Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ ASESOR CONTABLE

CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

05 COMPROBANTES

05-01 COMPROBANTE DE AJUSTE

CONTABLE

- Por depreciación

- Aporte parafiscales

- Provisiones

- Seguridad social

- Diferidos

-Consumos de Almacen

- Cierre de Año

1 10 X Cumplidos los tiempos de custodia en

el archivo de Gestión y Central se

eliminan.

De soportarse la información en medio

magnetico y garantizarse su

reproducción exacta conservese 10

años contados a partir del último

asiento en el archivo Central y se

elimina.

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA /ASESOR CONTABLE

CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

05-02 COMPROBANTES DE EGRESO 1 20

Comprobante de egreso

- Certificado de disponibilidad

presupuestal

- Compromiso presupuestal

- Orden pago

- actas de avance

-- Comprobantes de viáticos

- Cuenta de cobro o factura

- Autorización de consignación de

pagos - Fotocopia de la cédula

- FotoCopia del Rut -

- Seguridad Social vigente

- Informe de actividades

- Cámara de Comercio Vigente

.

Cumplido el tiempo de retención del

archivo de gestión y archivo central, se

selecciona el último libro de cada año para

su conservación permanente.

De soportarse la información en medio

magnético y garantizarse su reproducción

exacta consérve 10 años en el archivo

Central se selecciona el último libro de

cada año y los demás proceder a eliminar.

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

05-03

05-04

COMPROBANTE DE INGRESO

- -Comprobante de ingreso

- Movimiento diario de caja

- Resumen de ingreso por tipo

código

- Relación de consignaciones

por banco

- Relación de ingresos recibidos

por caja

COMPROBANTE DE NOMINA

1

5

20

95

X

X

Cumplido el tiempo de retención del archivo de

gestión y archivo central, se selecciona el

último libro de cada año para su conservación

permanente.

De soportarse la información en medio

magnético y garantizarse su reproducción

exacta consérve 10 años en el archivo Central

se selecciona el último libro de cada año y los

demás proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de custodia en los

archivos de gestiòn y central se selecciona la

de los Gerentes y del personal sobresaliente y

se transfieren al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

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OFICINA PRODUCTORA : ASESOR CONTABLE

CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

10

10-01

10-02

DECLARACIONES DECLARACION DE APORTES A LA

SEGURIDAD SOCIAL

DECLARACIONES TRIBUTARIAS - INGRESO Y PATRIMONIO (ANUAL)

- IMPUESTO DE RENTA Y

COMPLEMENTATRIO

DECLARACION DE RETEFUENTE Y DE

CREE -MENSUAL

5

2

95

10 X

XTranscurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestiòn y central se

selecciona la de los Gerentes y del

personal sobresaliente y se transfieren

al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y archivo central

se selecciona la de ingreso y

patrimonio y se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

PROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

12 INFORMES

12-03 INFORMES CONTABLES

Boletìn de Tesorerìa (Caja)

Tipologìa

- Comprobantes Ingresos

- Comprobantes egresos

- Disponibilidad Presupuestal

CONCILIACION BANCARIA

- Informes

- Colillas de cheque

- Consignaciones

- Extractos bancarios

- Certificado de saldo

1 10 X Cumplido el tiempo de retención del

archivo de gestión y archivo central

tómese muestra del 3% de los màs

representativos para la administraciòn

y se transfiere al archivo histórico .

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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CODIGO

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12-04 INFORMES DE ESTADOS

FINANCIEROS

- Balance General

- Estado de actividad econòmica

-De Ejecuciòn Presupuestal

- Cambios en el Patrimonio

2 10 X Cumplido el tiempo de retención del

archivo de gestión y archivo central se

traslada al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

Cumplido el tiempo de retención del

archivo de gestión y archivo central se

traslada al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

Jefe de Archivo

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

O: Original C: Copia AG: Archivo Gestion CONVENCIONES CT: Conservación total

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ASESOR CONTABLE

CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

LIBROS CONTABLES13-02 LIBRO MAYOR Y BALANCE 1 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central, se

transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente.

13-02 LIBROS AUXILIARES

- Libro de contabilidad

- Libro diario

- Libro Bancos

1 10 X Transcurrido los tiempos de retención en

los archivos de gestión y central se

eliminan.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

Jefe de Archivo

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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Versión: 01-2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ASESOR CONTABLE

CODIGO

100-111 AG AC CT E M S

19 PROYECTOS

19-03 PROYECTOS DE PRESUPUESTO

ANUAL

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central, se

transfiere al archivo Histórico y queda

constancia en el Acuerdo de Junta

Directiva que se conserva permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

Jefe de Archivo

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección