AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

CURSO:

SEMINARIO APLICATIVO DE AUDITORIA FINANCIERAAUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Para cada empresa los programas de control interno y auditora pueden variar, pero a continuacin se presenta un esquema de como se aplican estos elementos dentro de las organizaciones y la utilidad que prestan para el anlisis de gestin y para la toma de decisiones de los altos mandos y la gerencia.

PROGRAMA DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA PARA LA EMPRESA

Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al rubro disponible, se fija el programa de auditoria y control interno desarrollando los puntos que se describen a continuacin:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin:

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

DESCRIPCIN:

El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras.

Manejo del Disponible.

* Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos previos * En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma mxima para pagos individuales * Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja. * Realizar contratos respaldados con plizas de garanta para el resguardo de efectivo.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:

Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn siendo aplicados en la forma establecida.

El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo.

Tipo de Transaccin: Verificar la entrada del efectivo: A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo planeado y observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo.

B. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa preestablecidas con anterioridad.

C.Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.

D.Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el proceso de manejo de efectivo paso por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas general y menor. Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones al interior de la organizacin.

Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero.

Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo. Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.

Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas.

Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible. Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

Observar si los abonos en cuenta de los disponible se registran adecuadamente. Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias

Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados dentro de la compaa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de disponible.

Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecnicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de cheques, ttulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir cheques, claves de seguridad, etc.

PRUEBAS DE SUSTANTIVAS:

Tipo de Transaccin: Efectivo en Caja y Bancos Objetivos: Determinar la correccin de los saldos. A. Correccin Aritmtica

Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.

Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general. B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin, Recuento del efectivo en caja:

Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo.

Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad, Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estn librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a travs de endoso. Confirmacin de los saldos bancarios:

Se acostumbra confirmar los saldos en deposito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmacin bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos. C. Correccin e Inclusin:

Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas.

Al final del ao se considera indispensable que exista un corte de las transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen razonablemente la informacin financiera y los resultados de la operacin.

Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias:

Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias. Verificar la validez de las partidas que componen la conciliacin, tal como los depsitos en transito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en transito

Examinar los estados bancarios en bsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras.

Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podr personalmente proceder a efectuar la conciliacin bancaria.

Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre: La empresa deber solicitar a su banco que le enven los estados de cuenta, que debern ser remitidos directamente al auditor.

Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y crditos, se comparan todos los cheques expedidos en el ao anterior con el listado de cheques pendientes de pago, segn conste en la conciliacin de fin de periodo.

Tambin se asegura que los depsitos en transito en la conciliacin bancaria de fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depsitos en el estado posterior al cierre, adems se examinara el estado de cuenta bancario y dems comprobantes en busca de partidas sospechosas.

Rastrear transferencias bancarias:

Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios das transcurrirn antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidi. Por lo tanto, el efectivo depositado segn los registros contables estar sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluir dentro del saldo en el cual se deposito y no aparecer restado del banco sobre el cual se libro.

Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cdula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre. Preparar pruebas del Efectivo:

Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente.

Obtener las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones iniciales de los saldos como de las finales de los saldos. Determinar las partidas de conciliacin.

Realizar revisiones Analticas:

Se debern comparar los saldos en caja con las expectativas de lo presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de efectivo.

D. Presentacin en los Estados Financieros y Revelacin Suficiente. Realizar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones de efectivo y gravmenes.

Considerar la presentacin de estados y revelacin con los principios de contabilidad generalmente aceptados

CONTROL INTERNO

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES

SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO.

Efectivo en Caja1- Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garanta contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economa y Planificacin.2- El cajero debe ser el nico que posea la combinacin de la caja fuerte, debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la direccin.3- El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardar en el Area Econmica.4- El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemticamente y al sustituirse al cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del Area Econmica, verificndose adems que existe resolucin del director que fije el montante de cada fondo operado.5- Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborar y contabilizar inmediatamente el expediente correspondiente.6- Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86.7- El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco; ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales.8- El Area Econmica debe controlar los cupones de combustibles entregados al cajero, as como su distribucin.9- Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con el documento emitido por la direccin de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas.10- Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados y liquidados deben constar adjuntos con los justificantes correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios.11- Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el Area Econmica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.12- El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y corresponderse con la suma de los documentos justificativos de stos, depositndose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los liquidan.13- Los salarios no reclamados y los indebidos, as como los Anticipos de Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los trminos establecidos para estas operaciones.14- El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado, fiscalizndose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidacin en tiempo.15- Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes deben cancelarse con cuo de PAGADO al reembolsarse.16- Al final de cada mes es preciso registrar los Vales para Pagos Menores pagados y los Anticipos para Gastos de Viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados.17- No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningn trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo.18- Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar pagos.

Efectivo en Banco1- Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.2- Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisin de stos, antes de firmarlos.3- Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse peridicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.4- En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los presupuestos correspondientes.5- En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualizacin del Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales.6- Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e importes recibidos para adquisicin de bienes debe aportarse dicho contravalor.7- Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.8- En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de la Contabilidad Presupuestaria y de Auditoria en el efectivo y valores - ttulos negociables

El estudio que se har a continuacin tendr como finalidad dar una visin ms amplia y clara sobre los programas de auditora, en este caso ms especialmente sobre Efectivo, valores y ttulos negociables. Iniciando por la auditora de caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depsito (saldos de caja y bancos). Se observar que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de auditora para la verificacin de la adecuacin y validez de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes. Excepto cuando sea necesario, no se estudiar el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En forma general se estar enfocando hacia una organizacin comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero tambin se puede aplicar con carcter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin nimo de lucro.

Igualmente, en el desarrollo de este objetivo se encontrarn la auditora de valores, otras inversiones y su rendimiento del cual se podr notar que es el grupo ms importante de inversiones, desde el punto de vista del auditor consiste en acciones y bonos, porque se encuentran ms frecuentemente, y generalmente son de valor monetario ms grande que otras clases de inversiones. Los certificados de depsito bancario, el papel comercial emitido por las sociedades annimas y el valor de rescate de las plizas de seguros son otros tipos de inversin que a menudo se encuentra.

Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de ampliar conocimientos en cuanto a la Auditora, especficamente del Efectivo, valores y Ttulos negociables.

2. Generalidades

Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra:

1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la mayora de las organizaciones a travs depsitos y desembolsos para todas las dems cuentas de bancos se suelen efectuar a travs de la cuenta general.

2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se mantiene una cuenta de nmina con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta bancaria separada. Los nicos depsitos que se efectan en esta cuenta son el importe lquido a percibir por los empleados, de forma peridica, y los nicos desembolsos son los cheques de pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles internos y reducir tambin el tiempo necesario para conciliar las cuentas bancarias.

3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mnima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se reembolsa peridicamente.

Objetivos del Auditor.

Los objetivos del auditor variarn dependiendo de su papel y de la finalidad del examen, el auditor ajustar el alcance de las transacciones de las que l se ocupar personalmente. Tambin se establecern los procedimientos especficos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicacin.

El objetivo del auditor independiente que efecta una auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y vlidos. Esto deber ser consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisin de su opinin sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situacin, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depsito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una divisin correcta entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro (depsitos permanentes, certificados de depsito a largo plazo, etc.).

Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de auditoria del efectivo consiste en establecer una correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante ellos.

El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de dichas operaciones, lo que es consistente con su papel como pieza importante de los controles de direccin de una organizacin.

El objetivo del auditor del gobierno sern determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de las operaciones y cuentas de caja y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de una agencia independiente o de una rama de direccin de una agencia.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuacin y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuacin y validez de estos elementos describe la situacin que se produce cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. Por lo tanto, resultara til su posible clasificacin a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoria.

Los errores considera que se producen sin intencin, mientras que las irregularidades se producen intencionadamente. Puesto que es ms difcil prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la consideracin del control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles irregularidades pueden producirse afecta tambin a los errores.

Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecucin, de la siguiente forma:

Desfalcos:

Interceptacin: efectuar cobros antes de que stos se registran (por ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados).

Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo despus de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias).

Desviaciones hace que un desembolso que en principio es legtimo se desve de su destino correspondiente.

Distorsiones: modificacin de los estados financieros sin obtener ningn activo.

Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos pueden clasificarse tambin segn las posibilidades de encubrimiento y la situacin resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:

Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son inferiores a las cifras registradas.

Encubiertas:

Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras registradas.

Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han reducido una vez registradas.

El encubrimiento temporal y permanente, se refiere a la frecuencia de la accin necesaria para intentar llevar a cabo el encubrimiento. Para que se d un encubrimiento permanente, es necesario una accin nica, mientras que para que se d el encubrimiento temporal se ha de repetir cada vez que se lleve a cabo la conciliacin de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliacin entre las cifras registradas y los activos reales.

Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, Si los efectivos no registrados fueron recibidos como un pago por algn otro activo por el cual la contabilidad fue previamente bien registrada, la interceptacin resulta en un dficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la situacin anteriormente mencionada. Un ejemplo comn de esta situacin es la interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudacin sobre cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros ingresos para los cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloracin de tales cuentas de ingresos o beneficios.

Las sustracciones implican una disposicin indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta disposicin puede registrarse o no. Si no se hace, aparecer una deficiencia, que podr mantenerse descubierta o encubierta temporalmente mediante una sobrevaloracin en los recuentos de efectivo o en las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la disposicin de la cantidad, sta ser reducida y existir un encubrimiento permanente. El registro puede llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o d a entender un desembolso correcto , o indirectamente, reduciendo la cantidad registrada mediante la falsificacin de los registros totales, anotaciones o saldos correspondientes.

Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que al registro de las operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin embargo, dan como resultado una infravaloracin del pasivo que puede ser abierta o temporalmente encubierta.

El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo los reintegros o egresos de cuentas bancarias), preparacin, sumas y subtotales y anotacin de asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones mediante una observacin, comprobacin o verificacin independientes.

El estudio preliminar del control interno debe incluir una examen meticuloso con los empleados responsables y una referencia a los organigramas, manuales de procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes similares de informacin. El estudio podra incluir la inspeccin de documentos, observacin de procedimientos y pasos similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre es ste el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte del estudio preliminar del control interno.

El estudio preliminar debera reflejar el mejor juicio hecho por el auditor de la eficacia potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este debera estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza mental, competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible efecto de cualquier cambio de los procedimientos o funciones, incluyendo los cambios temporales durante las horas de las comidas, vacaciones, perodos de enfermedad y circunstancias similares.

Debe considerarse tambin la situacin financiera y otros aspectos de la organizacin. En una organizacin prspera de crecimiento rpido, puede que la direccin no estime necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla con el de satisfacer las exigencias cada vez ms fuertes a que se somete a sus empleados. Una organizacin en una situacin financiera menos slida podra ser tentada por falsos mtodos de ahorro de costos eliminando o simplificando los controles fundamentales.

Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus saldos deben evaluarse segn su potencial para prevenir o detectar los posibles errores o irregularidades.

Registros y Funciones

Los registros iniciales son los primeros preparados por la organizacin o sus agentes que se utilizan directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales copias de documentos (como duplicaciones de cheques), cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los registros finales son los asientos de Diario u otras fuentes que sirven de medios de anotacin en el Mayor General. Los registros intermedios son todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre los registros respectivos se preparan manualmente o mediante ordenador.

Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero, los objetivos y requisitos de control interno difieren en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores. En segundo lugar, los procedimientos y la separacin de responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre algunos de los registros, pero no sobre otros y deberan detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que se han de aplicar.

Al estudiar la asignacin de funciones a los empleados, es necesario incluir a todas personas que pueden modificar, insertar o suprimir datos en el proceso de realizacin de la funcin estudiada. Las personas que preparan o anotan los asientos deberan incluir no solamente a aquellos que registran los asientos directamente , sino tambin aquellos que lo hacen de forma indirecta preparando o manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre las personas que preparan, calculan los totales o registran los asientos deberan incluirse a aquellas que programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas que preparan, calculan totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos deberan incluirse solo a aquellas que lo hacen en el curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.

Cobros

Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de interceptacin o sustraccin. Indudablemente, no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse de forma diferente mediante los siguientes procedimientos;

Recomendacin a los clientes para que enven todas las remesas, giros o letras de cambio directamente a un buzn cerrado bajo control del banco depositado.

Envo de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no efecten el reintegro o egreso de ningn cheque a pagar a la organizacin.

Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. Slo para ingreso en cuentas en los haberes de la organizacin.

Depsito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda disponer de los del da siguiente.

Aparte de los procedimientos anteriores u otros diseados para impedir irregularidades, las restantes posibilidades de control interno del efectivo se centran necesariamente en la limitacin de las posibilidades de encubrimiento. Esto a su vez, pretende bsicamente crear y mantener los registros contables y comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos oportunos.

Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este riesgo es asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias; en consecuencia; en este captulo se explican nicamente algunos conceptos generales y distinciones a este respecto.

Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro puede efectuarse prcticamente como un paso integral de la operacin, este procedimiento representa el medio de control ms directo contra las interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se incluye el registro automtico mediante dispositivos mecnicos cerrados con llave (como mquinas registradoras, molinetes, contadores, etc.) y la restriccin fsica de acceso a las copias de impresos de cobro enviados directamente a los remitentes. El elemento comn de control en estos ejemplos es que el registro se efecta de forma simultnea al cobro y es observado por los remitentes.

En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, existe una posibilidad de emplear un segundo medio contra la interceptacin que consiste en una participacin mutua en la apertura del correo o vaciado de los buzones de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro automtico, as como del registro inicial de tales cobros.

La tercera clase de control posible para impedir las interceptaciones depende de algn tipo de fuente independiente para determinar o estimar la contabilizacin de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.

Un ejemplo de esta posibilidad es la determinacin de los cobros que son competencia de los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de productos frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo constituye la preparacin independiente y el control de los cheques o facturas de ventas minoristas, por parte del personal de ventas, para predeterminar las cantidades que ha de cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a las anteriormente expuestas porque la contabilizacin de los cobros puede efectuarse para das o perodos concretos.

Por el contrario, la contabilizacin de cobros de cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir de las tales registros, pero la contabilizacin diaria no es normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas a cobrar registradas como medio directo para establecer la contabilizacin de los cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las interceptaciones mediante la manipulacin de la cuenta de clientes o mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan partidas de efectivo.

En donde tenga lugar una manipulacin de la cuenta de clientes, se efectuar posteriormente un abono en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros registrados a otros clientes. Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento dado, est representada por los errores en los saldos de las cuentas de uno o ms clientes. El requisito ms obvio para impedir la manipulacin de los abonos en concepto de cobros de clientes es la separacin de las funciones de manipulacin del cobro antes del registro inicial y de anotacin de los abonos en las cuentas de cobrar.

Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros en concepto de descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como previsiones o cancelaciones de saldos por parte de la empresa. En cualquier caso, el requisito ms obvio de control es exigir la aprobacin de los abonos por personas que no manipulan los cobros antes de su registro inicial.

Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan justificar la contabilizacin en cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o ndices de resultados como las proyecciones de disponibilidades, volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotacin de las cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotacin u otro tipo de contratos; los informes sobre equipos o eliminacin de desperdicios; el inters fijado o los dividendos de valores burstiles; los registros de afiliacin a clubs u organizaciones similares; y los registros de asistencia o inscripcin en las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia respecto a stos y otras fuentes de informacin varia ampliamente segn las circunstancias del caso concreto y, per lo tanto, en este captulo no se incluye una exposicin adicional.

Dado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al registro inicial, cualquier persona que tramite los cobros posteriormente podr cometer este tipo de irregularidad. Los procedimientos mencionados anteriormente constituyen unos impedimentos para la realizacin de sustracciones, as come de interceptaciones.

A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las sustracciones mediante una reduccin de las cantidades registradas, la deficiencia de efectivo ser descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la falsificacin de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos para controlar estas dos ltimas posibilidades se exponen en la seccin referente a los saldos de caja y bancos.

La reduccin de las cantidades registradas en concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de los registros iniciales de cobros o la preparacin, determinacin de totales o anotacin de los registros intermedios o finales de cobros o en el clculo de los saldos de cuentas de caja o bancos del Mayor General. Deberan estudiarse otras posibilidades de reduccin indebida de las cantidades registradas mediante asientos de Diario u otros asientos en tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de este capitulo. Un mtodo para impedir la falsificacin en cualquier etapa del proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta funcin a personas que no admitan cobros despus de su registro inicial. Otro mtodo consiste en exigir que los registros iniciales que no sean susceptibles de manipulacin sean comparados en su totalidad con los depsitos diarios en las cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados. Si se depositan de forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual, podr tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna sustraccin.

Desembolsos

Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas consideraciones de control interno a ambos tipos de desembolsos y normalmente stos ltimos suelen representar una cantidad menor, la exposicin en esta seccin se centrar en los desembolsos mediante cheques.

Entre las personas que se consideran responsables para extender cheques por si mismas debera incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques con dos firmas si los documentos justificativos no son examinados por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender cheques sin la aprobacin de ninguna otra persona. Entre estos ltimos debera incluirse a las personas que preparan cheques si los documentos justificativos no son examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las que manipulan los equipos de firmado sin control independiente sobre el nmero y detalles de los cheques firmados.

Se consideran procedimientos convenientes In restriccin del acceso a cheques en blanco y la utilizacin de papel no falsificable para impedir la realizacin de sustracciones, aunque probablemente la eficacia de estos procedimientos es limitada.

Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales cheques estn registrados, se vera reflejado en la reduccin necesaria de las cifras registradas y se producir un encubrimiento

En consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustraccin es necesario: 1) que nadie pueda extender cheques por s solo; o 2) que alguien, que no est capacitado para extender cheques por s mismo, examine posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos mtodos pretende impedir la realizacin de tales sustracciones y el segundo su ocultacin o encubrimiento.

Las personas que manipulan cheques firmados estn en situacin de desviar un cheque legtimo de su debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad hara necesaria generalmente una alteracin del librado, una falsificacin del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador, pero la experiencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la perpetracin de los mismos.

Dado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedores legtimos, el resultado inmediato es una forma de encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar superarn a las cifras correspondientes registradas y cabe esperar quejas por parte de los proveedores. En consecuencia, un encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o falsificador est capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un perodo razonable. Los pagos a los proveedores podran hacerse mediante cheques duplicados, o posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la obtencin de la cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del exceso. En este ltimo caso, el exceso constituye una sustraccin. Los cheques duplicados podran estar justificados por copias de los documentos empleados para justificar los cheques desviados o mediante documentos no cancelados empleados para justificar otros cheques. El procedimiento ms directo de control para impedir la perpetracin de desviacin es limitar la manipulacin de cheques firmados a personas que nos participen en la preparacin de recibos u otros documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o endosados irregulares y un examen de los documentos justificativos por parte de las personas que tengan funciones incompatibles.

Saldos de caja y bancos

Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organizacin. Este ltimo objetivo es un aspecto de control administrativo que se expone ms adelante en este mismo captulo.

La cantidad disponible coincidir, por supuesto, con la registrada si no se han producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones. Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal coincidencia es la realizacin de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas bancarias con carcter peridico. Este procedimiento, por si solo, debera ser suficiente para desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la irregularidades. Pare detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean efectuados: 1) por personas que no estn capacitadas pera perpetrar sustracciones o desvos, como se ha expuesto anteriormente, y 2) de tal forma que permitan detectar cualquier encubrimiento temporal.

El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos puede lograrse mediante: 1) la falsificacin de los recuentos de efectivos o conciliaciones bancarias; 2) la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo o depsitos bancarios; 3) la sustitucin de partidas validas de otros fondos de la organizacin.

La falsificacin de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias, tal y como se utiliza en este capitulo, se refiere a un listado errneo de las partidas recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o extractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliacin o un cmputo errneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. La preparacin de los mismos por personas independiente, como se ha mencionado anteriormente, es el mtodo ms directo de control de este tipo encubrimiento. Las dos posibilidades restantes corresponderan a acciones llevadas a cubo por los encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliacin se est llevando a cabo, y por lo tanto, deberan tenerle en cuenta las personas que realizan estas funciones.

Las partidas no vlidas se refieren a cheques, comprobantes u otros documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo con el pretexto de mantenerlos para un depsito, cobro o reembolso posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobacin independiente de partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que efecta el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados por los bancos, durante el perodo razonable con posterioridad al recuento de efectivo.

La sustitucin de las partidas vlidas se refiere a la utilizacin de depsito bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la organizacin para ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o conciliacin se est llevando a cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal sustitucin se encuentran los cobros no depositados, fondos de explotacin y cuentas bancarias. Un ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utilizacin de los cobros de un da o das posteriores para efectuar un depsito bancario exigido por los cobros registrados de un da anterior. Otro ejemplo consiste en el depsito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina recambio. El principal procedimiento de control para evitar la sustitucin de los recuentos de efectivo constituye el recuento simultneo de todos los fondos a partir de los cuales sera factible efectuar la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los fondos respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento. La conciliacin simultnea de todas las cuentas bancarias consiste tambin en un mtodo de proteccin contra recambio. Sin embargo, dado que este recambio tambin requiere un depsito no registrado en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el chequeo sustituido, podra emplearse un procedimiento alternativo para evitar la sustitucin que consiste en una comparacin de los depsitos reales con los cobros registrados desde la fecha de la ltima conciliacin de los dems cuentas bancarias.

Adems de los errores e irregularidades anteriormente expuestos, los saldos de caja y bancos son tambin susceptibles de una forma de distorsin denominada retoque de cuentas. Como se ha indicado anteriormente, esta prctica no implica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la posicin financiera aparente, el ratio del capital circulante o la relacin entre los saldos de caja y otras, como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse manteniendo abiertos los libros de contabilidad de forma que se puede disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos o mediante asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros y los controles previamente mencionados para los recuentos de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir detectar este tipo de distorsin; sin embargo, no es probable que se produzca si la direccin no da instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de control interno establecidos. En consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo ms eficaz de esta prctica.

3. Procedimientos de Auditora

Cobros

Deberan verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros, examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros signos claros de validez.

Deberan verificarse las ventas al contado, efectuando una seleccin de las mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas, entregas, envos o registros puntuales de inventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Deberan verificarse los dems cobros verificarse los dems cobros (otros que no sean los cobros correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una seleccin a partir de cualquier fuente de informacin independiente disponible y comparndolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.

Debera verificarse la preparacin de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta los finales.

Deberan verificarse tambin las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.

Desembolsos

Se deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados mltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depsito en un banco).

Deben verificarse tambin los asientos en los registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debera comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.

Debe verificarse la preparacin de los rasgos intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.

Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de desembolsos.

Saldos de caja y bancos

La consideracin de los procedimientos de; auditora sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, as como de qu forma se ha de hacer.

Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de fondos de explotacin, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeos. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar la importancia de tales saldos en relacin con su respectivo papel y los objetivos de auditora para determinar si requieren auditarse y con qu frecuencia se ha de efectuar.

Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en depsito, en una fecha tan cercana a la del balance de situacin como sea posible, segn las circunstancias, aunque en la mayora de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situacin. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debera efectuarse un examen simultneo o procedimientos equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que podra darse un encubrimiento de una deficiencia importante mediante sustitucin. De forma similar, debera efectuarse un examen simultneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditora de valores burstiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la sustitucin en los saldos de caja y bancos.

Los restantes prrafos de esta seccin describen de forma general los procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se efecte un examen simultneo si este es necesario, segn las circunstancias.

Debe efectuarse un recuento y listado de los depsitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de explotacin o a cobros no depositados, segn sea necesario para una investigacin posterior.

Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.

Debera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberan depositarse en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.

Debera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la organizacin, relacionndolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultneo, con la lista asociada de cheques pendientes.

Deberan examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin que se haya considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podra ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo de auditora.

El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras relaciones con los bancos.

Se debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un perodo suficiente, previo a la conciliacin, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliacin.

Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.

El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un perodo razonable despus de la fecha de la conciliacin. Deben examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules fueron examinados antes de la fecha de la conciliacin y entonces comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliacin.

Cualquier otra partida en conciliacin debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar ntegramente.

Desgloses

La clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin incluye normalmente depsitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depsito y depsitos a la vista. Las partidas de libretas de ahorro y certificados de depsito deberan presentarse por separado, a no ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Adems, debe hacerse distincin entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el destinado a fines especiales.

Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo mnimo determinado, debera separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los estados financieros.

A esto se le denomina saldo de compensacin y la informacin referente al mismo debera tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y examen del acuerdo sobre prstamos entre el banco y el cliente.

Controles administrativos

Los controles administrativos, tal y come se definen en las Declaraciones de Normas de Auditora, Seccin AU 320.27, incluyen, aunque no estn limitados, al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las operaciones por parte de la direccin. Tal autorizacin constituye una funcin de direccin asociada directamente con la responsabilidad de consecucin de los objetivos de la organizacin y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que estn relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluacin. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros, debera plantearse la evaluacin de los mismos.

Areas de control administrativo

En relacin con la funcin de dar fe, el auditor independiente se ocupar ms de los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, cuando lleve a cabo servicios para la direccin se ocupar generalmente de los aspectos operacionales, de forma similar al auditor interno.

A continuacin se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre cada y bancos:

Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles administrativos ms importante sobre caja y bancos es la proyeccin de necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificacin meticulosa del mismo. El auditor puede revisar los datos fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.

Evaluacin de los riesgos. Aunque en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de mantener el control continuo, podra ser ms razonable ampliar el trabajo de auditoria. En una oficina pequea puede resultar difcil lograr una separacin de responsabilidades ptima y podra ser necesario realizar trabajos de auditoria adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones importantes, como el firmado cheques y la conciliacin de cuentas bancarias

Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisin de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de los procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos todava para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas contribuir a acelerar los depsitos bancarios. El auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una verificacin de las facturas cuyo importe sea pequeo. El costo suele superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales podran efectuar todos los pagos en la oficina principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar costosos. El auditor puede revisar la operacin y sugerir un costo mnimo para las facturas que se enven a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal mnimo de nmero de pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina principal todava controla el 98 % del importe de los pagos.

Confeccin de diagramas de flujo. Una tcnica analtica que emplean los auditores frecuentemente es la confeccin de diagramas de flujo. Resulta especialmente intil en la revisin de los controles internos existentes sobre los cobros y desembolsos. Resulta til para representar las relaciones dentro de la empresa en forma de organigrama. Se trata tambin de una tcnica bsica de auditora por ordenador.

Utilizacin de los fondos. El auditor debera conocer qu fondos no se utilizan. Por ejemplo, en una empresa con una cierta cantidad de instalaciones y filiales podra existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos medios y determinar el nmero de semanas para las que se habra de disponer de efectivo en la filial concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo. Podra compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la cantidad neta de nmina en la bancaria de nmina con el que supone el enviar telegrficamente los fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a terceros quiz no produzcan intereses. El auditor debera revisar los documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad ntegra retenida es actualmente necesaria. Quiz se hayan producido cambios que justifiquen una reduccin de los fondos.

Aceleracin del flujo de entrada de efectivo. La aceleracin del flujo de entrada de efectivo o ingresos en metlico equivale a un aumento de la cantidad total de ste. Por lo tanto, el auditor debera conocer el mtodo mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un buzn con llave para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad pendiente de pago, especialmente si la oficina central est situada en una ciudad y se dispone de un buzn con llave en otra. Otra forma para acelerar el flujo de efectivo es exigir a los clientes una facturacin inmediata. Como parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que todas las facturaciones se efectan el da siguiente despus de su envo. Los mtodos de reduccin de los niveles de inventario y niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar tambin el flujo de entrada de efectivo.

Desaceleracin del flujo de salida de efectivo. La cantidad de efectivo disponible puede maximizarse desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los vendedores pueden efectuarse el ltimo da del periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de mximo nmero cobros y sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago coincidiendo con l.

Distribucin de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribucin de las cuentas bancarias despus de revisar los diversos gastos de servicio. Por ejemplo, si se mantiene una cuenta de nmina en un banco y el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nmina sin que produzca un inters en el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el mismo banco, puede existir una compensacin y no efectuarse ningn cargo de servicio bancario.

Objetivos de los auditores en el examen de la caja.

En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son:

Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.

Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.

Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado en que los controles usados a tal propsito realmente funcionan en la prctica. Los resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las bases para evaluar la validez de las transacciones registradas por caja, la validez de los mtodos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general de los registros contables.

El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que se presenta la caja como parte de la posicin financiera global del cliente es relativamente simple, porque la caja, a diferencia de otros activos, virtualmente no presenta problemas de valuacin, Para justificar la cantidad de caja que se menciona en el balance general, los auditores llevarn a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales como la de confirmacin de las cantidades en depsito, comunicndose directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo en la caja.

Cunto tiempo dedicar a la auditoria de caja?

Los auditores ciertamente dedican una proporcin bastante ms grande de horas de auditoria a la caja de lo que se justifica por el importe relativo del efectivo que se presenta en el balance general.

Se invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valorizacin en el trabajo sobre inventarios y cuentas por cobrar.

Otra razn que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el efectivo es el activo ms lquido y ofrece la tentacin ms grande para el robo, el desfalco, y la malversacin. El riesgo relativo es alto para los activos lquidos y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una investigacin ms detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener razones especficas para sospechar de la existencia de fraudes de los empleados, y puede pedir a los auditores que pongan inters en el examen de las transacciones por caja.

Control interno de las transacciones por caja.

El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero, es generalmente responsable de la mayora de las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas funciones incluyen; aprobacin de crdito, manejo y depsito de ingresos a caja; firma de cheques, inversin del dinero ocioso: y custodia del efectivo, los valores cotizados y otros activos negociables. Adems, el departamento financiero participa activamente en el proceso de pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de financiamiento a corto y largo plazo.

Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los procedimientos operativos que reforzarn los controles sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales de operacin.

Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el efectivo pueden resumir como sigue:

1. No permita que un mismo empleado maneje una transaccin desde el principio hasta el fin.

2. Separe el manejo de la caja del registro contable.

3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.

4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.

5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de registro de caja.

6. Deposite intactos todos los das los ingresos a caja.

7. Haga todos los pagos con cheques, con excepcin de los gastos por caja chica.

8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen empleados que no sean responsables de la expedicin de cheques o la custodia de efectivo.

Si la poltica de la compaa permite el pago de los gastos utilizando los ingresos en efectivo, se ocultan ms fcilmente los desembolsos ficticios y la exageracin de los pagos reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques despus de una comprobacin adecuada. Cualquier retraso en el depsito de cheques aumenta el riesgo de que stos resulten incobrables. Ms an, los ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no son un activo que produzca rendimientos.

Control interno sobre ventas en efectivo

El control sobre las ventas en efectivo es ms fuerte cuando dos o ms empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transaccin con un cliente.

Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados que recoge un portero cuando se admite a los clientes. Si los boletos o las fichas de venta estn numerados en serie y se responde por todos los nmeros, esta separacin de responsabilidad en la transaccin es un medio efectivo para evitar el fraude.

Control interno sobre los cobros al cliente

En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta situacin ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y adems registrar los crditos a las cuentas de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarn de un cliente a otro.

Control interno sobre los desembolsos en efectivo.

Para presentar el problema en trminos positivos, todos los pagos debern hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisin de cheques es en cierto modo ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras ventajas incluyen:

La centralizacin de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados, nicamente las personas autorizadas para firmar cheques.

Un registro permanente de desembolso.

Una reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.

Aspectos de control de los fondos de caja chica.

Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan peridicamente para reponer el fondo estn de acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece con un saldo fijo.

Control Interno sobre las Sucursales.

Las compaas que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal no estn sujetos a una supervisin directa deben cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte control interno. Un dispositivo de proteccin es la apertura de una cuenta de banco en un solo sentido en la cual se depositan intactos los ingresos diarios por el gerente de la sucursal. Sin embargo, el gerente de la sucursal no est autorizado para escribir cheques con cargo a esta cuenta; solamente la oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que enve los estados de cuenta y los cheques pagados directamente a la oficina matriz. La oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la sucursal se conserve muy bajo.

Se logra un control an mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en la que los clientes de la sucursal envan sus remesas a una caja de oficina postal controlada por el banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa peridicamente de los cobros a la oficina matriz.

Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente de la sucursal enva una lista de los desembolsos a la oficina matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no el gerente de la sucursal, es la que est autorizada para hacer depsitos en esta cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envan a la casa matriz para conciliacin. Una variacin de este procedimiento para el control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbn a la oficina matriz. Los cheques estn numeradas en serie, y la oficina matriz toma en cuenta todos los nmeros de la serie.

El control interno y la computadora

El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la caja. Como se coment anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede reforzarse por el uso de terminales de registro en lnea. Los aviso de remesa, o los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse para procesarse por computadora.

Papeles de trabajo para la auditora de la caja

Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluacin del control interno para la caja.Otros papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de compensacin, conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulacin, listas de cheques investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.

Programa de Auditoria para la Caja

Estudio y evaluacin del control interno para la caja.

Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.

4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento

Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los perodos activos de las operaciones estara ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la estacin floja. La inversin temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de buena administracin financiera. Tales posesiones se ven como una reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante.

Objetivos de los auditores al examinar los valores

En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que estn adecuadamente clasificados en el balance general.

El control interno sobre los valoresEn virtud de que la mayora de los valores son fcilmente negociables el problema de la proteccin fsica tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisin del control interno por parte de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de auditora que se requiera en un trabajo en particular.

1. Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las inversiones.

2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y dividendos.

3. Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta por funcionario responsables.

4. Registro de los valores a nombre de la compaa.

5. Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor interno o un funcionario que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorizacin, custodia o registro contable de las inversiones.

Papeles de trabajo de la auditoria para valores

Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada clasificacin de valores en el balance general.

Programa de auditoria para valores

Los procedimientos ms apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores y de la evaluacin del control interno sobre los valores, as como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el compromiso incluye la preparacin de la declaracin del impuesto del cliente, se tendrn que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propsitos de la auditoria pueden no ser esenciales.

Otras Inversiones.

Un Certificado de depsito de un banco es un recibo que da un banco por un depsito de fondos durante un tiempo especfico, Generalmente los certificados de depsito son negociables, y ganan una tasa de inters mayor que las cuentas de ahorro bancarias comunes.

Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene problemas financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad de una reserva por prdida en el certificado.

El trmino papel comercial describe los pagars no asegurados emitidos por sociedades por perodo generalmente menores de un ao. Los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial, debern investigar situacin financiera del emisor.

Presentacin de otras inversiones en el balance general

Como se dijo en el Captulo 11, certificados de depsito que tienen importancia en cuanto a su cantidad se presentan por separado en la seccin del activo circulante del balance general. El papel comercial tambin puede presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la de valores cotizados que se incluyen como activo circulante.

Certificado de Depsito: Un recibo emitido por un banco por un depsito de fondos durante un tiempo especfico.

Papel Comercial: Pagars a corto plazo no garantizado emitidos por muchas de las grandes por perodo de un ao o menos.

Solicitud de Confirmacin: Valores Una carta preparada por un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que responda directamente a los auditores independientes dndoles una informacin completa de los valores y el propsito para el que los guarda.

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