4 Consideraciones Previas Proceso Auditorias Ejemplos Notas Desviacion

7/24/2019 4 Consideraciones Previas Proceso Auditorias Ejemplos Notas Desviacion

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Consideraciones Previas al Proceso de Auditoría y Ejemplos Notas de Desviación

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CONSIDERACIONES PREVIAS AL PROCESO DE AUDITORÍA Y

EJEMPLOS NOTAS DE DESVIACIÓNEl auditor debe verificar procesos dentro del Sistema de Gestión, pudiendo estructurarel Sistema en dos procesos diferentes:

■ Vertical. Relacionado con lo propuesto en el Manual, la Política, Objetivos yPlanificación.

■ Horizontal. Relacionado con el proceso de realización del producto, entradas,procesos, salidas, clientes, etc.

Al finalizar el proceso de auditoría, el auditor debería haber verificado ambos

procesos, tanto el vertical como el horizontal.

Gestión del Tiempo

Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia,puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.

“¡Puf, no sé como voy a revisar todas las actividades de este área en el tiempo que mehan asignado! ¿Qué hago con el otro departamento que también debería auditar estamañana?”

Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre lasdistintas actividades que se van a revisar.

El auditor deberá estudiar y establecer la ruta lógica y conveniente a través delsistema, que le ayudará a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar elmuestreo y las discusiones irrelevantes.




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Formulación de Preguntas

Una técnica muy útil a la hora de recopilar información es la entrevista. El auditordeberá preguntar a la gente cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, quéinformación reciben, qué información transmiten, etc.

Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspeccionesamplias de documentación, con poca aportación por parte de las personas quedesempeñan las tareas.

Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se puedaconseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el menor periodo detiempo posible.

Para minimizar posibles errores durante la entrevista, se deben seguir una serie depautas:

Fuentes de Error

■ Diferencia semántica. Desigual entendimiento delsignificado de las palabras en una pregunta o respuesta.

■ Entrevista sesgada. Proceso en el que la visión delentrevistador se refleja en las preguntas e influencian lasrespuestas dadas por el entrevistado.

■ Efecto halo. Interpretación positiva de todas lasrespuestas del entrevistado debido a que las preguntas

iniciales obtuvieron respuestas positivas.

Pautas deMinimización de

Errores

■ Elaborar listas de comprobación que guíen al auditor através de la entrevista.

■ Formular preguntas abiertas para obtener información.

■ Realizar el mismo tipo de preguntas a personasdistintas. Así el auditor podrá juzgar la veracidad de lasrespuestas.

■ Realizar las entrevistas durante las horas normales detrabajo y, cuando sea práctico, en el lugar habitual de lapersona entrevistada.

■ Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes ydurante la entrevista.

■ Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota quese tome.

■ Evitar preguntas que predispongan respuestas.

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha delauditor.




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Ejemplo

El auditor está llevando a cabo el examen de la formación inicial que reciben lostrabajadores en materia de prevención de riesgos laborales cuando empiezan a trabajar enla empresa.

El auditor se dirige a uno de los empleados de la empresa que comenzó a trabajar en lamisma la semana pasada.

■ Auditor: Hola buenos días. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si mepermite.

■ Trabajador: Muy bien, usted dirá.

■ Auditor: ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando aquí?

■ Trabajador: Pues empecé la semana pasada.■ Auditor: ¿Me podría contar cómo ha sido su proceso de incorporación a la empresa?

¿Ha recibido usted alguna formación?

■ Trabajador: El jefe de taller me enseñó mi lugar de trabajo y me presentó a miscompañeros. El Responsable de Prevención me dio unos folletos para que los leyera, lostengo en mi taquilla.

■ Auditor: Una última pregunta ¿cómo actuaría usted en una situación de emergencia?

■ Trabajador: Pues saldría corriendo.

■ Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atención.

Una vez finalizada la entrevista con el trabajador el auditor se dirige al Responsable dePrevención de Riesgos Laborales.

■ Auditor: Buenos días. Permítame hacerle unas preguntas en relación con la formaciónde los trabajadores. Según el procedimiento PG-08 de formación y cualificación, cuandoun trabajador se incorpora a un puesto de trabajo se le debe proporcionar una formación¿Podría indicarme que formación se le ha impartido al trabajador que se incorporó haceuna semana?

■ Responsable de PRL: Pues el mismo día que comenzó a trabajar se le entregó laevaluación de riesgos, el manual de seguridad y el plan de emergencias. Puedecomprobarlo aquí, en el registro de entregas. Puede ver además que se encuentrafirmado el recibí por parte del trabajador, que además indica que éste ha comprendido la

información recibida y que se compromete a aplicarla. ■ Auditor: Muy bien ¿alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado de lo

que significa toda esa documentación?

■ Responsable de PRL: Está previsto que se realice a los trabajadores un examenanualmente, pero aún no hemos realizado ninguno.

Muestreo

El auditor deberá tener claro cuántos documentos, y de qué tipo, es necesariomuestrear. Este muestreo se puede realizar por métodos diferentes:




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■ Aleatorio.

■ Estadístico.

■ Por objetivos.

■ Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común.

Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativosde la actividad que está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentrauna no conformidad o información que pueda dar lugar a posibles problemas.

Se pueden distinguir dos técnicas de muestreo en auditorías: por cortes

horizontales o por cortes verticales.

Muestreos porCortes Horizontales

Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado enun sólo elemento del sistema y referido a especificacionesconsideradas en un documento.

Sirve para evaluar un elemento del sistema con precisión yexactitud, en cuanto a su grado de aplicación y cumplimiento.

■ Ejemplo: examinar 30 albaranes y registros (diferentesmuestras) correspondientes a la recepción de materia prima,para confirmar si la inspección en recepción ha sidorealizada como se dice en el procedimiento elaborado alrespecto.

■ Ejemplo: examinar los documentos de Control ySeguimiento de los últimos 9 meses, para confirmar que lasmedidas de las sondas que valoran las emisiones de loshornos verticales de una fábrica de cementos, seencuentran dentro de los límites marcados.

Muestreos porCortes Verticales

Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en varioselementos del sistema y referido a especificacionesconsideradas en varios documentos.

Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinadonúmero de elementos del Sistema de Gestión, interrelacionadosentre sí, a la vez que sirve para obtener evidencias de la calidaddel producto final o de prevención de la contaminación.

■ Ejemplo: examinar un solo albarán y el registrocorrespondiente a la recepción del material, a la vez que severifica:

− El pedido cursado al proveedor referente al materialsuministrado.

− La evaluación efectuada para calificar al proveedor.− La cualificación del personal que ha realizado la

recepción e inspección.− La adecuación de las condiciones de




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aceptación/rechazo del procedimiento de inspección alproducto comprado.

− El estado de inspección del producto recepcionado, etc.■ Ejemplo: examinar un solo registro, correspondiente a la

identificación de Residuos Peligrosos, a la vez que severifica que:

− El residuo peligroso está debidamente identificado.− El contenedor para su almacenamiento es adecuado y

está correctamente identificado.− Su almacenamiento no excede el período establecido.− Está incluido en el registro de Pequeño Productor de

Residuos.

− Ha sido aceptado por un Gestor Autorizado de ResiduosPeligrosos.− El gestor de residuos está acreditado para actuar como

tal.− Se realiza su cesión al gestor según las directrices

establecidas.




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Ejemplos Notas de Desviación

Ejemplo Relativo a Calidad: Control de las Subcontratas

La empresa “Cementos del Nora S.L.”, pretende certificarse según la ISO 9001.Durante la visita del auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado losiguiente:

Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que seencarga de su distribución no son adecuados, por ejemplo, los sacos de cemento noestán convenientemente etiquetados de acuerdo a las especificaciones deidentificación del producto final.

Auditor: “¿No se dispone de una instrucción para identificación de losproductos finales?

Jefe deCalidad:

“Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a lossubcontratistas.”

Al concluir la visita, el auditor y el Jefe de Calidad se dirigen al despacho de ésteúltimo. El auditor solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en elpunto 4 se refiere al cumplimiento de las exigencias de calidad por parte de todo elpersonal, incluyendo subcontratistas.

Tras concluir el análisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota dehallazgo:

AUDITORÍA: EMPRESA: Cementos del Nora S.L.

Interna

Certificación

Seguimiento

DEPARTAMENTO AUDITADO: Almacén

Renovación

FECHA: 25-03-09 NOTA Nº: rd8

NORMA DE APLICACIÓN: ISO 9001

Punto de la norma al que afecta: 7.5.5 Preservación del producto

Deficiencias encontradas:Se han encontrado sacos de cemento que no están convenientemente etiquetados.

No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservación del producto,dado que el etiquetado no cumple las especificaciones de identificación delproducto final.

Categorización: No conformidad Desviación Observación

Firma del auditor: Firma del auditado:




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Ejemplo Relativo a Medio Ambiente: Control de las Subcontratas

La empresa “Tejas del Caudal S.L.”, está realizando por primera vez una auditoríainterna sobre su sistema de gestión ambiental, pues pretende certificarse según laISO 14001. Durante la visita del auditor a sus instalaciones observa que, en el áreaposterior de la nave donde se está desmontando una estructura metálica, existe uncontenedor de escombros en el que se acumulan restos metálicos, plásticos, botes depintura, bidones de aceite, tablones de madera, restos de comida y latas de refrescos,etc.

El Jefe de Gestión Ambiental, que acompaña al auditor, se percata de cómo éste hadetenido su mirada en el contenedor.

Auditor: “¿No aplican los trabajadores alguna pauta de actuación para lasegregación de residuos?

Jefe deGestiónAmbiental:

“Sí. He elaborado una Instrucción Técnica, la IT 4.6/3. Todosnuestros empleados la conocen y separan los residuos según seindica en ella, pero los albañiles y los pintores son de unasubcontrata que ya acaba hoy. Sólo han estado una semana, pararestaurar la fachada. Ya tenían que haber venido el mes pasado...Nunca se la damos a las subcontratas, dejamos que lo hagan comoquieran para acabar cuanto antes.”

El auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

AUDITORÍA: EMPRESA: TEJAS DEL CAUDAL S.L.

Interna

Certificación

Seguimiento

DEPARTAMENTO AUDITADO: Subcontratas

Renovación

FECHA: 20-03-09 NOTA Nº: 03

NORMA DE APLICACIÓN: ISO 14001

Deficiencias encontradas:

Se ha observado que personal subcontratado no segrega los residuos generados.El Jefe de Gestión Ambiental confirma que no se les facilita la IT 4.6/3. que recogelas pautas para su segregación ni se les indica las directrices de cómo hacerlo.

No se ha comunicado por tanto, los procedimientos aplicables a los subcontratistasen contra de los establecido en el punto 4.4.6 “Control operacional” de la Norma.

Categorización: No conformidad Desviación Observación

Firma del auditor: Firma del auditado:

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