MATERIAL DE LECTURA: Semana 1: Cómo iniciar un proyecto

Iniciación y planificación de proyectos

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CÓMO INICIAR UN PROYECTOS E M A N A 1

1. Se deben confirmar la viabilidad del proyecto y el caso de negocio.2. Se debe autorizar formalmente el proyecto con un Acta de constitución. Se debe identificar y documentar a las partes interesadas en el proyecto.3. Se debe adquirir el equipo central inicial del proyecto.4. Se deben documentar los planes de comunicación con las partes interesadas. Una parte importante del Paso 1.5. El inicio del proyecto es la tarea que tiene el director. Esto suele ocurrir durante el proceso de desarrollo del Acta de constitución.

Si existiera una “palabra clave” para caracterizar el Paso 1: inicio del proyecto, podría ser “alto nivel”. Al comenzar un proyecto, el patrocinador, el director del proyecto y las partes interesadas tienen una perspectiva de alto nivel en relación con dicho proyecto: una visión de lo que ocurrirá. No suele haber detalles específicos disponibles para definir el proyecto completo.

Pero antes de meterse de lleno en el proyecto, es prudente determinar si el patrocinador y la organización tienen una conciencia plena respecto de la situación.

Para lograr esto, se puede llevar a cabo un estudio de viabilidad o un análisis SWOT para determinar las condiciones del mercado y la condición de la organización que ejecutará el proyecto. Existen muchas herramientas disponibles para responder la pregunta sobre la “conciencia”.

Módulo 1. Cómo iniciar un proyecto

En el Paso 1: inicio del

proyecto, hay cinco resultados

importantes que se deben

lograr antes de comenzar a

planificar el proyecto:

Módulo 2: Proceso de elaboración del Acta de constitución del proyecto

S E M A N A 1CÓMO INICIAR UN PROYECTO

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El proceso de desarrollo del Acta de cons-titución del proyecto cuenta las siguientes entradas:

• Declaración de trabajo (Statement of Work, SOW) del proyecto: es una descripción de los productos o servicios que proporcionará el proyecto.

• Caso de negocio: describe las razones por las cuales vale la pena invertir en el proyec-to desde el punto de vista de la empresa.

• Contrato: se utiliza como entrada si el pro-yecto se realiza para un cliente externo.

• Factores relacionados con el entorno de la empresa: son factores para tener en cuenta tales como cultura, sistemas, procedimientos y estándares industriales.

• Activos del proceso de la organización: son factores para tener en cuenta tales como procesos, procedimientos y bases de conoci-miento de la empresa.

• Juicio de expertos: son las opiniones de expertos sobre asuntos técnicos o de ges-tión (pueden provenir de cualquier fuente calificada).

El proceso de desarrollo del Acta de cons-titución del proyecto cuenta la siguiente salida:

• Acta de constitución del proyecto: es un documento de alto nivel que registra las necesidades empresariales, autoriza el pro-yecto y asigna el director del proyecto o lo autoriza.

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El Acta de constitución registra la información preliminar del proyecto. Como se mencionó anteriormente, el resultado principal del Acta de constitución del proyecto es el siguiente: la autorización para comenzar el proyecto. Esta autorización le permite al director del proyecto iniciarlo y comenzar a utilizar los recursos de la organización. El Acta de constitución del proyecto registra la visión inicial del patrocinador. Este documento puede ser muy conciso. Muchos documentos del Acta de constitución pueden tener una extensión de una página.

Algunos de los elementos que se pueden incluir en el acta de constitución del proyecto son los siguientes:

Nombre del proyecto; Propósito del proyecto; Caso de negocio y justificación para constituir el proyecto; Objetivos planificados del proyecto; Descripción de alto nivel del proyecto en general; Descripción de alto nivel del producto o el servicio que producirá el proyecto; Una lista de riesgos potenciales del proyecto (identificados a un nivel muy alto); Cronograma planificado; Monto del presupuesto inicial; Resultados de un estudio de viabilidad o de un análisis de selección del proyecto; Descripción de la forma en la que el proyecto se vincula a la cartera de trabajo de la organización; Asignación de un director del proyecto; Funciones, responsabilidades y nivel de autoridad del director del proyecto; Nombre y título de las personas que autorizan el proyecto.

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Módulo 2: Proceso de elaboración del Acta de constitución del proyecto

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Identificar y registrar las necesidades del proyecto mediante el desarrollo de descripciones del producto o el servicio en relación con el proyecto.

Determinar las características del producto/servicio de tu proyecto mediante el juicio de expertos.

Identificar/registrar las limitaciones y los supuestos de tu proyecto.

Desarrollar un requisito de necesidades para tu proyecto.

S E M A N A 1CÓMO INICIAR UN PROYECTO

Tareas del proceso

Validar un estudio y análisis de viabilidad del proyecto

Utilizar métodos de selección/modelos de decisión del proyecto, incluidos los métodos de medición de beneficios y los modelos matemáticos.

Evaluar la información histórica de un proyecto que implique productos y servicios similares.

Realizar una evaluación de alto nivel de los recursos de la organización para tu proyecto.

Realizar una evaluación de alto nivel de los requisitos técnicos y no técnicos de tu proyecto.

Registrar los descubrimientos en cuanto a la viabilidad.

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Módulo 2: Proceso de elaboración del Acta de constitución del proyecto

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S E M A N A 1CÓMO INICIAR UN PROYECTO

Desarrollar un Acta de constitución para registrar y vincular formalmente tu proyecto al trabajo en curso de tu organización.

Definir tus responsabilidades como director del pro-yecto y las de otros directores organizacionales.

Definir las fases del ciclo de vida del proyecto.

Definir los componentes principales del Acta de constitución.

Preparar el Acta de constitución del proyecto

Identificar a las partes interesadas en tu pro-yecto inicial.

Establecer el propósito, la descripción, los supuestos y las limitaciones del proyecto.

Definir los beneficios empresariales y las medi-ciones de beneficios de tu proyecto.

Definir los factores fundamentales para el éxito del proyecto.

Módulo 2: Proceso de elaboración del Acta de constitución del proyecto

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CÓMO INICIAR UN PROYECTOS E M A N A 1

Desarrollar el análisis de costo-beneficio.

Identificar las limitaciones en cuanto al presupuesto.

Ayudar a preparar un presupuesto de alto nivel (preliminar) del proyecto

Identificar las expectativas del cliente con respecto a los tiempos de entrega, los eventos clave principales y las limitaciones en cuanto al cronograma y a la entrega.

Identificar las influencias y las limitaciones en cuanto al cronograma a nivel interno y externo.

Identificar los eventos clave de tu proyecto.

Desarrollar el plan de eventos clave inicial.

Llevar a cabo actividades de planificación preliminares

Determinar los requisitos de calidad del proyecto

Determinar los objetivos, los estándares y los niveles de calidad con la participación de las partes interesadas y orientación de las autoridades más altas de tu proyecto, para establecer una base que permita obtener resultados de calidad. Determinar la política de calidad de tus organizaciones.

Desarrollar las políticas de calidad de tu proyecto y la documentación de requisitos de calidad.

Definir la organización preliminar del proyecto

Identificar los procesos específicos de asignación de funciones y responsabilidades organizacionales.

Determinar las necesidades de comunicación preliminares del proyecto.

Identificar las políticas de comunicación de tu proyecto/organización.

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S E M A N A 1CÓMO INICIAR UN PROYECTO

Identificar los riesgos preliminares del proyecto

Identificar y revisar las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos de tu organización.

Identificar la tolerancia a los riesgos de las partes interesadas.

Identificar los riesgos preliminares.

Desarrollar una matriz de valoración de riesgos preliminares de alto nivel del proyecto.

Realizar una planificación de abastecimiento preliminar

Identificar y revisar las políticas y los procedimientos de abastecimiento de tu organización.

Registrar un plan de abastecimiento preliminar del proyecto.

El director del proyecto debe asegurarse de identificar y enumerar todas las partes interesadas posibles para un proyecto. Al identificar a las partes interesadas y considerar su nivel de interés y participación en el proyecto, será importante utilizar algún tipo de herramienta, una escala de calificación, un diagrama de influencia o algún tipo de gráfico, para identificar el nivel de poder, influencia, interés o impacto que la parte interesada pueda tener en el proyecto.

Adquirir un equipo central para el proyecto es una medida que el director tomará al comienzo del ciclo de vida del proyecto. El director del proyecto deberá tener en cuenta un aspecto importante: la negociación y la adquisición de los recursos que cuenten con los niveles de competencia requeridos para ejecutar el proyecto. El director del proyecto probablemente buscará expertos en la materia y personas con capacidades para el liderazgo. Estos recursos pueden ayudar al director a definir y conducir el proyecto para lograr resultados exitosos.

Módulo 2: Proceso de elaboración del Acta de constitución del proyecto

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CÓMO INICIAR UN PROYECTOS E M A N A 1

La comunicación proporciona las conexiones esenciales entre las personas, los conceptos y la información en todo el entorno del proyecto. Una buena gestión de la comunicación garantiza que se genere, recolecte, distribuya y almacene la información importante de manera apropiada y eficaz. Una comunicación eficaz puede facilitar el éxito del proyecto. La falta de una comunicación efectiva casi siempre genera confusión, deficiencias y fallas en el proyecto.

El proceso de comunicación del plan se aplica para determinar las necesidades de comunicación de las partes interesadas en el proyecto. Esto incluye la determinación de lo siguiente:

• Qué información se necesita. • Cuándo se necesita. • Cómo se comunicará.

El plan de gestión de comunicaciones es el resultado clave del proceso de comunicación del plan. El plan de gestión de comunicaciones registra las necesidades generales de comunicación de las partes interesadas a un nivel detallado. Muchas organizaciones tienen un plan de gestión de comunicaciones predeterminado que se ejecutará para cada proyecto en la organización.

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