AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS

Expositor:

Mag. CPCC. ULDARICO PILLACA ESQUIVEL

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

CONCEPTO:Básicamente se refiere al Activo Corriente representado por dinero en efectivo y/o valores (equivalente de efectivo) de los cuales se puede disponer en cualquier momento, saldos de caja o saldos que se encuentren depositados en bancos.

CONTENIDO DE LA CUENTA: Incluye el dinero en efectivo existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias y otros valores equivalentes de efectivo.

VALUACIÓN: Las disponibilidades en moneda extranjera se revelan al tipo de cambio de cierre del período aplicable a las transacciones de compra o tipo de cambio compra.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA CAJA-BANCOS:

A. OBJETIVOS GENERALES – Formarse una opinión sobre la razonabilidad de las

cuentas de Tesorería al conjunto de los EE.FF. (Balance General, y Estado de Flujo de Efectivo).

– Comprobar que los recursos financieros, existen y se encuentran disponibles para su utilización en las actividades y proyectos de la Entidad y/o Empresa.

– Comprobar que el registro y control de las transacciones financieras y los saldos bancarios se concilian con los registros en los libros auxiliares (aseveraciones, presentación y revelación).

B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Evaluar la razonabilidad de los sistemas de control interno establecidos por la Entidad y/o Empresa en las Transacciones de Tesorería.

2. Verificar que los fondos de Tesorería son auténticos y no existen omisiones.

3. revisar las conciliaciones bancarias realizadas a la fecha del cierre para evaluar la razonabilidad de los saldos de Tesorería.

4. Verificar si los saldos corresponden a: la cuenta respectiva, el período y el importe.

5. Verificar que las notas a los Estados Financieros auditados contienen la información mínima requerida.

6. En cuanto a los sobregiros bancarios, verificar las causas que originaron y las necesidades de la Entidad y/o Empresa.

7. Asegúrese que el efectivo se haya registrado de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

8. Comprobar que el efectivo se haya presentado y revelado adecuadamente en el Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo.

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

El equipo de auditoria debe brindar especial atención a los procedimientos de control establecidos con el objeto de asegurar, integridad, validez y exactitud de los fondos.El Control Interno es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia, funcionarios y servidores de la entidad. La esencia del Control Interno está en las acciones tomadas, medidas que incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones, por ejemplo la protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal.Para la evaluación de Control Interno presentaremos un cuestionario relacionado a Caja y Bancos.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA A CAJA Y BANCOS

1. La mayoría de las operaciones comerciales terminan en la caja.

2. La caja es uno de los lugares favoritos para las operaciones fraudulentas.

Generalmente al comenzar una auditoria se verifican todos los saldos en efectivo y las operaciones en efectivo.

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

1. La entidad realiza cambios continuos de cuentas corrientes y de ahorros.

2. Realización de transferencias de egresos de fondos significativos cercanos al cierre del período.

1. Se deberá rastrear y analizar las autorizaciones verificando las causas que la motivan.

2. Revisar la documentación sustentatoria de transacciones significativas y efectuar pruebas de corte de las operaciones.

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

3. La protección física del efectivo en caja no son adecuadas.

4. Los conciliaciones bancarias son inoportunos y no se realizan con regularidad o no son adecuadamente revisadas.

3. Inspeccionar las seguridades que se han establecido para proteger los fondos en efectivo.

4. Efectuar reconciliaciones bancarias comprobar los saldos bancarios especialmente los que se revelen en los EE.FF. el cierre del ejercicio.

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

5. La falta de unidad de caja en la administración de fondos.

6. Volumen tipo y valor de ingresos y egresos de fondos que fluctúan significativamente.

5. Inspeccionar que áreas manejan fondos y verificar las autorizaciones correspondientes.

6. Análisis detallado de operaciones relevantes comprobación de origen y destino de los fondos.

Cuenta Factores de riesgo Inhe-rente

De control

Detec-ción

Controles claros

Enfoque general

10- Caja y Bancos

102-FPPE104- Cta.C

te

Ingresos Sus operaciones, se realiza a través de cajas recaudadores al final del día se consolida por una caja central.EgresosGiro de cheques el encargado o responsable tiene a su cargo gran cantidad de Ctas. Ctes.

Medio Medio

Bajo Alto

Medio Medio

Conciliaciones Relación de emisión de recibos de ingresos con efectivo recibido.- Conciliación bancaria mensual- Flujo de caja- No existen cajas de seguridad y custodia para proteger los fondos recepcionados

- Prueba de cumplimiento de los controles claves en pocas pruebas analíticas o de transacciones tales como: confirmación de saldos.- Arqueo de caja- Reconciliaciones

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD A VERIFICAR

ASEVERACIONES:Acciones a realizar / comprobar y verificar que:

VERACIDAD: Los saldos de caja representan efectivo en mano o depósito en bancos y los saldos negativos de bancos representan sobre giros.

INTEGRIDAD: Todos los saldos de caja y bancos están adecuadamente representados e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

VALUACIÓN Y EXPOSICIÓN: Los saldos de caja-banco reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan valuación, incluyendo las modificaciones en el tipo de cambio de los saldos en moneda extranjera.

EXISTENCIAS: Inspeccionar que los activos y pasivos señalados y revelados en los Estados Financieros, existían a una fecha dada.

CUANTIFICACIÓN: Verificar que las transacciones señaladas han sido registrados por su monto apropiado y los ingresos y gastos han sido asignados al periodo que corresponde.

TRABAJOS DE AUDITORIA A REALIZAR

1. Revisar la razonabilidad de los sistemas de control interno y de registro establecidos para controlar las transacciones de tesorería.

2. Preparar un resumen de los riesgos de Auditoria clasificándolos en fuertes y débiles a fin de determinar el alcance y momento de aplicación de los procedimientos de auditoria aplicables.

3. Preparar una cédula de trabajo con los saldos de importancia a analizar conciliando con el libro bancos, extractos bancarios y mayor auxiliar.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

A. PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS O REVISIÓN ANALÍTICA

1. Efectuar un análisis comparativo entre las transferencias recibidas financieramente y los revelados en el estado presupuestal.

2. Efectuar análisis de los recursos provenientes de endeudamiento interno y realizar seguimiento a su aplicación, monto pagado por intereses y saldos por pagar.

3. Analizar los ingresos captados por Recursos Directamente Recaudados y sus correspondientes depósitos a fin de determinar su integridad y faltante en algunos casos.

PRUEBAS SUSTANTIVAS

a) Realizar arqueos de los fondos de caja y fondos fijos y determinando su razonabilidad a la fecha de arqueo.

b) Revisar las conciliaciones bancarias realizadas, evaluando las principales partidas conciliatorias.

c) Efectuar la circularización a bancos al cierre del ejercicio a través de cartas estándar, solicitando información como extractos bancarios, los mismos deben ser solicitados por los titulares de cuenta.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

El auditor deberá obtener evidencia que respalde el cumplimiento y la aplicación de las normas de los sistemas administrativos y de control interno entre otros los siguientes:

Normas Generales del Sistema de Tesorería: (R.D. Nº 026-

80-EF/77.15-Modif.)

a) Unidad de caja. (NGT. 01)

b) Uso de fondos para pagos en efectivo – fondo fijo para caja chica. (NGT-05 y 06).

c) Reposición oportuna del FPPE y fondo fijo caja chica. (NGT- 07).

d) Arqueos sorpresivos (NGT-08)

e) Transferencia de fondos (NGT-09)

f) Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos (NGT- 010).

g) Cheques a nombre de la entidad (NGT-011)

h) Cambio de cheques personales (NGT-012) No aplicable.

i) Uso del sello fechador “Pagado” (NGT-013)

j) Conciliaciones bancarias (NGT-014)

k) Fianza de servidores (NGT-015)

l) Uso de formularios membretados y prenumerados.

PRUEBAS DETALLADAS DE TRANSACCIONES Y SALDOS

a) Tabular y computar los saldos y revisar conciliaciones.

b) Realizar arqueos sorpresivos.

c) Revisar las transacciones más importantes.

d) Revisión de las transferencias de fondos.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

– De aplicación en la revisión de caja: arqueos de fondos.

– De aplicación a la revisión de bancos: confirmación bancaria, conciliación de saldos.

– De aplicación a caja-bancos: análisis de movimiento, corte de ingresos o egresos.

ARCHIVO DE AUDITORIA CAJA-BANCOS:

En este archivo se incluirá la correspondiente cédula matriz y los papeles de trabajo que sustente el examen y la evaluación realizada por el equipo de auditoria sobre la razonabilidad debidamente referenciados.

Asimismo se incluirá los análisis de las cuentas elaboradas por la entidad conteniendo la información que se requiera por su examen, también se incluirá las respuestas obtenidas de las confirmaciones solicitadas a las entidades bancarias, debidamente referenciados a sus cédulas de control y papeles de trabajo.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Es el plan de trabajo que nace en la etapa de planificación, en el cual se describe los procedimientos de trabajo en forma detallada que se van a utilizar en la Auditoria se basan en objetivos específicos aprobados. El programa debe ser adaptado a las condiciones peculiares de cada entidad, puede ser modificado durante el trabajo de auditoria.

¿Para que sirven los programas de auditoria?

A. Sirve como guía en la aplicación de los procedimientos de auditoria.

B. Provee un bosquejo de trabajo a aplicar.C. Contiene instrucciones para el equipo de auditoria,

detallados indicando las tareas a realizar.D. Ayuda a controlar el trabajo de auditoria y delimita

responsabilidades.E. Ayuda en la revisión de la auditoria a quienes

preparan los programas de auditoria.

Cuestionario de control interno

Es un listado de preguntas con la finalidad de evaluar los controles internos establecidos en la entidad, cuando la respuesta sea afirmativa el nivel de control es satisfactorio y la negativa explica un control débil y debe investigarse y debe reportarse en los papeles de trabajo.

Objetivos

• Determinar que errores y debilidades se han detectado.• Que procedimientos de control interno pueden prevenir

o detectar dichos errores.• Verificar si se han establecido los procedimientos

adecuados de control interno.• Verificar si la entidad promueve el establecimiento de

controles internos.

OBSERVACIONES FRECUENTES EN EL SISTEMA DE TESORERIA

La mayoría de las entidades no presentan especial atención al manejo de fondos, trayendo como consecuencia el perjuicio económico y financiero por falta de establecer un buen sistema de control interno existiendo un débil ambiente de control, señalándose algunos aspectos que revelan potenciales errores:

1. Inexistencia de políticas y procedimientos sobre administración de fondos.

2. No utilización de flujo de caja como instrumento de análisis y proyecciones de fondos (programación financiera).

3. Sistemas de registros y controles no adecuados.4. Falta de unidad de caja por no centralizar todos los

recursos financieros que se capta.5. Depósito inoportuno en cuentas bancarias de los

ingresos que percibe.6. Manipulación, falsificación o alteración de registros o

documentos.7. Registro de transacciones sin sustento.8. Vales provisionales en la rendición de caja chica que

constituyen préstamos.9. Alterar los importes de las planillas de depósitos para

cubrir apropiaciones.

10. Alterar facturas de venta después de entregar la copia al cliente, la original indica un importe inferior y la copia del cliente mayor monto.

11. No registrar algunos ingresos y apropiarse del depósito.

12. El pago de facturas falsas obtenidas de colusión con los proveedores.

13. Otorgar adelantos para gastos de beneficio personal.

14. Malversación de fondos.

15. Apropiarse fondos de caja. (PECULADO)

16. Anticipos y encargos pendientes de rendición.

17. Incumplimiento en la presentación de la carta fianza por los responsables del manejo de fondos.

18. Incumplimiento de las medidas de seguridad para cheques, dinero en efectivo y valores.

19. Uso indebido de Declaraciones Juradas mayores al 10 %, de la UIT, y D/J de lugares donde se puede obtener el documento sustentatorio de gasto.

20. Viáticos: pendientes de rendición, con asistencia efectiva, rendición con declaraciones juradas de lugares donde se puede obtener documentos sustentatorios.

RECOMENDACIONES

1. La unidad de tesorería deberá contar por lo menos con los documentos de gestión siguientes:

a) Manual de organización y funcionesb) Manual de procedimientos

2. Se deberá llevar registros detallados del control de ingresos y transferencias permitiendo el registro y control de los –RDR (ingresos propios) y los provenientes de otras fuentes.

3. Los recibos de ingresos deberán ser pre-numerados, sellados y firmados por el cajero y a su vez los ingresos deben ser depositados íntegramente en cuenta corriente.

4. Los boletos de depósito deben estar sellados por el banco.

5. Con relación a la emisión de cheques.

a) Deben ser girados en forma normativa (proveedor-acreedor) y correlativamente.

b) Al C/P debe adjuntarse los documentos sustentatorios de egreso.

c) Los cheques deben ser firmados mancomunadamente por dos funcionarios.

d) Su secuencia numérica se constatará periódicamente.

e) Se deberá utilizar máquina protectora de cheques.

f) Deberán tener sello restrictivo de no negociable.

f) Se prohibirá terminantemente la firma de cheques en blanco, fecha adelantada, así como los que carezcan de la documentación sustentatoria.

g) Los cheques girados y firmados se entregarán a la oficina pagadora (unidad de caja) sin que los funcionarios responsables de su preparación y giro que tenga acceso a los mismos posteriormente.

6. Todos los pagos con excepción de los fondos para pagos en efectivo deben ser efectuados mediante transferencia a cuentas corrientes) excepto algunos pagos con cheque y la documentación sustentatoria debe cumplir con los requisitos de la ley de comprobantes de pago.

7. Los comprobantes de pago deben estar debidamente cancelados y con el sello fechador - pagado.

8. Los fondos recaudados deben depositarse en cuenta bancaria en un plazo no mayor de 24 horas. (Art. 4º Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15).

9. Pago de remuneraciones: se debe efectuar de acuerdo al cronograma de pagos autorizado por el Ministerio de Economía y Finanzas (DNTP). El incumplimiento genera responsabilidad administrativa y penal. (Art. 16º Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 y Código Penal Art. Nº 390º Retardo Injustificado de Pago . pena privativa de libertad no mayor de 2 años).

10. Pago mediante abonos en cuentas bancarias individuales

11. Servicios no personales, dietas, practicantes, personal de SECIGRA y SERUM (cuando exceda de cuatro meses), retenciones por mandato judicial,

PROVEEDORES y VIÁTICOS.

11. Viáticos: El plazo máximo para la rendición de cuenta es de ocho días calendarios de culminada la comisión de servicio; en la planilla de viáticos debe expresarse la autorización de servidor para la retención a través de la Planilla Única de pagos, independientemente de las responsabilidades.