15 Day Inventory - Mejores Prácticas

Iniciar Inventario a través de 15 Day Inventory (“15-Días para Inventario”) ¿De qué consiste 15-Días Inventario?

La opción “15-Días para Inventario” es un periodo de gracia que permite a los usuarios de Biotrack

entrar su inventario sin completar una transferencia de inventario dentro del sistema. Durante este

periodo podrá crear, ajustar y/o destruir productos con una justificación válida sin penalidad. El

nombre del botón especifica una ventana de 15 días pero estará abierto hasta que el Estado lo desee.

Una vez el Estado determine que el “periodo de gracia” para la entrada de datos ha culminado, le

ventana cerrará y la herramienta de “15-Días para Inventario” cambiará a New Inventory-“Nuevo

Inventario”. La herramienta para “Nuevo Inventario” requiere que el producto venga de una fuente

(“Vendor”) específica que haya sido aprobada por el Departamento de Salud y este registrada en el

Sistema de Rastreo para el Estado.

¿Cómo comenzar mis 15-Días para Inventario?

Antes de entrar su inventario por medio de la opción de “15-Días para Inventario”, deberá primero

crear las cepas (strains) y luego los productos. El nombre de las cepas y productos deberá ser

idéntico (mayúsculas, minúsculas, etc.) al nombre que tienen en su Biotrack actual. Podrá configurar

esto con los botones de “Strains” y de “Products” que se encuentran a mano derecha en el área de

“Shortcuts”. Para aprender sobre crear sus productos/cepas, oprima este enlace.

Una vez haya configurado sus cepas y productos, presione el botón de “15 Day Inventory”. La

ventana “Create Inventory” aparecerá y es aquí donde podrá añadir los productos a su inventario.

Especifique el “Strain”, “Type”, “Quantity” y “Usable” si aplica.

El “Quantity” debe ser=2 ya que se utilizará 1 unidad para el QA test del laboratorio (Si su estrategia

es hacer el data entry y la sincronización el mismo día, entonces deberá entrar la cantidad actual de

su inventario + 1 unidad que se utilizará para la prueba del laboratorio. Ej. 30 unidades reales + 1

unidad de prueba=31).

Haga click al botón de “Add” para incluir el producto en la lista. Continúe añadiendo productos en la

lista hasta que los tenga todos, siempre entrándolos con “Quantity”=2. Cuando añadan todos sus

productos a la lista favor darle al botón de “Create”.

ATENCIÓN: Es muy importante que la cantidad utilizable de THC (“Usable”), ya sea individual o por

empaque sea entrada correctamente. Esto dictará la cantidad utilizable que se va a deducir de los

límites de los pacientes. Para conocer más sobre cómo productos individualizados o empacados deben

ser entrados en el sistema favor entrar a este enlace para leer sobre las Mejores Prácticas para

Inventario.

Luego de que sus productos hayan sido creados se le asignará un UID (“Barcode”) y serán organizados

en su cuarto de “Bulk Inventory” por categoría.

Verifique el detalle de cada producto con el botón “Details”.

Asegúrese de asignarle el producto (“Product”) al detalle del Inventario y dar al botón de OK. Haga

esto para cada ítem en su inventario.

¿Cómo entro los resultados QA?

Una vez haya asignado el producto a todo su inventario, seleccione la línea con el barcode (ver abajo

marcada en azul) y presione el botón de “QA Testing”. Este paso es para crear la muestra de QA del

laboratorio el cual es necesario que todos sus productos tengan para que el sistema permita

dispensarlos. Tendrá que repetir el mismo paso para todos sus ítems de inventario.

La siguiente pantalla se abrirá al darle click al botón de “QA Testing”. Favor asignarle al “Sample

Quantity” un valor de 1 y escoger el “QA Lab”.

Una vez complete el paso anterior para todo su inventario, deberá ver en la pantalla 2 barcodes por

producto (la imagen de abajo solo tiene dos productos): uno con el valor de “Pending QA” en la

columna QA y otro con el valor “QA Sample”.

Oprima la pestaña de “Quality Assurance”. Ahí podrá ver todas sus muestras en espera de

aprobación de QA. Deberá entrar los resultados para cada ítem de prueba que aparezca en esta pantalla. Podrá hacer esto dando click al botón de “Manually Add Results”. Esta acción abrirá una

pantalla donde podrá entrar los resultados de laboratorio de su producto. Entre toda la información

requerida y presione el botón de OK.

Una vez haya entrado los resultados, verifiqué la columna de “Status” la cual debe tener el valor de

“Passed QA”. Asegúrese de que todas las muestras tengan el mismo Status.

Una vez haya entrado todo su inventario y esté listo para hacer la sincronización, deberá ajustar el

campo de “Quantity” de cada uno de sus productos en su inventario utilizando el botón de “Adjust”.

Primero debe oprimir la pestaña de “Current” y compruebe que la columna de QA del producto tenga

el valor “Passed QA”. Luego de validar esto, escoja uno a uno los barcodes de productos (marcado

en azul abajo) que tengan ese estatus (Passed QA) y presione el botón de “Adjust” para modificar la

cantidad.

Finalmente, en la pantalla de “Inventory Adjust” modifique el campo “New Weight” con la

cantidad/peso actual de su producto (Ej. Si tienen 50 unidades/gramos, New Weight=50), el campo

“Adjustment Type” =Inventory Audit y en el campo “Comments” escribir el comentario que

aparece abajo. Favor de repetir este proceso para todos sus productos. Una vez complete todos los

pasos antes mencionados estará listo para la sincronización.

Preguntas Frecuentes

¿Qué ocurre si hay un error durante el periodo de gracia de mis 15-Días para Inventario?

Biotrack tiene las siguientes herramientas para hacer cualquier ajuste que sea necesario. Favor

cerciorarse de documentar todos los ajustes como corresponde.

-Ajuste: Se utiliza para hacer cualquier ajuste a un lote específico o artículo de inventario. Las razones

para ajuste incluyen: Auditorías de inventario, incautaciones por ejecuciones, errores, pérdida de

humedad, eliminación y desperdicio. Asegúrese de agregar notas detalladas para sus ajustes.

-Destruir: esta herramienta te permite destruir un producto o lote específico. Las razones de la

destrucción incluyen: Desechos, insalubres o muertos, infestación, devolución del producto, error,

deterioro, control de calidad u otros. También hay una ventana de notas para agregar en notas

específicas para informar su destrucción.

¿Qué escenario son más apropiados para usar la herramienta ‘destruir’ y ‘ajustar’?

Ajuste: ajuste de la cantidad de inventario. Los ajustes se pueden realizar hacia arriba o hacia abajo.

Destruyendo: un producto físico está siendo destruido. Esto también se informará al DOH que la

destrucción se ha realizado en su instalación.

¿Qué debo hacer si la prueba del producto no pasa QA?

Si los resultados son entrados incorrectamente y su muestra no pasa QA, su lote de inventarío no

pasará QA y no podrá ser dispensado. Tampoco es permitido volver a entrar los resultados. Deberá

entonces destruir el ítem de su inventario o ajustar la cantidad de su inventario a 0.

A continuación están los límites ‘QA pass/fail’ actuales establecidos por el departamento de salud.

Si tiene dudas o preguntas, también si ha tenido problemas con las pruebas de sus

configuraciones, favor comunicarse con nuestros representantes de servicio al cliente en Puerto Rico vía correo electrónico: prhelp@biotrackthc.com, someta su querella a través de este enlace,

o nos puede llamar al 787-338-4022.