2.7. analisis institucional y organizacional
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Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EGP / EDCC
Manta, 2013
2. ÁREA DE ESTUDIO NO. 2Evaluación del proyecto
2.2. ANALISIS INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL
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“YA NO SON LOS GRANDES
LOS QUE SE COMEN
A LOS PEQUEÑOS
AHORA SON LOS VELOCES
LOS QUE SE COMEN
A LOS LENTOS”
“Definición de insensatez
..es continuar haciendo
las mismas cosas…
Y esperar diferentes
Resultados” Albert Einstein
1. AIO CORTO
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Arthur Koestler
1. Es fácil ENSEÑAR a alguien algo nuevo…..
2. Pero se necesita LUZ DIVINA para que un PROFESOR CAMBIE en el participante, los esquemas tradicionales con los que ha estado acostumbrado a mirar las cosas...
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Nuestro enfoque intenta:
1. CREAR UN LENGUAJE consistente y común
2. Crear un MARCO que incorpore nuevas ideas y experiencias
3.4. Incorporar IDEAS de la experiencia
nuestra y suya
5. Hacer ACCESIBLES tanto la terminología, como las ideas y el marco conceptual
6. TRATAR con múltiples y diversas realidades y escenarios
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Niveles múltiples de comprensión
1. El AIO requiere que continuemos construyendo, en forma progresiva niveles más profundos de comprensión y entendimiento
2. Los problemas del desarrollo requieren encontrar constantemente nuevas formas de apoyo a los cambios que se producen necesariamente en diferentes niveles
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Análisis Institucional y
de la Organización
1. En qué consiste
2. Cual es su origen
3. Por qué es necesario
4. Cuándo se realiza
5. Cómo se hace
6. Quién lo ejecuta
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Interacción entre institucionalidad
y organizaciones
Institucionalidad
Organizaciones
Crea las reglas del juego
Influyen y son afectadas por estas reglas
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Análisis institucional y
de la organización
Es un enfoque sistemático e integral que analiza tanto a la institucionalidad como a las organizaciones, con el fin de mejorar su desempeño.
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Ideas sobre la institucionalidad
• Las normas emergen de muchas fuentes:
1. Leyes, regulaciones2. Costumbres, cultura, sociedad 3. Ámbito político y económico4. Tecnología, aspectos
demográficos, entorno, etc.
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Institucionalidad y organizaciones
existen en muchos niveles
Internacional
Nacional
Regional
Provincial
Cantonal
Local
Comunidad
Grupal
Familiar
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¿El por qué de la preocupación?
1. Las organizaciones están interesadas en conocer sobre la calidad de su desempeño
2. Los involucrados necesitan conocer sobre la eficacia de la organización
3. Estudios globales sobre la efectividad (eficacia y eficiencia) del apoyo internacional
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¿Cuándo debe hacerse?
• La experiencia demuestra que los involucrados tanto internos como externos requieren datos de la organización:
▫ Cuando la organización está experimentando un cambio importante
▫ A intervalos regulares (cada 2 años)
▫ Como parte de un proceso de mejoramiento contínuo que está en marcha
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Ubicación dentro del ciclo del
proyecto financiado
Discusiones
del Proyecto
Diálogo del
paísAprobar el
Proyecto
Proponer
Proyecto
Diagnóstico de AIO Análisis de AOI Monitoreo de AIO
Ejecución del
Proyecto
Evaluación
de Proyecto
Asuntos claves a cambiar
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¿Cómo se realiza el análisis?
• Autoanálisis▫ Revisión de operaciones
▫ Proceso apoyado por agentes externos
• Análisis Externo▫ Auditoría administrativa
▫ Evaluación de organismos donantes
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¿Quién?
1. Auditores2. Consultores externos3. Gerentes4. Equipos de un departamento o una
unidad administrativa5. Donantes6. Bancos7. Otros involucrados
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Características de un sistema AIO y su uso
Propósito
claro
Modelo útil Análisis
institucional
y de la
organización
efectivosProcesos
apropiados
Metodología
adecuada
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Nuestro enfoque y supuestos básicos
sobre el AIO
1. Es un proceso de aprendizaje continuo 2. Ayuda a adquirir conocimientos y
experiencia3. Las organizaciones y la
institucionalidad pueden aprender a mejorar su desempeño
4. Marco de referencia y terminología comunes ayudan a las personas a lograr un mejor aprendizaje
5. El aprendizaje se facilita con un modelo
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Un modelo basado en el
desempeño
ENTORNOAdministrativoAmbientalSocial/CulturalTecnológicoEconómicoPolítico o de parte
interesada
! Historia! Misión! Cultura! Incentivos/Recompensas
PROACTIVIDAD
! Eficacia! Eficiencia! Relevancia! Flexibilidad
Viabilidad financiera
DESEMPEÑO DE LAORGANIZACIÓN
!
Liderazgo estratégicoEstructuraRecursos humanosFinanzas Programa/serviciosInfraestructuraTecnologíaConectividad
CAPACIDAD
DE LA
ORGANIZACIÓN
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¿Qué es el éxito?
• Un cirujano de trasplante de hígado operó a diez pacientes:
▫ 2 murieron▫ 1, que había tenido cáncer en años
anteriores, sufrió una recaída▫ El hígado de 1 paciente comenzó a fallar, y
fue necesario un segundo trasplante▫ De los restantes 6 pacientes, sólo 3 fueron
capaces de reasumir sus vidas normales de trabajo.
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Depende de a quién se le pregunte !!
• Cuestionado sobre su desempeño, el cirujano manifestó haber tenido una tasa de éxito de 8 en 10
• Un inmunólogo calificó de 7 en 10, pues creyó que el cirujano no debió haber operado en la persona que había tenido cáncer
• Un administrador de costos calificó como de 6 en 10
• La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la calidad de vida posterior a la operación
(Mintzberg, 1996, HBR)
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¿CUÁNDO SE VEN LOS RESULTADOS?
1. Cuando se siembra bambú, no crece en cuatro años
2. En el quinto año, en el periodo de sólo seis semanas, el bambú crecerá hasta tener 10 metros de altura
3. Por lo tanto, la pregunta sería, ¿el bambú creció 10 metros en seis semanas o en cinco años?
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Desempeño en nuestro modelo
1. Variables escogidas en el modelo:
1. Eficacia 2. Eficiencia 3. Relevancia4. Flexibilidad 5. Viabilidad financiera
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Desempeño de la Organización
1. Al nivel más sencillo, el desempeño de la organización es el cumplimiento de la razón de ser de la organización.
2. Las organizaciones se desempeñan bien cuando cumplen exitosamente sus objetivos, sin desperdiciar recursos y adaptándose rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado.
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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICAZ?
1. Una organización que es capaz de cumplir con el propósito para el que fue creada.
2. Sus objetivos y propósitos estánestablecidos en sus:
1. Misión mandatos2. Leyes o acuerdos de constitución (creación)3. Mandatos4. Estrategias (planes)5. Funciones organizacionales (manuales)
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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICIENTE?
1. Se asocia con el costo de alcanzar una meta, objetivo o resultado organizacional.
1. Costo por unidad de producción, por graduado, por operación, por kilovatio hora, etc.
2. También se asocia con el uso de subsistemas tales como (tasa de vacantes y desperdicio o ausencia)
3. Eficiencia es la tasa de conversión de insumos en productos.
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Una organización es RELEVANTE
cuando. 1. Satisface los requerimientos de los
involucrados tanto en calidad como en cantidad y oportunidad de los bienes y servicios
2. Está alineada con los intereses de los involucrados - usuario, no-usuario, cliente, no-cliente, comprador, ciudadano, consumidor, proveedor de fondos, inversionista, sindicato, gobierno, empleado
3. La relevancia está relacionada con ideas de calidad
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Una organización es FLEXIBLE cuando
1. Puede responder a mercados emergentes, en respuesta a tendencias, tecnologías u otras fuerzas externas
2. Puede crear/explotar nuevos mercados o fuentes de ingreso
3. Es capaz de renovarse
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Viabilidad financiera significa. .
1. Apoyo financiero sostenido
2. Nuevas fuentes de recursos, ingresos
3. Presupuesto equilibrado, ganancia
4. Confiabilidadfinanciera
5. Evidencia de planificación financiera a corto y largo plazo
6. Políticas que apoyan la generación interna de fondos
7. Acceso racionalizadoa los insumos presupuestados
8. Razonable asignación gubernamental
9. Los proyectos están diseñados para lograr sostenibilidadfinanciera
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ResumenDesempeño organizacional
en el modelo AIO es:
1. El grado de cumplimiento de la misión y objetivos organizacionales (eficacia)
2. La utilización óptima de los recursos a su alcance (eficiencia)
3. El nivel de satisfacción de las necesidades de los involucrados (relevancia),
4. El grado de respuesta a exigencias del entorno (flexibilidad), y
5. El grado de sostenibilidad de la organización a lo largo del tiempo (viabilidad financiera)
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Análisis del desempeño
Concepto Variable Indicador Fuente de
informaciòn Informaciòn Análisis Juicios
Eficacia
Eficiencia
Relevancia
Flexibilidad
Viabilidad financiera
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- GRACIAS -
Contacto ponenteIng. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EDCC / EGP
BOLEROCO - PERDONALA
Manta – Ecuador
2013
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