3- TRD VICERECTORIA DE INVESTIGACION Y PROYECCION SOCIAL · OFICINA PRODUCTORA: VICERRECTORIA DE...

GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página

CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio de 2016

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: VICERRECTORIA DE INVESTIGACION Y PROYECCION SOCIAL, COD. 3 CODIGO

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Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION Disposición Final

PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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M

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3.1 3.1.1

ACTAS Actas de Comité de Asignación de Puntaje Invitación Informes Actas

2 8 X X Son de conservación total porque son documentos decisorios dentro de la USCO. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central, se transfieren y se conservan en el Archivo histórico de la USCO. Dando alcance al Decreto 1080, de 2015, articulo 2.8.4.2.9.2 se transferirán posteriormente al archivo General de la Nación.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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3.2 3.2.1

INFORMES Informes Interinstitucionales Solicitud Plan de mejora Oficios de respuesta Informes de avance del plan de mejora

1 4 X X “La Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTOS

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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3.2.2 Informes a Entes de Control Solicitud Plan de mejora Oficios de respuesta Informes de avance del plan de mejora

1 4 X X “La Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTOS

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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3.3 3.3.1

PLANES Plan de Investigaciones Convocatoria Interna de proyectos Acta de aprobación de la convocatoria Publicación de la convocatoria Recepción de los documentos Circular de cumplimiento de requisitos Reclamaciones Circular de respuesta a reclamaciones Oficio remisorio de envió a pares externos Circular para conformar banco de proyectos financiables Informes Comunicados Actas de reunión Actas de visita Actas de asistencia técnica Actas de autocontrol Soportes de correos electrónicos Planes de mejoramiento

4 6 X X La Ley 30 de 1992, Ley de educación superior, Acuerdo 040 del 19 de abril de 1993, “planeación y formulación de planes de investigación, extensión y desarrollo Institucional; Acuerdo 075 del 17 de diciembre de 1994 “Programas de extensión por medio de proyectos de educación permanente”; Acuerdo 020 del 13 de mayo de 2003, “Por medio del cual se adopta el Proyecto educativo Universitario PEU” Acuerdo 013 del 26 de abril de 2005 “Reglamenta el sistema Nacional de Investigación de la USCO” y de acuerdo al Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en

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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: VICERRECTORIA DE INVESTIGACION Y PROYECCION SOCIAL., COD. 3 CODIGO

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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Solicitudes Oficios de respuesta

La Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

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Archivo Central

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3.4 3.4.1

PROGRAMAS Programa ONDAS Plan de actividades Alertas de difusión y divulgación de los programas Encuestas de satisfacción Estadísticas Informes del Programa Listados de asistencia Mapas de riesgos Planes de mejora Convocatorias Convocatorias Externas

4 6 X X Ley 30 de 1992, Ley de educación superior, Acuerdo 040 del 19 de abril de 1993, “planeación y formulación de planes de investigación, extensión y desarrollo Institucional; Acuerdo 075 del 17 de diciembre de 1994 “Programas de extensión por medio de proyectos de educación permanente”; Acuerdo 020 del 13 de mayo de 2003, “Por medio del cual se adopta el Proyecto educativo Universitario PEU” Acuerdo 013 del 26 de abril de 2005 “Reglamenta el sistema Nacional de Investigación de la USCO” y de acuerdo al Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en

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Archivo Central

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Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos

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Archivo Central

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3.4.1.2 Programa de Grupos de Investigación Plan estratégico de grupos de investigación


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Archivo de

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Archivo Central

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PROCEDIMIENTO

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Archivo Central

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3.4.1.3 Programa Semilleros de Investigación Acuerdo de creación de semillero Proyecto Acta de inicio Informe parcial Informe final Programa de capacitación Encuentro anual de semilleros


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Archivo de

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Archivo Central

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

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Archivo Central

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3.4.1.4 Programa Jóvenes Investigadores Proyecto Acta de inicio Informe parcial Informe final

4 6 X X La Ley 30 de 1992, Ley de educación superior, Acuerdo 040 del 19 de abril de 1993, “planeación y formulación de planes de investigación, extensión y desarrollo Institucional; Acuerdo 075 del 17 de diciembre de 1994 “Programas de extensión por medio de proyectos de educación permanente”; Acuerdo 020 del 13 de mayo de 2003, “Por medio del cual se adopta el Proyecto educativo Universitario PEU” Acuerdo 013 del 26 de abril de 2005 “Reglamenta el sistema Nacional de Investigación de la USCO” y de acuerdo al Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en

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Archivo de

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Archivo Central

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PROCEDIMIENTO

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Archivo Central

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3.4.1.5 Programa de Difusión y Divulgación de Resultados de Investigación Revista institucional Resoluciones de pago de servicios e incentivos académicos


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

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Archivo Central

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