AUDITORA DE CAJA Y BANCOSExpositor:Mag. CPCC. ULDARICO PILLACA ESQUIVEL

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOSCONCEPTO:Bsicamente se refiere al Activo Corriente representado por dinero en efectivo y/o valores (equivalente de efectivo) de los cuales se puede disponer en cualquier momento, saldos de caja o saldos que se encuentren depositados en bancos.

CONTENIDO DE LA CUENTA: Incluye el dinero en efectivo existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias y otros valores equivalentes de efectivo.

VALUACIN: Las disponibilidades en moneda extranjera se revelan al tipo de cambio de cierre del perodo aplicable a las transacciones de compra o tipo de cambio compra.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA CAJA-BANCOS:A. OBJETIVOS GENERALES Formarse una opinin sobre la razonabilidad de las cuentas de Tesorera al conjunto de los EE.FF. (Balance General, y Estado de Flujo de Efectivo).Comprobar que los recursos financieros, existen y se encuentran disponibles para su utilizacin en las actividades y proyectos de la Entidad y/o Empresa. Comprobar que el registro y control de las transacciones financieras y los saldos bancarios se concilian con los registros en los libros auxiliares (aseveraciones, presentacin y revelacin).

B. OBJETIVOS ESPECFICOS:Evaluar la razonabilidad de los sistemas de control interno establecidos por la Entidad y/o Empresa en las Transacciones de Tesorera.Verificar que los fondos de Tesorera son autnticos y no existen omisiones.revisar las conciliaciones bancarias realizadas a la fecha del cierre para evaluar la razonabilidad de los saldos de Tesorera.Verificar si los saldos corresponden a: la cuenta respectiva, el perodo y el importe.

Verificar que las notas a los Estados Financieros auditados contienen la informacin mnima requerida.En cuanto a los sobregiros bancarios, verificar las causas que originaron y las necesidades de la Entidad y/o Empresa.Asegrese que el efectivo se haya registrado de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.Comprobar que el efectivo se haya presentado y revelado adecuadamente en el Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo.

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

El equipo de auditoria debe brindar especial atencin a los procedimientos de control establecidos con el objeto de asegurar, integridad, validez y exactitud de los fondos.El Control Interno es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia, funcionarios y servidores de la entidad. La esencia del Control Interno est en las acciones tomadas, medidas que incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones, por ejemplo la proteccin y conservacin de los recursos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal.Para la evaluacin de Control Interno presentaremos un cuestionario relacionado a Caja y Bancos.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA A CAJA Y BANCOS

La mayora de las operaciones comerciales terminan en la caja. La caja es uno de los lugares favoritos para las operaciones fraudulentas.

Generalmente al comenzar una auditoria se verifican todos los saldos en efectivo y las operaciones en efectivo.

EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR La entidad realiza cambios continuos de cuentas corrientes y de ahorros.Realizacin de transferencias de egresos de fondos significativos cercanos al cierre del perodo.Se deber rastrear y analizar las autorizaciones verificando las causas que la motivan.Revisar la documentacin sustentatoria de transacciones significativas y efectuar pruebas de corte de las operaciones.

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR La proteccin fsica del efectivo en caja no son adecuadas.Los conciliaciones bancarias son inoportunos y no se realizan con regularidad o no son adecuadamente revisadas.Inspeccionar las seguridades que se han establecido para proteger los fondos en efectivo.Efectuar reconciliaciones bancarias comprobar los saldos bancarios especialmente los que se revelen en los EE.FF. el cierre del ejercicio.

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR La falta de unidad de caja en la administracin de fondos.Volumen tipo y valor de ingresos y egresos de fondos que fluctan significativamente. Inspeccionar que reas manejan fondos y verificar las autorizaciones correspondientes.Anlisis detallado de operaciones relevantes comprobacin de origen y destino de los fondos.

Cuenta Factores de riesgo Inhe-rente De controlDetec-cin Controles claros Enfoque general 10- Caja y Bancos102-FPPE104- Cta.C teIngresos Sus operaciones, se realiza a travs de cajas recaudadores al final del da se consolida por una caja central.EgresosGiro de cheques el encargado o responsable tiene a su cargo gran cantidad de Ctas. Ctes.Medio Medio Bajo Alto Medio Medio Conciliaciones Relacin de emisin de recibos de ingresos con efectivo recibido.- Conciliacin bancaria mensual- Flujo de caja- No existen cajas de seguridad y custodia para proteger los fondos recepcionados- Prueba de cumplimiento de los controles claves en pocas pruebas analticas o de transacciones tales como: confirmacin de saldos.- Arqueo de caja- Reconciliaciones

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD A VERIFICAR

ASEVERACIONES:Acciones a realizar / comprobar y verificar que:

VERACIDAD:Los saldos de caja representan efectivo en mano o depsito en bancos y los saldos negativos de bancos representan sobre giros.

INTEGRIDAD:Todos los saldos de caja y bancos estn adecuadamente representados e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

VALUACIN Y EXPOSICIN:Los saldos de caja-banco reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan valuacin, incluyendo las modificaciones en el tipo de cambio de los saldos en moneda extranjera.

EXISTENCIAS:Inspeccionar que los activos y pasivos sealados y revelados en los Estados Financieros, existan a una fecha dada.

CUANTIFICACIN: Verificar que las transacciones sealadas han sido registrados por su monto apropiado y los ingresos y gastos han sido asignados al periodo que corresponde.

TRABAJOS DE AUDITORIA A REALIZAR

Revisar la razonabilidad de los sistemas de control interno y de registro establecidos para controlar las transacciones de tesorera.Preparar un resumen de los riesgos de Auditoria clasificndolos en fuertes y dbiles a fin de determinar el alcance y momento de aplicacin de los procedimientos de auditoria aplicables.Preparar una cdula de trabajo con los saldos de importancia a analizar conciliando con el libro bancos, extractos bancarios y mayor auxiliar.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

A. PROCEDIMIENTOS ANALTICOS O REVISIN ANALTICA

Efectuar un anlisis comparativo entre las transferencias recibidas financieramente y los revelados en el estado presupuestal.Efectuar anlisis de los recursos provenientes de endeudamiento interno y realizar seguimiento a su aplicacin, monto pagado por intereses y saldos por pagar.Analizar los ingresos captados por Recursos Directamente Recaudados y sus correspondientes depsitos a fin de determinar su integridad y faltante en algunos casos.

PRUEBAS SUSTANTIVASRealizar arqueos de los fondos de caja y fondos fijos y determinando su razonabilidad a la fecha de arqueo.Revisar las conciliaciones bancarias realizadas, evaluando las principales partidas conciliatorias.Efectuar la circularizacin a bancos al cierre del ejercicio a travs de cartas estndar, solicitando informacin como extractos bancarios, los mismos deben ser solicitados por los titulares de cuenta.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOEl auditor deber obtener evidencia que respalde el cumplimiento y la aplicacin de las normas de los sistemas administrativos y de control interno entre otros los siguientes: Normas Generales del Sistema de Tesorera: (R.D. N 026-80-EF/77.15-Modif.)

Unidad de caja. (NGT. 01)Uso de fondos para pagos en efectivo fondo fijo para caja chica. (NGT-05 y 06).

Reposicin oportuna del FPPE y fondo fijo caja chica. (NGT- 07).Arqueos sorpresivos (NGT-08)Transferencia de fondos (NGT-09)Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos (NGT- 010).Cheques a nombre de la entidad (NGT-011)Cambio de cheques personales (NGT-012) No aplicable.

Uso del sello fechador Pagado (NGT-013) Conciliaciones bancarias (NGT-014)Fianza de servidores (NGT-015) Uso de formularios membretados y prenumerados.

PRUEBAS DETALLADAS DE TRANSACCIONES Y SALDOS

Tabular y computar los saldos y revisar conciliaciones.Realizar arqueos sorpresivos.Revisar las transacciones ms importantes.Revisin de las transferencias de fondos.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

De aplicacin en la revisin de caja: arqueos de fondos.De aplicacin a la revisin de bancos: confirmacin bancaria, conciliacin de saldos.De aplicacin a caja-bancos: anlisis de movimiento, corte de ingresos o egresos.

ARCHIVO DE AUDITORIA CAJA-BANCOS:

En este archivo se incluir la correspondiente cdula matriz y los papeles de trabajo que sustente el examen y la evaluacin realizada por el equipo de auditoria sobre la razonabilidad debidamente referenciados.

Asimismo se incluir los anlisis de las cuentas elaboradas por la entidad conteniendo la informacin que se requiera por su examen, tambin se incluir las respuestas obtenidas de las confirmaciones solicitadas a las entidades bancarias, debidamente referenciados a sus cdulas de control y papeles de trabajo.

PROGRAMA DE AUDITORIAEs el plan de trabajo que nace en la etapa de planificacin, en el cual se describe los procedimientos de trabajo en forma detallada que se van a utilizar en la Auditoria se basan en objetivos especficos aprobados. El programa debe ser adaptado a las condiciones peculiares de cada entidad, puede ser modificado durante el trabajo de auditoria.

Para que sirven los programas de auditoria?Sirve como gua en la aplicacin de los procedimientos de auditoria.Provee un bosquejo de trabajo a aplicar.Contiene instrucciones para el equipo de auditoria, detallados indicando las tareas a realizar.Ayuda a controlar el trabajo de auditoria y delimita responsabilidades.Ayuda en la revisin de la auditoria a quienes preparan los programas de auditoria.

Cuestionario de control interno

Es un listado de preguntas con la finalidad de evaluar los controles internos establecidos en la entidad, cuando la respuesta sea afirmativa el nivel de control es satisfactorio y la negativa explica un control dbil y debe investigarse y debe reportarse en los papeles de trabajo.

Objetivos

Determinar que errores y debilidades se han detectado.Que procedimientos de control interno pueden prevenir o detectar dichos errores.Verificar si se han establecido los procedimientos adecuados de control interno.Verificar si la entidad promueve el establecimiento de controles internos.

OBSERVACIONES FRECUENTES EN EL SISTEMA DE TESORERIA La mayora de las entidades no presentan especial atencin al manejo de fondos, trayendo como consecuencia el perjuicio econmico y financiero por falta de establecer un buen sistema de control interno existiendo un dbil ambiente de control, sealndose algunos aspectos que revelan potenciales errores:

Inexistencia de polticas y procedimientos sobre administracin de fondos.

No utilizacin de flujo de caja como instrumento de anlisis y proyecciones de fondos (programacin financiera).Sistemas de registros y controles no adecuados.Falta de unidad de caja por no centralizar todos los recursos financieros que se capta.Depsito inoportuno en cuentas bancarias de los ingresos que percibe.Manipulacin, falsificacin o alteracin de registros o documentos.Registro de transacciones sin sustento.Vales provisionales en la rendicin de caja chica que constituyen prstamos.Alterar los importes de las planillas de depsitos para cubrir apropiaciones.

Alterar facturas de venta despus de entregar la copia al cliente, la original indica un importe inferior y la copia del cliente mayor monto.No registrar algunos ingresos y apropiarse del depsito.El pago de facturas falsas obtenidas de colusin con los proveedores.Otorgar adelantos para gastos de beneficio personal.Malversacin de fondos.Apropiarse fondos de caja. (PECULADO)Anticipos y encargos pendientes de rendicin.

Incumplimiento en la presentacin de la carta fianza por los responsables del manejo de fondos.Incumplimiento de las medidas de seguridad para cheques, dinero en efectivo y valores.Uso indebido de Declaraciones Juradas mayores al 10 %, de la UIT, y D/J de lugares donde se puede obtener el documento sustentatorio de gasto.Viticos: pendientes de rendicin, con asistencia efectiva, rendicin con declaraciones juradas de lugares donde se puede obtener documentos sustentatorios.

RECOMENDACIONES

La unidad de tesorera deber contar por lo menos con los documentos de gestin siguientes:Manual de organizacin y funcionesManual de procedimientosSe deber llevar registros detallados del control de ingresos y transferencias permitiendo el registro y control de los RDR (ingresos propios) y los provenientes de otras fuentes.Los recibos de ingresos debern ser pre-numerados, sellados y firmados por el cajero y a su vez los ingresos deben ser depositados ntegramente en cuenta corriente.

Los boletos de depsito deben estar sellados por el banco.Con relacin a la emisin de cheques.Deben ser girados en forma normativa (proveedor-acreedor) y correlativamente.Al C/P debe adjuntarse los documentos sustentatorios de egreso.Los cheques deben ser firmados mancomunadamente por dos funcionarios.Su secuencia numrica se constatar peridicamente.Se deber utilizar mquina protectora de cheques.Debern tener sello restrictivo de no negociable.

Se prohibir terminantemente la firma de cheques en blanco, fecha adelantada, as como los que carezcan de la documentacin sustentatoria.Los cheques girados y firmados se entregarn a la oficina pagadora (unidad de caja) sin que los funcionarios responsables de su preparacin y giro que tenga acceso a los mismos posteriormente.Todos los pagos con excepcin de los fondos para pagos en efectivo deben ser efectuados mediante transferencia a cuentas corrientes) excepto algunos pagos con cheque y la documentacin sustentatoria debe cumplir con los requisitos de la ley de comprobantes de pago.

Los comprobantes de pago deben estar debidamente cancelados y con el sello fechador - pagado.Los fondos recaudados deben depositarse en cuenta bancaria en un plazo no mayor de 24 horas. (Art. 4 Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15).Pago de remuneraciones: se debe efectuar de acuerdo al cronograma de pagos autorizado por el Ministerio de Economa y Finanzas (DNTP). El incumplimiento genera responsabilidad administrativa y penal. (Art. 16 Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 y Cdigo Penal Art. N 390 Retardo Injustificado de Pago . pena privativa de libertad no mayor de 2 aos).Pago mediante abonos en cuentas bancarias individualesServicios no personales, dietas, practicantes, personal de SECIGRA y SERUM (cuando exceda de cuatro meses), retenciones por mandato judicial,

PROVEEDORES y VITICOS.Viticos: El plazo mximo para la rendicin de cuenta es de ocho das calendarios de culminada la comisin de servicio; en la planilla de viticos debe expresarse la autorizacin de servidor para la retencin a travs de la Planilla nica de pagos, independientemente de las responsabilidades.