ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

EL CICLO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO

Algunas reflexiones

Pau Vidal

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Diferentes situaciones de partida

Organizaciones en la etapa 1• Centradas en la motivación (mejor dicho, “desmotivación”)• Énfasis en los objetivos de la asociación

Organizaciones en la etapa 2• Se plantean algunas cuestiones como la captación, formación

o seguimiento...• Empiezan a considerar objetivos de entidad y persona

Organizaciones en la etapa 3• Introducen la visión de ciclo• Motivaciones de persona y organización en equilibrio

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Importancia de la visión global

ENTEDER LA GLOBALIDAD DE LA VIDA / ITINERARIO DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN LA

ORGANIZACIÓN

No sólo es selección o formación o reconocimiento o motivación

Es el conjunto de los elementos necesarios para la gestión del voluntariado en la organización durante

toda su relación

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Calidad en el voluntariado

La visión de ciclo ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión

Mejora de la calidad en la gestión del voluntariado:• Introducción de procesos y sistemas• Pasar de criterios personales a organizacionales

De hecho, muchas de les etapas del ciclo ya se gestionan de manera informal, de forma aislada, sin una visión global

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Gestionar desde el ciclo

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

3Reconocimiento

• Reconocimiento

formal

• Reconocimiento

informal 4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 3: El ciclo del voluntariado

Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

3Reconocimiento

• Reconocimiento

formal

• Reconocimiento

informal 4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 3: El ciclo del voluntariado

Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo3

Reconocimiento4

Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

Figura 4: Fase de preparación

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo3

Reconocimiento4

Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

Figura 4: Fase de preparación

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Planificación• Establecer los planes de actuación en la relación con el

voluntariado• Calendario concreto y objetivos de cada acción

Estructura organizativa• Asignación de las funciones vinculadas a la relación con el

voluntariado dentro de la entidad

Sistematización• Especificar por escrito estos procedimientos (ejecución no

basada exclusivamente en el conocimiento o experiencia de la(s) persona(s) que están realizándolos)

Comentarios sobre la preparación

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 5: Fase de definición

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 5: Fase de definición

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Sobre la definición

Perfil• Competencias técnicas• Competencias motivacionales

Captación• Identificar colectivos con potencial de voluntariado en la

entidad• Base para poder seleccionar

Selección• Ser capaces de decir “no”• Saber y poder decir “no”: capacidad de gestión limitada,

misión y satisfacción del voluntariado

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1I ncorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

Figura 6: Fase de incorporación

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1I ncorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

Figura 6: Fase de incorporación

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Sobre la incorporación

Compromiso• Clarificar expectativas y compromisos mutuos• Obligación de la “Ley del Voluntariado”• Adecuar lenguaje al estilo de la organización: no es un

contrato

Acogida• Siempre hay acogida, aunque no se platee expresamente• Explicaciones operativas y de valores• Decidir si es realizará un período de tutoría

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Figura 7: Fase de desarrollo

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 7: Fase de desarrollo

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Sobre el desarrollo

Organización• Formación de grupos de voluntariado / mixtos• Forma de estructuración interna de los grupos / comisiones

Formación• Decidir si es formación técnica o de valores en función del perfil • Definir un itinerario formativo a lo largo de la vida del voluntariado

Comunicación• Establecer / aprovechar canales de comunicación con el voluntariado • Fijar criterios en relación a la frecuencia de la comunicación, el medio utilizado, etc• Reflexionar sobre la utilidad y tipo de información

Seguimiento• Poder saber si se está haciendo bien o mal • Clave para la fidelización o exclusión de voluntarios

Participación• Importancia de la vida asociativa• Definición del rol activo en la organización del voluntariado• Conocimiento de lo que pasa en la organización por parte del voluntariado

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Figura 10: Fase de reconocimiento

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

Figura 10: Fase de reconocimiento

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Sobre el reconocimiento

Reconocimiento• Reconocer que es una relación de intercambio• Reconocimiento formal: Más frío. Ejemplo: certificados,...• Reconocimiento informal: Más calido. Ejemplo: comentarios de los

responsables,...

Otras aportaciones• Desembolso de gastos?• Facilidades especiales de transporte, etc...• Beneficios adicionales como colectivo: entradas gratis, descuentos,

etc...• En función de los valores de la entidad, quizás no son planteables

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Figura 11: Fase de desvinculación

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

Figura 11: Fase de desvinculación

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· Identificación misión y valoresTemas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización

Fase de preparación:

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Sobre la desvinculación

Gestión de la salida• Conocer las causas de la salida del voluntariado• Si no se profundiza, la “causa fácil” por persona y entidad es

la falta de tiempo. Pero los días siguen teniendo 24 horas! Bajada en la prioridad personal: Averiguar porqué!

Relación posterior• I después, qué?• No abandonar la comunicación ni relación aunque no sea un

voluntariado activo• Pensar en clave de relación futura: posibles asociados,

participación como voluntariado puntual, persona que habla bien de la entidad,...

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Figura 12: Temas transversales

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· I dentificación misión y valores

Temas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 12: Temas transversales

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Reconocimiento

• Reconocimiento formal

• Reconocimiento informal

4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado

· I dentificación misión y valores

Temas transversales:

Desarrollo 3

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Gestionar desde el ciclo

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

3Reconocimiento

• Reconocimiento

formal

• Reconocimiento

informal 4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 3: El ciclo del voluntariado

Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

Definición

• Perfiles

• Captación

• Selección

1Incorporación

• Compromiso

• Proceso de acogida

2

Desarrollo

• Organización

• Formación

• Comunicación

• Participación

• Seguimiento

3Reconocimiento

• Reconocimiento

formal

• Reconocimiento

informal 4Desvinculación

• Gestión de la salida

• Relación posterior

5

· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores

Temas transversales:

· Planificación· Estructura organizativa

· SistematizaciónFase de preparación:

Figura 3: El ciclo del voluntariado

Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Mantener la visión global del ciclo

Visión global• Posibilita ir completando lo que ya se está haciendo

informalmente con reflexiones, sistematización y procesos

La carpeta de la gestión del voluntariado• Manera fácil de sistematizar las tareas• A partir de las necesidades y la realidad• Sin agobiarse!• Lo más importante es mejorar la tendencia de gestión

Personalizar el ciclo en función de la organización!

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

Personalizar el ciclo!

………………

………………….

1………….

……………………………..

2

………………..

……………………..

3…………………..

………………………..

4……………………

………………………..

5

……………………………………..Temas transversales:

…………Fase de preparación:

ww

w.t

erc

ers

ec

tor.

org

.es

EL CICLO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO

Algunas reflexiones

Pau Vidal