS
___________________________________________205 CREAR GRFICOS
______________________________________________________________206
GRAFICOS DE LA FICHA
INSERTAR.__________________________________________206 EJEMPLO DE
GRAFICO
___________________________________________________________206
PARTES DE UN
GRFICO__________________________________________________________206
SERIES:
____________________________________________________________________207
CATEGORAS:
_______________________________________________________________207
RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________207
SELECCIN CORRECTA DEL TIPO DE GRFICO
____________________________________________207 GRFICO DE
COLUMNAS______________________________________________________208
GRFICO DE LNEAS.
_________________________________________________________208 GRFICO
CIRCULAR.
_________________________________________________________208 CREAR
GRFICOS
______________________________________________________________209
Procedimiento
______________________________________________________________209
SELECCIONANDO LA OPCIN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE
VENTANA.
__________________________________________________________________________213
Ms opciones del ttulo.
______________________________________________________217 Agregar
los rtulos del
eje.____________________________________________________218 Titulo
de eje horizontal primario.
_______________________________________________218 Titulo de eje
vertical primario
__________________________________________________218 Estilos
soportados para los objetos del grafico.
____________________________________228 ACTIVIDAD
_________________________________________________________________229
7. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
1 Captulo PPRREESSEENNTTAACCIINN DDEE EEXXCCEELL 22001100 En este
captulo se trataran los siguientes temas: Familiarizarse con Excel
2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de
Excel 2010 Objetivo: El participante aprender a reconocer el
entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones,
configuraciones, servicios y caractersticas que tiene el Microsoft
Office Excel 2010. 1
8. Microsoft Office Excel 2010 2 Programa Nacional de
Informtica INTRODUCCION Microsoft Office Excel 2010 es una
aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de
Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el ms popular de los
programas que manejan libros y hojas de clculo, se estima que est
presente en la mayora de computadoras del mundo, por tal motivo la
compaa Microsoft ha venido mejorando las caractersticas y el
funcionamiento de este programa tomando en cuenta los
requerimientos de los usuarios de esta aplicacin que se encuentran
alrededor de todo el globo terrqueo. En esta nueva versin se ha
actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas
funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos
formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows
Vista y Windows 7. Adems en el mercado ya se encuentran versiones
tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 2010
presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda
incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos,
grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas,
siendo de gran utilidad en diversas reas como en la educacin,
administracin , finanzas, produccin, contabilidad en la oficina, e
incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas
diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite
administrar, compartir y analizar informacin de manera ms segura y
eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones,
siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las
nuevas herramientas de anlisis y visualizacin ayudan a realizar un
rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de
manera rpida y segura.
9. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
3 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA
VIDA COTIDIANA Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta
que tiene Microsoft Office, es una hoja de clculo que te permite
organizar, sacar cuentas, estadsticas, grficos, anlisis de datos,
casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer adems
reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones
para controlar los gastos diarios hasta disear planos de casas.
Algunas funciones que tambin se pueden hacer con Microsoft Office
Excel 2010. Agenda de telfonos Gastos diarios y mensuales Control
de prstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta
Liquidacin de sueldos Emisin de recibos de cobro Control de
inventarios El uso de una libro de Excel est limitado solo a la
imaginacin de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para
cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus
propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un
informe de gastos, en cualquier casi Excel llenar sus expectativas.
Si decide que obtener un prstamo, consulte primero con Excel y su
calculadora de prstamos que le pedir algunos datos y luego le dir
cuando tendra que pagar, cunto con qu inters, segn la amortizacin,
etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la
web, con descripciones, precios, etc. Excel tambin le resultar
satisfactorio. Adems contar siempre con las tiles herramientas de
ortografa y gramtica, conteo de palabras, diccionario de sinnimos,
creacin de sobre y etiquetas, y el envo automtico por mail o fax
entre muchas otras cosas.
10. Microsoft Office Excel 2010 4 Programa Nacional de
Informtica LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA Microsoft Office
Excel 2010, es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el
software ms poderoso, ms manejable y ms utilizado del mundo. Ningn
otro programa puede competir con l en cuanto a funciones o
flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicologa a la
economa, de la biologa al dibujo, de las matemticas aplicadas a la
administracin de los recursos humanos y a casi todas las reas que
existen en una empresa y tambin en el hogar. Miles de millones de
dlares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por
tanto miles de decisiones se toman en base a l. Millones de
empresas de todo el mundo sencillamente no podran operar si no
tuvieran Excel en sus equipos de cmputo. La mayora de los programas
elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como
motor de clculo. Casi todos manifiestan sus resultados en una hoja
Excel. Un usuario con conocimientos avanzados de este programa
tendra una gran ventaja en relacin al usuario con conocimientos
bsicos para realizar tareas que normalmente tomara varias horas en
finalizar, con Excel la informacin se puede formular, optimizar y
en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic
for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los
resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que
anteriormente llevaba das enteros. Pongmonos en este caso, se
anuncia que el da de maana "Excel desaparecer". Si llegara a pasar
eso seguramente habra prdidas econmicas de gran magnitud. La
primera accin que nos vendra a la mente sera migrar a otra hoja de
clculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para
migrar a otra hoja de clculo con las mismas magnitudes que tiene el
Excel en todos los sentidos, se iniciara una nueva guerra por
establecer un nuevo estndar de hoja de clculo, con los previsibles
problemas de compatibilidad entre los usuarios. Cunto tiempo
llevara capacitar a los nuevos usuarios? Cunto tiempo llevara
convertir los archivos al nuevo formato? Soportaran las macros
Excel o los grficos al menos, podran interactuar con el resto de
programas de oficina? probablemente no. Cunto tiempo llevara
integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como
motor de clculo al nuevo programa? Es por eso que este programa "
Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran importancia actualmente
en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su
desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con
esta potente herramienta.
11. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
5 INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando
Microsoft Office Excel 2010 PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el
botn Inicio de la barra de tareas y aparecer la ventana inferior.
2. Despliegue la opcin Todos los programas, debe de aparecer una
ventana parecida a esta. 3. Busque la opcin Microsoft office y dele
clic para desplegar. 4. Seleccione la opcin Microsoft Excel 2010,
dele clic y mostrar la pantalla de inicio de Excel.
12. Microsoft Office Excel 2010 6 Programa Nacional de
Informtica Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010,
tiene una configuracin por defecto, como por ejemplo, el color de
fondo de las celdas, el color de las lneas de divisin entre estas,
las fichas y su configuracin que tiene la cinta de opciones, los
accesos directos en la barra de acceso rpido, la cantidad de hojas
que se abren por defecto, la extensin con la que se guardaran los
archivos nuevos, cada qu tiempo se guardaran de forma automtica los
archivos y en que carpeta especifica se guardaran adems de una
cantidad considerable de configuraciones que iremos viendo ms
adelante.
13. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
7 CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se
denominan libros los cuales estn compuestos por varias hojas de
clculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de
extensin xlsx para esta versin (Para versiones anteriores a Excel
2007 llevan la extensin xls). HOJA DE CLCULO La hoja de clculo nos
permite efectuar operaciones y funciones matemticas de todo tipo
donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas
y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA
Una celda es un lugar nico donde se puede ingresar un dato o datos
en una hoja de clculo. En general las celdas se representan de
forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un
nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre
nico, por ejemplo A4 (columna A, fila 4). REGISTRO Un registro es
una fila de datos que contiene toda la informacin sobre un objeto
especfico que se ha ingresado en una hoja de Excel. EEsstt
sseelleecccciioonnaaddoo ttooddoo eell rreeggiissttrroo ddeell
pprroodduuccttoo ccoonn CCddiiggoo 1100000022..
14. Microsoft Office Excel 2010 8 Programa Nacional de
Informtica RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO 1. Men Archivo El Men
archivo nos muestra la Vista Backstage, es una nueva incorporacin
en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovacin ms
reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es
una caracterstica complementaria de la cinta de opciones. El men
Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que est ubicada en la
parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver
la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los
archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos
o informacin personal ocultos y estableciendo opciones, adems de
poder visualizar muchas de las opciones que se vean en el botn de
office de versiones anteriores. (La ficha Archivo reemplaza al botn
Microsoft Office y al men Archivo usado en versiones anteriores de
Microsoft Office Excel 2010. ) Ventana principal que aparece al
iniciar el Excel 2010 2 5 731 9 11 12 13 10 14 15 16 17 18 4 8
6
15. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
9 Ficha Archivo. 2. Barra de Acceso Rpido (Nueva caracterstica
desde Office 2007). Al hacer clic en este botn se podrn mostrar u
ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. 3.
Fichas. Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones
que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseo de
pgina, Frmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada
por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se
le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas
las fichas) permite al Vista Backstage
16. Microsoft Office Excel 2010 10 Programa Nacional de
Informtica usuario encontrar fcilmente los comandos y
caractersticas que antes estaban en mens y barras de herramientas.
Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de
herramientas de acceso rpido, el usuario no poda crear sus propias
fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es
posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la
necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre
de la cinta y el orden en que aparece cada opcin. CINTA DE OPCIONES
(Cinta Ribbon) La cinta de opciones se asemeja a lo que en
versiones anteriores se les llamaba men. Cada ficha dispone de su
propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea
que le da nombre a la ficha y adems dispone de indicadores de
cuadros de dilogos ampliando las opciones disponibles en la ficha
respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la
hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que
sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto. En la
imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la hoja de
clculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato
GGRRUUPPOOSS CCaaddaa ggrruuppoo ccoonnttiieennee ccoommaannddooss
eessppeeccffiiccooss qquuee ccuummpplleenn ffuunncciioonneess
pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass..
17. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
11 donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para
aplicar cambios al grafico. En algunos casos aparece ms de una
ficha segn el objeto seleccionado en la hoja. 4. Cuadro de Dialogo
Mas Comandos. Indicador que existen ms funciones para este grupo.
Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale
la siguiente ventana. 5. Barra de Titulo Es la barra que aparece en
la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del
libro actual en el que se est trabajando. Cuando se crea un libro
nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde. AAppaarreeccee
ccoonn eessttee nnoommbbrree ccuuaannddoo eell lliibbrroo eess
nnuueevvoo yy aauunn nnoo hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo..
CCuuaannddoo eell lliibbrroo yyaa hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo
aappaarreeccee eell nnoommbbrree ddeell aarrcchhiivvoo
18. Microsoft Office Excel 2010 12 Programa Nacional de
Informtica 6. Conjunto de Herramientas Comandos que estn
conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiar segn
la ficha seleccionada. 7. Botones del manejo de la ventana
principal OBSERVACION: Cuando se abren varios libros de Excel, cada
uno tiene sus propios botones para controlar las ventanas. 8.
Cuadro de Nombres AAppaarreeccee MMooddoo ddee
ccoommppaattiibbiilliiddaadd aall aabbrriirr uunn lliibbrroo
ddeessddee EExxcceell 22001100 qquuee ssee hhaayyaa ccrreeaaddoo
eenn uunnaa vveerrssiinn aanntteerriioorr ddee EExxcceell
22000077,, aall ttrraabbaajjaarr ddee eessttee mmooddoo eell
lliibbrroo ppooddrr ccoonnsseerrvvaarr uunn ffoorrmmaattoo ddee
aarrcchhiivvoo qquuee ppuueeddaa aabbrriirrssee ddee nnuueevvoo
ffcciillmmeennttee eenn llaa vveerrssiinn aanntteerriioorr..
BBOOTTOONN MMIINNIIMMIIZZAARR RReedduuccee llaa vveennttaannaa aa
llaa bbaarrrraa ddee ttaarreeaass BBOOTTOONN MMAAXXIIMMIIZZAARR
AAuummeennttaa llaa vveennttaannaa aall ttaammaaoo mmxxiimmoo ddee
llaa ppaannttaallllaa.. BBOOTTOONN CCEERRRRAARR CCiieerrrraa eell
pprrooggrraammaa pprreegguunnttaannddoo ssii ddeesseeaa
gguuaarrddaarr llooss ccaammbbiiooss ssii lloo eexxiissttiieerraann
yy nnoo ssee hhuubbiieesseenn gguuaarrddaaddoo.. CCaaddaa
vveennttaannaa ddee EExxcceell ttiieennee llooss ccoonnttrroolleess
mmiinniimmiizzaarr,, mmaaxxiimmiizzaarr yy cceerrrraarr,,
aappaarrttee ddee llooss ccoonnttrroolleess ddee mmaanneejjoo ddee
llaa vveennttaannaa pprriinncciippaall.. BBoottnn ddee aayyuuddaa
ddee MMiiccrroossoofftt EExxcceell 22001100,, eess eell
eeqquuiivvaalleennttee aa pprreessiioonnaarr llaa tteeccllaa FF11..
EEssttee bboottnn mmiinniimmiizzaa llaa cciinnttaa ddee
ooppcciioonneess,, eess lloo mmiissmmoo qquuee ddaarrllee
ddoobbllee cclliicc aall nnoommbbrree ddee aallgguunnaa ffiicchhaa
ddee llaa cciinnttaa ddee ooppcciioonneess.. CCoommaannddooss
ddeell ggrruuppoo ppoorrttaappaappeelleess qquuee
ccoorrrreessppoonnddeenn aa llaa ffiicchhaa iinniicciioo..
19. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
13 Indica la celda activa. En la Imagen 1, la celda activa es A1,
en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede
contener un texto especfico que se le haya nombrado ya sea a una
celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3
se le ha denominado productos. Imagen 1 Imagen 2 9. Celda Activa
Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de
esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra
en la siguiente figura. 10.Asistente para funciones. Al darle clic
en la opcin que esta seleccionada con el crculo rojo en la imagen
superior aparecer el cuadro de dialogo de insertar funcin que se
encuentra en la parte derecha, adems aparecern dos opciones ms en
la barra de formulas como en la imagen inferior. Este comando sirve
para cancelar la funcin que se selecciono. Este comando sirve para
ingresar la funcin seleccionada.
20. Microsoft Office Excel 2010 14 Programa Nacional de
Informtica 11.Indicador de Columnas Es la unin de varias celdas
conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A 12.Barra de
Formulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la
hoja de clculo donde aparecer las formulas y/o funciones que
contenga la celda activa. 13.Indicador de Filas Conjunto de celdas
contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1. CANTIDAD
DE FILAS Y COLUMNAS La coordenada de la ltima celda en Microsoft
Excel 2010 es la siguiente: Las filas empiezan desde el nmero 1 y
van de uno en uno hasta la ltima fila que tiene el nmero 1048,576.
Las columnas empieza con la letras, A, B, C, D, etc., y van de una
en una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la
letra Z, una vez que lleg a esta ultima letra continua con la letra
AA, Celda Activa
21. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
15 AB, AC, etc., siguiendo las combinaciones respectivas hasta
llegar a la ultima combinacin de columnas que es: XFD 14.Etiquetas
de las Hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel
actual. 15.Barra de Estado. Muestra los mensajes que corresponden a
lo que se est realizando. Por ejemplo en el grafico que est en la
parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa est
preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en
una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo
de maysculas, bloqueo de nmeros y otros. Cuando se activa una celda
para modificarla aparece el siguiente mensaje. En el siguiente
ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra de estado
aparecen datos de resumen segn lo seleccionado. Controles para
navegar por las hojas que tiene el libro de Excel. Indica la hoja
que se encuentra activa. Control para insertar una nueva hoja de
clculo al libro activo.
22. Microsoft Office Excel 2010 16 Programa Nacional de
Informtica 16.Barra de Desplazamiento. Barra horizontal que permite
desplazar el contenido de de forma lateral. 17.Controles de vista
de Hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se
visualiza la hoja activa. 18. Barra de Zoom. Estos controles
permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualizacin de la hoja
activa de forma rpida y precisa. Vista Normal Diseo de Pgina Vista
previa de salto de pgina.
23. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
17 La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como mximo, y
puede reducir hasta un 10% segn se muestra en el siguiente grafico.
NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimticas libres, como
KOffice el cada vez mas mencionado OpenOffice van creciendo, ahora
mismo el software jefe de la oficina es Microsoft Office, y cmo va
el mercado parece que las cosas van a seguir as por mucho tiempo. A
continuacin se mencionaran algunas nuevas caractersticas y
funciones que ha incorporado esta nueva versin de Microsoft Office
Excel 2010 en relacin a las versiones anteriores a esta. GRFICOS DE
DATOS EN CELDAS Esta nueva caracterstica de mini grficos de Excel
2010 permite crear pequeos grficos en una sola celda para detectar
fcilmente modelos en sus datos. Es una manera rpida de resaltar
tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones
estacionales. Adems la ficha Herramientas para mini grficos permite
personalizarlos. MICROSOFT EXCEL WEB APP
24. Microsoft Office Excel 2010 18 Programa Nacional de
Informtica Puede publicar sus hojas de clculo en internet (por
ejemplo en el SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y
editarlos en cualquier lugar desde el explorador mediante el
Microsoft Excel Web App. Si usted tiene una hoja de clculo en el
SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de
usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo esta utilidad est
muy limitada y por el momento slo puede ser utilizado como un visor
del documento porque es difcil trabajarlo mediante esta opcin.
Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder
editarlos directamente desde ah, desde cualquier sistema operativo
y navegador y tambin sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a
favor que incluso no se queda ah, porque si queremos podemos
consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro
smartphone accediendo a la misma direccin. La edicin basada en el
explorador est optimizada para situaciones en las que desea volver
a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una
diapositiva o tomar notas. Si ya est viendo el documento, haga clic
en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y
listo. En la mayora de los casos, las actualizaciones se guardan de
forma automtica (en Word Web App, haga clic en Guardar). Co-autora
en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App
25. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
19 En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras
personas, en el mismo documento, al mismo tiempo. La recoleccin de
informacin es una actividad de grupo. Use Excel Web App para
recopilar informacin de manera estructurada o de forma libre con
OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una
ubicacin central, en la que cualquier persona que lo necesite puede
obtener acceso a l. No hay que esperar a que una persona finalice
con el archivo antes de que la prxima persona pueda obtener acceso
a l. Ya no es necesario enviar por correo electrnico varias copas
que luego tiene que recomponer. No hay un comando especial de
colaboracin en tiempo real. Simplemente edite el archivo en Office
Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo. GRFICOS DINMICOS
NUEVOS E INTERACTIVOS Puede recopilar ms rpido la informacin de sus
grficos dinmicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente
en un grfico dinmico, independiente de las vistas de grficos
dinmicos, para analizar y capturar la vista ms atractiva para sus
nmeros. Segn los datos anteriores se obtendr el siguiente grafico
dinmico:
26. Microsoft Office Excel 2010 20 Programa Nacional de
Informtica MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE Microsoft Office Excel 2010
simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista
del men Archivo (denominado por Microsoft como Backstage)
permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de
clculo de manera ms rpida. Las plantillas tambin tienen una
visualizacin mucho ms amplia, y las plantillas en lnea son de fcil
acceso. La ubicacin de la Ayuda tiene tres componentes clave:
Opciones de soporte tcnico en la columna izquierda, donde se
proporcionan varios mtodos para obtener el mximo provecho de los
productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las
aplicaciones de Office. Seccin de administracin de licencias de
productos, donde se muestran los productos de Office 2010 con
licencia para su uso en el equipo y las aplicaciones incluidas en
cada producto.
27. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
21 Seccin de informacin acerca de la aplicacin para que el equipo
del servicio de soporte tcnico de Microsoft pueda diagnosticar
fcilmente los problemas concretos de Office. (Vista Backstage) Un
usuario tpico instalar los productos de Microsoft Office 2010 de
uno en uno. No obstante, puede adquirir determinados productos y
probar otros durante un perodo limitado. Esta vista se ajusta de
forma dinmica a la instalacin concreta.
28. Microsoft Office Excel 2010 22 Programa Nacional de
Informtica Puede crear vistas Backstage personalizadas usando
archivos con formato Office Open XML para personalizaciones
especficas de documentos, o bien crear personalizaciones de nivel
de aplicaciones usando complementos COM. SHAREPOINT SERVER 2010
SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener
toda la informacin relacionada con un objetivo particular en un
mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha
informacin se encuentre: bien pueden ser libros de Excel o
documentos de Word as como cualquier clase de archivo que
usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de
contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos,
planeacin de proyectos o listas de noticias. SharePoint tambin
facilita la bsqueda de informacin, evitando al usuario conocer
donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de las
actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta
herramienta es que no inventa un nuevo tipo de informacin o de
formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la informacin
necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una
plataforma para que esta informacin sea compartida fcilmente entre
grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o
inclusive organizaciones enteras. Colaboracin
29. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
23 Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a
permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las
personas, documentacin y en general a la informacin necesaria para
poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para
hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee:
Herramientas de colaboracin Acceso desde dispositivos mviles.
Plantillas estndares para la construccin de sitios Wikis Blogs
Listas de personas y grupos Calendarios Integracin con herramientas
de Email Coordinacin de tareas Encuestas Colaboracin documental
Seguimiento de incidentes Herramientas de notificacin Filtros de
alertas, con enlaces a la informacin detallada de la alerta Alertas
personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integracin con
Microsoft Office Integracin con las suites de Microsoft Office. (El
nivel de integracin vara segn la versin) Integracin con Microsoft
Outlook Integracin con Office SharePoint Designer (la nueva versin
de FrontPage) Interfaz de usuario y navegacin Experiencia de
usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que
desorienten al usuario Perfilacin de la presentacin (El usuario
solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rpido Barra de
navegacin superior Men de opciones descriptivo Interfaz
simplificada con Web Parts Almacenamiento y seguridad
30. Microsoft Office Excel 2010 24 Programa Nacional de
Informtica Windows SharePoint Services proporciona una gran
cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la
seguridad. Repositorio y metadatos Libreras de documentos Carpetas
dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas
y con ndices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por
tem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger)
Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Polticas y
auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows)
Vista en rbol Autenticacin y autorizacin Polticas de seguridad por
aplicacin Web Mltiples sistemas de autenticacin. (Posibilidad de
personalizar segn el sistema de seguridad de la empresa) Control de
acceso por carpeta o por tem. Control de versiones Versin de tems
dentro de las listas o libreras. Historial de versiones Seguimiento
y control de versiones mayores y previas Recuperacin de la
informacin Papelera de reciclaje Soporte para copias de seguridad y
restauracin (Backup/Restore) ndices y bsqueda Bsquedas basadas en
la tecnologa Microsoft Searchtm MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 Con
Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versin completa de Word,
Excel y PowerPoint. Adems, puedes editar, guardar y enviar
31. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
25 artculos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu
bolsillo. Tambin, incluye la versin mvil de Microsoft OneNote.
Algunas Imgenes de Microsoft Office Mobile 2010. OBSERVACION:
PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que
est disponible en: http://www.powerpivot.com. PowerPivot para
SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una
versin posterior y SharePoint 2010. El acceso mediante Web y
smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas
funcionalidades requieren una conexin a Internet. La funcionalidad
web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible
(Internet Explorer, Firefox o Safari) y SharePoint Foundation 2010
o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades mviles
requieren Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps,
las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010.
Existen algunas diferencias entre las caractersticas de las
aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y Office 2010.
Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene
preinstalado en los telfonos con Windows (Windows Mobile 6.5 o
posterior). Se incorporar en telfonos con Windows con la
disponibilidad general de Microsoft Office 2010. SQL SERVER
POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analtica de Business
Intelligence se le ha denominado SQL Server PowerPivot
(anteriormente Gemini) Con ello se facilita y ayuda a que el
usuario final del rea de negocio, pueda montar de forma fcil un
Excel para toma de decisiones.
32. Microsoft Office Excel 2010 26 Programa Nacional de
Informtica Para controlar la dispersin de Hojas Excel que esto
puede acarrear, se aumenta tambin la integracin con SharePoint
Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos
y gestin de las hojas; al tiempo que se facilita la comparticin. Es
decir, se gana una herramienta de ms potencia, pero se pierde
independencia de otras tecnologas y te ata un poco ms a Microsoft.
REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel
2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva
vista Microsoft Office Backstage reemplaza al men Archivo
tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar
sus hojas de clculo en tan solo unos pasos. CAPACIDAD AUMENTADA
PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias
para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versin de
Excel 2010 de 64 bits, el anlisis de grandes cantidades de
informacin es ms fcil que nunca. Analice grandes y complejos
conjuntos de datos, ms grandes que los archivos de 2 GB de las
versiones anteriores de Excel. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y
CONFIGURACIONES. Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas
funciones, configuraciones y dems servicios en relacin a las
versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irn
mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.
33. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
27 1. Para qu sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010?
2. Qu es la Cinta de Opciones? 3. Cul es la descripcin de la vista
Backstage? 4. Cmo se identifica a la celda activa? 5. Cules son los
pasos para agregar una nueva hoja de clculo? 6. De cuantas maneras
se puede ver una hoja de clculo? 7. Para qu sirve el SharePoint
2010? 8. Cul es el mnimo y mximo valor de zoom que se puede aplicar
a una hoja de clculo? 9. Se puede utilizar una hoja de Excel desde
un dispositivo mvil? 10. De qu maneras puedo compartir un libro de
Excel con otros usuarios? PREGUNTAS DE REPASO
34. Microsoft Office Excel 2010 28 Programa Nacional de
Informtica Captulo AADDMMIINNIISSTTRRAARR EELL FFOORRMMAATTOO AA
LLOOSS EELLEEMMEENNTTOOSS DDEE LLAA HHOOJJAA DDEE CCLLCCUULLOO En
este captulo se trataran los siguientes temas: Mantenimiento a los
datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas,
columnas y celdas. Objetivo: A continuacin se proceder a explicar
los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera
correcta formateando y modificando los datos, mostrando los
procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y
administre el libro de Excel correctamente. 2
35. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
29 MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE
EXCEL Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los
siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de
Microsoft Office Excel 2010. 2. Por medio de la barra de
herramientas de acceso rpido (Siempre que se haya agregado) Botn
personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
36. Microsoft Office Excel 2010 30 Programa Nacional de
Informtica 3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o
desde internet. DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO Uso de teclas
para desplazar el indicador de celda Tecla Accin Teclas de direccin
Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda
o hacia la derecha. TAB Desplazarse una celda a la derecha. Tambin
le permitir desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de
clculo protegida. CTRL+ tecla de direccin Ir hasta el extremo de la
regin de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que est
delimitado por Celdas vacas o por los bordes de la hoja de clculo
actual. INICIO Ir hasta el comienzo de una fila. CTRL+INICIO Ir
hasta el comienzo de una hoja de clculo. CTRL+FIN Ir hasta la ltima
celda utilizada de una hoja de clculo, es la ltima fila utilizada
de la ltima columna utilizada.
37. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
31 AV PG Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE PG Desplazarse
una pantalla hacia arriba. ALT+AV PG Desplazarse una pantalla hacia
la derecha. ALT+RE PG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Puntero del Mouse Cuando vea este
puntero del mouse en forma de una cruz blanca en un libro de Excel,
est listo para seleccionar una celda o un rango de celdas como lo
indica la siguiente figura. Celda Activa Para seleccionar una celda
especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las
flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.
Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda
especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las
flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.
Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango,
luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango
y quedara un rango discontinuo como la siguiente figura. La celda
que seleccion en este ejemplo es la celda B3. Puntero del mouse en
Excel. En este ejemplo se ha seleccionado el rango de celdas B2:B4,
indicando que el rango comprende desde las celdas B2 hasta las
celdas B4. (Se da un clic a la celda B2 y sin soltar se arrastra
hasta la celda B4)
38. Microsoft Office Excel 2010 32 Programa Nacional de
Informtica Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una
fila o toda una columna se hace clic en el encabezado de las mismas
segn lo indica la siguiente figura. Si desea seleccionar ms de una
columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente
sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor. NOTA:
Tambin puede seleccionar un rango de celdas sealando la primera y
desplazndose con las flechas direccionales mientras se tiene
presionada la tecla SHIFT. Al seleccionar el encabezado se
selecciona toda la fila. Encabezado de fila Encabezado de columna
Al seleccionar el encabezado de columna se selecciona por completa.
Se arrastra desde esta seccin.
39. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
33 INGRESAR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de clculo,
es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo nmeros,
frmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos
seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda
donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se
hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la
celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes
utilizar cualquiera de los tres mtodos que te detallan a
continuacin: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el
valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la
que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida
el dato introducido en la celda activa y se posicionar dependiendo
de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA
ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la
cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIN
Celda Activa Barra de formulas Botn Aceptar Si despus de digitar la
informacin en la celda activa decide no insertarla, deber de darle
clic al botn cancelar que se encuentra sealado en la figura, con
esto la celda restaurar a su valor anterior. Botn Cancelar Al darle
clic a esta opcin se valida el dato ingresado en la celda
seleccionada y esta misma quedara como la celda activa.
40. Microsoft Office Excel 2010 34 Programa Nacional de
Informtica NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no
valido, una funcin incorrecta o una formula mal planteada, es
posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para
esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear
el ingreso de datos de manera correcta. Al presionar la tecla
ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin (celda) en la
hoja de clculo, este comportamiento viene por defecto cuando se
instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar
esta opcin siguiente estos pasos. 1. Darle clic en la ficha archivo
2. Escoger el elemento Opciones. 3. En la ventana siguiente
selecciona la opcin Avanzadas. 4. En la parte derecha de la ventana
anterior aparece una lista donde por defecto esta Hacia abajo,
entonces de esa lista puede seleccionar la
41. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
35 opcin que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la
tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa. Al
presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se
encontraba seleccionada antes de realizar esta combinacin de
teclas. TIPOS DE DATOS En una hoja de clculo se pueden ingresar
distintos tipos de datos, a continuacin se explica cmo se
clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar ms el
conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los
tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2-
Formulas 3- Funciones Valores Constantes Es un dato que se
introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, nmero o
una fecha. Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener
cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir,
es de naturaleza alfanumrica Tipo de dato Nmero
42. Microsoft Office Excel 2010 36 Programa Nacional de
Informtica Los nmeros que se introducen en una celda son valores
constantes. En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los
siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a
los puntos como separadores de miles o separadores decimales
(igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y
caracteres no numricos son consideradas texto. El punto . del
teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del
teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador
de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los
miles al introducir un nmero. Los caracteres reconocidos como
nmeros dependern de las opciones seleccionadas en Configuracin
regional del Panel de control. Para evitar introducir una fraccin
como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fraccin; por
ejemplo, escriba 0 1/2. Delante de los nmeros negativos, site un
signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha por
defecto. En las celdas que tengan predeterminado el formato de
nmero General, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros
(789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica
(7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de la
celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos,
incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".
Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel
guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero
contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir
los dgitos adicionales en ceros (0). C a m b i a r l a p r e c i s
i n d e l o s c l c u l o s e n u n l i b r o P a r a c a m b i a r
l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s , t e n g a e n c u e n
t a l o s s i g u i e n t e s p u n t o s i m p o r t a n t e s : D
e f o r m a p r e d e t e r m i n a d a , E x c e l c a l c u l a l
o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s , n o l o s m o s t r a d o
s E l v a l o r q u e s e m u e s t r a e i m p r i m e , d e p e n
d e d e l f o r m a t o q u e s e e l i j a p a r a e l v a l o r a
l m a c e n a d o y d e c m o s e m u e s t r e s t e . P o r e j e
m p l o , u n a c e l d a q u e p r e s e n t a u n a f e c h a c o
m o " 6 / 2 2 / 2 0 0 8 " t a m b i n c o n t i e n e u n n m e r o
d e s e r i e q u e e s e l v a l o r
43. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
37 a l m a c e n a d o p a r a l a f e c h a e n l a c e l d a . P
u e d e c a m b i a r s e l a p r e s e n t a c i n d e l a f e c h
a p o r o t r o f o r m a t o ( p o r e j e m p l o , " 2 2 - j u n
- 2 0 0 8 " ) , p e r o e l c a m b i o d e p r e s e n t a c i n d
e u n v a l o r e n u n a h o j a d e c l c u l o n o a l t e r a r
e l v a l o r a l m a c e n a d o . T e n g a c u i d a d o a l c a
m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s C u a n d o u
n a f r m u l a r e a l i z a c l c u l o s , E x c e l u t i l i z
a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s a l a s
q u e h a c e r e f e r e n c i a l a f r m u l a . P o r e j e m p
l o , s i h a y d o s c e l d a s q u e c o n t i e n e n c a d a u
n a e l v a l o r 1 0 , 0 0 5 y l a s c e l d a s t i e n e e l f o
r m a t o p a r a m o s t r a r l o s v a l o r e s c o n f o r m a
t o d e m o n e d a , s e m u e s t r a e l v a l o r 1 0 , 0 1 $ e
n c a d a c e l d a . S i s u m a l a s d o s c e l d a s , e l r e
s u l t a d o e s $ 2 0 , 0 1 p o r q u e E x c e l a g r e g a l o
s v a l o r e s a l m a c e n a d o s 1 0 , 0 0 5 y 1 0 , 0 0 5 , n
o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s . C u a n d o c a m b i a l
a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s d e u n l i b r o e m p l
e a n d o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s ( c o n f o r m a t
o ) , E x c e l c a m b i a p e r m a n e n t e m e n t e l o s v a
l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s d e s d e l a p r e
c i s i n c o m p l e t a ( 1 5 d g i t o s ) a c u a l q u i e r f
o r m a t o , i n c l u y e n d o l u g a r e s d e c i m a l e s .
S i s e d e c i d e m s t a r d e c a l c u l a r c o n p r e c i s
i n t o t a l , n o p o d r n r e s t a u r a r s e l o s v a l o r
e s o r i g i n a l e s s u b y a c e n t e s . 1 . H a g a c l i c
e n l a p e s t a a A r c h i v o , d e s p u s e n O p c i o n e s
y a c o n t i n u a c i n e n l a c a t e g o r a A v a n z a d a s
. 2 . E n l a s e c c i n A l c a l c u l a r e s t e l i b r o , s
e l e c c i o n e e l l i b r o q u e d e s e e y l u e g o a c t i
v e l a c a s i l l a d e v e r i f i c a c i n E s t a b l e c e r
P r e c i s i n d e p a n t a l l a . Tipos de datos Fecha/Hora Un
dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a
cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1
de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le
corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos
transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene
un da (86.400). Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha
al da 10-Enero- 1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al
da 10-Enero- 1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible
realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u
horas.
44. Microsoft Office Excel 2010 38 Programa Nacional de
Informtica Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy
fecha de nacimiento = das vividos). Ejemplos: 3/11/98 3-11-98 8:30
AM 15:30 3/10/97 16:30 14/07/2011 Lgico Incluye los valores
VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una
celda y tienen un significado especfico. Se utilizan en funciones
lgicas y condicionales. Formulas. Es una secuencia formada por:
valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones,
u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de clculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una frmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. Las frmulas estn conformadas por operadores
de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para
introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer
carcter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los
caracteres que le siguen constituyen una frmula). Cuando se escribe
la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor
que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin,
se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado
( como se ver ms adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad
que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la
celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser
calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual
ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.
Ejemplo:
45. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
39 NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un
operador. Por ejemplo, en: 3 + 6 = 9 "+" es el operador y "3" y "6"
son los operandos. Funciones Una funcin es una frmula predefinida
por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden
determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde
se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una
funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser
nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento
puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel
cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de
operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser
matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de
fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y
de informacin. Estructura de una funcin La sintaxis de cualquier
funcin es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN) Esto
es: 1. Signo igual (=). 2. Nombre de la funcin. 3. Parntesis de
apertura. 4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas.
5. Parntesis de cierre. Insertar funcin Cuando cree una frmula que
contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar
a introducir las funciones de la hoja de clculo. A
46. Microsoft Office Excel 2010 40 Programa Nacional de
Informtica medida que se introduzca una funcin en la frmula, el
cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la
funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y
de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado
actual de toda la frmula. Para introducir una frmula, cuenta con
dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda
que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto
Excel indicar los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la
ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente
mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, adems una
descripcin de la funcin y de cada argumento. Funciones Anidadas
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de
otra funcin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:
=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0) En el ejemplo
anterior la funcin SI compara con 50 el resultado producido por la
funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la
funcin SUMA (funcin anidada). Precauciones en la manipulacin de
celdas Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar
series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas
a travs de la siguiente comparacin: Seleccionar: Cuando se seala al
centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa. Cuadro de
relleno: Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.
47. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
41 Modo Mover. Cuando se seale algunos de los bordes de la celda,
deber aparecer el siguiente cursor. Autorrellenar Consiste en
utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el
ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la
celda en cuestin. Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags)
llamada Opciones de Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda
el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal
como la figura: Opcin Rellenar das Opcin Rellenar meses Al darle
clic en la opcin Serie de relleno deber salir como en el grafico
siguiente. Por defecto esta activada la opcin Serie de relleno. Al
ingresar una fecha se pueden aplicar varias opciones de autorelleno
como veremos a continuacin.
48. Microsoft Office Excel 2010 42 Programa Nacional de
Informtica Opcin Rellenar aos. Rellenar Series El control de
relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o
generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa
como origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el
cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un texto
y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie. Para generar
una serie realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda
A2. 2. Seleccione el puntero de relleno y despus arrastre hasta que
aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.
49. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
43 Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero
de relleno, se copiar el texto en las celdas afectadas tal como se
visualiza en la siguiente imagen. Cmo mostrar u ocultar el
controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2.
Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente
seleccione la opcin avanzada. Situarse en el puntero de relleno,
arrastrar hasta la celda A5 y generar la imagen de la derecha.
50. Microsoft Office Excel 2010 44 Programa Nacional de
Informtica 4. En el grupo Opciones de edicin, active o desactive la
casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador
de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca
activada esta funcin. De esta manera cuando escribo un valor en la
celda activa ya no est visible la opcin para rellenar las celdas.
Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos
repetitivos mediante la opcin de autocompletar. Para ello, cuando
escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un
valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor
existente. En el grfico de abajo, en una lista de Centros de
Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara
el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe lneas ms arriba
(A2). Cmo Activar / Desactivar Autocompletar Controlador de relleno
Activado (Antes) Controlador de relleno Desactivado (Despus)
51. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
45 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento
opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.
Elegir de la lista desplegable Esta opcin le permitir reutilizar
datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma
rpida y muy cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio
del teclado. Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable
1. Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men
contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista
desplegable. 3. Aparecer una lista con los valores ya ingresados en
la columnas.
52. Microsoft Office Excel 2010 46 Programa Nacional de
Informtica Tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT + Flecha
hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen
anterior. Repetir un valor en un rango de celdas Esta utilidad de
MS Excel que le permitir repetir los mismos datos de una celda en
el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar
un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos,
escriba los datos en la celda activa y, a continuacin, presione la
combinacin de teclas CTRL + ENTER. Pasos: 1. Seleccionar el rango
de celdas donde se desea ingresar datos. 2. Ingrese un valor (por
ejemplo, digite 30) 3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observar el
siguiente resultado. ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO
53. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
47 Editar contenido de una celda Una de las tareas ms cotidianas
dentro de una hoja de clculo ser la modificacin de los datos
ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos
ingresados, examinemos algunas de esas formas: 1. Seleccione la
celda que quiera editar (En el grfico se ha seleccionado la celda
B5) 2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera
de los siguientes pasos. a. Pulsar la tecla F2 para que se active
el cursor y pueda editar el contenido de la celda. b. Hacer doble
clic en la celda activa. Para los dos procesos anteriores se activa
el cursor de edicin como el del grafico siguiente. Indicador que
puede editar el contenido de la celda.
54. Microsoft Office Excel 2010 48 Programa Nacional de
Informtica c. Darle clic en la barra de frmulas y editar
directamente el contenido. NOTA: Todo lo que escriba directamente
en la barra de frmulas actualizar de manera automtica el contenido
de la celda a la cual hace referencia. Luego de hacer las
correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botn
Introducir (aceptar) de la barra de frmulas para validar la
informacin e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el
ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botn
cancelar de la barra de frmulas. Hay que recordar que al modificar
el dato de una celda que forme parte de una frmula, el resultado de
la misma se actualizar automticamente. IntroducirCancelar
55. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
49 ACTIVIDAD Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edicin de
datos almacenados en un libro de Excel. Procedimiento 1. Abra el
archivo Editar system MR.xlsx 2. Observar los siguientes datos: 3.
Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente
resultado: 5. Guarde el archivo y cierre el documento.
56. Microsoft Office Excel 2010 50 Programa Nacional de
Informtica Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de
clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de
filas no significa que se incrementen ms filas a las 1048,576
existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de
la fila insertada se desplazarn una posicin ms de fila. Si
existieran datos en las ltimas filas de la hoja de clculo que
puedan verse afectados por la insercin de una fila se mostrar el
siguiente mensaje a fin de no perder informacin. Para insertar
filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1. Abrir el
archivo RIVZAM S.A. 2. Haga clic en cualquier celda de la fila B2.
3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el
grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de
la lista la opcin Insertar filas de hoja. 4. Observe que se ha
insertado una fila en la parte superior de los datos.
57. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
51 5. Adems, se muestra una etiqueta: Opciones de Insercin. 6. Haga
clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no
herede el formato de la fila superior. Insertar Columnas Puede
insertar columnas en una hoja de clculo para poder reacomodar los
datos contenidos. La insercin de columnas no significa que se
incrementen ms columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que
los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se
desplazarn una posicin ms de columna. Si existieran datos en las
ltimas columnas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por
la insercin de una columna se mostrar el mismo mensaje que en el
caso de filas (visto en la pgina anterior). Para insertar columnas
en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:
58. Microsoft Office Excel 2010 52 Programa Nacional de
Informtica 1. Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del
ejemplo anterior) 2. Ubicarse sobre alguna celda de la columna
cargo. 3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y
en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y
elija de la lista la opcin Insertar columnas de hoja. 4. Verifique
que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de
celdas , y los datos que anteriormente haban en dicha columna se
han desplazado hacia la derecha. 5. En las opciones de insertar,
elija tambin borrar formato. NOTA Si usted desea insertar ms de una
fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a
insertar y luego hacer clic con el botn secundario del mouse sobre
las columnas o filas seleccionadas y del men desplegable elegir la
opcin Insertar.
59. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
53 Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras
celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para
insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del
texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1. Seleccionar la celda A1.
2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el
grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de
la lista la opcin Insertar celdas. 3. Aparece esta ventana donde
seleccionamos la opcin, Desplazar las celdas hacia la derecha.
60. Microsoft Office Excel 2010 54 Programa Nacional de
Informtica 4. Acepta, y deber de aparecer el siguiente resultado.
NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, tambin se pueden
insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una
fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminacin de
filas no quitar ninguna de las 1048,576 existentes, sino mas bien
existir un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo
de la fila eliminada. Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo En
este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam
(Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a
cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2)
Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la
seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de
la lista la opcin Eliminar filas de hoja.
61. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
55 Otro mtodo: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga
clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y
en el men contextual elija la opcin Eliminar. Eliminar Columnas La
eliminacin de columnas no quitar ninguna de las existentes, sino
mas bien existir un desplazamiento hacia la izquierda de las
columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada. Cmo
eliminar una columna de la hoja de clculo Ahora veremos cmo se
elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a
rea. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la
columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego,
elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin
Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la
lista la opcin Eliminar columnas de hoja Otro mtodo: 1) Seleccione
la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de
las celdas de la columna seleccionada y en el men contextual elija
la opcin Eliminar. 3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la
opcin Toda la fila.
62. Microsoft Office Excel 2010 56 Programa Nacional de
Informtica NOTA: Tambin puede darle clic derecho en el encabezado
de columna, y escoger la opcin eliminar. Eliminar Celdas Al
eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya
sea a la izquierda o arriba. Cmo eliminar una celda de la hoja de
clculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el
selector de celdas a la celda A1. 2) Luego, elija de la cinta de
opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la
lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar
Celdas 3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas
hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. Encabezado de
columna
63. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
57 ACTIVIDAD Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar,
filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la
informacin de manera adecuada. Procedimiento 1. Abra el archivo
Flujo de efectivo.xlsx 2. Observar los siguientes datos: 3.
Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los
datos tal como se muestran en la siguiente imagen. 4) El resultado
final se observa en el siguiente grfico:
64. Microsoft Office Excel 2010 58 Programa Nacional de
Informtica Administrar hojas Por defecto todo libro nuevo incluye 3
hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1048,576
filas, cantidad suficiente para guardar informacin de negocios
pequeos y medianos, sin embargo, un mtodo ms organizado es utilizar
varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende
de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic
en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3)
En la ventana Opciones de Excel elija del men izquierdo la opcin Ms
frecuentes, al lado derecho encontrar la opcin Incluir este nmero
de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por
defecto que requiere para los nuevos libros Excel que crear. 4)
Cree un nuevo libro y ver que ya no aparecen las 3 hojas por
defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se
aplico el cambio de 6 hojas.
65. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
59 Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que
necesite. El nmero mximo de hojas que usted puede insertar est
limitado slo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de
clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de clculo
ubicada al final derecho de las pestaas de las hojas existentes o
tambin presionar la combinacin de teclas Shift+F11 Insertar hojas
de clculo basadas en plantillas 1) Haga clic derecho en una de las
pestaas de sus hojas 2) En el men emergente elija Insertar. 3) En
la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de clculo
la plantilla que necesite. Tambin puede utilizar Plantilla de
Office Online y descargar modelos de plantillas va Internet 4) Por
ltimo ya puede darle clic en el botn aceptar.
66. Microsoft Office Excel 2010 60 Programa Nacional de
Informtica Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde
permanentemente el contenido de la misma, as como las referencias
hacia ella. Para eliminar una Hoja de clculo puede hacer lo
siguiente: En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir
de la seccin CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha
lista y elija la opcin ELIMINAR HOJA. Tambin puede hacer clic con
el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y elegir
del men emergente la opcin Eliminar. En cualquiera de los casos, si
la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitar confirmacin y
puede optar por continuar con la Eliminacin o Cancelar para
interrumpir el proceso de eliminacin. Cambiar Nombre Por defecto
Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos Hoja1, Hoja2, etc.
Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo
tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres ms
cortos y sin espacios. Para cambiar de nombre a una hoja: 1) Haga
doble clic sobre la pestaa de la hoja, digite el nombre y pulse
Enter. Antes: Despus:
67. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
61 2) Tambin puede usar el men Contextual haciendo clic con el botn
secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y eligiendo la
opcin Cambiar nombre. 3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse
Enter Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener
sus libros de trabajo organizados al asignar un cdigo de color a
las pestaas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia
gama de colores para organizar las secciones de un libro de
trabajo. 1) Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la
etiqueta de la hoja y elija del men emergente la opcin Color de
etiqueta, el cual le mostrar inmediatamente una lista de colores
del tema y colores Estndar, elija de ellos el color que requiera.
2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de
colores predeterminados, entonces elija la opcin Ms colores e
inmediatamente se mostrar la ventana Colores mostrndole dos mtodos
de seleccin de color: mediante el hexgono
68. Microsoft Office Excel 2010 62 Programa Nacional de
Informtica de colores Estndar o tambin de forma Personalizada en el
cual podr realizar la mezcla de colores que requiera. 3) Tras
elegir el color necesario haga clic en el botn Aceptar. ACTIVIDAD
Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de
manera eficaz. Procedimiento 1. Modifique las opciones para que
Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las
hojas de acuerdo a: Hoja1 COMPRAS Hoja2 VENTAS Hoja3 INGRESOS Hoja4
SALIDAS 3. Cambie el color a las pestaas de sus hojas (escoja Ud.
los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una
hoja. El nombre para esta hoja ser PLANILLA. 4. Finalmente, elimine
la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada Prstamos
bancarios. 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un
color distinto. Resultado Final: DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA
HOJA DE CLCULO Copiar, Cortar y Pegar contenido
69. Microsoft Office Excel 2010 Programa Nacional de Informtica
63 Para copiar o cortar celdas, grficos e imgenes, use el
portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar.
Para el manejo ms eficiente de estas operaciones utilice la seccin
Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.
Copiar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Copiar de la
seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C Copiar como
Imagen Esta opcin captura el contenido de la celda y la copia en
formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta
imagen aparece una ventana como la siguiente: Cortar Copiar
70. Microsoft Office Excel 2010 64 Programa Nacional de
Informtica Despus de copiar el contenido de la celda ya sea en
cualquiera de las apariencias y formatos, el contenido se pegara
como si fuera una imagen en la celda de destino. Cortar 1)
Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Cortar de la seccin
Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X Pegar 1) Haga clic
en la celda donde desea pegar 2) Use el botn Pegar de la seccin
Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse
sobre el botn Pegar, hgalo en la imagen del portapap