5 Preguntas y Respuestas Sobre La Identificación de Riesgos

19/4/2014 5 preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos - La Oficina de Proyectos de Informtica

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lunes, 29 de octubre de 2012

5 preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos

Todo proyecto siempre poseen niveles de incertidumbre sobre la actividad a

realizar y el producto a entregar, son riesgos que deben ser gestionados. En este

artculo se exploran 5 preguntas y respuestas sobre la identificacin de los

riesgos en un proyecto, incluyendo quien debe participar, cuando debe hacerse,

cuando termina (o ms bien no termina) la identificacin de riesgos, la

importancia de la creatividad, el pensamiento innovador, herramientas y tcnicas

para la identificacin de los riesgos.

El verdadero valor de un plan de riesgos, no reside en el clculo de valor

monetario, sino en la identificacin de todos los riesgos y en la definicin de

planes de respuesta.

Identificar riesgos en un proyecto no se trata slo de herramientas y tcnicas, la creatividad, el pensamiento innovador y

participacin de todos los integrantes del equipo juegan un papel importante.

Presentamos a continuacin 5 preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos:

1.- Quin debe participar?

La identificacin de riesgos es un ejercicio en el cual debe participar integrantes claves de todas las reas tcnicas

Imagen de: Picasa Web Albums

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involucradas en un proyecto, especficamente:

El Sponsor del Proyecto.

Gerente / Jefe de Proyecto.

Integrantes del equipo.

Representantes del cliente o rea de negocio solicitante del proyecto.

Usuarios finales del producto o sus representantes (no necesariamente es el mismo cliente).

Expertos tcnicos externos al proyecto.

Otros sponsors y gerentes de proyectos similares.

Otros involucrados en el proyecto.

Expertos de la oficina de gestin de proyectos o unidad de gestin de riesgos.

No necesariamente todos los integrantes del equipo deben participar, puede hacerse con integrantes clave, sin embargo,

deben existir canales de comunicacin para que cualquier persona pueda levantar alertas sobre algn riesgo.

Los expertos tcnicos poseen conocimiento detallado del producto y sus implicaciones tcnicas, desempeando labores

de consultora. Al igual que los expertos de la oficina de gestin de proyectos o unidad de gestin de riesgos quienes

poseen conocimientos en metodologa.

2.- Cundo debe hacerse?

El primer y mayor esfuerzo de identificacin de riesgos debe hacerse durante la fase de planificacin del mismo, antes

de comprometer el cronograma y presupuesto final del proyecto. La forma proceder consiste en:

Antes de iniciar la identificacin de los riesgos, es necesario tener avance en la primera versin de la

definicin de alcance, cronograma, presupuesto, planes de calidad y comunicaciones.

Luego, se recopilan todos los riesgos identificados durante dicha elaboracin y se documentan en el registro

de riesgos.

Cuantificar y desarrollar planes de respuesta para los riesgos identificados.

Revisar nuevamente el alcance, cronograma, presupuesto y plan de calidad, para ajustar los mismos segn

los planes de respuesta al riesgo determinados.

Por ejemplo, si se decidi eliminar una actividad riesgosa del alcance, el documento de definicin de alcance es

actualizado, o por ejemplo si se decidi incluir una holgura para compensar por un posible retraso en un insumo, esto

debe registrarse en el cronograma.

De nada sirve identificar los riesgos si despus no se toman acciones en los planes para responder a los mismos.

La Oficina de Proyectos de Informtica (oficinaproyectosinformatica.blogspot.com) ofrece al pblico una Plantilla para la

Gestin de riesgos en la cual se pueden documentar todos los riesgos identificados.

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3.- La identificacin de riesgos se hace solamente en la fase de planificacin?

No, la identificacin de riesgos debe ser continua durante todo el proyecto, no concluye con la fase de planificacin. Una

vez comience la ejecucin del proyecto, peridicamente deben revisarse el registro de riesgos para determinar si los

mismos continan vigentes o si existen nuevos riesgos.

Si se identifican nuevos riesgos o algunos cambian de nivel de impacto, deben realizarse correcciones a los planes de

proyecto en las reas de alcance, cronograma, presupuesto, calidad, comunicaciones, etc.

La figura muestra como la identificacin de riesgos se realiza en distintas etapas del proyecto.

Por ejemplo, si al principio del proyecto habamos reservado cierta holgura para cubrir un riesgo y durante la ejecucin,

para luego determinar que dicho riesgo no ocurrir (tiene baja probabilidad), podramos eliminar la holgura y terminar

antes de la fecha. Otro ejemplo, si identificamos un nuevo riesgo sobre la calidad del producto, podramos evaluar incluir

pruebas adicionales en el plan de calidad, lo cual a su vez supondran cambios en las definiciones de alcance,

cronograma y presupuesto.

4.- Cmo influyen la creatividad y el pensamiento innovador en la identificacin de riesgos?

La creatividad y el pensamiento innovador desempean un papel fundamental, el fomentar que los Gerentes de

Proyectos y miembros del equipo a que realmente se involucren en la identificacin de riesgos, permitir un mayor

campo sobre el cual realizar anlisis y planeacin de las respuestas.

El Anlisis de escenarios y las sesiones de tormenta de ideas (Brainstorming) son aspectos importantes, pero lo es

ms an el fomentar un ambiente de trabajo en el cual a los integrantes del equipo estn abiertos a nuevas ideas y cierto

grado de pesimismo. Es necesario motivar e inclusive premiar a miembros del equipo que sin tapujos planteen

situaciones riesgosas y muestren inters en identificar todas las reas en que posibles fallas puedan ocurrir.

Cuando de identificacin de riesgos se trata, entre ms creativo sea, menor expuesto se estar a la incertidumbre en el

logro de los objetivos.

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5.- Cules son las herramientas y tcnicas a usar en la identificacin de los riesgos?

El registro de riesgos

De entrada, es importante contar con un instrumento que sirva para el registro de los riesgos que se van a documentar

en el proyecto. Nuestro blog La Oficina de Proyectos de Informtica cuenta con una plantilla.

>> Plantilla para la Gestin de riesgos proyectos

Catalogo de riesgos

Tambin, es importante contar con un marco de referencia de los riesgos presentes en el proyecto que se est

ejecutando, para esto, puede solicitarse un catalogo de riesgos a la Oficina de gestin de proyectos o unidad de

gestin de riesgos. Si no se cuenta con estos recursos, se puede emplear consultores en gestin de riesgos y consultar

a expertos tcnicos en el rea de proyecto.

Un catalogo de riesgos por lo general consiste en documentacin de un conjunto de riesgos que pueden estar presente

en un determinado proyecto, clasificados en categoras como por ejemplo econmicos, gestin de proyectos, cliente,

proveedores, producto, etc. Esta lista de riesgos predefinidos puede variar segn la industria.

El catalogo de riesgos se puede organizar de forma de lista de chequeo (Checklist) en la cual cada riesgo genrico es

analizado por el equipo y se determina si est presente o no en el proyecto.

Tcnicas para identificar los riesgos

Una vez se cuente con las herramientas, se ejecutan una o varias reuniones con los involucrados mencionados en el

punto 1, en el cual cada participante va aportando sus conocimientos para identificar los riesgos del proyecto. Entre las

tcnicas a utilizar destacan: Las sesiones de tormenta de ideas, entrevistas individuales o tcnica delphi. Bajo esta

ltima, los expertos son consultados de forma individual va correspondencia.

Durante las reuniones, se hace uso de tcnicas de diagramacin para entender mejor los problemas, se revisa el

checklist o catalogo de riesgos como base de referencia, y se analizan las causas raz de las situaciones que

ocasionan los riesgos.

El anlisis de fortalezas y debilidades de la organizacin (FODA) y analizar las premisas del proyecto pueden ser

buenas fuentes de informacin para identificar los riesgos puede ser. Por ejemplo, poner como premisa que no ocurrirn

retrasos en el procesamiento en aduana de cierto material podra ser demasiado optimista, representando un riesgo

sobre el comienzo a tiempo de una actividad.

Tambin se puede recurrir al juicio de expertos, proporcionado por Sponsors o Gerentes, integrantes del equipo

(expertos tcnicos) que han participado en proyectos similares o inclusive consultores externos expertos en la industria.

Conclusin

Para el xito de la gestin de riesgos es imprescindible que estos sean identificados de forma temprana, siendo clave

que esto ocurra antes de comprometer con el cliente del producto el alcance, fecha de entrega y presupuesto del

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proyecto. Una vez identificados, sus planes de respuesta deben ser contemplados en la planificacin en la forma de

cambios de alcance en las actividades, modificacin de la forma de realizar el trabajo, inclusin de holguras y reservas

de presupuesto, as como decisiones de incorporacin de personal con mayor experticia o subcontrataciones con

terceros.

Y qu opina usted?, Qu aspectos agregara a esta lista para la identificacin efectiva de los riesgos de proyecto?,

Cul ha sido su experiencia?. Le invitamos a participar en nuestro foro (en la oficinaproyectosinformatica.blogspot.com)

y a suscribirse al blog por los distintos canales, tales como lista de correo, RSS y Twitter.

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Octubre 2012: Ms buscados en gestin de proyectos. >>Espaa >>Latinoamrica

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Referencias

Toledo, R. Taking Risk Management Outside of the box. PM Networks. Octubre 2012. Volumen 26, Nmero 10.

http://www.pmi.org/Knowledge-Center/Publications-PM-Network.aspx

Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge Cuarta Edicin (PMBOK).

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx

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